01酒店物资采购管理制度4.doc

01酒店物资采购管理制度4 酒店物资采购管理制度

物资采购是酒店经营管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。

采购员是酒店采购工作的专业人员，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予以支持、配合、监督。

一．适用范围：

本制度适用于聚源酒店正常运营时所发生的零星采购，长期供货及外包服务的管理制度。追加投资，扩建等非正常运营所发生的采购不属本制度规定范围。

二、种类及方式：

（一）根据酒店运行特点，分三种采购：

1.酒店相关职能部门所需零星物品的采购或临时短期的外包服务。如办公类、维修类、物料用品类仓库正常补库。

2.用量大，消耗快，周转频繁的原材料的采购。

3.周期长，合同标的值高的外包服务。

（二）采购流程：

各类物品采购流程（该流程是针对授权范围内的物品，授权范围外的按以前流程操作）：

1、仓库补仓物品的采购流程：

该类物品主要指副食品类，如因酒店仓库硬件原因，该类物品的部分不能在仓

库保管，而在使用部门的二级仓库进行保管的，仓库直接把二级仓库收编管理，该类物品的补仓由仓库负责填单。

对仓库的每种存仓物品，应按本文件中的第二大点第3小点规定的流程设定合理的采购线。

A、上述物品的仓存量接近或者低于采购线时，应需要及时进行补充货仓里的存货；

B、仓库主管要填写一份“物品申购单”（见附件，对申购单中的每项内容必须如实填写，如没有发生的则填“没有发生”）；

C、驻店采购按照申购单要求，在至少三家供货商中进行比较，选定相应供

货商，把三间供货商资料附在申购单后面（包括但不限于报价资料），由驻店采购在申购单上签名确认，提出采购意见及注明可以到货日期；

D 、酒店财务部成本会计签名加意见（如对价格及其他有问题的，必须立即跟采购人员沟通，并立即给出建议方案），到酒店财务第一负责人签名确认；

E 、酒店总经理进行审批后转由酒店采购进行实施购买。

2、鲜活食品冻品的采购流程（主要指蔬果类、肉食类）：

该类物品主要指蔬果类及肉食类，包括蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果等

物料的采购申请。

A 、由各酒吧、各部门总厨或者主管（要有餐饮总监签名确认），根据当天经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交驻店采购（按照以前单据格式）；

B 、酒店采购当天下午以电话下单（针对供货商月结）或者次日直接到市场采购。

C 、酒店财务部成本会计与使用部门定期进行沟通，对上一日该类物品采购的数量进行检查（包括已使用及未使用的数量），如发现有较多剩余的，必须提供处理方案及日后申购数量的建议，并报总办批示。

1. 酒店相关职能部门所需零星物品的采购或临时短期外包服务按下列流程执行：

酒店各部门申购时应先与库管确认仓库是否有货后再进行申购，如所购物品系急用或仓库平时不备货的，单张申购单价值小于10000元时，可由总经理直接批准执行；单张申购单价值大于10000元时，报副总裁或董事长批准执行。

单笔货值大于等于30000元时，由财务总监牵头视具体情况招集相关人员进行评审，确定最终供应商，填写《大宗采购评审表》，相关人员签字、总经理审核后，报董事长批准执行。

2. 用量大，消耗快，周转频繁的原材料采购。

原则上采用供货商送货上门的方式。

供货商的寻找原则上由采购经办人负责，财务部门协助。每月对各供货商价格质量等进行评审，采购人员应填写《合同/ 供货商评审表》列出多家（三家以上）供货商的相关信息（含名称，联系方式，货物品名等）。由财务总监负责召集相关人员、采购经办人评审确定供货商及价格。为了便于随时掌控供应商的价格和质量，酒店原材料供应需不定期调整供应商，财务总监审核，经总经理审查批准后签订合作协议，有效期一般为三个月。酒水的采购有效期一般为一年。采购人员将已签定的合同（协议）送交财务部一份备档，另一份留存备查。

在合同有效期结束之前，财务总监负责召集相关人员依上述规定重新对供货商评审，确定下一周期的供货商。

财务总监、餐饮总监会同相关人员应不定期安排对原材料的价格进行比对，并将比对结果及时通知采购员及财务。采购人员应及时掌握市场价格情况，监督供货商所送物品的价格、质量，对其违反合作条款行为及时指出。

财务总监每星期指定相关财务人员对至少一天以上的价格进行核实（包括其他供货商当天的价格行情）。如发现异常报财务负责人进一步核实相关情况

3.合同标的值高的外包服务。

布草洗涤、消杀等服务商的寻找和接洽原则上由客房经理负责，财务部门协助。采购部应填写《服务商评审表》列出多家（三家以上）服务商的相关信息（含名称，联系方式，服务内容，价

格等），财务部门负责召集相关人员评审确定服务商，财务总监、总经理审核，报公司批准后由采购部签订合作协议，合同有效期一般为12个月。总经办将已签定的合同（协议）送交财务部一份备档，另一份留存备查。

在合同有效期结束之前，财务部门负责召集相关人员依上述规定重新对服务商评审，以确定下一周期的服务商。

三、供货商（服务商）处罚程序

1、凡供货商（服务商）违反相关合作条款（送货不及时、原材料质量问题、拒绝送货、配合工作不到，服务质量差等），由相关部门每月（特殊情况不定时）书面通知总经理进行反馈。

2、行政部了解事情原委后，由总经理召集部门经理会议商议决定后出处罚决定，开出罚单；

3、行政部所开罚单交总经理审批；

4、行政部将对供货商（服务商）的罚单交财务部执行，财务部在结算供货商（服务商）款项时按罚单标准予以扣除。

四、物品采购监督要求：

1、所授权的物品，分为两类：A、供货商月结；B、直接到市场采购，授权生效时酒店必须成立《供货商评定小组》（由酒店总办、酒店采购、使用部门、酒店财务部组成），每月对各类物品进行分析（包括但不限于物品的用量、价格、品质等），将物品进行分类（制定供货商月结还是进行直接市场采购，最终要形成文件，由评定小组汇签确认，酒店财务部存档备查，并抄送

一份酒店管理公司），部分物品可以先定直接市场采购，待条件成熟时转为供货商月结；

2、月结的供货商选定，采购对已经确定供货商月结的物品，应邀请至少三家供应商报价，由供货商评定小组进行价格及品质的比较和讨论，对各类月结物品选定供货商，各部门可分头组织进行市场调查，根据市场调查的价格，定期与供货商确认固定期间的供应价格，在此确认期间（时限长短根据当地市场情况，由评定小组决定），供货商将按此固定价格提供酒店所需材料（形成会议纪要，评定小组部门负责人进行汇签抄送酒店管理公司）；

3、酒店财务部制定仓存物品的采购线（即最高库存量及最低库存量，补仓不能超过最高库存量，储存不能低于最低库存量），由仓库人员编制，酒店财务成本会计根据以往该物品的使用量及经营情况进行合理分析，审定出各物品的采购线，财务负责人签名确认后，呈酒店总经理审批实施，审批后的文件由仓库及成本会计存档备查，并按实际情况定期进行更新，财务部对每次部门申购数量进

行认真审核监督，避免因物品积压造成浪费；

4、酒店财务部对物品价格进行认真监督，必须每月组织人员对酒店各类物品进行不同市场的价格调查，每月一次通过电话、传真、网络、外出调查等方式获取酒店各类物品（包括非授权物品）的价格信息，并整理成价格信息库，以书面报告形式上报酒店总办，并抄送集团管理公司总办及集团财务部；

5、对正常物品的申购，酒店驻店采购接到单后必须1个工作日后回复意见，酒店财务部接到单后必须1个工作日后回复意

见后报送到总办审批，对特殊物品或者对价格及品质有其他意见的，也必须在1个工作日后反馈意见给申请部门。

四、货款的支付

1、货款的支付应尽量不通过采购人员，若因特殊情况必须经过采购员时，须由采购员填写借款单，并由财务负责人批准后方可借款，借款后应在3（次）日内报销冲帐。

2、供货商的货款支付，由采购人员负责核对并填写报销凭证（附有入库验收单、无据凭证），经总经理、财务审核，董事长批准后方可付款。

3、供货商的货款结算：①供货商次月初将上月库管开出的无据凭证或入库单交给采购，由采购人员负责核对并填写报销凭证，审批后交与财务并通知供应商到财务领款。②结算时间：原材料----次月15日后支付上月货款，酒水类----次月财务对账后支付已卖完部分酒水货款，物料用品类----原则上2-3个月支付一次（至少要压2批货款）。

五、采购的计划管理

加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。

1、客房部、餐饮部、工程部等各部门应编制《物资需求计划》，交当日主管执总或总经理审批决策，转采购部；每月1、15日为上报物资需求和起草《物资需求计划》的时间节点。

2、仓库自动补仓，由仓库保管根据存量和需求提出申请，填写物品申购报当日主管执总或总经理批准后，转采购部；

3、其他零星物品的计划外紧急申购，由使用部门提出申请，经理根据库存情况审核签字，送当日主管执总、总经理审批转采购部；

4、食品原材料批量采购采取定期补给的办法，由餐饮部报申购计划，包括

01考勤管理制度7

3.权责

3.1行政部负责考勤制度的执行、监督、统计、审批、汇总及管理工

作。

3.2部门管理人员负责考勤制度的监督、管理、审批、实施及管理工

作。

3.3财务部负责考勤汇总的监督、审核、计算薪酬及管理工作。

4.内容

4.1考勤定义

4.1.1工作时间：公司指定的员工上下班时间。

4.1.2迟到：上班时间迟于规定上班时间。

4.1.3早退：下班时间早于规定下班时间。

4.1.4旷工：未办理任何手续无故缺勤的时间。

4.1.5事假：员工因个人原因经批准离开工作岗位的时间。

4.1.6病假：员工因普通伤病，疾病或生理原因，必须治疗或修养者。

4.1.7串岗：非工作关系进入非本人工作岗位。

4.1.8脱岗：上班时间无故离开工作岗位超过十分钟以上。

4.1.9离岗：因工作关系需离开工作岗位外出。

4.2出勤管理规定

4.2.1公司全体员工严格遵守规定的上、下班时间，统一实行上、下班

打卡考勤。准时上、下班，做到不迟到、不早退、不旷工。

4.2.2 公司员工根据部门情况，实行不同的时间工作制。

4.2.3员工上下班时间及打卡有效时段为:

计时制员工

上午：上班07:30 - 08:00 下班11:30 –12:00

下午: 上班13:00 - 13:30 下班17:30 –18:00 加班：18:30 - 加班结束

计件制员工

上午：上班07:30 - 08:00 下班12:00 –12:30

下午: 上班13:00 - 13:30 下班17:30 –18:00

加班：18:30 - 加班结束

4.2.4员工上下班必须在有效时段内打卡，否则视为缺勤。

4.2.5特殊工种（岗位）上班时间，如：驾驶员、财务人员、业务员，非公

务外出则按照正常上班时间出勤，若因公务外出，则填写《出差申

请单》，经审批后交行政部备案，作为审核考勤的依据。

4.2.6公司员工必须本人亲自打卡签到，不得托人代打卡和弄虚作假替他人

打卡签到，违者经查实一次扣减奖金50元。如无法确认代打卡

者，被打卡者扣减奖金50元以示教育。若当月代打卡事件发生在

同一个人身上超过三次的，经查实后，除按制度予以扣减奖金

外，公司将给当事人作辞退处理。

4.2.7严禁打卡后不上班或上班期间离岗，违者每次扣减奖金100元，上班时

间忘记打卡考勤者，由部门负责人证明确已上班，并提报《打卡异常

单》至行政部。

4.2.8有下列情况未打卡考勤者，应在当日或次日办理本人的考勤事务：

4.2.9因公外出或上班时间因私不能按时打卡者，应由部门负责人提报

《打

卡异常单》至行政部。

4.2.10因公或因私在下班前离开公司，应事前向本部门负责人提报《打

卡异

常单》阐明理由并经得同意后，报行政部后方可离开，否则按早退处理。

4.3请假管理规定

4.4.1公司员工因病不能上班者应请病假：

4.4.2请病假应在当天或提前以电话或委托别人请假，销假时应办妥请假

手

续。病假超过1天以上的，在销假时须有医院出具的证明。

4.4.3请事假规定：公司员工因事不能上班应请事假。

4.4.4请事假须先填写《员工请假条》，经批准后方可请事假，如遇突发事情

不能事前请假，必须以电话方式或委托别人代请假，并在销假当天办理

事假手续。

4.4.5因病、因事等事由请假者，除按规定填写公司的请假条办理手续

外，

回来应到行政部销假。

4.4.6员工假期满，因特殊原因不能返回公司上班，需续假期的。必须

以电

话方式或委托别人代请假，说明原因，返回公司补请假条，否则

按旷工论处。

4.4请假审批权限

4.4.1请假1天之内（含1天），由班组长审批；2天以上至7天之内（含7

天），由部门主管或经理审批；7天以上由总经理或授权人审批。

4.4.2管理干部请假必须由总经理或授权人审批。

4.4.3请假审批流程：员工填写请假条班组长审批部门主管或经理审

批总经理或授权人审批交行政部备案

4.4.4 根据请假审批权限逐级审批，可根据部门实际情况，简化审批流程。

4.4.5严格执行审批权限，按审批流程实施。

4.5出差管理规定

4.5.1因公出差，员工应填写《出差申请单》，经部门负责人审批，交

行政部

备案，方可出差。

4.5.2 员工出差期间属于正常出勤，出差返回公司正常打卡

上下班，否则按缺

勤或旷工论处。

4.5.3 出差实际时间超过计划出差时间的，返回公司应到行政部补出差申请

单，说明原因。

4.5.4 未有出差申请单据的，不计算出勤时间，按旷工论处。

4.5.5 紧急情况出差，或出差时间较长的，可先出差后补《出差申请单》，但

应以口头方式或电话方式告知行政部。

4.6加班管理规定

4.6.1确因工作需要加班的，应填写《加班申请单》，由直接主管审核，部门

经理批准，交行政部备案，作为记录加班时间、发放加班工资的依

据。

否则不予计算加班薪酬。

4.6.2各部门在不影响工作的前提下，对加班员工首先应考虑在部门内部当月

安排调休，不发放加班费；当月不能安排调休的，可安排次

月调

休，但次

月必须调休完毕，否则自动取消。

4.6.3公司各级管理人员,不享受加班工资待遇。

4.6.4 因赶货或其它特殊情况加班的，经总经理同意，给予一定的加班津贴。

4.7调休管理规定

4.7.1员工因工作需要，当月休息天数未休息完毕，不计算加班薪资。

4.7.2可根据实际工作需要调休至次月，次月需调休完毕，否则自动取消。

4.7.3调休必须以工作为前提，安排好本职工作，可由自己安排调休时间。

4.7.4员工调休需填写《调休申请单》交上级主管领导审批，交行政部备案。4.7.5员工在调休期间，因工作需要，需返回公司上班，可另行安排调休，原调

休时间取消。

4.7.6调休每次只能调1天，不能连续调休，错开时间调休，特殊情况除外。

4.8停工待料管理规定

4.8.1员工因生产原料供应不足，导致停工待料的，员工可申请提前下班。

4.8.2申请停工待料属于正常出勤，但必须经部门负责人审核批准，单据交行

政部备案审查。

4.8.3 员工停工待料，可由其部门领导安排从事其他辅助工作，员工无条件服从

安排。

4.8.4 已申请提前下班，但因特殊原因，员工应以工作第一的原则，及时返回

公司上班，若未返回公司上班的，以旷工论处。