04沟通、参与和协商控制程序
沟通、参与和协商控制程序(xizai1)
信息沟通控制程序WDCX004-20121 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。
2 适用范围适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。
3 职责3.1 销售公司负责收集、反馈来自市场及顾客有关产品方面的信息。
3.2 各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。
3.3 质检部负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；负责建立信息库，保存和管理相关的信息。
3.4 管理者代表负责紧急信息的处理。
4 工作程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息包括：a. 政策法规标准类信息，如质量、环境、职业健康及食品安全相关法律、法规、条例、标准等；b. 相关方(顾客、供方、计量所、质检、环境监测、媒体等)反馈的信息及其投诉等；c. 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有施工、生产改进、质量、环境、职业健康及食品安全管理等方面的信息。
4.1.2 内部信息包括：a.正常信息，如质量、环境、职业健康及食品安全方针(目标)及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；b.(潜在)不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；c.紧急信息，如出现重大质量、环境及食品安全事故等情况下的信息与记录；d.其它内部信息(如员工的建议等)。
4.2 信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书面资料、记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理4.2.1.1 政策法规标准类的资料信息由各部门负责收集，交质检部整理、更新、保存，详见《文件控制程序》。
4.2.1.2 质检部负责与上级主管部门、媒体等进行沟通；采购部负责原材物料的供方沟通，了解相关的信息；4.2.1.3 销售公司负责与相关顾客的信息沟通，倾听顾客的意见（需要、建议、投诉等），向顾客通报（介绍、解释、回答等）产品的信息，以满足顾客各方面要求；4.2.1.4质检部负责与相关方的信息沟通，倾听相关方的意见（建议、投诉等），向相关方通报（介绍、解释、回答等）施工、生产的信息，以满足相关方在环境方面的要求；4.2.1.5各部门直接从外部获取的其它类信息，如施工、生产改进、质量、环境、职业健康及食品安全管理信息等，尽快（最迟不超过一周）反馈到质检部，由其负责登记、分类、整理，根据需要传递到相关部门。
(完整版)沟通、参与和协商控制程序
程序文件沟通、参与和协商控制程序文件编号受控标识:发放编号:XX集团有限公司版本：D2012.12.30 发布2013.01.01实施文件修改履历表文件编号：XG/SP-21-2013沟通、参与和协商控制程序1 目的建立有效的信息传递方式和沟通渠道，确保管理体系运行中有关信息得到及时沟通、参与和协商与反馈。
2 适用范围适用于本公司环境和职业健康安全管理体系内部和外部信息的沟通与协商。
3 引用文件3.1《环境管理体系要求及使用指南》GB/T24001－20043.2《职业健康安全管理体系要求》GB/T28001-20114 术语和定义本程序采用GB/T24001－2004《环境管理体系要求及使用指南》及GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系要求》标准中的术语和定义。
5 职责5.1 生产安环部负责公司职业健康安全和环境管理体系信息沟通、参与和协商的综合管理，汇集和处置相关的信息，及时向管理者代表汇报。
5.2 物资采购公司负责与供方的信息沟通，并将信息传递到相关部门/单位。
5.3 经销公司负责与用户的信息沟通，将信息传递并到相关部门/单位。
5.4 设备工程部负责与工程建设相关方的信息沟通, 将信息传递并到相关部门/单位。
5.5 各部门/单位负责将管理体系的信息传达到有关人员。
5.6 员工代表负责了解员工对管理体系的意见和建议，并向员工传递相关信6 工作程序6.1 内部信息沟通的内容与要求6.1.1生产安环部将与环境和职业健康管理体系监测指标有关的数据、报表、指令及各种相关信息的收集，及时传递给有关单位。
6.1.2 生产安环部以内审报告和管理评审报告的形式对环境和职业健康安全管理体系运行及改进情况等信息传递给有关人员。
6.1.3 各部门/单位将体系运行中产生的信息及时传递到相关分厂和人员，对员工的意见、合理化建议进行收集和处理。
6.2 外部信息沟通的内容与要求6.2.1 生产安环部与相关方的信息沟通，主要包括政府机构、同行业、承包方、客户以及社会团体等，其沟通的内容有法律法规及其它要求、技术信息、外部投诉等。
沟通、参与和协商控制程序
5.4.3公司通过企业文化建设，专题宣传或组织员工参与’环境日和安全月等活动，以提高员工的环保职业健康安全意识。
5.4.4行政部与工人代表共同协商沟通解决员工反映的重要EHS问题，组织协调相关职能部门有关的信息协商与沟通，将处理情况反馈给工人代表，并记录在《意见受理表》上。
5.4.5在体系运行中各部门接收的有关信息应在规定的时间内向本部门及各岗位员工传达，并与主管业务的承包商协商影响他们的EHS的任何变更。
5.5与信息交流及沟通、参与和协商有关的记录管理执行《记录控制程序》。
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沟通、参与和协商控制程序
RBA-QP-B01
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沟通、参与和协商控制程序
RBA-QP-B01
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1目的
为规范公司职业健康安全和社会责任管理体系（EHS下同）信息交流与协商，建立畅通有序的内外交流渠道，确保体系有效的运行，特制定本程序。
2范围
适用于本公司内外各类EHS信息交流以及相关事宜的沟通，参与和协商。
3定义/术语
5.2.2行政部应对管理体系要求的执行情况进行跟踪监督并将绩效监测结果的信息通报相关部门，需要改进时，协助相关部门制定对策并监督实施。
5.2.3各部门将EHS事务中产生的信息填写《意见受理表》及时报送到行政部，行政部应分类整理、调查核实、分析、提出处理和解决方案，经主管经理批准后实施，各相关部门将处理进度及结果报行政部存档。
04沟通、参与、协商和交流控制程序
沟通、参与、协商和交流控制程序编制部门：审核人：批准人：2013年2月28日发布 2013年3月1日实施唐山市丰南区凯恒钢铁有限公司发布修改履历1 目的为明确管理体系信息协商交流的渠道，使内、外部信息能准确、及时、畅通地传递，确保体系的有效运行。
2 适用范围适用于管理体系覆盖范围内各部门/单位的内、外部信息的协商与交流。
3 主要职责3.1 办公室负责组织质量、职业健康安全、环境、能源信息的协调、交流与管理，负责接收与管理体系有关的内、外部信息，做好登记工作。
3.2 安全事务代表代表员工参与体系方针、目标管理方案、事件调查的协商与交流。
3.3 各部门/单位负责本部门/单位及相关方信息的协商与交流，并负责相应业务范围内与外部相关方的信息协商与交流，同时将信息的处理结果及时反馈到有关部门采取纠正措施或预防相关措施；负责收集员工在管理方面的意见和建议，并将信息及时、准确地传递给相关部门。
4 管理程序4.1 信息交流内容4.1.1内部信息内部信息是指各部门/单位关于管理体系的信息，如各级文件、制度、办法、规定、通知、方针、目标指标及管理方案、监测结果、职业健康安全事务、重要环境因素、能源绩效、内外审结果、管理评审结果等的记录。
4.1.2外部信息外部信息是指外部相关方信息的接收、处置、交流，如顾客、相关方的抱怨、投诉和意见，适用的法律法规、政府部门文件、集团公司的文件等。
4.2 信息交流方式4.2.1信息交流方式包括文件、记录、报表、相关宣传媒体、相关会议、电话、音像和电子媒体等。
4.2.2有特定要求的沟通事项，其形式和要求由各部门/单位自行组织。
4.3 信息交流管理4.3.1公司方针、管理手册、程序文件、作业文件由各归口管理部门负责发到各部门/分厂，再由各部门/分厂负责传达到相应岗位，执行《文件控制程序》。
4.3.2办公室负责将公司及有关部门/分厂传递的管理体系的方针、目标、指标、管理方案、监测结果、职业健康安全事务、重要环境因素、能源绩效等信息进行收集、交流和处理；负责传达国家、省、市三级政府部门有关管理体系的信息；负责与相关的政府主管部门、协会的信息交流进行处置并形成相应的记录。
沟通、参与与协调控制程序
1目的为确保内、外部信息准确传递，获得相关部门和层面有效沟通，提高全员参与质量、环境和职业健康安全管理热情，踊跃提交合理化建议，积极参与和协商质量、环境和职业健康安全管理的相关事务，以确保管理体系有效运行。
2适用范围公司管理体系范围内质量、环境和职业健康安全管理体系的内外部沟通，以及员工参与和协商职业健康安全管理的实施控制。
3职责3.1集团高层管理确保适用于公司内部和外部信息交流和沟通过程的建立，并由总裁任命员工安全事务代表，以确保员工就环境和职业健康安全有关事务的参与和协商的实施。
3.2管理代表指导和监督沟通、参与和协调过程的建立，实施和保持全员参与和协调过程管理。
3.3行政中心是职业健康安全管理中沟通、参与和协商的归口管理部门，负责安排建立信息沟通的基础渠道，负责管理体系内相关工作参与和协调组织。
3.4工会组织或员工代表参与和协调职业健康安全管理相关事务，报告有关环境和职业健康安全管理中问题和建议。
3.5各中心、各分公司以及下属各职能部门负责相应职责范围内的沟通、参与和协调相关事务。
4控制要求4.1沟通4.1.1内部沟通内容主要包括管理体系文件；法律法规和其他要求的遵循文件；体系管理方针、目标、管理方案；职能、职责和权限；内审和管理评审改进要求；不符合与纠正情况；事件调查及其处置情况；培训情况；应急准备与响应情况；员工的建议及抱怨；环境因素、危险源识别和控制等。
4.1.2外部沟通内容主要包括顾客的要求和抱怨；相关方的投诉；质量、环境、职业健康安全法律法规及其他要求的更新；公司质量、环境、职业健康安全管理方面需通报给相关方的信息；外部审核与监督检查；来自上级主管部门的信息；来自市场的信息；来自供方信息；来自设备检测部门的信息等。
4.1.3沟通方式主要包括会议讨论与交流、培训、网络工具、电话、文件传送、信息传递单、告示、书面文件、建议箱、工作报告、合理化建议、计算机及附件等。
4.2沟通实施：4.2.1内部沟通的实施:1）管理方针、目标及管理方案以体系文件发放及集团内部网络公布。
沟通参与和协商控制程序
沟通参与和协商控制程序沟通、参与和协商控制程序目的：为了确保质量、环境、职业健康安全管理体系的有效运行，及时、准确地收集、传递反馈有关信息，做好信息交流与协商的管理，特制定本程序。
适用范围：本程序适用于公司内部信息的沟通处理，以及与外部相关方的信息交流。
职责：1.办公室负责本程序的编制、修改和组织实施，统筹公司对内外相关信息的传递、处理，组织协商工作，以及顾客和相关方的来信、来访接待处理。
2.各部门、项目经理部负责本职能范围内信息的收集、传递、处理。
3.职业健康安全的员工代表代表员工参与职业健康安全有关事务。
工作程序：1.协商和沟通的内容1.1 外部协商和沟通的内容包括：a。
向相关方宣传组织的职业健康安全方针；b。
与质量、环境、职业健康安全有关法律法规、条例、标准和来自上级部门的信息等；c。
有关危险源辨识、风险评价和确定风险控制措施的结果方面的信息；d。
接收和答复相关方的投诉、抱怨、咨询和建议等信息；e。
其他需沟通的、与相关方有关的信息。
1.2 内部协商和沟通的内容包括：a。
质量、环境、职业健康安全适用的法律法规和其他要求的遵循情况；b。
质量、环境、职业健康安全方针、目标、管理方案、各项政策、计划、制度的制定和实施情况；c。
内审、外审、管理评审的结果；d。
监测、测量的结果；e。
组织员工参与协商的计划；f。
事件、不符合与处理情况；g。
应急准备与响应情况；h。
质量、环境、职业健康安全管理体系运行控制程序执行情况；i。
各部门或单位之间日常联络、常规报表及其他信息；j。
了解员工代表和员工的建议等。
2.信息的收集、处理与沟通信息可采用书面资料、记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。
2.1 外部信息的收集与沟通a。
相关方要求提供信息时，各有关部门或单位将公司的管理方针及有关要求传递给相关方。
b。
办公室负责收集顾客、相关方、上级或政府部门的来信、来访、来电，并传递至相关部门处理。
c。
沟通协商参与控制程序.
沟通协商参与控制程序WCSLGC/ZH-P20-2013（D/0）1 目的建立和规范内外沟通、参与和协商行为，增进公司内部及公司与顾客、相关方的交流和理解，确保一体化管理体系的有效运行。
2 范围公司内部及公司与相关方之间有关一体化管理体系的信息交流、沟通、参与和协商活动。
3 职责3.1 总经理负责沟通、参与和协商的负责人，对信息的传递和处理进行监督并规定相关部门的职责权限，确保在公司内建立有效的沟通、参与和协商过程。
3.2 管理者代表1) 协助总经理对信息的传递和处理进行监督。
3.3生产副总2) 在总经理领导下贯彻执行党和国家政策和法律、法规以及上级的规定，组织、协调、督促、检查公司的管理工作。
3.4 总工程师坚持“百年大计，质量第一”的原则，贯彻执行国家和行业有关的技术政策、技术标准、技术规范和操作规程等规定。
3.5 综合科1) 负责本程序的制定、修订及归口管理，是信息交流与沟通的综合管理部门。
2) 负责公司内外综合信息的接收、识别、传递，并对信息处理进行督办、协调。
3) 负责公司内部电话号码、电子邮箱等联络信息的更新。
3.6 质安科负责一体化管理体系相关信息和技术类信息的传递与处理。
3.7 其他相关部门、施工项目部1) 负责本部门、项目归口管理的一体化管理程序运行中相关信息收集、处理、沟通和交流，配合质安部收集传递与目标、方针、管理方案、内审、管理评审等相关信息，并使相关信息在本单位得到充分交流和理解。
2) 负责本部门、项目主管业务信息的收集、接收、处理、传递、反馈。
重大事项需请示汇报的，递交给综合科进行传递、协调。
属明确业务管辖内容的，直接与主管该业务的职能部门进行双向沟通，重要情况由职能部门及时向分管领导反映。
除公司领导直接指令交办的工作任务外，不得越级上报。
3) 公司各部门收集的信息，包括建议、改进措施等意见，要及时向分管领导汇报，分管领导在每月公司会议上对其分管工作情况进行通报、协商。
沟通、参与和协商管理程序
1 目的
利用与公司有关的内外各方进行行之有效的平等沟通、参与和协商，确保公司及时获得必要的信息通过体系的有效运行和持续改进，以满足和争取超越公司内部员工、相关方、顾客等当前的和未来的需求，并充分利用信息资源为实现公司争创行业一流目标和进行战略决策服务。
2 范围
适用于公司各部门各级人员及与公司有关的相关方、顾客等与工程质量、环境和职业健康安全有关的沟通、协商。
3 职责
3.1办公室：
负责国家法律、法规和本公司企业文化理念、各体系文件的宣贯，与下属、员工进行平等沟通，并对经整理、分析后各部门/工序呈报的重要信息进行决策。
负责公司安全防护、环境保护体系、合理化建议方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈。
3.2各部门负责人、施工人员：
负责与本部门、本班组员工的平等沟通，了解员工对公司的需求和期望。
对信息尤其重要信息，如:质量、环境、职业健康安全的重要信息（含外部）进行归类、分析、处理、汇总，并将重要信息逐级反馈给相关部门呈报给公司总经理。
3.3经营部：负责公司市场开发方面外部的信息采集、交流、处理、反馈。
3.4工程部：负责相应的质量、技术、环境和职业健康安全方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈。
3.5 员工代表：
参与职业健康安全的全面工作，负责监督职业健康安全工作的执行情况。
负责将工人的想法、意识、要求等信息向公司最高管理层传递与沟通。
包括。
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1、目的
建立和规范内外协商与沟通行为，及时、准确地收集、传递及反馈有关OHS信息，确保OHS管理体系的有效运行。
2、范围
本程序适用于公司内部和外部有关OHS信息的传递和协商、沟通。
3、职责
3.1.质安处负责OHS信息交流的归口管理，公司外部OHS信息沟通以及公司职业健康安全管理体系运行中OHS信息的收集、分析处理和传递；有关职业健康安全第三方审核及结果，内部审核、管理评审及结果信息的收集、分析处理和传递；负责职业健康安全监测信息的收集和传递。
3.2.行政办公室负责通过公文的收发实施和上级公司及地方政府的文件往来。
3.3.各处室（单位）就本处室（单位）OHS管理工作进行上下信息的沟通和分析处理。
4、程序
→→
4.1.信息收集
4.1.1.外部信息包括：
a) 有关OHS的法律法规、管理条例和标准等信息。
b) 地方政府行政主管部门和上级公司发布的规定、要求等信息。
c) 外部对公司进行的安全检查结果的信息。
d) 来自顾客等相关方的信息。
4.1.2.内部信息包括：
a) OHS管理体系运行信息,包括方针、目标、管理实施方案、培训、测量、内审和管理评审等信息。
b)生产作业场所和活动中的隐患，评价出的OHS风险及风险控制措施等。
c)公司内部有关管理制度，员工提出的有关OHS的建议和要求的信息。
d)公司领导意图贯彻及职能部门之间的联系和沟通的信息。
e)应急准备和响应措施计划。
f) OHS绩效监视和测量的结果。
g)组织机构变化情况。
各处室（单位）按职责分工进行与实施职责相关的信息的收集和整理。
4.2.沟通和协商
4.2.1.通过信息的传递进行沟通和交流。
可采用口头、电话、电子邮件、书面报告、会议等多种形式沟通和传递信息。
4.2.2.沟通、协商实施
a)质安处负责与地方行政主管部门、安全监督监测等机构沟通，并将相关信息报告公司领导和传递到有关部门；负责认证机构审核结果及反馈信息，内部审核及管理评审的情况及结果的信息收集和传递到公司各相关部门，并向公司领导报告；负责将定期组织相关部门进行的职业健康安全检查，事件调查、分析和处理事宜的信息进行收集和传递；定期组织公司相关部门召开职业健康安全工作例会，疏理问题，征求意见和建议，制订措施，并向公司领导报告。
b)行政办公室负责将地方行政主管部门及上级公司的OHS文件及时送主管领导阅示，并根据领导阅示意见进行公文的传阅和复制分发。
c)各部门（单位）应及时向本部门（单位）传达公司有关职业健康安全的要求、规定和情况，向公司主管部门和主管领导报告本部门（单位）OHSMS
运行情况，发生事故、事件和重大不合格时应及时报告。
d) 建立员工参与机制，员工代表组织员工充分参与公司职业健康安全管理活动，如：合理化建议活动、对公司的管理工作进行评价的活动、自主管理活动等。
在职业健康安全管理方面，员工的参与和协商活动应形成具体文件，并使员工和其他相关方了解这些文件的规定。
员工应：
----- 参与危险源辩识，风险评价和控制措施确定
——参与风险管理方针和程序的制定和评审；
——参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化；
——参与职业健康安全事务；
——了解谁是职业健康安全的员工代表和指定的管理者代表。
4.3.信息的处理和反馈
4.3.1信息的处理包括信息的整理、分类和制定实施纠正预防措施等。
信息的反馈主要指对获取的信息的回复及处理情况及其结果的沟通和报告等。
4.3.2对于外部信息，应按职责规定及时回复，涉及应采取措施进行改进的应将措施制定和实施情况通报或报告对方，如向供方、合作方通报，向政府主管部门报告等。
涉及外部抱怨的反馈信息，应及时向总经理汇报，形成决定后答复。
4.3.3对于内部信息，应采用书面方式记录处理结果，重要的信息的反馈也应采用书面方式，并向公司领导报告。
5、相关文件
5.1《记录控制程序》
5.2《危险源辨识、风险评价和控制措施的确定控制程序》
6、记录
《例会纪要》《信息联络单》。