供应商资料档案
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中至关重要的一环。
一个规范的供应商档案管理系统能够帮助企业更好地管理供应商信息，提高采购效率，降低采购风险。
本文将详细介绍供应商档案管理的规范要求和具体实施方法。
一、建立供应商档案1.1 完整收集供应商信息在建立供应商档案时，必须完整收集供应商的基本信息，包括企业名称、注册地址、联系人、联系方式等。
同时，还应该收集供应商的资质证书、经营范围、生产能力等相关信息，以便对供应商进行综合评估和筛选。
1.2 设定供应商分类标准根据企业采购的需求和特点，可以将供应商分为不同的类别，如核心供应商、战略供应商、一般供应商等。
根据不同类别的供应商，可以制定不同的管理要求和评估标准，以便更好地管理和评估供应商的绩效。
1.3 建立供应商评估体系建立供应商评估体系是供应商档案管理的重要内容。
可以根据供应商的信用、质量、交货准时率等指标进行评估，并制定相应的评估标准和评估周期。
评估结果可以作为供应商绩效考核和合作决策的依据。
二、更新和维护供应商档案2.1 定期更新供应商信息供应商的信息是动态变化的，企业应定期更新供应商档案中的信息。
例如，供应商的营业执照到期、注册地址变更、联系人变更等情况都需要及时更新，以保证档案的准确性和完整性。
2.2 建立供应商变更管理流程当供应商的信息发生变更时，企业应建立相应的变更管理流程。
包括供应商信息变更的申请、审批和更新等环节，以确保变更过程的规范和有效性。
2.3 定期审查供应商绩效除了定期更新供应商信息外，企业还应定期审查供应商的绩效。
可以根据评估体系中设定的指标，对供应商的质量、交货准时率、售后服务等方面进行评估，并根据评估结果对供应商进行分类管理和合作决策。
三、保护供应商信息安全3.1 建立供应商信息保密制度供应商的信息属于企业的商业秘密，应建立相应的保密制度。
包括对供应商信息的访问权限控制、信息传输加密、信息备份等措施，以保证供应商信息的安全性。
供应商档案管理制度
供应商档案管理制度供应商是企业经营活动中不可或缺的重要环节，供应商档案管理制度是企业对供应商进行管理和监督的基本依据。
为了规范供应商档案管理工作，提高供应商管理的科学化和规范化水平，制定供应商档案管理制度十分必要。
一、档案建立与采集1.供应商档案种类按照供应商的性质和功能划分，将供应商档案分为核心供应商档案、一般供应商档案和备用供应商档案三个级别。
核心供应商档案主要是指企业与常年合作、能够提供最重要物资和服务的供应商档案。
一般供应商档案是指企业与零散性合作的供应商档案。
备用供应商档案主要来自对市场探索、产能扩充的备选供应商。
2.档案建立与采集流程（1）企业要求供应商提供相关资料，包括注册信息、质量管理体系认证、生产能力、产品质量等。
（2）企业对供应商资料进行归类整理，保存供应商提供的有关资料和文件。
（3）进行档案录入和编号，建立供应商档案。
（4）定期更新供应商档案，确保信息的完整性和准确性。
二、档案的保管和归档1.档案保管责任企业要指定专人负责供应商档案的保管工作，明确责任范围和权限。
2.档案保管要求（1）档案要存放在封闭、干燥、通风良好的地方，避免阳光直射和高温潮湿。
（2）采用合适的存储设备和媒介，如电子存储、硬盘、文件柜等。
（3）档案要按照一定的分类和编码规则进行归档，便于查找和管理。
3.档案归档责任企业要制定档案归档的时间和规则，明确归档的权限和标准。
定期进行档案整理，清理过期或无效的档案。
三、档案的使用和借阅1.档案的使用管理（1）档案使用需经过授权，并明确使用的范围。
（2）禁止私自更改、篡改、删改档案信息。
2.档案借阅管理（1）借阅者需填写借阅申请表，并提供明确的借阅原因和目的。
（2）档案借阅需得到授权和审批。
四、档案的审计和评估1.定期进行档案审计（1）查看档案的完整性、准确性和合规性。
（2）评估与供应商合作是否符合公司政策和要求。
2.档案评估（1）评估供应商的综合能力、信用状况和合作表现。
供应商档案资料应包含的内容
供应商档案资料应包含的内容
供应商档案资料应包含的内容包括但不限于以下几个方面：
1、供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系人等；
2、供应商经营范围：包括主营业务、产品描述等；
3、供应商经营历史：包括创立时间、发展历程等；
4、供应商资质证照：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量管理体系证书等；
5、供应商产品品质：包括产品质量标准、生产工艺、生产设备等；
6、供应商生产能力：包括生产车间、生产线、生产人员等；
7、供应商客户情况：包括主要客户、合作方式、合作时间等；
8、供应商财务状况：包括资产负债表、利润表、现金流量表等；
9、供应商合同资料：包括合同编号、合同签订时间、合同期限等。
- 1 -。
供应商档案
15329838593 13809412270
102 1100 三桥批发市场红楼G座 970号 103 1101 贵阳洪兴百货 18685365018 104 1102 贵阳远都贸易有限公 18508531377 司 105 1103 贵阳市源岭批发市场 31号 106 1104 三桥批发市场2212号 107 1105 贵阳振威玻璃器品 108 1106 贵阳福瑞凱家纺 109 1107 贵阳华锐达食品销售 13638532002 110 1108 青苹果玻璃制品 111 1109 贵阳升隆祥 112 1110 关兴纸业延安西路23 号友谊文华二楼 113 1111 叶氏商贸有限公司 （叶文滔） 114 1112 贵阳立安副食 115 1113 三桥市场南区B座402 号 116 1114 贵州国液酒业有限公 司 117 1115 三桥综合批发市场F座 566号 118 1116 贵阳恒兴家居 119 1117 贵州金盛商贸有限公 司 120 1118 三桥2346号一粟商贸
91 1003 三桥D520号
92 1004 三桥2339号批发部 93 1005 三桥585号欣佳酒业G 0851-4824516 座 94 1006 丰源百货批发部 95 1007 三桥465号南区 96 1008 三桥好徕216号 97 1009 三桥贵阳鸿发2190号 98 1010 三桥市场A座2257号 99 1012 三桥批发市场A座2192 号 100 1017 贵阳华龙商行 101 110 贵阳开腾家纺 0851-5650298 周达良 姜腾 李忠 1372153 108 姚辉 徐金卫 黄老七 0853-3223768 3465962 赵羽 罗帮强 马军 蒋惠群 李用禄
150 2002 三桥铧绅三桥市场423 号 151 2003 三桥格锐贸易有限公 司2269号 152 2004 红艳鞋行 18111831396 153 2005 三桥C座附4号大华食 15885092758 品经营 154 2006 贵阳金凤徕食品有限 公司 155 2007 三桥2219号批发市场 红楼A座 156 2008 三桥400号时鹰 157 2009 三桥2236号 158 2010 贵州闽三得利商贸有 限公司 159 2011 三桥综合批发市场396 号 160 2012 贵阳市罗汉营源岭批 发市场27号 161 2013 贵阳芙蓉食品批发部 黄楼391号 162 2014 上海布涛床上用品 163 2015 贵州鸿达商贸有限公 司 164 2016 贵阳云岩宏声乐器经 营部 165 2018 三桥市场南区B座392 号 166 2019 纯美家纺 167 2020 贵阳三桥综合批发市 0851-82248709 场南区A区2361号 168 2021 昆庆毛毯 169 2022 贵阳中意百货 170 2023 贵阳裕华72号 171 2024 三桥市场南区A座2297 号 172 2025 贵阳德鑫电器 173 2027 三桥市场南区A座2297 号 174 2028 江西绿源油脂实业有 限公司驻贵阳办事处 175 2029 安顺黔五福食品专卖 店
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范一、引言供应商档案管理是指对公司与供应商之间的合作关系进行有效管理和监控的过程。
良好的供应商档案管理能够帮助公司确保供应商的合规性、稳定性和可靠性，从而降低采购风险、提高采购效率，进一步推动公司的可持续发展。
本文将介绍供应商档案管理的标准格式，包括档案建立、档案内容、档案管理流程等方面的要求。
二、档案建立1. 档案建立的目的：确保供应商档案的完整性、准确性和可追溯性，为后续的管理工作提供基础数据。
2. 档案建立的时机：在与供应商建立合作关系时，应立即建立供应商档案。
3. 档案建立的内容：a. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。
b. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。
c. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。
d. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。
e. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。
f. 其他相关文件：包括供应商的质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书等。
三、档案内容1. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。
2. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。
3. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。
4. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。
5. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。
6. 供应商质量管理体系认证证书：记录供应商的质量管理体系认证情况。
7. 供应商环境管理体系认证证书：记录供应商的环境管理体系认证情况。
8. 供应商交付能力评估：对供应商的交付能力进行评估，并记录评估结果。
9. 供应商风险评估：对供应商的风险进行评估，并记录评估结果。
10. 其他相关文件：包括供应商的产品质量报告、服务满意度调查报告等。
四、档案管理流程1. 档案建立：在与供应商建立合作关系时，立即建立供应商档案，并填写相关信息。
供应商档案管理规范
供应商档案管理规范一、背景介绍供应商档案管理是企业采购管理中的重要环节，对于确保供应链的可靠性和稳定性具有重要意义。
通过建立规范的供应商档案管理制度，可以有效管理供应商信息，提高供应商的管理水平，降低采购风险，确保企业的采购活动顺利进行。
二、目的本文旨在规范供应商档案的管理，确保供应商信息的准确性、完整性和及时性，提高供应商管理的效率和质量。
三、适用范围适用于企业的供应商档案管理工作。
四、管理要求1. 档案建立a. 供应商档案应按照一定的分类标准进行建立，如供应商类型、产品类别等。
b. 档案信息应包括供应商基本信息、资质证书、产品质量信息、合作协议等。
c. 档案建立时应注明建档日期、建档人员等相关信息。
2. 档案归档a. 档案应按照一定的存档期限进行归档，如按年度进行归档。
b. 归档时应注明归档日期、归档人员等相关信息。
c. 归档后的档案应妥善保管，确保档案的安全性和完整性。
3. 档案更新a. 供应商档案应定期进行更新，确保档案信息的准确性和完整性。
b. 档案更新应记录更新日期、更新内容等相关信息。
4. 档案查询与检索a. 供应商档案应建立相应的查询与检索机制，方便用户快速查询和检索相关信息。
b. 档案查询与检索应确保信息的安全性和保密性。
5. 档案备份与恢复a. 供应商档案应定期进行备份，确保档案信息的安全性。
b. 档案备份应保存在安全可靠的介质中，备份数据应与原始数据保持一致。
c. 档案恢复时应确保数据的完整性和准确性。
6. 档案销毁a. 档案归档期满后，应按照一定的销毁程序进行销毁。
b. 档案销毁应记录销毁日期、销毁人员等相关信息。
五、责任与监督1. 企业应指定专人负责供应商档案管理工作，并明确其职责和权限。
2. 企业应建立相应的监督机制，对供应商档案管理工作进行监督和检查。
3. 违反供应商档案管理规范的行为将受到相应的纪律处分。
六、培训与沟通1. 企业应定期组织供应商档案管理培训，提高相关人员的管理水平和意识。
供应商档案
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电话
联系人
13826188597 13809623697 0755-26972602 0755-27713376 13316955195 0755-8885282 0755-82077833
0769-22498658 0755-33801529 0755-26610565 0769-81837566
发展日期 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-1-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-2-09 1-3-09 1-3-09 1-3-09 1-3-09 1-3-09 1-3-09
供应商名录档案
序号
单位名称
经营许可
资质证明
经营范围
主要供应材料名称
质量
产地
使用说明书、安全技术说明书
评价
供应商资格审查和评价记录
供应商名称
联系人
地址
联系电话
产品名称
采购物资分类
A原辅料 □ B催化剂□
c包装材料 □
评
价
内
容
1、年检有效的营业执照 有 □ 没有 □
2、有效期内生产许可证 有 □ 没有 □
1
5
5
安全员职责
2
物资
财产损失
选用有资质车辆和人员
2
4
8
2
计量
实际到厂计量数量比供应商提供数量少。
虚假欺诈行为、信任度欠佳
1、合同中约定到货数量以需方实收数量为准。2、拒绝与存在该现象的供应商合作
2
3
6
计量人员职责
3
油品检验
油品质量达不到合同要求。
财产损失
1、发货前要求供应商提供该批货质量合格的化验单，合同中约定若到货后需方化验结果达不到合同要求，降价接收或退货。
3、有效期内的安全生产许可证 有 □ 没有 □
4、近期监督抽查或第三方检测报告 有 □ 没有 □
5、样品评价 合格 □ 不合格 □
说明：
6、质量稳定性 好 □ 不好 □
说明：
7、交付及时性 好 □ 不好 □
说明：
8、服务情况 好 □ 不好 □
说明：
9、购货发票 有 □ 没有 □
10、每批次检验报告 有 □ 没有 □
结论
1、合格供应商 □ 建议列入合格供应商名录 □
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供应商档案表
供应商名称：
供应商编码：
填表日期：
填写人：_____________________________________ 审核：批准:表号：
生效期：• 第次修改
付款条件: 款方式: 电汇
币种：人民币
企业性质: 企业规模: 厂房面积 企业信誉:
企业创立日期:
去年销售总额（万元）： 企业固定资产（万元）：
流动资金（万元）：
填表说明
考查组成员：
本调查表为我司在对供应商整体状况的调查，请务必认真、如实填写。
填写之前, 请仔细研读此填表说明：
1、 本调查表在如实填写后，交回我司采购部。
2、 填写此调查表时，若需添加附页，附页纸张大小必须与本调查表相同，表格格式、 项目、内容等亦必须与调查表中的完全一致，附于调查表之后。
3、 认证证书包括IS09001、IS09002、IS014001、QS 等所有认证。
4、 资格审核根据厂家提供的基本资料、实地调研评审予以判定。
亠、供应商基本信息调查表
供应商名称（户头） 税号: 企业曾用名: 所属国家:
详细地址: 开户行: 银行帐户:
所属地区:
联系人: 联系电话:
传真:
邮政编码:
电子信箱（E-mail ）:
、企业产品情况
A主要产品名称：_________________________________ 规格：__________________________ 主要产品名称：________________________________ 规格：__________________________ 主要产品名称：规格：
主要产品名称：规格：
主要产品名称：________________________________ 规格：__________________________ 执行标准：国际标准国家标准行业或地方标准□企业标准
B产品认证情况：（□是□否属强制执行有关质量或安全认证行业）
通过的国内安全或质量认证：
认证名称认证编号认证时间
C:产品主要技术指标:
（栏内内容不够可自行添加）
上表资料需提供:
企业或企业产品通过的各项认证的复印件
企业或企业产品介绍（详情登录公司网址:
企业产品检测报告
A检验机构名称人数
B出厂检验负责人职务职称/
C检验范围1•入厂检验□有□无 2.生产过程检验□有□无
3.检验规程□有□无
4.出厂检验□有□无D质量重点控制工序：1 2. 3.
4. ___________
5.
6. ___________ E质量重点控制工序现场是否有标志和控制：有□无
F本企业于年月通过质量体系认证：IS09001 IS09002
认证机构：____________________________。