公司采购管理审计实施细则

采购管理审计实施细则第一章 总则第一条为了规范公司采购管理审计的内容、程序与方法，指导公司审计人员执行审计任务，制定本细则。

第二条本细则所称采购管理审计是指公司内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对采购管理各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。

本细则所称“采购”主要指除工程建设项目招标采购之外的物资采购和服务采购，主要内容如下：一、物资采购，包括生产经营过程中所使用的有形资产和无形资产的采购。

有形资产主要包括原材料、辅助材料、燃料动力、工具、配件、固定资产采购、低值易耗品，商业企业的货物购进等；无形资产主要包括软件、专利、技术、商标、版权等。

二、服务采购，包括检修、维护、营销推广、咨询、仓储运输、社会中介、物业管理和其他劳务等。

第三条采购管理审计的目的是改善采购管理，提高采购质量，降低采购费用，防范采购风险，维护公司的合法权益，保障公司采购战略执行落地，促进公司价值的增加及目标的实现。

第四条采购管理审计是对采购全过程实施的监督和评价，重点在于采购管理组织和制度设计的合理性、执行的有效性。

采购管理审计的主要内容包括采购战略、采购计划、采购招标、供应商管理、采购合同、采购数量、采购价格、采购质量、采购付款、采购信息记录、采购后评价等。

第五条本实施细则适用于华润医药总部及下属各级利润中心。

主管、监管部门对内部审计工作有特殊成文规定或要求的，相关单位应在符合有关规定的情况下，遵照执行本细则。

设置内部审计机构的各级利润中心可参照本细则，结合有关法律法规和自身实际情况制定本单位的采购管理审计制度。

第二章 采购管理审计前期准备第六条采购管理审计前期准备是在具体实施采购管理审计程序之前对各项审计工作作出的准备和安排，主要包括确定审计对象，获取与阅读前期资料，制定审计方案。

基本过程包括：一、确定审计对象。

内部审计人员应综合考虑以下各种因素：（一）重要性。

选择对生产经营有重大影响、采购数量较大、采购价格较高、采购次数及价格变化频繁、领导重点关注的采购业务等。

（二）风险性。

风险因素可能来自公司内部或外部。

潜在的风险因素包括公司规模、经济业务性质、长期积压或短缺、出现错误和舞弊概率、物价变动幅度、技术变化速度、质量控制难度、管理人员素质和能力、投诉举报、管理力度等。

一般而言，风险大的项目应优先做出审计安排。

（三）变化性。

当采购业务和管理发生重大变化时，内部审计应根据外部环境和内部条件的变化，适时审查采购业务和管理的适当性、合法性和有效性，将其列入审计计划。

（四）改进性。

在综合考虑上述三项因素的基础上，根据成本效益原则，内部审计人员可以将工作改进空间较大、在增值性方面有潜力的采购业务确定为审计项目。

二、获取与阅读相关资料，制定审计方案。

（一）获取前期资料，如有必要，可以开展审前调查，以了解被审计单位的基本背景和业务状况。

需要获取的相关资料包括：1.公司基本情况资料，例如公司组织结构图、岗位职责说明、董事会或股东大会决议以及管理层主要会议纪要等。

2.采购战略和年度采购计划，以及执行情况分析。

3.前期采购管理审计报告、整改跟踪报告和工作底稿。

4.月度、季度采购分析报告以及年度采购总结报告。

5.财务会计资料，例如资产负债表、利润表、6S管理报告、历年外部审计报告、税务优惠文件等。

6.采购业务资料，例如各类采购业务统计分析、招标台账、采购合同清单、合格供应商清单、价格管理统计表等。

7.相关制度规定，例如采购管理制度、招投标管理制度、授权审批制度、供应商管理制度、价格管理制度、资产管理制度、合同管理制度、财务管理制度、资金管理制度及其他采购相关制度等。

8.外部信息资料，例如行业相关资料、市场价格水平和变化幅度、技术变化程度和供应商资料等。

9.法律性文件。

（二）确定审计重点，制定审计方案。

在获取与研究上述内部资料外，内部审计人员还需要搜集外部信息，从市场环境、行业环境、采购模式与现状、采购数据分析四个维度对被审计单位采购管理进行初步评价，评估被审计单位采购管理关键风险领域和重点环节，确定审计工作重点，制定项目审计计划和审计方案。

第三章 采购战略审计第七条 采购战略审计是指对采购战略制定的合理性和采购战略执行的有效性进行评价与分析。

一、评价采购战略制定合理性时需要考虑：（一）采购战略是否明确，采购战略与公司整体战略的匹配程度如何，是否体现安全保障、性价比优、战略合作、成本效益等原则。

（二）采购战略能否有效指导采购目标的实现和采购计划的执行，采购战略是否分解为绩效考核指标。

（三）采购战略是否匹配供应链管理的要求，是否能够通过采购管理加速整体战略的实施，提升公司竞争力。

（四）采购战略是否与公司内部组织形态、管理方式、人员素质、经营能力及自身业务特点相适应；是否能从全局、长期的角度关注供应的战略性开支，而非仅关注短期采购成本。

（五）对重要的、高风险的关键性物资，是否做出了长期的采购政策，包括：决定制作或购买的战略性决策、形成核心供应商群、开发长期合作关系的货源。

（六）是否根据内外部环境变化及时检讨和调整采购战略等。

二、分析采购战略执行有效性时需要考虑：（一）采购业务数据分析，如采购物资种类构成分析；主要物资的采购价格、质量、数量、效率分析；库存分析；采购杠杆分析；采购费用分析等。

（二）采购渠道分析，如渠道安全性；不同渠道性价比分析；渠道组合分析；新渠道开发；旧渠道淘汰等。

（三）其他分析，如整体供应链有效性与灵活性；价值链分析；市场环境和资源；内在产品需求等。

第四章 采购组织审计第八条 采购组织审计。

采购组织审计是指对采购组织设计与规划、岗位职责与分工的合理性、有效性开展审计工作。

一、应获取的相关资料。

包括：采购组织章程、组织架构图、岗位说明书、授权审批相关制度等。

二、应关注的风险领域。

包括采购组织部门或人员权责不清、采购组织沟通不畅、授权审批缺乏效率、岗位设置未形成有效牵制、采购部门与其他部门协调配合不力等。

（一）检查被审计单位是否考虑自身采购规模、业务特点、采购战略、业务部门间协调等对采购组织形式进行合理设计和规划，各采购部门间是否有重叠的采购项目等；如实行集约化采购方式的，是否由专门人员负责采购等。

（二）采购组织机构和人员是否具有明确的职能定位、岗位职责及要求，是否建立了一般事项与重大事项的决策机制；岗位设置是否符合采购业务需要，是否满足不相容职责分离的要求；各岗位人员是否具备与采购业务相匹配的业务能力和知识结构，关键岗位是否轮岗等。

（三）采购岗位、职能、管理层级的设置是否与采购组织机构目标一致，是否有利于采购工作高效率地进行。

（四）采购部门与其他业务部门的工作流程关系是否清楚，沟通、协作是否畅顺，工作规范是否统一。

第五章 采购制度审计第九条 采购制度审计。

采购制度审计是指对采购相关制度和规定内容的合法性、设计的合理性、执行的有效性开展审计工作。

一、应获取的相关资料。

包括采购相关制度，采购子流程的实施细则、管理办法或流程规定等。

二、应关注的风险领域。

包括采购相关制度不全面，制度未进行分级设计、缺乏可操作性，制度内容与相关法规相抵触，制度未进行定期检讨更新，制度之间内容存在冲突，制度缺乏执行有效性监督机制等。

（一）公司采购管理制度是否满足业务需要，是否具有可操作性。

（二）采购管理制度是否涵盖采购业务相关流程和环节，如采购计划、招标管理、供应商管理、采购价格管理、合同管理、验收入库、采购付款、采购信息记录与维护、采购后评价等；各个采购子流程、子环节是否有制度规定，内容是否完整、明确；是否所有的采购类型都有可参考的制度。

（三）采购制度相关内容是否与国家颁布的相关法律法规以及华润集团相关制度相符合，是否存在相悖的情况。

（四）采购相关制度之间是否协调，由不同部门颁布的制度是否存在重复内容，不同采购流程制度之间的衔接是否合理。

（五）采购相关制度和规定是否具有稳定性，是否定期修订。

（六）新发生的采购业务、特殊采购业务是否及时形成制度规范，如计划外采购、紧急采购等。

第六章 采购过程审计第十条 采购过程审计是指对采购各个流程和环节，包括采购计划、招标管理、供应商管理、采购价格、采购合同、验收入库、采购付款、采购信息系统安全性、采购后评价等方面开展审计工作。

第十一条 采购计划审计。

采购计划审计是对采购计划中所列价格、数量、质量、采购方式和供应商选择等内容的可靠性、合规性和合理性进行的审计。

一、应获取的相关资料。

包括：货物采购：采购策略、采购计划相关制度、采购计划、物资储备定额补库计划、销售计划、产品产量计划、生产作业计划、在制品期初存量和期末预计存量、新产品试制计划、物资工艺消耗定额、生产设备大中小修理计划、技术改造计划和物资价格供应状况、计划外采购清单等。

服务采购和无形资产采购可以获取年度计划、年度预算（年度资本支出预算），并根据发生频率和性质，参照货物采购类型选取适用的资料。

二、应关注的风险领域。

包括采购计划依据不充分、采购计划审批程序不当、采购计划分解不到位、采购计划与其他计划不协调、计划外采购失控等。

三、审计内容（一）采购计划编制依据的可靠性。

1.审查采购计划的编制是否依据经过批准的采购申请。

采购申请是否根据本期生产计划和物资消耗定额确定物资实际需要量，据以填具采购申请单。

2.采购计划是否与生产计划、销售计划、物资库存控制计划和资金计划等相协调。

3.采购计划的编制是否符合公司的采购管理制度、存货管理制度和资金管理制度。

4.对特殊的采购业务，是否有论证依据。

（二）采购计划审批程序的合规性。

1.审查采购相关负责人是否按职责分工和授权范围对采购计划进行适当审批。

2.对不符合规定的采购申请，有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准。

3.特殊的、技术性强的物资或服务采购，是否进行专家论证，是否进行适当审批。

4.对生产急需或突发性的紧急采购，是否按照相关制度规定进行适当审批等。

（三）采购计划所列价格的合理性。

1.审查采购计划价格时，可以上次成交价格、历史平均价或市场价格作为依据，判断计划价格的合理性。

2.采购价格异常波动的、新购物资或服务应作为审计重点。

（四）采购计划所列物资数量的合理性。

1.物资采购数量是否考虑了经济批量。

2.是否与生产计划、销售计划和物资库存相适应。

（五）采购方式选择的合理性。

采购方式具体包括招标采购、竞争性谈判、询比价、委托加工、互惠购买和融资租赁等方式。

内部审计人员应审查采购方式的确定是否综合考虑了下列因素：采购相关制度要求、现有资源的充分利用、物资的重要性程度及质量、资金付款条件、供应商的信誉、价格构成要素、监管机构要求等。

第十二条招标管理审计。

招标管理审计是指针对需要通过招标形式进行的物资采购和服务采购，对招标前期准备、发标、开标、评标、定标、后期归档等工作的合规性、公正客观性等进行的审计。