第四章 电子文件的管理
初、中级档案职称考试教材解读 《档案工作实务》(六)
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中涉 及 电子 文件及 其 管 棚关 的 条款 为 主
式 ，音 频 文件 以 ＷＡＶ、ＭＰ３为通 用 格式 。
“冉 由进 馆原 则 ” 。
４．收集 不同类 型电子文件 还应注明格 式 、形成软 件及相关信
｝乜 义 ·符 范
息 ，原则上要转换成通用格式 ，如不能转换则需将相关软件或算法
（一 ）电 子 文件 管 理法 规
一 并收集 。文本文什 以ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ为通用格式 ，图像文件 以
目前世界 ｆ 没有 々门针对电子文件的独立法律，而是以其他法律 ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ为 通 用 格 式 ，视 频 和 多媒 体 文 件 以ＭＰＥＧ、ＡＶＩ为 通 用 格
１．文 件 的复 杂 程 度 ；２，文件 的 管 理要 求 。 （二 ）具体 要 求
国 、英 国等 团 闰家 档 案馆 采 取这 一 模 式 。
１．记 录 ｒ重要文件的主要修改过程和办理情况 ，有查考价值的
２．分 机式 保 管
电子 文件 及 其 电子 版 本 的定 稿 均 应被 保 留。
其 中 ，
（五 ）可读性保障原则
（一 ）内容信息是指文件中所表达的对象 ，包含表达作者意图的
要求文件经过存储 、传输 、压缩 、加密、媒体转换 、迁移等处理
信息 ； （二 ）背景信息是对有关文件及形成 、维护文件的管理背景 的 后能够以人可以识读 、理解 的方式输 出，并保持其内容 的真实性 。
电子文件存储管理制度
电子文件存储管理制度
第一章总则
第一条根据国家相关法律法规，保护公司电子文件的安全，合规使用，加强电子文件的整理和管理，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全部职工、部门及相关合作伙伴在公司内电子文件存储管理的相关工作。
第三条公司电子文件存储管理应遵循合规、规范、便捷、高效的原则。
第二章电子文件管理的基本原则
第四条电子文件管理应以信息安全、提高工作效率、减少文件混乱为原则。
第五条全员参与，部门协作，建立信息技术与业务管理相结合的文件管理体系。
第六条电子文件存储应当分类管理，根据需求建立不同的文件夹。
第七条严禁删除重要文件，造成不可逆的损失。
第三章电子文件存储管理流程
第八条电子文件的存储应当明确责任人，建立负责人制度。
第九条电子文件存储应当及时备份，确保文件安全。
第十条对于公司机密文件，应当进行加密处理，权限访问控制。
第十一条对于历史文件应当定期归档，合理利用存储资源。
第四章电子文件使用规定
第十二条电子文件使用应当符合相关法规，不能超出授权使用范围。
第十三条电子文件使用应当保护个人隐私信息，严禁泄露。
第十四条电子文件使用要规范操作流程，避免文件误操作。
第五章电子文件违规处理
第十五条对于违反电子文件管理制度的人员，要根据公司相关规定进行处理。
第六章附则
第十六条本制度由公司信息化部门负责解释和修改。
第十七条本制度自发布之日起生效。
以上为公司电子文件存储管理制度，望全体职工严格遵守，确保电子文件的安全和合规使用。
涉密电子文件保密管理制度
涉密电子文件保密管理制度第一章总则第二章保密管理责任第二条保密部门负责组织制定和实施关于涉密电子文件的保密制度，对涉密电子文件的管理和使用进行监督和检查；相关部门和单位负责制定和实施本单位的涉密电子文件保密制度。
第三章电子文件的分类和级别第三条涉密电子文件按照其重要性和影响程度，分为特秘、机密、秘密、内部和一般五个级别。
第四章电子文件的保密措施第四条涉密电子文件的储存、传输、处理等环节，必须采取相应的安全措施，包括加密、访问控制、防病毒等技术手段，防止泄密和非法篡改。
第五章电子文件的访问与传输第五条涉密电子文件的访问和传输，必须经过授权且具备相应的权限，严禁未经授权者查阅、复制、传输等操作。
第六章电子文件的备份和恢复第六条涉密电子文件应定期进行备份和恢复，备份数据应存放在安全可靠的地方，确保备份数据不外泄。
第七章电子文件的销毁第七条涉密电子文件按照相关规定的时限和程序进行销毁，销毁前必须进行备案登记，并采取可靠的方式确保文件不可恢复。
第八章电子文件的检查和审计第八条保密部门有权对涉密电子文件的管理进行巡查和检查，对发现的问题进行处理和纠正。
相关部门和单位应配合提供相关资料和协助工作。
第九章处罚与责任第九条对违反本制度的行为，依法给予相应的处罚和追责，严重者将追究法律责任。
第十章附则第十条本制度自颁布之日起执行，对于之前的涉密电子文件，逐步采取相应措施进行保密处理。
以上是涉密电子文件保密管理制度，旨在确保涉密电子文件的安全性和保密性，为国家和社会的稳定发展提供保障。
同时，本制度也对保密责任、文件分类和级别、电子文件的保密措施、访问与传输、备份和恢复、销毁、检查和审计、处罚与责任等方面进行了规定，保证制度的有效实施。
希望相关部门和单位能够严格按照本制度执行，提升对涉密电子文件的保密管理水平。
公司电子文档管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、电子表格、电子图片、电子图纸等。
第三条公司电子文档管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子文档不被非法访问、篡改和泄露；2. 完整性：保证电子文档的完整性，防止信息丢失或损坏；3. 真实性：确保电子文档的真实性和有效性；4. 易用性：提高电子文档的检索和利用效率；5. 便捷性：简化电子文档的存储、传输和共享流程。
第二章组织与职责第四条公司成立电子文档管理领导小组，负责公司电子文档管理的统筹规划、组织实施和监督考核。
第五条电子文档管理领导小组下设电子文档管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档管理制度及实施细则；2. 组织开展电子文档培训、宣传活动；3. 监督检查各部门电子文档管理执行情况；4. 协调解决电子文档管理过程中出现的问题；5. 收集、整理和归档电子文档。
第六条各部门负责人对本部门电子文档管理负总责，具体职责如下：1. 落实电子文档管理制度，确保本部门电子文档安全、完整；2. 组织本部门员工学习电子文档管理知识，提高电子文档管理水平；3. 配合电子文档管理办公室开展工作；4. 定期对本部门电子文档进行清理、归档。
第三章电子文档分类与命名第七条电子文档分为以下类别：1. 行政类：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术类：产品设计、技术规范、操作手册等；3. 财务类：财务报表、合同、发票等；4. 人事类：员工档案、薪酬福利、培训记录等；5. 其他类：市场推广、客户服务、宣传资料等。
第八条电子文档命名应遵循以下规则：1. 清晰易懂，便于检索；2. 使用中文名称，避免使用缩写；3. 按类别命名，如“技术-设计规范-20210101.docx”；4. 避免使用特殊符号和空格。
办公电子文件管理制度
办公电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强办公电子文件管理工作，提高文件管理效率，保障文档安全和完整性，特制定本办公电子文件管理制度。
第二条本制度适用于本单位所有机关、部门及工作岗位的电子文件管理工作。
第三条电子文件是指以数字形式存储的信息文件，包括文字、图表、声音、视频等内容。
第四条本制度所称电子文件管理，是指对电子文件的创建、利用、传输、保存、检索和销毁等活动的全过程管理。
第二章文件的创建与登记第五条所有电子文件的创建应当按照规定的格式和标准进行，确保文件内容真实、准确、完整。
第六条电子文件应当按照文件名称、编号、类型、日期、责任人等信息填写登记表，并存档备查。
第七条电子文件应当按照规定的分类和目录结构进行存放，便于管理和检索。
第八条电子文件的创建人应当对文件的内容和形式负责，不得随意删除、修改或篡改文件的内容。
第九条电子文件的密级由创建人根据文件内容和重要性确定，并标明密级标识。
第十条电子文件应当按照规定的存储设备和存储格式存放，并定期进行备份和归档。
第三章文件的利用与传输第十一条电子文件的利用应当遵循业务需要和管理规定，不得违反法律法规和规章制度。
第十二条电子文件的传输应当采取安全、可靠的方式进行，确保文件传输过程中不受干扰和破坏。
第十三条电子文件的传输环节应当记录传输信息，包括发送方、接收方、传输时间等信息。
第十四条电子文件的传输应当严格控制权限，保护文件内容的安全和机密性。
第四章文件的保存与检索第十五条电子文件的保存期限应当根据文件的重要性和法律法规的规定确定，超过保存期限的文件应当及时进行销毁。
第十六条电子文件的检索应当便捷、快速，确保文件内容的及时查阅和利用。
第十七条电子文件的检索应当采取严格的权限控制措施，防止未经授权的人员查阅文件内容。
第十八条电子文件的检索工具和系统应当定期进行更新和维护，保证查询功能的稳定和可靠。
第五章文件的销毁与归档第十九条电子文件的销毁应当按照规定的程序和要求进行，确保文件内容不被恢复和泄露。
电子版文件资料管理制度
电子版文件资料管理制度第一章总则第一条为加强对电子版文件资料的管理，规范文件资料的存储、保管、查阅和利用，提高信息资源的利用效率和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的电子版文件资料管理工作。
第二章文件资料的归档和整理第三条电子版文件资料应按照文件类型、年份、部门等分类进行归档整理，并建立相关的检索系统。
第四条文件资料的归档应采用独立的存储设备，并定期进行备份和更替，保证文件的完整和安全。
第五条对于已经过期的文件资料，应及时进行整理和处理，保持归档的系统的及时性和有效性。
第三章文件资料的使用和审核第六条对于需要使用电子文件资料的人员，应提出书面申请，并经过相关主管部门的审批方可查阅。
第七条对于涉密文件资料的使用，应严格按照相关保密规定执行，未经授权人员不得查阅和使用。
第八条文件资料的使用记录应及时登记和备份，以保证文件的使用情况能够得到准确的追踪和检查。
第四章文件资料的保密和安全第九条对于涉密文件资料的保管，应采取严格的控制措施，包括密码保护、访问权限控制等。
第十条文件资料管理人员应定期对电子文件资料进行安全检查和漏洞排查，保证文件的安全性和完整性。
第十一条对于发现文件资料泄露或者损坏的情况，应立即进行报告和处理，同时启用备份文件进行替换。
第五章文件资料的转移和销毁第十二条对于需要转移的文件资料，应经过相关主管部门的审批，并按照规定的程序进行转移和交接。
第十三条对于已经过期的文件资料，应按照相关规定进行销毁，并建立销毁记录以备查证。
第十四条对于需要长期保留的文件资料，应进行定期的整理和存档，并做好相关的保管工作。
第六章文件资料管理的责任和制度执行第十五条文件资料管理人员应加强对文件资料管理制度的宣传和执行，确保每个工作人员都能够理解和遵守相关规定。
第十六条对于违反文件资料管理制度的人员，应依照相关规定进行处罚和纠正。
第十七条文件资料管理人员应进行定期的文件管理质量检查，确保文件资料管理工作的顺利进行。
公司电子文件管理制度
公司电子文件管理制度第一章总则为了规范和加强公司的电子文件管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二章文件管理范围公司电子文件管理范围包括所有与公司业务相关的电子文件，包括但不限于部门文件、会议记录、合同文书、报告、计划等。
第三章文件管理责任1. 公司领导对公司的电子文件管理负有最终责任，要确保文件管理工作符合相关法律法规和公司规定。
2. 各部门负责人对本部门电子文件的管理负有直接责任，应建立健全文件管理制度，明确管理流程和责任。
3. 公司文件管理部门负责监督和指导公司电子文件管理工作，协助各部门解决文件管理中的问题。
第四章文件存储和归档1. 公司电子文件应按照文件管理制度规定的存储结构进行归档，明确文件名称、存储位置、访问权限等。
2. 电子文件应按照不同的分类进行归档，确保文件的整体性和可检索性。
3. 重要文件应备份至不同的存储设备和位置，以应对数据丢失或损坏的情况。
第五章文件保密和安全1. 公司电子文件中涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的文件，应加密和设定权限，限制访问范围。
2. 员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。
3. 公司电子文件管理部门负责定期对文件进行安全性检查和漏洞修复，确保文件安全可靠。
第六章文件流转和审批1. 公司电子文件的流转和审批应按照规定的流程和权限进行，确保文件的合规性和真实性。
2. 各部门应建立文件流转和审批制度，明确流转路径和审批权限，提高工作效率和准确性。
3. 重要文件的流转和审批应有相关负责人或主管审批签字，确保文件的合规和安全。
第七章文件维护和更新1. 公司电子文件应定期进行维护和更新，清理过期和无用的文件，规范文件的存储结构和命名规则。
2. 员工应定期对自己的文件进行整理和清理，保持工作区域的整洁和文件的整体性。
3. 员工在使用文件时应注意文件的准确性和及时性，如有错误应及时更正或更新。
第八章文件备份和恢复1. 公司电子文件应定期进行备份，备份数据应保存在安全可靠的存储设备和位置，以备不时之需。
电子文件管理规定
电子文件管理规定第一章总则第一条电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件形成、收集、积累、归档及电子档案保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
第二条电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
第三条电子文件管理由档案部门负责,电子文件形成部门协助和支持。
第四条档案部门明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
第五条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则在内容、相关说明及描述上保持一致。
第六条具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的,必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
第二章电子文件的收集与积累第七条电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。
第八条记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
第九条保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。
第十条在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。
第十一条用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
、第十二条用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
第十三条用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。
第四章-电子文件管理
等。视频捕捉设备可将模拟影像转换成数字影像，普通说来数字视频要
求较大的存储空间，其分辨率与存储空间成正比，因此普通运用光盘或
磁盘存储。
• 7. 命令文件
•
是指处置各种事务、用计算机言语编写的顺序，因此命令文件也称
作计算机顺序〔文件〕。它的构成普通是由顺序员编写〝源顺序〞输入
计算机，经过相应的编译顺序编译后执行。其中〝源顺序〞是纯文本文
• 由于电子文件的构成、处置、归档、保管等全 部管理活动需求借助计算机系统才干完成。当 生成一份文件的软、硬件环境更新换代或改动 时，电子文件能够出现打不开、不可读等效果， 因此它对系统具有依赖性。
〔二〕信息与载体的可分别性
• 电子文件的信息不再具有物理意义上的固 定实体形状，不再具有固定的物理位置， 而可以在不同的载体上同时存在或相互转 化，可以依据需求随时改动或扩展、增加 存储空间。信息与特定载体的可分别性， 还可以使电子文件以全文方式存在的〝文 件形状〞与其中以逻辑关系衔接的〝信息 要素〞之间发作分别。
• 第一，前端控制是确保电子文件真实牢靠、完整平安、临时可读 的有效战略。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内 容乃至文件自身容易出现过失，其中很多过失及其形成的结果是 不可挽回的，即使有能够恢复也往往需求付出很高的代价。针对 电子文件的特点，防止失误、控制过失的最正确机遇应放在一切 能够出现失误和过失的环节之前。把保证电子文件平安、牢靠、 完整、可读的措施附加于文件构成进程，可以有效地防止其他管 理环节对电子文件的损伤和破坏。
越来越多的原始数字文件在各行各业中构成，这些数
字文件的信息输入方式包括键盘录入、语音录入、光 笔录入、传感设备自动采集等。
• 〔四〕按电子文件组成方式划分
电子文件管理制度
电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强电子文件的管理，提高文件利用率，明确文件的保密性、完整性和可用性，保护文件的安全性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及其各级各类组织，负责全面管理本单位产生的电子文件。
第三条本制度的宗旨是：科学规范管理、适应信息化发展、提高运行效率、防范信息泄漏、保护信息安全。
第四条本制度所称电子文件是指因业务需要而形成的，以电子形式记录信息，并具有保存完整性和可追溯性的全部资料。
第五条本制度所称电子文件管理是指协助本单位畅通的行政指令和贯彻的文件管理规范。
第六条本制度所称文件负责人是指在工作中负有直接责任的人员。
第七条本制度所称文件管理者是指被授权对电子文件进行管理的机构。
第八条本制度所称文件管理部门是指根据职责分工对电子文件进行综合管理的部门。
第九条文件管理工作应当坚持依法规范、文明规范、便利高效原则，为实现科学、规范、高效的管理服务。
第二章电子文件的管理第十条文件的类型包括：电子文件、信函、表格、照片、录音、录像等。
第十一条文件管理者按照文件保存期限将文件分为常规文件和临时文件。
第十二条文件管理者应当对文件进行编码，建立文件档案信息数据库。
对文件进行分类、整理和存储。
第十三条文件负责人应当对文件进行审查，保证文件记录内容真实可靠。
第十四条文件管理者应当加强对文件进行安全防护，采取技术措施确保文件的完整性和可用性。
第十五条文件管理者应当定期对文件进行检查，确保文件的安全性和完整性。
第十六条文件管理者应当加强对文件的管理和利用，鼓励创新，提高文件利用率。
第十七条文件管理者应当根据需要对文件进行转载和备份，确保文件安全。
第十八条文件管理者应当建立文件管理制度，规范文件的位置和借阅手续。
第十九条文件管理者应当制定文件管理手册，对文件管理流程进行详细规定。
第二十条文件管理者应当定期举行文件管理培训，对文件管理人员进行教育和培训。
第三章电子文件的保密管理第二十一条文件管理者应当制定电子文件保密制度，严格对文件进行保密。
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第四章电子文件的管理
第六条电子文件形成部门应指定专人负责电子文件的形成、收集积累、鉴定、写入光盘、归档。
第七条电子文件的收集范围为在企业管理、工程项目、科研、会计核算等活动中采用计算机技术的电子文件，除按《企业资料归档范围》的有关规定执行外，还包括相关的支持软件。
第八条记录了重要文件，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质的，形成部门利用计算机全文处理时，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。
第九条在”无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须存储于能够脱机保存的载体上，并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件保留。
其收集积累要求是：
1、文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
2、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
3、用计算机辅助设计或绘画等获得的图形电子文件，收集时注明软硬件环境和相关数据。
4、用视频设备获得的动态图像文件，应同时收集相关软件。
5、用音频设备获得的文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
6、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确，数据完整。
7、通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。
专用软件产生的电子文件，原则上应转换通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。
8、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
第十条电子文件的整理，应按年度、机构、问题等因素相对集中整理；以盘为单位填写”电子文件目录登记表，附表1”；每份电子文件均填写”电子文件登记表，附表2”；电子文件登记应与电子文件同时归档；
第十一条电子文件归档鉴定工作，应按其基本技术条件进行检测，其内容包括：硬件环境有效性、信息记录格式、有无病毒感染等。
第十二条电子文件的归档要求。
将管理权从网络上移交档案室；集中拷贝到耐久性的载体上，一式2套，一套封存，一套供查阅使用。
第十三条原电子文件载体在完成电子文件归档后，在其形成部门保留时间至少1年以后再删除。