公司药品记录、票据和凭证管理制度
公司药品记录、票据和凭证管理制度
1．为保证质量管理工作的规范性、可追溯性及完整性，根据《药品管理法》及《药品经营质量管理规范》等法律、法规，制定本制度。
2．记录和票据的设计首先由使用部门提出，报质管部统一审定、印制、下发。
使用部门按照记录、票据的管理职责，分别对管辖范围内的记录、票据的使用、保存及管理负责。
3．记录、票据由各岗位人员负责填写，由各部门主管人员每年收集、整理，并按规定归档、保管。
4．记录要求：
4.1本制度中的记录仅指质量体系运行中涉及的各种质量记录。
4.2质量记录应符合以下要求：
4.2.1质量记录格式由质管部统一编写；
4.2.2质量记录由各岗位人员填写；
4.2.3质量记录要字迹清楚，正确完整。
不得用铅笔填写，不得撕毁或任意涂改，需要更改时应划线后在旁边填写，并在更改处盖本人名章或签字，具有真实性、规范性和可追溯性；
4.2.4实行计算机录入数据的质量记录，签名部分应手工填写，以明确责任；
4.2.5质量记录应妥善保管，防止损坏、丢失。
5．票据要求：
5.1本制度中的票据主要指购进票据、销售票据和发货传递票据。
5.1.1 购进票据指购进药品时由供货单位出据的发票或随货清单，以及客户接受药品时签收并保存的送货凭证；
5.1.2 销售票据指开票室销售药品时开据的药品零售发票或销售清单；
5.1.3 发货传递票据指在发送药品过程中，对发送过程进行有效控制而形成的所有传递票据，即药品出库单，按照发送药品的信息流、物流的流转过程，对仓储发货、复核、运输交接、客户签收等各环节质量责任的有效明确。
5.2购进药品要有合法票据，并按规定建立购进记录，做到票、帐、货相符。
5.3各类票据由相关部门人员按照有关法律、法规的规定制作、填发。
5.4严格票据的控制、保管、使用管理，杜绝违规、违法使用票据的行为。
5.5购进票据应至少保管五年。
6．质管部、采购部、销售部负责对记录和票据的日常检查，对不符合要求的情况应提出改进意见。
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药房记录和凭证管理制度
药房记录和凭证管理制度
药房记录和凭证管理制度是为了保证质量工作的规范性、可跟踪性及完整性，以保证企业质量体系的有效性及药品与服务所达到的水平而制定的。
依据《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》。
本制度中的记录仅指质量体系运行中涉及的各种质量记录，而凭证主要指购进凭证和销售凭证。
门店所有人员对本制度负责。
记录和凭证的设计统一由总部按照有关要求制定，各连锁门店分别对各自分店的记录和凭证的使用、保存及管理负责。
记录、凭证由各岗位人员负责填写或打印，由各门店质管员每年整理，并按规定归档并妥善保管。
质量记录可以以表格、台帐、磁盘、光盘等形式记录和保存，而凭证应以票据形式记录和保存。
质量记录的原始资料应由该质量记录的使用部门负责按规定年限保存。
装订的封面应标明质量记录的名称、编号、时间范围和保存期限。
属保密和受控的质量记录应在装定封面注明“保密”或“受控”标识。
质量记录的填写要及时、真实、内容完
整（不空格、不漏项）、字迹清晰、不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或“－”，有关记录人员应签全名。
填写发生错误
需更改时，应用“──”划去原内容，在旁边写上更改后的内容，并注明更改的理由、日期、更改人签名，保持原内容应清晰可辩，确保质量信息准确、有效和可追溯。
质量记录可用手写，可用计算机打印，应便于检索。
台帐尽量采用计算机管理，便于检索，其数据不得擅自更改。
记录和凭证管理制度
一、目的：对记录和凭证的管理做出明确规定，以确保记录、凭证管理的规范性、可追溯性及完整性，特制定本制度。
二、依据：《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》、《药品经营和使用质量监督管理办法》。
三、适用范围：适用于公司质量管理体系记录和凭证的管理工作。
四、责任：质量管理部负责对本制度的执行进行指导、监督，各岗位人员对本制度实施负责。
五、内容：
1.质量记录指在质量体系运行过程中，对所有质量活动和控制过程产生的行为和结果进行记载的证明文件。
记录分电子记录和书面记录，包括各种表格、记录等。
2.质量凭证指在质量活动中留存的各种正式单据、票据，是经营质量管理活动产生的实况证明，包括随货通行单、发票等。
3.记录、凭证的设计由使用部门提出申请，报质量管理部统一审定、印制、下发，使用部门对管辖范围内的记录、票据的使用、保存及管理负责。
4.书面记录及凭证等由各岗位人员及时逐项填写清楚，不得用铅笔填写，必须用黑色钢笔(碳素笔)填写，并做到字迹清晰，不得随意涂改，不得撕毁。
确实需要更改时，应在更改处用“—”划掉，保留原样，将正确的写在旁边，并注明理由、日期并签名。
各部门负责人应随时对本部门所做记录进行检查、核对，以保证记录、票据的真实性、规范性。
5.实行计算机录入数据的质量记录，通过授权及密码登录后方可进行数据的录入或查询，计算机系统数据的更改经质量管理部审核并在其监督下进行，更改过程应当留有记录。
6.质量管理部负责对质量记录的执行情况进行检查、指导、监督。
7.计算机系统运行中涉及企业经营和管理的数据保存按《计算机系统管理制度》相关内容执行，保存期限不少于五年。
药品经营公司票据管理制度
第一章总则第一条为加强公司票据管理，规范票据的购买、使用、保管和销毁等行为，确保公司财务工作的规范性和合法性，根据国家有关法律法规和财务管理制度，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有票据，包括但不限于发票、收据、支票、汇票等。
第三条公司各部门、各岗位人员应严格按照本制度执行，确保票据管理的合规性。
第二章票据购买第四条公司购买票据，需按照国家相关法律法规和政策要求，向主管税务机关申领《发票领购簿》。
第五条公司购买票据时，应如实填写《发票领购簿》，并提交相关资料，经主管税务机关审核批准后，方可购买。
第六条公司购买票据后，应及时将《发票领购簿》归档保存，并做好票据领用登记。
第三章票据使用第七条公司票据的使用应遵循以下原则：（一）真实、合法：票据内容必须真实、合法，不得虚开、伪造、涂改票据。
（二）完整、规范：票据格式必须完整、规范，不得随意增减、修改票据内容。
（三）及时、准确：票据的开具、使用应与业务发生时间相符，确保数据准确无误。
第八条公司票据的开具、使用，应按照以下流程进行：（一）业务部门提出开具票据申请，并填写《票据开具申请表》。
（二）财务部门对申请表进行审核，确保票据内容真实、合法、完整。
（三）财务部门开具票据，并将票据交给业务部门。
（四）业务部门将票据交付给客户。
第四章票据保管第九条公司票据的保管应遵循以下原则：（一）安全、保密：票据应妥善保管，防止丢失、被盗、损坏。
（二）分类、有序：票据应按照种类、日期、业务等进行分类、有序存放。
（三）责任到人：明确票据保管人员，确保票据安全。
第十条公司票据的保管，应采取以下措施：（一）建立票据保管档案，记录票据的购买、领用、使用、保管等情况。
（二）设置票据保管柜（箱），并配备必要的锁具。
（三）定期对票据进行盘点，确保账实相符。
第五章票据销毁第十一条公司票据的销毁，应遵循以下原则：（一）合法、合规：票据销毁应符合国家相关法律法规和政策要求。
（二）责任到人：明确票据销毁责任人，确保销毁过程安全、规范。
医药公司记录和凭证管理制度
医药公司记录和凭证管理制度1.目的：提供符合要求的质量管理体系有效运行的证据，保证质量管理工作的真实性，规范性、可追溯性，有效控制质量记录和凭证；2.范围：适用于质量管理体系所涉及的记录和凭证的管理；3.职责：公司各职能部门；4.内容：4.1有关概念：4.1.1本制度所指记录是指：与药品经营管理活动有关的各种过程记载；4.1.2本制度所指凭证是指：围绕药品经营管理活动中发生的各种来往票据；4.2记录和凭证的内容：包括书面资料、计算机系统内存储的资料以及其他储存载体所存储的资料；4.3公司从事药品经营管理活动中的各种质量记录和凭证由公司质量管理部负责组织起草和编制；4.4公司的各种质量管理记录和凭证的设计首先由使用部门提出,质管部统一审核，公司质量负责人审定后由行政部印制、下发；使用部门按照记录、凭证的管理职责，分别对管辖范围内的记录、凭证的使用、保存及管理负责；4.5记录和凭证管理要求：4.5.1记录内容真实、完整、准确、有效和可追溯，能体现时间、逻辑顺序性；4.5.2书面记录及凭证填写、录入应及时，做到字迹清晰、正确完整，不得随意修改和撕毁；4.5.3书面记录和凭证须更改时应划单线或双线后在旁边重写，保持原来信息清晰可辨，并注明理由、日期、更改人签字；计算机系统内数据不得随意删除和修改；4.5.4书面表格内容要填写齐全，不得留有空格，如无内容，要用“——”划掉。
内容与上项相同的，应重复填写或填“同上”；4.5.5书面记录和凭证中，品名不得简写，要注明通用名，如有商品名，可加注在通用名后；4.5.6书面记录和凭证不得用铅笔或圆珠笔填写，应用黑色签字笔或钢笔填写；4.5.7书面记录和凭证中记录者、审核者均要填写全名，不能只写姓或名；4.5.8填写日期一律横写并不得简写，如：某月某日不得写成某日/某月；4.5.9书面记录和凭证由各岗位人员负责填写；4.6各种记录和凭证的保存：4.6.1各种记录和凭证至少保存五年，特殊管理药品或有特殊管理要求的药品的各种记录和凭证保存至该药品有效期满后至少五年；财务凭证按国家相关规定处理；4.6.2各种质量记录和凭证应由该记录和凭证的使用部门负责按规定年限保存。
药企有关记录和凭证管理制度
- 77 -1.总则1.1为了规范药品经营过程中台帐、记录、票据、凭证的管理，依据《中华人民共和国药品管理法》和《药品经营质量管理规范》的有关规定，制定本制度。
1.2本制度规定了台帐与凭证的范围、保管方法、保管地点、保管人员等。
2.有关记录与凭证的范围2.1购进记录、购进药品质量验收记录、养护记录、销售记录、出库复核记录。
2.2药品进货和销售票据2.3质量管理部门仪器的使用、维修保养记录、药品验收单、签定记录等。
2.4药品的购进合同、用户走访、质量信息的收集有反馈。
2.5供货方开据的药品供应凭证及公司财务与业务开出的入库与销售结算凭证。
3.有关记录凭证的管理办法3.1购进药品的药品购进记录、药品质量验收记录、药品销售记录、出库复核记录等要项目齐全，完整，保存期至少5年，但随时备查。
3.2药品入库验收单、药品养护记录、入库凭证、药品退回记录等要项目齐全，书写规范、字迹清楚，保存期至少5年。
3.3药品进、销票据要项目齐全，按年月份整理装订成册。
进销票据保存保存期至少5年。
3.4不合格药品确认后，报告、报损以及销毁证明等要有完善的手续，记录保存5年。
3.5各种记录、凭证均由各职能业务部门设专人妥善保管。
4.附则4.1适用范围：各岗位记录、票据的管理适用本制度。
4.2责任部门：质量管理部、人力资源部、采购部、仓储部、销售部、物流部对本制度负责。
4.1本制度由质量管理领导小组负责解释。
4.2本制度由质量管理领导小组负责检查。
*****药品有限公司有关记录和凭证管理制度文件编码 XWL-GLZD-011-2019 起草部门质管部 起草人 审核人 批准人发放范围公司各部门 执行日期 修改原因新法规颁布、标准提高 变更记录 - 77 -。
公司药品记录票据和凭证管理制度
公司药品记录票据和凭证管理制度一、总则为规范公司药品记录票据和凭证管理工作，确保药品采购、存储和使用的合法性、规范性以及账务处理的准确性和真实性，特制定本制度。
本制度适用于公司内所有涉及药品采购、存储和使用的部门和人员。
二、药品记录票据管理1.药品采购记录（1）公司药品采购人员应按照公司采购管理制度的相关要求，严格按照合同和采购方案进行药品采购。
在采购过程中，要填写采购申请单，并通过邮件或其他书面形式与供应商进行沟通和确认。
（2）药品采购申请单应包括以下信息：药品名称、规格、产地、供应商、采购数量、采购单价等。
并应由采购人员、采购负责人和申请人签字确认。
（3）采购人员在收到药品后，应核对实际收到的药品与采购申请单上的信息是否一致，如有差异应及时报告采购负责人。
2.药品入库记录（1）药品入库时，仓库管理员应及时记录入库信息，包括药品名称、规格、批号、数量、生产日期、有效期和供应商等。
并应盖章和贴上“入库”标识。
（2）入库记录表应由仓库管理员进行填写，同时由采购负责人进行审核，并保存至少3年。
（3）仓库管理员应定期盘点药品库存，与实际库存进行核对，如有差异应及时调查原因并进行处理。
3.药品使用记录（1）使用药品的部门应建立药品使用记录表，记录药品的领用、使用和归还情况。
（2）药品使用记录表应包括药品名称、规格、批号、数量、使用日期、领用人员和归还日期等。
（3）领用药品的员工应在药品使用记录表上签字确认，并在使用完毕后及时归还。
4.药品退库记录（1）如有药品因过期、损坏或其他原因需要退库，应填写药品退库申请单，并报告采购负责人进行审核。
（2）药品退库申请单应包括药品名称、规格、批号、数量、退库原因和退库日期等，并应由领用人员和采购负责人签字确认。
（3）退库药品应由仓库管理员负责进行登记和入库操作，同时将退库记录保存至少3年。
三、药品凭证管理1.药品采购凭证管理（1）公司财务部门应按照公司财务管理制度的相关要求进行药品采购凭证的核销和归档。
医药公司质量记录与凭证管理规定
医药公司质量记录与凭证管理规定1．目的：提供符合要求的质量管理体系有效运行证据，保证质量管理工作的真实性、规范性、可追溯性，有效控制质量记录与凭证，特制定本管理规定。
2．范围：适用于本企业质量管理体系记录与凭证的管理工作。
3．定义：3.1质量记录：本规定所称的质量记录是指与药品经营质量管理活动有关的各种记载，包括购进记录、验收记录、养护记录、销售记录、出库复核记录、退货记录等等。
3.2凭证：是指围绕药品经营质量管理活动各环节中发生的各种往来单据，包括入库单、销售流转单、退货通知单、结账凭证、财务票据等等。
4．内容：4.1 工作职责4.1.1质量管理部门为质量记录和凭证的管理部门。
(1)负责拟定质量记录及相关凭证的目录，并报主管质量负责人确定；(2)负责组织质量记录及相关凭证的编制、修订、审核，并报企业质量负责人审批：(3)负责本企业质量记录与凭证记录的统一编号及所使用质量记录、凭证样稿的存档等：(4)负责对其他部门质量记录与凭证的使用和管理进行指导、检查与评估；(5)负责质量管理体系内部评审、考核等记录及本部门质量记录和凭证的管理：(6)负责本企业质量记录与凭证使用的监督管理，确保达到符合性、全面性和真实性的要求。
4.1.2除质量管理部门外，其他部门负责本部门质量管理活动所需记录和凭证的编制，并报质量管理部门审核，企业质量负责人批准。
4.1.3各部门负责对本部门质量管理活动所需质量记录和凭证的日常管理。
4.2 质量记录与凭证的形式4.2.1质量记录和凭证包括书面资料和计算机管理信息系统内存储的电子版资料两种形式。
4.3 质量记录与凭证的填写要求4.3.1质量记录和凭证填写或录入应及时准确、字迹清晰、真实完整。
(1)品名不得简写，药品名称应填写通用名，如有商品名的可加注在通用名后；(2)记录与凭证上的人员签名必须签全名，不得只写姓氏或名；(3)填写日期要统一有顺序，表达方式以：年、月、日为顺序；(4)表式记录内容应填写齐全，不得留有空格，没有发生的项目记“无”或“——"，内容与上项相同时，应重复抄写或填“同上”表示。
药品零售有关记录和凭证的管理规定
药品零售有关记录和凭证的管理规定一、有关记录的管理规定：1.质量验收记录：按药品质量验收记录内容填写包括：到货日期、供货企业、药品通用名称、剂型、规格、生产厂商、注册商标、批准文号、产品批号、有效期、到货数量、质量情况、验收结论（或处理意见）、验收员签章；填写形式：台帐式，依验收日期为序，按药品质量验收记录内容分批次填写；填写及保存部门：质量验收组；记录保存期限：五年。
2.营业场所温湿度记录：按温湿度内容记录填写包括：店名、室内温度（℃）相对湿度、超标采取措施的办法、养护员签名；记录填写形式：台帐式，依日期顺序，每天上下午各定时记录一次；填写及保存部门：质量养护组；保存期限：五年以上。
3.养护检查记录：按养护检查记录内容填写包括：检查日期、药品通用名、剂型、规格、产品批号、有效期、生产厂商、数量、存放库区（或货柜）、外观及包装情况、处理意见、养护员等；记录填写形式：台帐式，依养护检查日期顺序，按养护检查记录内容分批次填写；填写及保存部门：质量养护组；保存期限：五年。
4.销出退回药品验收记录：按销出退回药品内容记录填写包括：退货日期、退货单位、药品通用名称、药品名、剂型、规格、生产厂商、注册商标、批准文号、产品批号、有效期、单位、退货数量、退货通知单号、质量情况、验收结论、验收员签章等内容；记录填写形式：台帐式，依退货日期顺序，按销出退回药品验收记录内容分批次填写；填写及保存部门：验收组；保存期限：五年以上。
5.出库复核记录：按出库复核记录包括：出库日期、购货单位、药品通用名称、商务名、剂型、规格、生产厂商、注册商标、产品批号、有效期、单位、出库数量、质量状况、出库通知单号、发/提货人、保管员、复核人；记录填写形式：台帐式，依出库日期为序，按出库复核记录内容分批次填写；记录填写及保存部门：仓储部；保存期限：五年。
6.药品销售记录：按药品销售记录内容填写包括：销售日期、药品通用名称、药品名、剂型、规格、生产厂商、产品批号、有效期、单位、销售数量、销售价格、货值金额、供货单位、发货人、提货人以及销售人员，备注；记录填写形式：台帐式，依药品销售日期为序，按药品销售记录内容分批次填写；填写及保存部门：各门店；保存期限：长期。
记录和凭证管理制度
一、目的：为保证质量管理工作的规范性、可追溯性及完整性，特制定本制度。
二、依据：《药品管理法》、《药品流通管理办法》、《药品经营质量管理规范》等法律法规。
三、范围：适用于本公司所经营的药品及相关服务，在药品的采购、收货与验收、储存、养护、出库复核、销售、运输交付、售后服务及质量管理等过程中所形成的有关记录和凭证的管理。
四、责任：质管部负责药品质量记录及凭证管理的指导及记录规范性检查；各部门按照岗位职责权限负责本部门质量记录及凭证的录入、填写、归档和管理；计算机管理员负责电子记录的存档与备份。
五、内容1、记录的类别1.1 电子记录：各部门在实施质量管理体系要求过程中形成的各种系统数据、图片及各类电子记录等证据，如验收记录、复核记录等；1.2 书面记录：在各种质量活动中书面填写的表格、文件为书面记录，如指导记录、评审记录等；1.3 质量凭证：在各种质量活动中留存纸质证据为质量凭证，如随货同行单、增值税发票等。
2、记录及凭证的形成2.1 电子记录由基础数据和各流程环节产生的实际工作数据共同构成。
2.1.1 基础数据由相关部门建立，质管部维护；2.1.2各流程环节工作人员通过授权及密码登陆后方可进行工作数据的录入和复核。
2.2 书面记录：是质量体系文件的一部分，经过批准后由各环节工作人员根据客观事实填写。
2.3凭证：在药品经营过程中收集。
3、公司各岗位工作人员，应认真地按文件要求进行规范操作、如实记录、填写、收集。
3.1 记录要求按相应项目和有关规定认真录入或填写，内容完整、真实，数据准确。
书面记录要求字迹清楚、格式及用语规范、填写及时，记录人应签署全名。
电子记录的填写人由系统自动记录登陆人姓名和记录生成时间，保证电子记录录入的真实和准确；3.2 电子记录出现错误需要改动时，必须由质管部审核批准方可由具有修改权限的人员修改，并在信息系统中自动留存修改人信息和时间，以及修改原因，确保相关电子信息有迹可循；书面记录和凭证不允许随意涂改，如因笔误要修改原记录，应在原记录上划线确保其内容可辨，在其上方写上更改后的内容，并签署更改人全名。
药品采购票据管理制度
药品采购票据管理制度一、制度目的本制度的目的是为了规范药品采购过程中的票据管理，确保采购活动的合法性和真实性，提高药品采购的透明度和效率。
二、适用范围本制度适用于公司内部进行的所有药品采购活动，涉及到的所有采购票据均须按照本制度进行管理和登记。
三、票据种类1.采购合同：指药品采购方与供应商签订的书面合同，包括合同编号、双方签字盖章、采购品名、价格、数量、交货期限等内容。
2.采购订单：指公司内部向供应商发出的药品采购订单，包括采购订单号、采购品名、规格、数量、价格等详细信息。
3.采购发票：指供应商向公司开具的购买药品的发票，包括发票号码、购买品名、规格、数量、价格、税额等信息。
4.付款凭证：指公司向供应商支付货款的凭证，包括付款日期、付款金额、付款方式等详细信息。
四、票据管理流程1.采购合同管理流程：–供应商提交采购合同，包括合同编号、合同正本、合同副本等；–采购部门根据合同内容进行审核，并在合同上签字盖章；–归档存储合同正本，保留合同副本备查。
2.采购订单管理流程：–采购部门根据需求填写采购订单，包括采购订单号、采购品名、规格、数量、价格等；–采购部门负责人审核采购订单，并在订单上签字盖章；–采购部门将采购订单发送给供应商，并保留一份供内部备查。
3.采购发票管理流程：–供应商按照实际交付的药品数量和金额开具发票；–财务部门审核发票的真实性和合法性，核对发票与采购合同、采购订单的一致性；–财务部门将审核通过的发票登记记录，并归档存储发票正本。
4.付款凭证管理流程：–财务部门根据采购合同、采购订单和采购发票的一致性核对付款金额和账户信息，并办理付款手续；–财务部门将付款凭证记录登记，并归档存储相关凭证。
五、管理要求1.所有采购票据必须按照流程规定进行管理和登记，不得随意更改和篡改。
2.采购合同、采购订单和采购发票必须按照相应的编号进行存档，方便查阅和核对。
3.所有涉及财务的票据必须经过财务部门审核并登记。