记录和凭证管理制度
记录和凭证管理制度
记录和凭证管理制度
1、记录与凭证内容应真实，填写及时前填写或推后填写; 不得把记录当成回忆或备忘录。
2、不得任意涂改记录与凭证，如确实需要更改，在错误地方划横线，保持原字迹清晰可辨，并在右上方写上正确的文字或数据，在右下角签字。
不得用刀片或橡皮擦拭，也不得有涂改液进行涂改。
3、填写记录与凭证应字迹整洁，用钢笔或签字笔填写，不得用铅笔填写。
4、按表格内容逐一填写，不得留有空格，如无内容时，要用“一”表示。
内容与前项相同时，应重写。
不得用..”或“同上”“同前”等代替表示。
5、企业名称、兽药名称应写全称，不得简写或使用代号、英文字母等来代替。
必要时为了提高工作效率，对企业名称较长的，企业可以发文件规定简化其名称缩写。
6、名记录应做到具有一致性，连贯性。
7、操作者、复核人、单位审核人等签名均应写成全名。
不得只写名或姓或工号。
8、填写日期一律横写，注明年、月、日，不得竖写。
药业公司记录和凭证管理制度
药业公司记录和凭证管理制度1. 引言本文档旨在规范药业公司的记录和凭证管理制度，以确保公司的财务记录准确、完整、可靠。
文档包括记录的定义、记录的要求、记录的分类、凭证的定义、凭证的要求、凭证的分类等内容。
2. 记录的定义记录是指对药业公司发生的各类经济业务进行清晰、系统、完整地记录和保存的过程。
记录是财务管理的基础，通过记录可以了解到公司的经营状况、财务状况和利润状况等信息。
3. 记录的要求药业公司的记录应具备以下要求： - 准确性：记录内容必须真实、准确地反映药业公司的经济业务。
- 完整性：记录应包含所有必要的信息，不得遗漏重要的经济业务。
- 可靠性：记录应可靠，不得有故意掩盖、篡改或捏造记录的行为。
- 可审计性：记录应能够被内外部审计机构合理审计，并保留相应的审计痕迹和证明文件。
4. 记录的分类根据药业公司的不同经济业务特点，记录可以分为以下几类： - 应收款项记录：用于记录药业公司应收款项的收入情况，包括客户名称、应收款金额、收款日期等信息。
- 应付款项记录：用于记录药业公司应付款项的支出情况，包括供应商名称、应付款金额、支付日期等信息。
- 存货记录：用于记录药业公司存货的购入、销售和库存情况，包括存货名称、进货价、销售价、库存数量等信息。
- 资产记录：用于记录药业公司的各类资产情况，包括固定资产、无形资产、长期待摊费用等信息。
- 负债记录：用于记录药业公司的各类负债情况，包括短期负债、长期负债、应付利息等信息。
- 收入记录：用于记录药业公司的各类收入情况，包括主营业务收入、其他业务收入、投资收益等信息。
- 费用记录：用于记录药业公司的各类费用情况，包括销售费用、行政费用、研发费用等信息。
5. 凭证的定义凭证是指经过会计核算后，用以记录和证明经济业务的会计文件。
凭证是财务会计的依据，按照一定的程序和规定进行编制和保存。
6. 凭证的要求药业公司的凭证应具备以下要求： - 完整性：凭证应包含记账凭证、原始凭证等所需的所有必要信息。
药房记录和凭证管理制度
药房记录和凭证管理制度
药房记录和凭证管理制度是为了保证质量工作的规范性、可跟踪性及完整性，以保证企业质量体系的有效性及药品与服务所达到的水平而制定的。
依据《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》。
本制度中的记录仅指质量体系运行中涉及的各种质量记录，而凭证主要指购进凭证和销售凭证。
门店所有人员对本制度负责。
记录和凭证的设计统一由总部按照有关要求制定，各连锁门店分别对各自分店的记录和凭证的使用、保存及管理负责。
记录、凭证由各岗位人员负责填写或打印，由各门店质管员每年整理，并按规定归档并妥善保管。
质量记录可以以表格、台帐、磁盘、光盘等形式记录和保存，而凭证应以票据形式记录和保存。
质量记录的原始资料应由该质量记录的使用部门负责按规定年限保存。
装订的封面应标明质量记录的名称、编号、时间范围和保存期限。
属保密和受控的质量记录应在装定封面注明“保密”或“受控”标识。
质量记录的填写要及时、真实、内容完
整（不空格、不漏项）、字迹清晰、不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或“－”，有关记录人员应签全名。
填写发生错误
需更改时，应用“──”划去原内容，在旁边写上更改后的内容，并注明更改的理由、日期、更改人签名，保持原内容应清晰可辩，确保质量信息准确、有效和可追溯。
质量记录可用手写，可用计算机打印，应便于检索。
台帐尽量采用计算机管理，便于检索，其数据不得擅自更改。
药店记录和凭证管理制度范文
药店记录和凭证管理制度范文药店记录和凭证管理制度一、总则为了加强药店记录和凭证管理，确保药店业务的规范有效运作和财务数据的准确性和可靠性，制定本药店记录和凭证管理制度。
二、药店记录管理1. 药店记录的分类a. 业务记录：包括药店进货、销售、库存等各项业务的记录。
b. 财务记录：包括药店的财务会计凭证、账簿等所有与财务相关的记录。
2. 药店业务记录的管理a. 每项业务的记录需详细、真实、完整、规范。
b. 业务记录需由专人负责，确保记录的及时性和准确性。
c. 业务记录应按照药店的业务流程进行分类整理，便于查询和核对。
3. 药店财务记录的管理a. 药店应按照会计准则和法律法规的要求记录财务事项，确保凭证的真实性和完整性。
b. 财务凭证应按照规定的格式填写，凭证上的金额和科目应准确无误。
c. 财务凭证应及时、完整地归档，便于日后查询和核对。
d. 药店财务记录应定期进行备份，并保存在安全、可靠的环境中，以防止数据丢失或损坏。
三、药店凭证管理1. 药店凭证的定义药店凭证是指药店在进行进货、销售、库存等业务活动中，为了记录和证明相关交易的真实性和合法性所制作的书面文件，包括发票、收据、结算单等。
2. 药店凭证的使用和保管a. 药店凭证应由专人负责，确保凭证的及时填制和归档。
b. 凭证使用过程中，应遵循严格的操作规程，确保凭证的准确性和完整性。
c. 药店凭证应根据时间顺序进行编号和归档，方便查询和核对。
d. 药店凭证的保管应采取密封、防火、防盗等措施，确保凭证的安全。
3. 药店凭证的申领和核对a. 凭证申领应按照药店的审批程序进行，确保凭证被授权人使用。
b. 凭证核对应由专人进行，核对的内容包括凭证的日期、金额、科目等。
c. 凭证核对应与相关业务记录相互比对，以确保凭证的真实性和准确性。
四、药店记录和凭证管理制度的监督和检查a. 药店管理者应定期对药店记录和凭证管理制度进行评估和改进，确保制度的有效性。
b. 监督部门应定期对药店的记录和凭证进行检查，确保记录和凭证的规范性和准确性。
药品经营-记录和凭证管理制度
收集、归档、保管和处理实施有效控制，特制定本制度。
依据：《中华人民共和国药品管理法》及实施条例、《药品经营质量管理规范》（总局令第28号）、《药品经营质量管理规范》现场检查指导原则等法律法规。
适用范围：适用于各部门的凭证、记录的规范管理。
职责：质管部制定有关记录和凭证管理制度，各部门应遵照执行，规范质量管理体系运行中记录（包括凭证）的管理，保证质量管理体系活动的所有记录能及时、真实、准确地填写，并按规保存。
内容1.术语定义：1.1记录：提供所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
1.2凭证：记录的一种形式，以通过流转而传递指令、信息，为填写派生记录或实施特定的操作提供依据为特征。
1.3合法票据，本规范所指合法票据是指企业在购销活动中根据有关税收法律、法规开具或收取的税务发票。
2.记录要求2.1本制度中的记录仅指质量管理工作中涉及的各种质量记录。
2.2记录凭证式样由使用部门提出，报质管部统一审定、印制、下发。
使用部门分别对职责范围的记录、凭证的使用、保存及管理负责。
2.3各部门必须使用公司质管部统一制定各种GSP记录。
记录的设计应满足严谨、实用、易于填写、便于药品质量追溯的原则。
2.4质量记录应符合以下要求2.4.1.质量记录格式由质量负责人统一审定；2.4.2.记录与凭证由各岗位人员按工作职责及内容规范填写，由各部门人员每年定期收集、整理，并按规定归档，保管。
2.4.3.记录应字迹清晰，正确完整、不得用铅笔或褪色笔填写，不得撕毁或任意涂改，确保记录具有规范性真实性、有效性。
2.4.4.记录应妥善保管，防止损坏、丢失。
2.4.5.计算机系统中的记录内容、格式不得随意修改，修改应当经质量管理部审核并在其监督下进行。
修改必须经质量管理部批准。
3.凭证要求：凭证是指购进票据、销售票据和内部管理相关凭证。
3.1采购药品应向供货单位索取合法凭证及索取《增值税专用发票》或者《增值税普通发票》及入库验收的相关凭证。
记录和凭证管理制度
一、目的：为保证质量管理工作的规范性、可追溯性及完整性，特制定本制度。
二、依据：《药品管理法》、《药品流通管理办法》、《药品经营质量管理规范》等法律法规。
三、范围：适用于本公司所经营的药品及相关服务，在药品的采购、收货与验收、储存、养护、出库复核、销售、运输交付、售后服务及质量管理等过程中所形成的有关记录和凭证的管理。
四、责任：质管部负责药品质量记录及凭证管理的指导及记录规范性检查；各部门按照岗位职责权限负责本部门质量记录及凭证的录入、填写、归档和管理；计算机管理员负责电子记录的存档与备份。
五、内容1、记录的类别1.1 电子记录：各部门在实施质量管理体系要求过程中形成的各种系统数据、图片及各类电子记录等证据，如验收记录、复核记录等；1.2 书面记录：在各种质量活动中书面填写的表格、文件为书面记录，如指导记录、评审记录等；1.3 质量凭证：在各种质量活动中留存纸质证据为质量凭证，如随货同行单、增值税发票等。
2、记录及凭证的形成2.1 电子记录由基础数据和各流程环节产生的实际工作数据共同构成。
2.1.1 基础数据由相关部门建立，质管部维护；2.1.2各流程环节工作人员通过授权及密码登陆后方可进行工作数据的录入和复核。
2.2 书面记录：是质量体系文件的一部分，经过批准后由各环节工作人员根据客观事实填写。
2.3凭证：在药品经营过程中收集。
3、公司各岗位工作人员，应认真地按文件要求进行规范操作、如实记录、填写、收集。
3.1 记录要求按相应项目和有关规定认真录入或填写，内容完整、真实，数据准确。
书面记录要求字迹清楚、格式及用语规范、填写及时，记录人应签署全名。
电子记录的填写人由系统自动记录登陆人姓名和记录生成时间，保证电子记录录入的真实和准确；3.2 电子记录出现错误需要改动时，必须由质管部审核批准方可由具有修改权限的人员修改，并在信息系统中自动留存修改人信息和时间，以及修改原因，确保相关电子信息有迹可循；书面记录和凭证不允许随意涂改，如因笔误要修改原记录，应在原记录上划线确保其内容可辨，在其上方写上更改后的内容，并签署更改人全名。
药品记录和凭证的管理制度
药品记录和凭证的管理制度一、根据《中华人民共和国药品管理法》、《中华人民共和国药品质量法》,建立药品购进记录,包括药品的通用名称、剂型、规格、生产批号、有效期;购货数量、购进价格、购货日期;生产厂商、供货单位;验收结论和验收人签字。
二、购入的品种,需要入机的,由库房管理员验收签字,办公室负责入机;不需要入机的,由库房管理员验收签字并建帐,做到帐、物相符;销售清单(发票)原件由医院财务保管,销售清单副联由库房管理员保管。
三、药品购进记录应保存至效期后1年,不得少于3年。
急救药品基数管理制度一、急救室与治疗室备用药品仅限于抢救用药和治疗过程中必需备用的药品。
二、根据临床实际工作严格控制备用药品的品种、数量。
三、备用药品基数表一式两份,由办公室与临床科室负责人双签字,以备检查。
四、备用药柜中药盒标签必须标明药品名称、规格、剂量、生产批号或有效期,如有变动须及时更换标签。
五、急诊室和病房备用的麻醉药品、精神药品由护士长负责管理,专柜加锁并做好交接班工作,接班人员需按基数清点,在登记本上做好记录并签字,发现问题及时报告护士长及办公室。
六、急救室与治疗室备用药品由护士长负责,专人管理。
抢救药品须放在指定位置,并有明显标记,不准任意挪用或外借。
药品使用后随时补充,定期检查备用药品的生产批号、效期及数量,对需特殊保存的药品应按储存条件严格管理。
七、药库定期检查各科备用药保管情况,发现问题及时解决;对造成小药柜过期作废的药品,需填写报损单,经科主任,院长签字后方可报损,同时由保健科按规定的程序销毁并做记录。
报损单交财务管理,发现问题,及时通报相关临床科室负责人及办公室。
八、如需要更改药品基数,由临床科室提出申请,与办公室研究后再做更改。
记录及凭证 管理制度
记录及凭证管理制度第一章总则为规范公司的经营行为，加强公司内部管理，保障公司利益，完善公司的内部控制体系，制定本管理制度。
第二章记录管理1. 公司各部门应建立健全各类记录管理制度，明确记录的保存期限、查阅、借阅和销毁等流程，确保记录完整、准确、合规、及时。
2. 重要文件和资料要保存在防火、防潮、防虫的环境下，设立专门的记录管理室，确保信息安全。
3. 各部门应建立档案管理制度，对文件的管理和整理，建设企业档案数据库，使信息化档案管理成为一种有效控制制度。
4. 核算发票、支票、汇票、凭证等财务类文件必须按照规定保存，并做好凭证对账和备份。
第三章凭证管理1. 公司财务工作实行“凭证制”管理制度，即发票、原始凭证（包括收据、银行回单、结算单）必须依法合规，且留存记录。
2. 凭证必须真实、准确、明了，完整记录资金的流动和支出情况，并加盖公司专用章，以保证其有效性及真实性。
3. 所有财务凭证应按照分类、时间和编号存放，编制明细账册簿，以便查询和核对。
4. 所有凭证应依法依规保存，不得私自销毁或篡改，如需修改，必须按照规定的程序和流程，获得相关审批。
第四章凭证管理流程1. 凭证的填制和审核，必须经过有关审批流程，并保留审批的凭证和材料。
2. 凭证的审核应核实凭证的真实性和合规性，凭证的填制和审核人员不得为同一人，以保证审核的客观性和准确性。
3. 凭证的领用和管理，必须有固定的凭证领用登记簿，并由专人保管。
未经批准凭证不得私自领用和使用。
4. 凭证的报销和结算，必须按照规定的流程和程序进行，不得超范围或越权操作。
第五章档案查阅1. 公司内部档案的查阅，必须遵循保密原则，如非必要不得擅自查阅他人档案，不得私自泄露档案内容。
2. 如需查阅他人档案，必须提前向相应部门提出书面申请，并经过批准，由专人进行协助和监督，查阅完毕后需及时归还对方。
3. 涉及公司核心商业机密的档案和文件，必须有固定的存放和查阅程序，不得随意外泄和索取。
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记录和凭证管理制度
1、目的
为保证质量管理工作的规范性、可追溯性及有效性，特制
订本制度
2、依据
《药品经营质量管理规范》
2、适用范围
适用于本企业销售药品的质量记录和凭证管理
3、责任：
执业药师或药师、营业员对本制度的实施负责
5、内容：
5.1 质量记录、自制凭证的使用和填写人应严格按照操作实际，完整、规范准确地填写记录中的各项内容，相关责任人员或记录人员签名后，按日期顺序汇总保存；
5.2 凭证填写人员应仔细检查凭证合法性及其填写是否完整、规范，核对票据(凭证)内容与业务实际是否一致，合格无误再在凭证上签字；
5.3 质量记录和票据(凭证)的保管人员应按规定时限妥善保存资料，未规定保存时限至少保存5年；
5.4 原则上不得改动或自行更换规定的质量记录，确须改动应报质量管理员批准。
5.5 通过计算机系统记录数据时，相关岗位人员应当按照操作规程进行数据录入，并以安全、可靠方式定期备份。