会议管理制度

议管理制度

第一章目的

根据公司现状和发展需要，为规范集团公司会议的组织召开，提高工作效率，降低成本，及时、有效地解决问题；做到信息、知识、管理经验共享，特制订本制度。

第二章定义

所谓会议，是管理的一种工具和手段，是指围绕一个或多个需要解决的问题，围绕管理找出主题，会议的组织者和与会者按照既定会议程序和流程进行思想或信息的交流，确定解决问题的工具和方法，将任务或职责落实到人和完成的时间及质量要求，形成会议决议，最终使问题得以圆满解决。

第三章会议分类

根据会议讨论内容、参会人员的覆盖面、重要程度会议分为：公司级会议、专业专题会议、部门会议等三级会议。根据会议的计划性，三级会议又向下细分为固定会议和临时会议。

3.1公司级会议：

项目管理会、月度/季度/年度计划及总结会、职工代表大会、年度工作总结表彰会、销售生产计划会、财务成本分析会、经营分析会等。

除项目管理会按照事前、事中、事后召开会议外，其余会议都是一事一议。例:项目管理会程序：

①事前：召开立项启动会

目的：论证该项目相关的制度、流程、排程、分工、甘特图等的合理性。

②事中：召开项目协调会

目的：工程中遇到的问题、变更申请、隐蔽工程论证、验收申请等。

③事后：召开项目总结会

目的：工程中的数据分析、成果分析、预算与决算的差距分析、优缺点及经验总结等。

3.1.1固定会议，包括：

月度/季度/年度计划及总结会、职工代表大会、年度工作总结表彰会、销售生产计划会、财务成本分析会、经营分析会等。

3.1.2临时会议，包括：

项目管理会、政府机关或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会、调研会等），一律由助理室受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。

3.2专业专题会议：

合同评审会、方案图纸交底会、生产/销售/技术评审会、质量体系内部审核会、设备管理例会、周试用期总结、三单管理会等职能部门组织的专业会议等。

3.2.1固定会议，包括：

生产/销售/技术评审会、质量体系内部审核会、设备管理例会、周试用期总结等

3.2.2临时会议，即董事长或总裁因工作需要，临时安排的会议，包括：

合同评审会、方案图纸交底会等

3.3部门会议：

部门办公例会、早会、晚会、部门安全会议、新员工入职培训会议，由部门分管领导负责组织召开。

3.3.1固定会议，包括：

部门办公例会、早会、部门安全会议等

3.3.2临时会议，包括：

新员工入职培训会议、上级领导临时布置工作的传达会议等

3.4有些没有必要开的会议可用报表的形式汇报，不必单独开会讨论，或通过OA网在网上讨论，用其他方式解决实际问题；必须召开的会议，要短而有效，开小会、短会，控制时长，提高参会人员的工时利用率，节约会议成本。

第四章职责分工

4.1 助理室负责全公司所有会议的管理，包括本制度的修订和完善、会议的时间安排。集团办负责会议室内部设施的维护和完善，如出现以下问题：1地面脱了未干，桌子擦完之后有水渍2开会时，灯不亮或者发暗等，给予集团办考核减分处理。

1、 4.2 助理室负责会议的安排、跟进，流程的制定，会议纪要的上报、上

报之后的批示及会议纪要内决议完成情况的跟进等。助理室负责初步审核会议纪要内容，如出现以下问题未及时审核出：1上报程序错误，本人发送至助理室上报的且助理室上报上去的2会议纪要出现错别字、条理化不清晰、出现时间错误等3会议纪要框架结构不完善，没有结论或总结，给于助理室相关责任人考核减分。

2、 4.3 公司各部门、各分厂负责会议的申请、组织，以及《会议纪要》的

上报和会议决议的执行。公司各部门、各分厂负责会议的申请、组织，以及《会议纪要》的上报和会议决议的执行,助理室根据具体情况对相关责任人给于减分处理。

3、 4.4信息部负责确保会议室内的电脑、投影仪、网络等的正常使用。信息

部负责确保会议室内的电脑、投影仪、网络等的正常使用，定期对会议室内的电脑、投影仪、网络进行维护，如出现电脑、投影仪、网络无法正常使用的，给于信息部相关责任人考核减分处理。

第五章会议申请及安排

5.1各分厂、各部门需要申请开会的必须于前一天的下午16点之前按照会议申请的流程上报会议申请（会议申请的流程为新建一个工作流，再填写必要的内容,如：注明会议时间、会议主题、参会人员等，然后上报本部门领导、总监批准后转至助理室）。

5.2各部门必须按照会议流程申请会议，无特殊情况（如总监、部门负责人请假，应及时通知）且不按照流程直接上报会议申请至助理室的，助理室有权将其退回不予安排并说明退回原因，由此造成的损失由本部门负责。

5.2助理室根据各部门所申请会议的紧急程度，填写《会议日程安排表》，注明会议申请部门、会议时间、会议主题及会议地点等，于每日下班前电子版形式报董事长审批,董事长临时安排的会议除外。

5.3《会议日程安排表》经董事长批准同意后，会议秘书先在助理室白版中填写当日的会议排程，再通过OA和电话两种方式通知各部门的会议申请人，各部门则根据会议通知按时组织相关职能部门召开会议，未在规定时间组织会议造成会议的延时，给于相应考核。

第六章会议时间控制

会议分固定会议和临时会议两种：

6.1固定会议时间按照《集团公司级会议、专业专题会议、部门会议明细表明细表》的“会议时长”执行。

6.2临时会议按以下时间执行：

6.2.1 10人以内参加的会议，时间不超过1小时；

6.2.2 20人以内参加的会议，时间不超过2小时；

6.2.3 20人以上参加的会议，时间不能超过3小时。

6.3 如不按照制度时间完成会议，超出的时间损失，由会议组织部门承担。

第七章会议流程

按照会前、会中、会后三个时间段进行管理。

组织会议加分规定：组织会议者如能在规定时间将会以组织起来且内容准备充分，对于会议时间能合理的把控的、或提前结束会议的，给予组织会议者额外加分处理

7.1 会前准备工作

7.1.1 组织部门负责会议内容纲要的整理，并于会议召开前1天通知相关参会人员会议议程。

7.1.2会议通知一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料等作特别说明的会议，应通过OA形式进行通知。

7.1.3会议组织部门必须在会议召开前10分钟，到会议室将所准备的资料拷贝到电脑上，测试电脑、投影仪、网络是否能正常使用，如不能正常使用的，及时告知信息部进行维修以保证会议的正常进行。

7.2 会中工作

7.2.1会议主持人宣布本次会议应到多少人，实到多少人，请假多少人，请假由谁替会，缺勤多少人，缺勤原因，没请假的结算等。

7.2.2会议主持人宣布本次会议主题：

①存在什么问题，进行汇报，即人的问题、设备的问题、原材料的问题、制度流程的问题、工具问题、相关部门配合问题等。

②组织部门要有解决的问题的措施、方案等，最少要出2-3个方案，要有数据、依据等。

7.2.3参会人员提出问题及建议，同意哪个方案，方案中尚存在哪些问题，原因和依据。