学术会议举办详细流程

学术会议举办详细流程 Document number【AA80KGB-AA98YT-AAT8CB-2A6UT-A18GG】

一、会议前期通知

1.定会议日期，请专家（包括嘉宾和授课专家）。

2.拟定会议通知红头文件，包括会议介绍，主办、协办单位，会议

时间、低点，是否收注册费，学分等，会议联系人等。附会议议程，参会回执。

3.通知发放四种方式：邮件、动态网页（带报名功能）、信件、电

话。

4.应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分

等数量限制。

二、专家联系（专人负责）

1.联系专家，告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件

和个人简历。课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人介绍。

2.专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。协商完毕后，告知

专家接送事宜。

3.去酒店查看，是否有早餐等

4.专家如果提前1天到，会议负责人应去酒店接见。

三、会场前期准备

1.会议资料：包括讲课PPT，厂家宣传资料，笔记本，笔。会议资

料袋、胸牌。

2.会场横幅，背景墙，展架，指引牌等

3.根据参会人数，是否准备学分票、餐票等。

4.会场拍照人员，合影地点（有车占用需提前预定位置）。

5.会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐（盒饭、自助、围

桌）

四、会议前一天准备

1.会场布置完毕。可准备一些背景音乐。

2.茶歇食品、盆等，矿泉水，是否准备咖啡、茶等（备茶杯、开

水）

3.调试投影、舞台灯光控制（留工作人员电话，以防现场故障）、

PPT（激光笔）、话筒（至少3个，讲者1个，主持1个，提问1个，其中1个无线麦）等。

4.台签。上主席台的台签要准备2份，主席台1份，第一排1份。

5.签到表、笔等

6.人员分组：①签到、注册；②PPT、讲者主持台签更换；③茶歇

7.嘉宾是否准备讲稿

五、会议当天

1.报到组：报到、注册，发放资料等，根据报到人数，反馈就餐人

数，订饭。

2.专家接待组：接待专家入场

3.现场控制组：提前拷贝讲者PPT，主委定好主席台就坐嘉宾，排

好台签顺序。

4.开幕式结束后，集体合影。现场控制组需搬离主席台桌椅，留主

持人桌椅，放讲者简介（或提前给主持人）、水等。讲台更换讲者台签。

5.准备茶歇

六、就餐

1.如果是盒饭，全部人员坐于原位，工作人发盒饭，避免混乱。

2.专家围餐需有人引导。

会议结束后刷学分，如果人多，建议全部坐于原位，工作人员一个个走过去刷。