集团公司档案管理制度与工作职责
2024年集团公司档案管理制度
____年集团公司档案管理制度1. 引言档案是企业重要的资产，是企业的记忆和基础，具有长期保存的价值。
为了有效管理和保护企业档案，提高档案利用和服务水平，特制定本档案管理制度。
2. 法律法规及政策依据（列举适用的国家或地区档案管理相关法律法规及政策依据，并在适用场景说明）3. 适用范围本制度适用于集团公司及其全资子公司的档案管理工作。
4. 档案管理职责及权限4.1 档案管理部门的职责包括：4.1.1 制定档案管理相关制度和规范；4.1.2 组织制定档案管理计划和工作方案，并监督执行；4.1.3 组织开展档案管理人员的培训和考核；4.1.4 组织档案的整理、鉴定、保管、利用和销毁工作；4.1.5 定期对档案进行检查和评估，提出整改建议；4.1.6 进行档案管理工作的宣传和推广。
4.2 各部门的职责包括：4.2.1 积极配合档案管理部门的工作，及时提供相关档案资料；4.2.2 严格按照档案管理制度和规范执行档案管理工作；4.2.3 对所辖档案管理工作负责，并保障档案的安全性和完整性。
5. 档案管理流程5.1 档案归档流程：5.1.1 档案管理部门收到档案申请后，进行审核和登记；5.1.2 档案管理部门对档案进行鉴定和整理工作；5.1.3 完成鉴定和整理后，将档案归入相应的分类和编号；5.1.4 档案归档完成后，将档案存放在指定的档案库房。
5.2 档案借阅流程：5.2.1 档案借阅需填写借阅申请表，并由上级主管部门审批；5.2.2 档案管理部门收到申请表后，进行审核和登记；5.2.3 档案管理部门根据借阅需求，确定借阅期限和方式；5.2.4 档案借阅完成后，还档时需填写归还登记表，并归还给档案管理部门。
5.3 档案销毁流程：5.3.1 档案管理部门定期进行档案鉴定，确定需要销毁的档案；5.3.2 档案管理部门报请上级主管部门批准档案销毁；5.3.3 档案管理部门按照批准的销毁计划，进行档案销毁工作；5.3.4 档案销毁后，需出具销毁清单，并进行备案。
集团式档案管理制度
第一章总则第一条为规范集团内部档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合集团实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团及其下属子公司、分支机构、项目部的档案管理工作。
第三条集团档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）规范管理，方便检索；（四）安全第一，服务至上。
第二章组织机构及职责第四条集团成立档案管理工作领导小组，负责集团档案管理工作的全面领导、统筹协调和监督检查。
第五条集团档案管理部门负责以下工作：（一）贯彻执行国家档案法律法规及集团档案管理制度；（二）制定集团档案管理规划、计划和工作标准；（三）组织开展档案收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（四）指导、监督下属单位档案管理工作；（五）提供档案信息服务，保障档案利用；（六）负责档案安全保卫工作。
第六条下属单位设立档案管理部门，负责本单位档案管理工作，具体职责如下：（一）贯彻执行集团档案管理制度；（二）负责本单位档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（三）保障档案安全，防止档案丢失、损毁和泄密；（四）协助集团档案管理部门开展档案管理工作。
第三章档案分类与编号第七条集团档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。
第八条档案编号采用统一编号体系，包括档案类别、档案编号、保管期限和档案卷号。
第四章档案收集与整理第九条档案收集工作应当遵循以下原则：（一）全面收集，不留死角；（二）及时收集，确保完整；（三）依法收集，尊重隐私。
第十条档案整理工作应当遵循以下原则：（一）保持档案的原始性、完整性和连续性；（二）分类科学，便于检索；（三）编号规范，便于保管。
第十一条档案收集与整理程序：（一）档案收集：根据档案类别，明确收集范围、对象和时限，开展档案收集工作；（二）档案整理：对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等工作；（三）档案归档：将整理好的档案按照保管期限和档案类别，分别归档。
大型集团公司档案管理制度范本(三篇)
大型集团公司档案管理制度范本【引言】随着信息化时代的到来，企业的档案管理工作变得愈发重要。
对于大型集团公司来说，档案管理制度的建立和执行对于企业的发展和运营至关重要。
本文将探讨大型集团公司的档案管理制度的内容和要求，并提供一个范本，帮助企业建立高效、规范的档案管理制度。
【一、制度目的】大型集团公司的档案管理制度的目的是确保企业的档案能够有效、规范、安全地进行管理，以保障企业的正常运营和发展。
【二、制度适用范围】该制度适用于大型集团公司所有部门和员工，包括总部和分支机构。
【三、档案管理职责】1. 总部设立档案管理部门，负责集团公司档案管理工作的规划、组织和监督。
2. 各部门内设档案管理员，负责本部门档案的管理和维护。
3. 档案管理员需定期参加培训，不断提升档案管理知识和技能。
【四、档案管理流程】1. 档案的生成与采集a. 各部门需按照规定的格式和流程生成相关文件和档案，并将其交由档案管理员进行采集。
b. 采集的档案需进行分类、整理和编号，并填写档案登记表。
2. 档案的归档与存储a. 档案管理员按照档案分类的要求进行归档，并将档案存放在指定的档案室中。
b. 档案室需要定期巡检，确保档案存放的安全和完整性。
3. 档案的查询与借阅a. 员工需提出档案查询或借阅申请，经过档案管理员的审核后方可办理。
b. 档案管理员需记录档案的查询和借阅情况，并确保档案的安全性。
4. 档案的保管与销毁a. 档案管理员需定期对档案进行检查和保养，确保档案的保存状态良好。
b. 档案的销毁需按照规定的程序进行，严禁随意销毁档案，必须经过相关部门的批准。
【五、档案管理要求】1. 档案管理需遵守相关法律法规和政策规定。
2. 档案需进行分类、整理和编号，确保档案的可检索性。
3. 档案管理要求员工对档案保密，严禁私自复制和外传档案。
4. 档案室需要有合适的温度、湿度和防潮设施，保证档案的安全。
5. 档案管理部门需定期对档案进行审查和核对，确保档案的准确性和完整性。
大型集团公司档案管理制度范本
大型集团公司档案管理制度范本1. 目的和范围1.1 目的：确保公司档案的合规管理，保护公司信息资产，提高工作效率，便于信息查询与利用。
1.2 范围：适用于公司内所有部门、员工以及公司所属子公司的档案管理工作。
2. 责任与权限2.1 总经理负责公司档案管理的总体工作，制定、修订档案管理制度，并对档案管理工作的实施进行监督和检查。
2.2 档案管理部门负责公司档案的组织、管理、保存和利用工作。
2.3 各部门负责本部门内产生的档案的归档、整理和保管工作，并负责向档案管理部门提供相关档案。
2.4 公司员工应遵守档案管理制度，妥善使用、保管、归档和借阅公司档案，不得私自销毁、篡改或泄露档案信息。
3. 档案分类与归档3.1 根据档案的形式和内容，将档案分为纸质档案、电子档案和其他形式档案，并分别建立相应的管理体系。
3.2 纸质档案：根据档案编号、档案名称和保管期限等进行分类，并按照统一的归档规范进行归档和整理。
3.3 电子档案：通过电子文件管理系统进行分类和归档，确保电子档案的完整性、安全性和可追溯性。
3.4 其他形式档案：如音像资料、工程图纸等，根据实际情况制定相应的管理规范。
4. 档案保存与销毁4.1 档案保存：根据国家法律法规和公司规定的保管期限，制定档案保存计划，将档案按照要求进行妥善保管。
4.2 档案销毁：档案管理部门根据档案的保管期限和是否还有继续利用的价值，制定档案销毁计划，并组织进行销毁工作。
5. 档案借阅与利用5.1 档案借阅：公司员工可以向档案管理部门申请借阅档案，需提供借阅目的和借阅期限，并在借阅期限内按规定归还档案。
5.2 档案利用：公司员工可根据工作需要向档案管理部门申请档案复印、扫描或提取相关信息，并确保信息的安全性和保密性。
6. 档案安全与保密6.1 档案安全：档案管理部门负责确保档案的安全性，采取措施防止档案的丢失、损毁、篡改或被盗窃。
6.2 档案保密：公司员工在处理档案时必须严守档案的保密要求，禁止私自复制、传播或泄露档案信息，确保信息安全性。
集团公司档案管理制度(3篇)
集团公司档案管理制度一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。
二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。
三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。
凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。
七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。
新员工入职时进行现场复印，每月____日-____日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的____日-____日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容：1、营业执照办理或变更;2、每年的审计报告存档;3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);4、各公司的营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;5、员工个人档案。
____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
集团公司档案管理制度范本
集团公司档案管理制度范本公司档案管理制度一、概述公司档案是公司重要的资产之一，对于公司的正常运转和发展至关重要。
为了加强公司档案管理，促使档案工作规范化、系统化，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门和岗位的档案管理工作。
三、档案管理职责1. 公司档案负责人负责公司档案的整理、管理、使用和保护工作，并制定相关管理制度。
2. 各部门负责人负责本部门档案的整理、管理、使用和保护工作，并配合公司档案负责人完成相关工作。
3. 公司员工应按照相关规定正确使用和保护档案，对档案管理工作提供合理建议和配合。
四、档案管理原则1. 法定性原则：公司档案管理遵循国家法律法规和相关规定。
2. 整理性原则：档案应按照一定的分类、编号和整理方式进行管理。
3. 系统性原则：档案管理应建立科学合理的档案分类系统和管理体系。
4. 完整性原则：档案应确保完整性，任何人未经允许不得私自删除、修改或篡改档案资料。
5. 机密性原则：涉密档案应严密保密，限制接触和使用人员，严禁外泄。
6. 可追溯性原则：档案管理应确保档案使用过程可追溯，确保档案的准确性和可靠性。
五、档案管理流程1. 入库登记：新产生的档案应在产生当日或根据相关规定的时限内送交公司档案室，由档案负责人进行入库登记，并颁发档案编号。
2. 分类整理：档案负责人根据档案的属性、内容和价值进行分类整理，制定相应的分类原则和方法，确保档案整理得到科学性、合理性和系统性。
3. 归档管理：档案负责人将分类整理好的档案归档，并制定档案归档目录，方便查询和使用。
4. 借阅和归还：员工需要查询和使用档案时，应向档案室提出借阅申请，并填写借阅登记表，经批准后方可借阅。
借阅期限一般不超过30天，逾期需申请延期。
借阅档案必须保持完整和完好，并按时归还。
5. 档案销毁：档案负责人应定期对档案进行审查和检验，对于已经失去使用价值或者过期的档案，应按照相关规定进行销毁，并制定销毁证明。
6. 持续改进：档案负责人应定期进行档案管理工作的评估和总结，查找问题并改进，不断提升档案管理的水平和效率。
大型集团公司档案管理制度范本
大型集团公司档案管理制度范本大型集团公司通常需要一个完善的档案管理制度来确保公司文件的安全性、完整性和可访问性。
以下是一个大型集团公司档案管理制度的参考：1. 目标和范围：- 明确制定档案管理制度的目标和范围，例如管理所有公司文件和记录，包括合同、财务文件、人力资源文件等。
2. 职责和权限：- 确定档案管理部门的职责和权限，包括文件的收集、分类、整理、存储和销毁等任务。
- 指定档案管理员，负责监督和执行档案管理制度。
3. 文件收集和归档：- 设立文件收集点，确保所有重要文件都能及时归档。
- 制定文件归档规则和标准，确保文件的有序存储并便于查找。
- 对文件进行分类，例如按部门、日期、文件类型等进行归档。
4. 文件存储和保护：- 确保档案管理部门设有安全的存储设施，包括防火、防水和防盗措施。
- 对文件进行备份和存档，以防止文件的丢失或损坏。
- 对机密文件加密和限制访问权限，确保信息的安全性。
5. 文件检索和借阅：- 建立档案检索系统，使员工能够快速准确地找到需要的文件。
- 制定文件借阅规定，包括借阅申请、归还期限和违约责任等。
- 对文件借阅进行审查和记录，确保文件的安全性和完整性。
6. 档案销毁：- 制定档案销毁规定，包括文件保存期限和销毁方式。
- 对过期的文件进行审查，根据法律法规和公司政策进行销毁。
- 定期对档案进行清理和整理，确保存储空间的有效利用。
7. 档案审计和监督：- 进行定期的档案审计，确保档案管理制度的执行情况和文件的完整性。
- 建立档案管理监督机制，对档案管理员的工作进行监督和评估。
- 接受内部和外部的审计部门对档案管理制度的审查。
8. 员工培训和意识：- 提供档案管理培训，使员工了解档案管理制度的要求和流程。
- 定期组织员工进行档案管理意识教育活动，提高员工对档案管理的重视程度。
以上是一个大型集团公司档案管理制度的参考，具体的制度内容可以根据公司的实际需求和特点进行调整和完善。
大型集团公司档案管理制度范文(三篇)
大型集团公司档案管理制度范文[公司名称]档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，有效保护和利用公司档案资源，提高工作效率，本制度制定。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工。
第三条公司档案包括纸质档案和电子档案，根据不同性质进行分类管理。
第四条公司档案管理工作遵循法律法规、规章制度和保密要求，确保档案的完整、准确和安全。
第五条公司档案管理工作由公司档案管理部门负责，各部门配合完成。
第六条公司聘请专职档案管理员负责具体的档案管理工作，并进行相关培训和考核。
第二章档案的建立与归档第七条公司档案的建立遵循以下原则：1. 档案按照业务活动进行建立，确保档案的完整性和关联性。
2. 档案必须包含必要的相关信息，如日期、文件标题、文件内容等。
3. 档案应按照文件分类、编号，做到有序、清晰。
第八条公司档案的归档机制：1. 所有文件必须经过分类、整理、编号后再归档。
2. 归档时应填写相关归档登记表，记录归档信息。
3. 归档文件应按照一定的时间和方式进行存放，如密封存放、防潮处理等。
4. 归档文件应抄送给公司档案管理部门备案。
第三章档案的查阅与借阅第九条公司档案的查阅与借阅应符合以下规定：1. 档案查阅和借阅应符合业务需要，必须填写申请表并经过批准。
2. 档案查阅和借阅必须在档案管理部门的监控下进行。
3. 针对某些敏感信息的档案，需要经过授权才能查阅和借阅。
第十条档案查阅和借阅的时间和方式：1. 档案查阅和借阅的时间应提前预约，并进行记录。
2. 被借阅的档案应有借阅单，详细记录借阅信息。
3. 档案借阅期限一般不超过一个月，如需要继续使用，需重新申请。
第四章档案的保管与销毁第十一条公司档案的保管应符合以下规定：1. 纸质档案应存放在防火、防潮、防虫等合适的场所。
2. 电子档案应进行定期备份和存储，确保数据安全。
3. 对于机密档案，应采取相应的安全措施，如密码保护、加密存储等。
第十二条公司档案的销毁应符合以下规定：1. 档案的销毁必须经过批准，并按照相关规定进行。
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目录一、集团公司档案管理网络图∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 1二、档案管理制度∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 21.集团公司档案管理办法∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 22.档案分类与档号编制规定∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 133.二级公司档案管理的补充规定∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 234.投资管理档案管理规定∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 295.营销贸易类档案管理规定∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 316.财务档案管理规定∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 357.图书、报刊、音像资料、软件管理规定∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 40三、档案管理工作职责与整理规范∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 421.集团公司档案管理员工作职责∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 422.二级公司档案管理岗位工作职责∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 433.集团公司职能部门兼职档案管理岗位工作职责∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 444.档案整理工作规范∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 45四、附录∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 571.中华人民共和国档案法∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 572.上海市档案条例∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙∙ 60集团公司档案管理网络图中国高科集团股份有限公司档案管理办法为加强集团公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案管理水平，特制定本管理办法。
第一章总则第一条为了加强集团公司档案管理，有效地保护和利用档案，为集团公司的经营和发展服务，进而带动集团公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本集团公司实际情况，制定本管理办法。
第二条集团公司的档案管理分为集团公司和二级公司两部分。
集团公司的档案是指公司在基本建设、经营发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。
二级公司的档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。
根据集团公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管理的范畴。
它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。
各二级公司参照执行。
第三条集团公司及二级公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护集团公司及二级公司档案的完整、准确、系统、安全，为发展集团公司的事业服务。
第四条集团公司和二级公司的档案工作是集团公司及二级公司各项管理工作的重要组成部分，纳入集团公司工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个集团公司档案工作发展的需求。
第二章管理体制与职责第五条集团公司应设置专人专岗负责档案管理工作，二级公司可参考总部，根据公司自身的情况设立专岗对档案进行管理。
集团公司的档案工作在主管副总裁的领导下，实行档案工作集中统一管理。
总裁办是集团公司档案工作的行政管理部门，对档案工作实行统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度；同时又是收集、保管集团公司档案和提供利用服务的职能部门，并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。
二级公司的档案工作在主管总经理的领导下，实行档案工作集中统一管理。
其方法可参考集团公司执行。
第六条集团公司及二级公司均应明确一名公司领导分管本公司档案工作，在各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定期将整理好的档案移交档案室。
第七条本办法第二条所列档案大类，根据各部门业务范围，其具体负责的各类档案为：（一）总裁办负责行政管理类、经营管理类中经营决策档案、设备档案、实物档案、声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类。
（二）人力资源部负责人事档案、劳动人事方面档案的收集、整理和归类，人事档案由人力资源部负责该档案的保管和利用。
（三）财务部负责监督类中审计管理、经营管理类中财务管理及会计档案的收集、积累、整理和归类。
（四）资金部负责经营管理类财务管理中有关资金借款、担保等合同、协议的收集、积累、整理和归类。
（五）投资管理部负责决策类、经营管理类中投资管理档案的收集、积累、整理和归类。
（六）法务部负责监督类中法律事务档案的收集、积累、整理和归类。
（七）贸易部负责营销贸易类中经营贸易档案的收集、积累、整理和归类。
注：监事会、党群工作档案由监事会、党群组织负责人收集、积累、整理和归类。
二级公司可参照总部的责任办法，制定公司内部各部门档案管理职责。
第八条归档时间（一）管理类、营销贸易类：一般每年三月各部门将上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷归档五月底前交档案室，由档案专管干部统一编目。
（二）科研或产品项目：对于形成周期不长的课题研究或产品研制，可按项目结束时间归档；也可按工作阶段归档，是指当一项科技、生产活动按其工作程序完成一个阶段后，即将该阶段形成的科技文件归档。
（三）设备档案：应抓住设备开箱验收和安装、调试完毕两个环节，将随机文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，交档案员归档。
设备档案应保证该设备资料齐全，使用完毕后及时立卷归档，设备维修记录按年归档。
（四）基建项目：要分阶段收集、整理，并在竣工验收时完成全部档案立卷归档工作。
工程项目验收结束后6个月内移交档案室。
（五）会计档案：由公司财会负责收集归档，在财会处保存一年后于次年五月底前送公司档案室统一保管，此外并重视收集相关法律、法规、享受优惠的政策等。
（六）实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即进行收集、存档，或将其复印件存档，实物办理借出手续后进行张贴或悬挂。
（七）声像档案：平时将反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带及时收集、整理、归类，于每年六月将上一年度的声像档案进行归档。
（八）电子档案：每年三月将上年度形成的反映本公司主要职能活动、存有重要数据信息的磁盘、光盘进行收集、整理、归类，五月底前交档案室归档。
（九）二级公司当年的文件资料于次年由二级公司自行归档并留本公司提供利用，在后年的第一季度内上缴集团公司。
第九条为完善集团公司档案管理工作，根据各自的特点，应制定一系列相关档案管理制度，做到公司的档案管理有法可依、有制度可依。
本办法所规定的工作制度有：各类档案的归档制度、管理制度、档案管理人员的岗位责任制、考核奖惩办法及档案的分类及编号办法。
各部门、各二级公司必须认真贯彻执行，不得违反。
第三章档案管理队伍建设及培训第十条根据集团公司经营业务的发展和档案目标管理的要求，集团公司应配备具备档案专业大专以上学历的专职档案人员，各部门及各公司档案管理人员在上岗前须经过档案岗位培训。
培训的内容包括宣传贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》等国家、上级颁发的档案工作法规性文件，以及档案管理及保管等专业知识的培训。
以上各部门及各公司档案管理人员在培训结束时均须参加档案管理业务知识考核，并通过考核，方具备上岗资格。
第十一条集团公司及二级公司档案管理人员在职称及福利待遇上享受与其他管理人员同等的待遇。
第四章文件材料的形成与归档第十二条文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作纳入集团公司经营管理、基本建设的计划和工作程序，实行“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，并纳入部门领导和有关人员的岗位职责，作为各部门季度或年度考核的依据之一。