公文格式常见错误案例剖析

“各市分公司/省公司各部门（除＊＊、＊＊外）”；发往 12个以下的分公司、部门，应一一列出各分公司、部门的名 称（仅限于省公司发文） • 规范三：请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄送下级 机关 • 规范四：标识主（抄）送机关时应标明主送机关的全称、规 范化简称或同类型机关的统称（集团公司《关于在工作中使 用公司称谓的意见》）
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成文时间
成文时间根据领导签发时 间由系统自动生成，不需 在正文中手工输入
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小结：几点建议
为减少以上错误的出现，建议： • 先用WORD起草文件并按规范排好板式 • 粘贴至OA发文模板 • 通篇检查以下内容：
✓ 字体字号、空行空格 ✓ 正文结构层次序号 ✓ 附件格式 ✓ 标点符号 ✓ 数字表述 ✓ 主（抄）送单位名称、顺序 ✓ 通读检查是否有错字、漏字现象 • 善于使用格式刷、无格式粘贴等
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附件(2/4)
附件：1.2010年…… 2.2010年……
附件：1.广告..纪要 2.中国..办法
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发文字号（1/3）
• 公文正文中引用发文字号年份应标全称，用六角括号“〔〕 ”括入。
• 六角括号输入方法：在WORD中点击“插入”→“符号”， 从中选择后点击“插入”即可。如“安移动办[2005]64号” 应为“安移动办〔2005〕64号”。
文种错误
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标题(3/3)
多层转发问题：可以省略中间层次，如《转发中国移动集 团公司转发工业和信息化部<关于进一步加强移动通信网 络共建共享工作的通知>的通知的通知》 《转发工业和 信息化部关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的 通知》
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结构层次序数(1/3)
正文中的结构层次序数： • 第一层为“一、” • 第二层为“（一）” • 第三层为“1.” • 第四层为“（1）” • 注意其中第三层1后为圆点“.”（不是顿号“、”）
备…… 三、…….
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附件（1/4） 附件格式
• 正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号 • 附件如有多个，序号使用阿拉伯数字且上下对齐（后用圆点，不用
顿号（如：“附件：1.××××”不写成“附件：1、××××”） • 附件名称一般不加标点符号（如：“附件：中国移动××管理办法
”不写成“附件：《中国移动××管理办法》”） • 纪要附件格式问题
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主（抄）送单位(2/2)
抄送：省公司财务部、市场经营部
抄送：省公司各部门（除内设 部、党群工作部、纪检监察 室、工会外）
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标点符号
建议在提交领导 处理前对发文 通篇浏览
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数字
1.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯 用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外， 应当使用阿拉伯数字 2.数字使用要规范：3-8万（3万-8万），5-15%（5%-15%），三、 四天（三四天）,十五、六岁（十五六岁）
，“（一）”和“（1）”后不加“、”或“.”。
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结构层次序数(2/3)
二、建设内容 本工程……. （一）枞阳…… （二）宿松…… （三）潜山…… （四）怀宁…… 三、投资估算
6
结构层wenku.baidu.com序数(3/3)
二、AC平台…… 根据……. （一）思科设备 1.建设内容 …… 2.商务价格 …… （1）新增AC主设
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不足之处，请批评指正。 谢 谢！
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发文常见错误案例剖析
陶春喜 二〇一〇年十二月六日
标题（1/3）
关于（对）
的
➢ 发文机关
内容
文种
（作者）
（事由） （名称）
（介词）
（助词）
转发
➢ 发文机关 + 批转 + 原文件标题 + 文种（的通知）
印发
➢ 标题：除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号（特殊 情况：引号、顿号、括号）
2
标题(2/3)
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发文字号(2/3)
▪ 应为：吉诚会所皖决 字〔2005〕第82号
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发文字号(3/3)
…告（淮北移动建审〔2009〕第010号、014号，吉诚会所皖决 字〔2009〕第82号），同…
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主（抄）送单位(1/2)
• 原则：由外到内、由高到低，请示不多头主送 • 规范一：各市分公司、省公司各部门，安徽中移公司 • 规范二：发往12个以上（含12个）的分公司/部门，标注为