供应链单据审批流 显示流程节点审核人及 审
供应商审核技巧和流程
集中精力，不要走神 能从情绪上把握回应的效果
不要中途打断，保留建议
保持开放，不可武断
创造聆听氛围
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信息收集技巧
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观察 –寻找事实证据； 根据程序文件和作业指 导，观察实际发生的事 情
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记录 -边走边记，不要 过于相信你的记忆！
○ 有技巧的记笔记 ○ 复印文件（先征得供应
商的同意） ○ 记录会谈内容 ○ 在当时和结束会议上，
审核技巧和流程 1
Audit Technique and Consultation
What is Supplier Audit (2nd Party Audit)
根据统一的标准， 对供应商活动进行客观比较 （Objective comparisons of Supplier activities against agreed standards）
所有文件，包括笔记草稿，检 查表，预考察报告，审核记录， 和相关法律法规，都必须编制， 放于安全的地方。
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Thank You
告知末次会议的时间
• 以便于被审核方安排其余下的时间。
现场审核实施（Carrying Out the Audit）
确定审核范围 保持敏感—审核，既是科学的又是人性化的。 根据事物发展规律进行趋势和模式判断。 审核管理风险-哪些是危险和关键点？ 被审核方如何定义和解决质量系统中的重要
缺陷？ 是否做改进？这些改进有用吗？
报告不符合项。不符合项明确定义，并且与观察项严格区 分。
征求受审核方意见，同被审核方商定纠正措施完成时间。 保持团队合作方法。 审核当天，留一份预审核报告给被审核方。
01 审核报告（Final Report）
02
报告必须准确，完整，如实反映所有审核发现。 所有使用到的文件复印件也必须包括在报告里。 笔记草稿和速记也是审核报告的一部分。 审核报告应包含管理上的优点。 明确区分不符合项和观察项。 审核报告不应包括在末次会议上没有提及的项目。
供应链操作流程
K3系统供应链操作流程一、采购管理1采购订单：针对一段时间内有计划需要进行货物采购的申请，由计划部门制单（如生产部、仓管部根据需要提出申请制单（新增采购订单-------订单维护）2外购入库单：即收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明（外购入库单——新增-----审核--------维护）。
由采购人员制单，仓管人员审核，采购人员打印单据，并附财务联到财务报销采购账务。
制单时，采购物料、数量、单价、金额应按实际采购金额入账，不得虚报，虚录。
当天6点以前完成实际入库的，当天在系统内完成制单。
特殊情况，不得超过2天。
当天18：00点以前入库的单据，仓管必须当天完成审核。
当月完成外购入库的单据，当月内完成账务报销处理。
（注：外购入库单需采购人员和仓管员双方签字确认）。
3．采购发票：采购发票由外购入库单下推完成，财务人员根据审核完毕的外购入库数据，如实下推发票，每一张外购入库单对应一张发票，当月内发生的所有外购入库单，财务人必须在当月内完成发票下推，并生成记账凭证。
4、采购方式：公司采购方式定为现购和赊购。
当天采购实现付款的选择现购，未实现付款及其它行为交易的选择赊购。
5．注意事项：付款供应商与外购入库单供应商必须一至，如有特殊情况，需说明两者之间的关系，并附说明至付款单后；把供应商档案建成电子版档案传至财务室备份，并保证档案资料真实有效：如供应商名称、通迅地址、联系方式。
金蝶系统内所有供应商名称统一由财务部增加,其它人员不得私自增加；大宗贸易产品采购统一入为原料及半成品；不得私自增加产品名称。
二、销售管理；1销售订单：由销售部门根据市场销售预测及购销双方共同签署的、以此确认购销活动在预定时间内要销售的产品数量。
2．销售出库：销售出库单是产品出库的重要证明，产品销售开具蓝字销售出库单，销售人员制单，财务人员审核，仓管员根据单据配货！制单员应选择有存货的产品批号、不得多开、少开、虚开数量和金额；不得重开、少开、多开销售单据。
供应商审核技巧和流程.ppt
召开末次会议（Hold Closing Meeting）
报告不符合项。不符合项明确定义，并且与观察项严格 区分。
征求受审核方意见，同被审核方商定纠正措施完成时间。
保持团队合作方法。
审核当天，留一份预审核报告给被审核方。
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审核报告（Final Report）
报告必须准确，完整，如实反映所有审核发现。 所有使用到的文件复印件也必须包括在报告里。
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审核员的角色（Role of an Auditor）
审核员应做到:
有过培训经历 有相关经验 熟悉审核流程，可独立工作
熟悉合同要求和常规要求
没有不良政治动机
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审核员的其他素质要求（Role of an Auditor）
具有真正的“客户关注”意识
很好的沟通能力，能够得体表达 能提出品质改善建议
一、近代交通业发展的原因、特点及影响 1．原因 (1)先进的中国人为救国救民，积极兴办近代交通业，促
进中国社会发展。
(2)列强侵华的需要。为扩大在华利益，加强控制、镇压
中国人民的反抗，控制和操纵中国交通建设。
(3)工业革命的成果传入中国，为近代交通业的发展提供 了物质条件。
2．特点 (1)近代中国交通业逐渐开始近代化的进程，铁路、水运和
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感觉
如果你习惯于信任你的内在感觉，尊重它
对某些“看起来正确，但感觉不正确”的事情，这也许 是唯一的解决之道 如果无法确定客观证据，那就仅仅记录
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化解冲突
看看供应商如何采取行动，以达到符合标准的要求
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Process of Carrying Out an Audit
供应商审核步骤以及供应商审核管理
供应商审核步骤以及供应商审核管理审核准备1、在审核前的一个月要求供应商进行全项目检查，并将检查报告反馈给公司品管部。
2、整理公司对该供应商的各类要求。
3、通过相关部门整理有关供应商产品质量、交付表现、价格水平的数据和不符合内容的详细描述。
同时整理第二供应商或潜在的第二供应商（供应商的竞争对手）优势的内容和有关数据。
4、下发调查表，要简洁、实用。
5、根据供应商回复的调查表，组织结构图，制定审核日程安排。
6、下发供应商审核通知、审核日程安排，联系后确定审核期间供应商提供的产品生产数量。
审核实施1、审核开始前审核员用30～40分钟的时间和供应商的负责人进行交流，了解供应商的发展背景、发展方向、公司的主营业务、以往的业绩、合作情况，同时在交流的过程中最好把审核的目的及准备的第一阶段的内容反馈给供应商负责人（这一阶段主要是增进双方的了解，让负责人了解审核的目的和供应商的表现，至于不符合的解决方案需在审核负责部门时关注）。
2、审核时的首次会议，与会人员必须包括供应商负责人、各部门负责人。
3、首次会议结束后，质量能力审核正式开始，首先审核人员召集各部门负责人询问他们都了解审核人员所在公司的哪些特殊要求，是通过哪些途径、哪些资料中获悉的，如果有偏差审核人员应及时提供准备好的有关资料，并进行解释，然后要求负责人员确定履行审核人员所在公司要求的日程。
4、质量能力审核，首先进行产品审核，由供应商检验员执行，审核人员做监督，审核过程中审核员要重点关注公司搜集的不合格内容，并对照供应商提供的型式检验报告检查验证产品的符合性和适宜性。
如果产品审核发现了不合格，自然就是过程审核关注的焦点。
5、过程审核，按照供应商质量能力评定准则过程审核部分，结合ISO9001的要求，在审核时审核员应结合供应商质量方针、各部门的经营目标，关注公司搜集的各类不合格的纠正措施、产品审核中发现的不合格源头。
另外关于供应商如何应对公司每年的成本管理方案，是通过哪些方面来实现降低成本，这也是审核人员关注的重点，因为通常采购部只关注成本目标的完成情况，对降低成本背后的内容如质量影响关注不多。
供应链基本流程图
供应链操作基本流程一、销售管理基本流程1.1 销售报价基本流程1.2 手工录入销售订单基本流程销售用户进入系统主界面，点击[供应链]－[销售管理]－[销售订单]－[销售订单－新增]，保存，审核。
注：①销售订单的单价应提前维护，自动带出，不可手工修改单价。
②销售订单上应录入完整的合同相关信息，比如：交货日期、销售方式等。
1.3 关联销售订单下推生成发货通知单销售用户进入系统主界面，点击[供应链]－[销售管理]－[销售订单]－[销售订单－维护]，在销售订单时序薄界面，点‘下推’按钮，下推生成发货通知，保存，审核。
1.4 关联发货通知单下推仓管用户进入系统主界面，点击[供应链]－[销售管理]－[发货通知]－[发货通知－维护]，在销售发货序时簿，点‘下推’按钮，下推生成销售出库，保存，审核（出货后）。
注意：①销售出库单的源单类型是：发货通知单②销售出库单应列明：SN号1.5 关联销售出库单下推生成销售发票财务用户进入系统主界面，点击[供应链]－[销售管理]－[销售出库]－[销货出库－维护]，在销售出库序时簿中，点‘下推’按钮，下推[生成销售发票]，保存，审核，钩稽。
注意：①销售发票的源单类型是：销售出库②往来科目设置：应收帐款③发票是：实际开出的发票，不是系统自动带出的。
1.6 销售发票钩稽财务用户进入系统主界面，点击[供应链]－[销售管理]－[销售发票]－[销货发票－维护]，在销售发票序时簿中，单击[钩稽]，选择本次要钩稽的销售发票、费用发票和对应的销售出库单，输入[本次钩稽数量]，再单击[钩稽]。
1.7 销售退货仓库用户进入系统主界面，点击[供应链]－[销售管理]－[销售出库]－[销货出库－新增]，选择红字，保存，审核。
1.8 销售红字发票财务用户进入系统主界面，点击[供应链]－[销售管理]－[销售发票]－[销货发票－新增]，选择红字填制，保存，审核，钩稽1.9 销售赠品类①赠送商品需要核算成本的，应通过“其他出库单”处理；②不需要核算成本的，可以通过“虚仓出库单”处理。
供应链单据审批流 显示流程节点审核人及 审
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图-11 BOS 界面
选中新增的自定义项，右边【属性】界面，把名称改为【一审人】，锁定性把四个参数 全部打钩，在任何状态下都锁定；字段类型必须是【文本】类型的；二审人、三审人自定义 字段也是一样的设置，如图-12 所示。
图-12 BOS 界面 金蝶软件（中国）有限公司 客户服务中心
2.2 新单审批流
以销售报价单启用审批流，设置三级流程节点为例讲解。审批流设置在此不做讲解。 审核人及审核时间字段需要在销售报价单单据上增加自定义字段来设置，步骤如下： 第一步，单击左上角菜单栏的【系统】，选择【K/3 BOS】，系统弹出 BOS 的登录界面， 登录相应账套，图-9 所示。
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图-1 金蝶 K/3 客户端工具包
第二步，在弹出的金蝶 K/3 系统登录界面，输入登录用户名和密码后，单击【确定】按
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钮，进入自定义界面，单击【单据】菜单下拉选项【打开】，在弹出的选择自定义单据类型 界面选中【其他入库单】，单击【确定】，如图-2 所示。
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1. 业务背景
在 V14.0WISE 以前的版本，供应链单据不管是老单还是新单设置审批流之后，在单据上 只能显示业务审核级次的审核人信息及审核时间，而在 V14.0WISE 版本，审批流功能进行了 改进，供应链单据不管是老单还是新单设置审批流，在单据上可以设置显示每个流程节点的 审核人和审核时间信息。
2. 单据显示流程节点审核人及审核时间
单据审批流程及规定审批稿
单据审批流程及规定审批稿审批流程及规定一、审批流程1.提交单据：员工在完成相关业务后，将单据填写完整并提交给部门负责人。
2.部门负责人审批：部门负责人将单据进行初步审查，包括单据的完整性、合规性和申请事项的合理性，并签署审批意见。
3.财务部审批：部门负责人将审批意见及单据转交给财务部，财务部进行进一步审核，并验证单据的财务科目、金额等信息。
财务部可以要求对单据进行逐一核对，并根据实际情况提出修改意见。
5.主管审批：财务部审核无误后，将单据及相关资料提交给部门主管进行审批。
主管在审核过程中，应对单据进行全面审查，确认单据内容符合公司政策及流程，并授权签署最终审批意见。
6.执行与归档：审批完成后，单据交由相应部门执行相关操作。
同时，单据及相关资料将存档，并按照公司规定的时间要求进行归档。
二、审批规定1.单据准确性：员工在填写单据时，应确保单据准确无误，包括但不限于日期、金额、项目等信息，以免给公司财务管理带来困扰。
2.单据完整性：单据应包括所有必须的附件或证明文件，以确保执行过程中的合规性和可追溯性。
如果单据不完整，将影响单据的审批进程。
3.审批权限：各级管理者应严格按照授权范围内的审批权限行使职责，在无权限的情况下不得签署或者变更单据，以防止违规审批。
4.控制审批时间：审批流程应设定合理的时间限制，以确保审批及时完成，避免拖延和耽误业务进程。
5.审批反馈：审批人员应及时给出审批结果和相关意见，以便申请人能及时调整和采取必要的补充措施。
6.审批记录：审批流程中的每一步骤和意见都需要有书面记录，并保存在公司的审批档案中。
这有助于审计、稽核等工作，并提供后续查询和证明的依据。
7.持续改进：根据实际情况和经验教训，审批规定应定期评估和改进，以提高效率和减少漏洞。
总结单据审批流程及规定对于组织管理至关重要，通过明确审批流程和规定，可以提高工作效率、防范风险、确保财务活动的合规性。
在实施过程中，需要注意流程的合理性和适应性，并不断进行改进和调整，以适应公司的发展和管理需要。
单据审批流程及规定
公司运作流程产品出库公司采购审流程申请人填写采购申购单主管/副总签字/总经理签字采购员制作采购订单和付款审批单公司付款审批流程采购员审批单副总签审核财务审核总经理审核董事长审核出纳付款采购流程的一般规定月结客户：1）采购员做好付款审批单交副总签字后交财务申请货款2）货款申请到财务会通知采购员，采购员再通知供应商来领款3）月结日前10天交制作的好的付款单据交财务部.现金客户：1）如需现金购买，提前2天知会财务，财务申请现金，采购做好单据走完所有流程，客户送货时付款.2）急需物料/维修零件，可向财务申请借款，如财务没有现金，申请人/采购员可预先垫付，物料买回，补齐流程单据交财务报销。
3）购买中单据有采购制作。
单据制作规范（采购粘贴/填写）付款审批单中如少下列单据，财务将退回单据给采购。
(一)付款审批单（原材料）1)采购订单2)送货单3)验收单4)对账单（月结供应商提供）5)退货单（有不良退货）(二)付款审批单（辅料/机修配件/办公用品）1)部门请购单2)采购订单3)送货单4)验收单5)对账单（月结供应商提供）6)退货单（不良退货）费用报销的一般规定（一）报销人依据：必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度)，填写报销单；如果有发票的，发票背面有经办人签名。
（二）填写报销单应注意：1、根据费用性质填写对应单据；2、严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；3、必须简述费用内容或事由。
（三）按规定的审批程序报批。
（四）报销1000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
公司费用报销审批流程报销人粘贴报销单据会计审核签字副总审批总经理审批董事长审批出纳付款单据制作规范（报销人填写）费用报销审批单1)提供出差单2)报销车票（提供乘车发票）3)报销餐费（提供就餐发票）4)油费/过路费报销（提供加油发票/过路费发票）借款管理规定（一）出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回7个工作日内办理报销还款手续。
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图-2 选择自定义单据类型
第三步，显示其他入库单界面后，依次单击【编辑】→【增加单据头字段】，如图-3 所示。
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图-3 自定义单据界面
第四步，选中新增的自定义项右键单击【属性】，会弹出自定义单据-属性设置界面， 把名称改为【一审人】，可编辑改为【否】，字段类型改为【字符串】。二审人、三审人自 定义字段也是一样的设置，如图-4 所示。
图-5 审批流管理界面
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图-6 审批流管理界面
图-7 审批流管理界面
最后，新建一张其他入库单进行测试，如图-8 所示。
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图-8 其他入库单界面
注意：审批流也可以取对为【否】，审批流设置中，流程节点的本节点审核日期就能取到该自定义字段。
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图-9 打开 K/3BOS
依次选择【供应链】→【销售管理】双击打开，如图-10 所示。
图-10 打开子系统明细
第二步，在 BOS 设计界面中，单击项目窗口里的【销售报价单】，双击打开销售报价单. 单击左边工具箱里的文本字段，在表尾添加一审人、二审人、三审人，如图-11 所示。
图-1 金蝶 K/3 客户端工具包
第二步，在弹出的金蝶 K/3 系统登录界面，输入登录用户名和密码后，单击【确定】按
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钮，进入自定义界面，单击【单据】菜单下拉选项【打开】，在弹出的选择自定义单据类型 界面选中【其他入库单】，单击【确定】，如图-2 所示。
2.2 新单审批流
以销售报价单启用审批流，设置三级流程节点为例讲解。审批流设置在此不做讲解。 审核人及审核时间字段需要在销售报价单单据上增加自定义字段来设置，步骤如下： 第一步，单击左上角菜单栏的【系统】，选择【K/3 BOS】，系统弹出 BOS 的登录界面， 登录相应账套，图-9 所示。
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新单的审批流设置，与老单设置是一样的，本文档就不再重复讲解了。 注意：审批流也可以取对应级次审核时间，自定义字段的字段类型需为【日期】，锁定 性全部勾选，审批流设置中，流程节点的本节点审核日期就能取到该自定义字段。
3. 总结
通过对本文档的测试，了解了 K/314.0WISE 版本，供应链单据新建审批流时，可以在单 据上取到对应级次的审核人和审核时间，解决了客户需求。
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供应链单据审批流显示流程节点审核人及 审核时间
本期概述
本文档适用于 K/3 WISE V14.0 版本。 本文档学习完后，可以了解到 V14.0 版本供应链单据建立审批流，可以取对应级次
审核人的相关设置
版 本信息
2015 年 08 月 25 日 2015 年 08 月 28 日
V1.0 编写人：封 洁 V2.0 修改人：林彩艳
版权信息
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1. 业务背景
在 V14.0WISE 以前的版本，供应链单据不管是老单还是新单设置审批流之后，在单据上 只能显示业务审核级次的审核人信息及审核时间，而在 V14.0WISE 版本，审批流功能进行了 改进，供应链单据不管是老单还是新单设置审批流，在单据上可以设置显示每个流程节点的 审核人和审核时间信息。
2. 单据显示流程节点审核人及审核时间
2.1 老单审批流
以其他入库单启用审批流，设置三级流程节点为例讲解。审批流设置在此不做讲解。 审核人及审核时间字段需要在其他入库单单据上增加自定义字段来设置，步骤如下： 第一步，登录金蝶 K/3 主界面后，依次单击左上角【系统】菜单下的【K/3 客户端工具 包】，在弹出的金蝶 K/3 客户端工具包界面，依次选中【辅助工具】→【单据自定义】，单 击【打开】按钮，如图-1 所示。
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图-11 BOS 界面
选中新增的自定义项，右边【属性】界面，把名称改为【一审人】，锁定性把四个参数 全部打钩，在任何状态下都锁定；字段类型必须是【文本】类型的；二审人、三审人自定义 字段也是一样的设置，如图-12 所示。
图-12 BOS 界面 金蝶软件（中国）有限公司 客户服务中心
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图-4 自定义单据界面
到此，其他入库单自定义字段的设置已经完成，保存设置。再依次单击【系统设置】→ 【系统设置】→【仓存管理】，双击打开【审批流管理】，在已经设置的其他入库单的审批 流基础上进行修改。选择第一个流程节点，在右边【属性】窗口中设置【本节点审核人】选 择自定义字段【一审人】。其他流程节点类似设置，选择对应的自定义字段，如图-5、图-6、 图-7 所示。