计算机软件管理档案
加强电子档案管理 确保档案的安全利用
加强电子档案管理确保档案的安全利用作者：王洪蕊来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第11期【摘要】伴随着我国社会经济的不断发展，我国的科学技术水平得到了进一步的提升，我们已经进入到了电子信息时代。
由于电子网络技术在各个行业中不断融入，企业或者单位中的各种文件档案存储方式逐渐由传统的纸质形式转变为电子档案形式。
本论文通过对电子档案的优势以及不足进行论述，列举了加强电子档案管理，确保档案安全利用的相关措施，以供广大研究人员参考。
【关键词】安全利用；优势；不足一、电子档案的优势（一）易于内容保管。
与传统的纸质文档资料相比较，电子档案解决了纸质档案在存储阶段中容易遇到的各种问题。
例如，纸质档案非常容易受到外部环境的影响，温度过高或者湿度过大都会对纸质资料造成一定的损害。
而随着计算机技术的不断发展，企业以及单位在存储文档阶段，逐渐舍弃了纸质的资料存储方式，而采用电子文档的方式存储各种资料。
通过将电子档案放置到互联网中，更加容易地实现了对资料内容的保存，当然也不会因为存储时间过长而导致出现内容缺失的现象。
（二）易于传送查阅。
因为电子网络技术具备互联的特征，这就意味着电子档案在保存到电子网络之后，企业或者单位的各个部门都能够通过访问互联网实现对该档案的使用，较大程度地解决了档案在传输过程中受到各个部门之间空间环境的影响，而造成传输速率低下的问题。
不同部门在使用档案时，可以直接在网上下载打印，提高了部门员工的工作效率。
（三）保证传输安全。
对于传统的纸质资料来说，其在各个部门之间的传送过程中，需要各个部门员工手动借阅，然后到打印室打印之后再到相关部门盖章，整个过程较为麻烦，不利于提高员工的工作效率。
而通过电子档案的形式进行资料的传输查阅，则只需要两台电脑进行信息文档的传输，而后在自身的部门中完成打印盖章，不会造成档案资料在传输阶段出现丢失或者延误的情况。
二、电子档案的不足（一）缺乏真实性。
由于电子档案在上传至互联网的过程中，并不带有电子公章。
计算机软件开发过程中所形成的档案建立
３ ５档 案 软件 力 求使 用方 法 简便
档 案 的文 档 一体 化 要求 档 案人 员具 有 一定 的 电子 技术 和较 高 的计 算机 操 作 技术 ，但 是 由于种 种 原 因 ， 目前 多数 档案 工 作 人员 无 法达 到 如此 高 的 水 平 ，因 此档 案软 件要 力 求使 用方 法简 单 ，便 于掌 握和 操作 。
Ｓ ＬＩ Ｉ Ｃ
【 科技刨新论坛 】
囊 ＶＡＬ
计 算 机 软 件 开 发 过 程 中所 形 成 的档 案 建 立
朱 小 刚
（ 昌大学 南 江西 南昌 ３ ０２ ） ３０９
摘
要： 计算机软 件开发过 程中所形 成的档 案是一种 专业性 比较 强的科技 档案 ，主 要论述计算 机开发过 程 中所 形成的档 案建立 。
上接第159页44建立软件开发档案是软件维护和升级的保障计算机软件企业分工较细其软件的开发升级和维护常常由不同的部门不同的人员来完成在这种情况下如果不建立软件开发档案没有记录开发过程中所有的完整信息软件维护人员可能无法全面的了解这个软件的功能和技艺更无法知道软件的设计思想和设计方法这便给软件维护造成了困难阻碍软件升级从而影响软件的使用效果
档 案工 作 是一 个延 续 性 的工 作 ，它 有过 去 、现在 和 未来 ，然而 随着 电
子技 术 的 不断 发 展和 变 化 ，软 件 也处 于 不 断的 更 新过 程 中 。因此 软 件 的设
计必 须 考虑 原 有 信息 的 传递 问题 ，如 果 原有 信 息 的转 换 、传递 非 常 麻烦 ，
随着科 学 技术 的发展 ，经济 全 球化 的进 程 加快 ，一个 以知识 、现 代 信
息 技 术 为特 征 的 新 经 济 时代 已经 到来 ，而 计 算 机 和 互 联 网技 术 的 迅 猛 发
基于信息化背景探究档案管理工作存在的问题及应对措施
基于信息化背景探究档案管理工作存在的问题及应对措施作者：孙鹏来源：《兰台内外》2022年第13期摘要：在我国，事业单位档案管理是重要的工作之一，其详细记录了单位建立以来的重要事件及其在发展中取得的成就，蕴含了丰富的经验和正确的思想，为管理人员、工作人员、领导者高效开展业务工作提供了重要指导，大大提升了档案管理水平。
在信息时代下，各种形式的档案不断涌现，其中传统的档案管理模式已经不能适应时代的发展需要，在这种情况下强化档案管理工作信息化建设是十分必要的。
本文将详细阐述信息化背景档案管理工作中存在的问题以及具体的应对措施，相关观点仅供参考。
关键词：信息化背景;档案管理;存在的问题;应对措施随着科技发展水平的提升，我国已进入数字信息新时代。
在数字信息时代，各种先进的信息网络技术广泛应用于各个行业和领域，为人们的日常生产生活提供了极大便利。
同时，随着时代发展和进步，档案管理工作也逐渐引入了数字化、信息化技术和设备，实现了传统档案管理模式向数字化管理模式的转变。
但是基于信息化背景下，事业单位档案管理工作中仍然存在一些问题，为此要制定有针对性的解决措施。
一、信息化背景下档案管理工作基本特征在信息化背景下，事业单位档案管理向信息化方向发展，其主要具备以下几个方面特点：第一，以数字档案馆为核心，管理对象发生了变化。
新时代背景下，电子档案逐渐取代传统纸质档案。
有关调查表明，大多数事业单位的档案管理工作都以电子档案为核心。
电子文件与传统纸质档案的区别在于，其具有明显的虚拟性，并且包含了多种丰富的功能。
比如，压缩传输功能、复制功能、拷贝功能等。
第二，从存储到收集和利用，档案管理的核心发生了变化。
在传统档案管理工作中，纸质档案的保管、整理、收集等工作完成需要耗费大量的时间、物力和人力，工作效率较低。
在信息时代，传统纸质档案逐渐向电子档案转变，档案管理者必须充分发挥网络信息技术的作用，有效存储、整理和收集档案信息，进一步提升了档案管理工作质量。
档案信息化管理制度(4篇)
档案信息化管理制度标题：档案信息化管理制度引言：随着信息化技术的飞速发展，档案管理也在不断适应信息化的趋势。
档案是组织机构的重要财产，信息化管理可以提高档案管理的效率和质量，实现档案信息资源的共享和利用。
本文旨在制定一套档案信息化管理制度，全面规范档案管理工作，推动组织机构档案管理的现代化进程。
第一部分：档案信息化管理的重要性（500字）1.1 档案信息化管理的概念和特点：档案信息化管理是指利用信息技术手段对档案材料进行数字化、网络化管理，实现档案资源的高效共享和利用。
与传统的纸质档案管理相比，档案信息化管理具有便捷、快速、安全、可靠等特点。
1.2 档案信息化管理的重要意义：（1）提高工作效率：信息化管理可以实现档案的快速检索和查询，节省档案查找的时间和人力成本。
（2）提升服务质量：通过信息化手段，可以为用户提供更加便捷、高效的档案服务，提升用户满意度。
（3）保障档案安全：数字化档案可以进行加密和备份，有效保障档案的安全性和完整性。
（4）促进资源共享：信息化管理可以实现档案资源的共享和利用，提高组织机构内部协作和共同发展的能力。
第二部分：档案信息化管理的基本原则（____字）2.1 信息化与实物档案相结合原则：在档案信息化管理中，要充分利用信息技术手段对实物档案进行数字化处理，并将数字化档案与实物档案相结合，确保档案的可视化、可触摸和可存储。
2.2 安全性与便捷性相结合原则：档案信息化管理需要既保证档案的安全性，又提高档案的处理和查询效率。
在管理制度中，要规定档案的存储和传输必须符合相关安全标准，同时提供便捷的查询和检索功能。
2.3 规范性与灵活性相结合原则：档案信息化管理制度中应对档案的管理流程、规范和标准进行明确规定，同时要考虑到不同档案的特殊性，灵活适应各类档案的管理需求。
2.4 共享性与权限控制相结合原则：档案信息化管理需要实现档案资源的共享和利用，但同时也要注意对不同级别、部门、岗位的权限进行合理划分，确保档案信息安全，防止滥用和泄露。
IT部门管理制度
IT管理制度一、计算机硬件管理1、公司的所有计算机及外围设备都属于公司的固定资产，公司根据实际情况配备给各部门相关人员使用，使用期间使用人作为资产保管员，必须对所有资产加以爱护、保持整洁，并保证良好的使用环境。
2、公司对所有硬件设备进行统一编号，建立明细台帐，并定期对硬件进行维护、检查各部门使用情况。
3、设备购置、更换、升级等，由使用部门根据实际工作实际需要提出申请，由上级领导、成本中心及资产管理部门相关人员审核通过后，IT人员将根据公司统一标准进行采购，并登记资产，签收资产领用单。
4、使用人发现硬件故障时，应及时向IT人员说明情况，并调查故障原因，明晰责任关系。
5、低耗品领用时，需领用人提出申请，且清晰注明申请原因，经申请人上级领导、资产管理员审核通过后，到低耗品管理处签字确认后直接领用。
6、计算机的使用人即为资产保管员，使用部门为责任部门。
未经责任部门负责人批准，任何人不得使用其他部门或他人计算机。
7、离职员工离职前应与责任部门做好相关资料交接工作，再将计算机等所有设备与资产管理员交接后方可离职。
8、当计算机设备在公司内遗失，遗失人应即时上报IT人员，同时上报遗失人上级领导及资产管理部门领导，并提交事件报告。
IT人员跟进事件报告后，明确责任，提出处理意见；并评估资产损失的金额；如需赔偿或者处罚，由财务部或者人力资源部根据资产管理部门的处理结果提供协助。
当计算机设备在公司外因遗忘、失窃、抢劫等原因遗失后，须即时向当地派出所报案并向IT 人员提交遗失事件报告，由各相关部门配合处理。
电脑设备的遗失赔偿规定若因遗忘或其他个人原因而导致电脑设备的遗失，须向公司赔付与该电脑设备及其配件等值的同类设备或金额。
若因抢劫或其他意外原因而导致电脑设备的遗失，由公司管理层酌情处理。
注：由于电脑设备的遗失或损坏所引致公司重要数据或者信息的外泄，而导致公司损失，公司保留追究当事人责任的权利。
电脑设备的损坏赔偿规定IT人员负责对电脑设备进行维修，并详细调查电脑设备损坏的具体原因，若因员工自身操作不当而导致公司电脑设备的损坏，须向公司赔付该电脑设备及其配件的维修费用或等值的同类设备。
企业档案电子化管理存在的问题和解决方法
企业档案电子化管理存在的问题和解决方法【摘要】随着电子计算机的广泛应用,推动现代化档案管理的迅速发展,对企业档案管理工作提出了新的要求:推进企业档案管理的电子化、现代化进程,最终将企业档案全部电子化。
现就档案电子化的管理现状及存在的一些问题、解决方法做简要分析。
【关键词】企业;档案管理;电子化;问题;方法一、企业档案管理电子化的现状以及存在的问题1.大多数企业虽然使用计算机进行文件处理和会议通知等日常事务性工作,真正使用计算机管理档案的在整个档案管理部门占的比例很少。
2.即使使用计算机管理档案,也仅限于输入目录,处于文档分离状态,档案管理电子化处于有名无实状态。
3.部分档案管理人员对档案管理电子化缺乏正确认识,认为只要拥有和装备一定数量的计算机、复印机、扫描仪、刻录机等,就是实行了档案管理电子化。
4.一些档案管理人员年龄偏大,缺乏系统的计算机知识,操作技术不熟练,不懂得电子档案管理的要求,使档案管理与软件程序和计算机系统不能很好结合,影响了企业档案电子化管理的进程。
二、出现以上问题的原因1.宣传力度不够。
企业对档案管理电子化的发展趋势没有迫切的认识。
不少企业领导和档案管理人员认为,不搞档案电子化管理也照样过得去。
企业档案管理仍停留在管好纸质档案上面,不想推进档案电子化管理。
2.缺乏电子化的硬件设备。
长期以来,企业的电子设备大都配备在办公、生产、技术部门,档案管理部门基本上是两手空空,无法建立电子档案系统,即使有关部门的电子档案归集到档案部门,也无法储存、保管,难以实现电子化管理。
3.国家对企业档案电子化缺少有效的政策和指导。
如企业在实施档案电子化过程中的投入允许进入生产成本政策;国家档案建立合同网络,联网利用;鼓励企业档案电子化利用;开发适合企业档案管理电子化的软件等。
4.要普及提高认识,加强档案管理人员业务知识培训,提升档案管理人员电子化管理水平。
三、企业档案电子化管理的作用1.有利于企业档案的保存、保管、保护。
数字档案管理系统手册
系统概述档案信息化的起步是以计算机技术的发展为基础，二十世纪七八十年代，随着计算机的引入，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。
二十世纪中期到二十一世纪初，国家和地方政府对档案信息化建设的投入有较大程度的增加，档案部门配置的信息化设备越来越多，档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。
进入21世纪以后，网络信息技术的广泛应用，特别是电子政务的快速发展为档案信息化建设注入了新的活力。
虽然国内数字档案馆发展迅速，但是我们必须清醒的认识到：很多用户单位仍然在使用着单机版的档案类管理软件。
这些档案类管理软件在功能上不够完善，在运行上不够稳定，在对档案的处理速度和精度方面，远远不软件开并按1.1档案著录档案著录分为自动收集、接口录入和扫描上传。
自动收集，能够在系统中公文流转过程（发文、收文、分类管理）中，自动完成。
接口录入，支持其他业务系统通过接口导入档案信息进行著录。
扫描上传，可以将纸质档案扫描后录入系统，进行数字化处理。
1.2档案归档由档案管理员对提交的档案进行审核操作，审核不通过的打回档案著录处修正后重新提交；审核通过的由相关人员对档案进行入库操作。
1.3档案信息调整在档案生命周期中，某些信息如档案名称、存放位置、密级、保管期限、档案编号可能会发生变动。
用户可以通过此功能来对这些档案信息进行调整管理。
1.4档案借阅管理借阅管理不但能够对电子档案借阅进行管理，而且能够对实体档案借阅进行管理，包含借阅登记、借阅审核、电子档案归还、实体档案归还等。
1.5原件管理原先档案管理人员的工作内容是以档案实体的收集（征集）、整理、鉴定、保管、统计、利用等六个环节为求，解到馆藏档案的利用情况，可以借此来衡量档案管理工作效率和工作水平，可以全面了解以往年份的档案管理情况，可以了解到档案管理人员的工作内容。
1.11档案编研用户可以在研究档案内容的基础上，在系统中编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著，完成档案编研工作。
档案管理系统用户操作手册
汾西矿业集团公司档案（信息化）管理系统用户操作手册1、系统应用价值2、产品的特点3、系统档案库结构4、系统基本操作1、系统应用价值购买档案管理系统主要用来解决以下问题：1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200份以上的文件产生。
2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。
3.原始纸质档案占用大量的空间。
在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，如何节省档案占用的空间？4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证档案信息不随着时间的流逝而消失。
5.有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到有效利用。
6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没有回音。
7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。
8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。
造成数据的重复录入和查询利用困难。
9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保存没有实现。
如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也是必须的。
10.上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只是解决了档案的一般性管理。
它并没有解决档案全部问题。
如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力”了。
怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。
我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。
举一个例子：战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了可靠的保证！结合档案管理，每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。