公司文件管理规范
公司文件管理规范通知
公司文件管理规范通知
尊敬的各位员工：
为了更好地规范公司文件管理，提高工作效率，保障信息安全，
特制定本《公司文件管理规范通知》。
请各位员工严格遵守以下规范：一、文件分类存档
所有文件应按照不同的类别进行分类，包括但不限于财务文件、
人事文件、行政文件等。
每个部门应建立相应的文件存档系统，确保文件存放有序，易于
查找。
二、文件命名规范
文件命名应简洁明了，避免使用过长或含有特殊字符的命名方式。
建议采用日期+文件内容的方式命名，以便快速识别和检索。
三、权限管理
不同级别员工应设定不同的文件访问权限，保护公司敏感信息不
被泄露。
离职员工的权限应及时注销，避免信息泄露风险。
四、定期备份
定期对重要文件进行备份，确保文件不会因意外事件而丢失。
备份数据应存放在安全可靠的地方，防止数据泄露或损坏。
五、信息安全意识培训
公司将定期开展信息安全意识培训，提高员工对信息安全的重视
程度。
员工应加强对电子邮件、移动存储设备等信息传输渠道的警惕性，防范信息泄露风险。
六、报废处理
对于已经失效或无用的文件，应及时进行报废处理，避免占用存
储空间。
报废文件应按照公司规定的程序进行销毁，确保信息不被恶意利用。
以上是《公司文件管理规范通知》的主要内容，请各位员工严格
遵守相关规定，共同维护公司文件管理秩序。
如有违反规定或发现异
常情况，请及时向上级主管汇报。
感谢大家的配合！
祝工作顺利！
此致
公司管理部门日期：XXXX年XX月XX日。
公司文件管理制度范文
公司文件管理制度范文一、文件管理的基本原则1. 纸质文件与电子文件相结合。
公司鼓励使用电子存储和传递文件，但对于重要的文件，尤其是纳税、财务等重要文件，必须以纸质形式保存，并建立相应的档案管理系统。
2. 分类管理。
根据文件的性质、用途和保密程度等进行分类管理，并定期对文件进行归档。
3. 规范命名。
文件命名规范化，便于检索和管理，避免重名和混淆。
4. 文号命名统一。
公司文件均按照统一规定的格式命名文号，确保管理规范和流程顺畅。
5. 信息化管理。
建立电子文件管理系统，实现文件的集中存储、查询、借阅等操作。
6. 审查与授权。
对于重要文件，必须经过相关部门审核并得到上级主管授权后，方可执行。
7. 安全保密。
对于涉及公司利益、商业机密等重要文件，进行严格的保密措施，限制查阅和复制。
二、文件的整理与归档1. 文件的整理了解文件的内容和目的，对于重要文件进行归类整理。
2. 文件的归档按照文件的性质和用途进行归档，利用文件夹、袋子等适当的工具进行分类存放。
三、文件的存储和保管1. 纸质文件的存储按照文件的分类，选择合适的存放位置，在封存前进行整理、装订和核对。
2. 电子文件的存储建立电子文件管理系统，通过网络存储和备份文件，确保文件的安全和可靠。
3. 文件的保管对于涉及公司利益和重要性的文件，建立专门的存储区域或保险柜进行保管。
四、文件的查询和借阅1. 文件的查询通过文件管理系统进行文件的查询，包括文件的名称、文号、主题等信息。
2. 文件的借阅凡需借阅文件的员工必须填写借阅申请表，并经过相关部门的批准，确保文件的安全和正确使用。
五、文件的销毁处理1. 文件的销毁周期根据文件的保管期限和归档规定，定期进行文件的销毁处理。
2. 文件的销毁方式按照保密等级，选择合适的销毁方式，如撕毁、烧毁等，确保文件的彻底销毁。
六、文件管理的监督和评估1. 文件管理的监督设立文件管理监督部门，定期进行文件管理情况的检查和评估，发现问题及时整改。
公司内部文件管理规范
公司内部文件管理规范随着科技的进步和信息化的快速发展，公司内部文件管理变得愈发重要和复杂。
为了确保公司信息的安全、高效管理和合规运营，制定一套规范的文件管理制度是至关重要的。
这篇文章将介绍公司内部文件管理的规范及实施方法，以帮助公司实现文件管理的标准化、高效化和安全化。
一、文件分类与编号管理为了方便文件的查找和管理，在公司内部需要进行文件的分类和编号管理。
根据文件的性质、用途和部门等因素，将文件进行分类，如人事文件、财务文件、市场文件等。
对每个文件进行唯一的编号，以便于追踪和检索。
编号应包含时间信息和分类信息，并通过数字、字母等方式进行标识，确保文件的唯一性和可识别性。
二、文件存储与归档公司内部文件的存储和归档需要统一规范，以确保文件的安全和完整性。
首先，应选择合适的存储介质，如硬盘、服务器、云存储等，并设立相应的存储区域和权限管理。
文件存储区域应进行定期备份，以防止数据丢失或损坏。
其次，对于已经完成使用的文件，应及时进行归档，将其转移到专门的存档区域。
归档文件应进行分类、编号和记录，并制定明确的归档管理制度，包括归档时间、归档责任人等信息，方便后续查找和利用。
三、文件审批与流转为确保公司文件的规范流转和审批过程的合规性，应建立一套文件审批与流转制度。
文件的发起人应按照规定的流转路径将文件交由相应的部门或责任人进行审批。
审批人需对文件进行认真审阅，并在规定时间内作出相应的审批决策。
同时，应建立审批记录和审批意见，以便后续查看和追溯。
审批过程中，应注意保密文件的安全性，避免泄露公司重要信息。
四、文件查阅与使用公司内部文件的查阅和使用应遵守相关规范，确保文件的安全性和合规性。
不同部门和岗位的员工应根据工作需要和权限，合理申请文件的查阅和使用权限。
对于机密文件和重要权限文件，应设置访问权限和操作记录，限制非授权人员的查阅和操作。
在使用文件时，应遵守保密规定，防止信息泄露和滥用。
五、文件保密与销毁公司内部的文件涉及到大量敏感信息和商业机密，需要进行有效的保密措施和销毁处理。
文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范
文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范为做好文件的整理工作，提高公司整体工作效率，应制定规范的文件管理制度。
下面店铺为大家整理了有关文件管理制度标准版的范文，希望对大家有帮助。
文件管理制度标准版篇11.目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2.职责2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。
物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3.文件种类3.1上行文：请示，报告，计划，总结;3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;3.3平行文：信函，会议纪要。
4.文件格式4.1发文统一使用以上文件类别之一。
4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4.3收文单位。
是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4.4正文。
是文件的主体部分。
文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。
每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则;4.7附件。
通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;4.8落款。
指发文单位全称或规范化的简称。
公司内部文件管理规定
公司内部文件管理规定
1. 文件分类与命名规范。
所有文件必须按照公司规定的分类进行归档，包括但不限于人事档案、财务
文件、营销资料等。
文件命名应清晰明了，避免使用含糊不清或过长的文件名，以便于快速查找
和识别。
2. 文件存储与保管。
重要文件必须存储在公司指定的网络或服务器上，并进行定期备份，确保文
件不会丢失或损坏。
对于纸质文件，应按照规定的档案柜进行存放，并定期清理和整理。
3. 文件查阅与权限管理。
员工需按照权限规定进行文件查阅，未经授权不得随意查看或修改他人文件。
管理层需对重要文件进行权限控制，确保机密文件不会被泄露。
4. 文件销毁与归档。
对于已经过期或无用的文件，应按照公司规定的流程进行销毁或归档，避免
占用过多的存储空间。
5. 文件管理责任。
每个部门需指定专人负责文件管理工作，包括文件整理、归档、备份等工作。
每位员工都有责任保护和妥善管理自己负责的文件，确保文件安全和完整性。
以上文件管理规定为公司内部文件管理的基本要求，所有员工都应严格遵守，确保公司文件的安全和有序管理。
公司文件规范管理制度
公司文件规范管理制度第一章总则第一条为了规范公司文件的管理和使用，提高工作效率，保障公司正常运转，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司内所有部门、岗位及员工，监督执行单位为公司办公室。
第三条公司文件包括但不限于会议纪要、工作报告、通知公告、合同协议等各类书面文件。
第四条公司文件的管理应遵循以下原则：规范性、时效性、保密性、责任性。
第五条公司文件管理应当遵循法律法规的规定，严格保护公司和员工的利益，杜绝利益冲突和违法行为的发生。
第六条公司文件管理制度应当与公司的发展战略和工作实际相结合，保障公司经营目标的实现。
第七条公司文件管理制度的修改及解释权归公司办公室所有。
第二章文件的分类管理第八条公司文件按照不同的管理对象和内容可以分为以下几类：重要文件、一般文件、临时文件。
第九条重要文件包括公司制度规定、决策方案、战略计划等对公司发展和管理有重大影响的文件。
第十条一般文件包括日常工作中产生的会议纪要、工作汇报、活动计划等文件。
第十一条临时文件包括针对具体事件所发生的临时性文件，如突发情况处理方案、紧急通知等。
第十二条公司文件应当及时分类存档，按照保密等级和文件性质进行分类管理。
第三章文件的制定与审批第十三条公司文件的制定应当遵循以下程序：拟订、审稿、审批、发布。
第十四条文件的拟订应当由责任部门按照公司相关规定，确定文件的目的、内容和形式。
第十五条文件的审稿应当由相关部门负责人进行审查，对文件的合规性和适用性进行评估。
第十六条文件的审批应当由公司领导班子进行审查，确保文件符合公司整体发展战略和工作需要。
第十七条文件的发布应当由公司办公室进行统一管理，确保文件的及时传达和落实。
第四章文件的传输与存档第十八条公司文件的传输应当采取保密措施，保障文件内容的安全性和完整性。
第十九条公司文件的存档应当遵循以下原则：定期整理、分级保密、电子存档。
第二十条公司文件的定期整理应当由专人负责，确保存档的秩序性和清晰度。
第二十一条公司文件的分级保密应当根据文件内容确定保密等级，确保重要文件的安全性。
文件管理制度或规范
文件管理制度或规范第一章总则第一条为规范公司文件管理工作，更好地保护公司资料安全和提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》和其他有关法规，结合公司实际情况，制定本文件管理制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括机构、部门、员工。
凡涉及公司文件管理工作，均应严格按照本制度执行。
第三条公司文件管理工作应遵循依法、规范、合理、高效的原则，确保文件信息的完整性、准确性、及时性。
第二章文件的定义和分类第四条文件是指以文字、图表、数字、声像等形式记录工作活动的载体。
公司文件包括电子文件和纸质文件两种形式。
第五条文件分为三类：机密文件、重要文件和一般文件。
机密文件是指具有极高保密级别的文件，必须采取特殊措施管理；重要文件是指对公司业务发展和管理具有重大意义的文件；一般文件是指日常工作中产生的普通文件。
第六条文件应当按照文件类型、主题、时间顺序等进行分类存档，建立清晰明确的归档系统。
第三章文件的流转和利用第七条文件的流转应当实行登记、审批、备案制度，保证文件的顺畅传递和安全保管。
第八条文件的利用应当根据需要进行提取、归还，并及时归档。
原则上不得私自带出公司，必须经过相关审批手续。
第九条公司文件不得随意涂改、毁坏，如需修改应当按规定程序办理，保留修改痕迹和审批意见。
第四章文件的归档和销毁第十条公司文件应当按照规定的存档期限进行整理、归档，并建立完善的档案管理系统。
第十一条文件存档期限分为永久存档、长期存档和短期存档三类。
不再需要保留的文件应当及时销毁，确保公司文件管理工作的整洁有序。
第五章电子文件管理第十二条公司电子文件应当建立统一的管理平台，确保电子文件的安全性和可靠性，不得存储在个人电脑或移动设备中。
第十三条公司电子文件应当定期进行备份和存档，以防止数据丢失或篡改。
必要时可采取加密等措施提高数据安全性。
第十四条涉及机密信息或个人隐私的电子文件应当严格控制访问权限，并建立相应的安全机制。
第六章文件管理责任第十五条公司各级领导要严格遵守文件管理制度，加强文件管理意识，履行文件管理责任，确保公司文件管理工作规范、高效。
公司内部文件管理规定(精选3篇)
公司内部文件管理规定（精选3篇）（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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公司文件管理规范暂无公司文件管理规范为规范公司文件的管理，提高工作效率，特制定本规范。
一、文件的分类1.公司文件主要分为三类：机密文件、重要文件和普通文件。
2.机密文件指的是公司最核心的机密信息，如财务报表、商业计划等，须由专人负责管理，存放在安全的地方。
3.重要文件指的是对公司运营有较大影响的文件，如合同、协议等，需要分类存放，便于查找。
4.普通文件指的是一般性文件，如会议纪要、通知等，按照时间顺序存放，方便查阅。
二、文件的命名规范1.文件的命名应简洁明了，能够清晰表达文件内容。
2.文件名中不应出现特殊字符，如空格、斜杠等。
3.文件名应包含文件类型后缀，如.doc。
xls等。
三、文件的存储位置1.机密文件存放在专门的保险柜中，严格控制访问权限。
2.重要文件存放在专门的文件夹中，便于查找。
3.普通文件存放在公共文件夹中，方便员工查阅。
四、文件的备份与恢复1.定期对机密文件进行备份，存储在安全的地方。
2.重要文件也需要进行备份，存储在不同地方，以防意外情况发生。
3.普通文件不需要备份，但需要定期清理，保持文件夹整洁。
五、文件的归档1.机密文件永久保存，不得随意销毁。
2.重要文件根据保留期限进行归档，过期文件及时销毁。
3.普通文件根据保留期限进行归档，过期文件及时删除。
本规范自2020年3月14日起实施，如有违反规定者将受到相应的处罚。
一、制定目的本文件旨在规范公司文件的管理和使用，确保文件的准确性、完整性和保密性，提高工作效率和质量。
二、适用范围适用于公司内所有部门和员工，包括纸质文件和电子文件。
三、各部门职责3.1文件起草部门负责文件的起草和审核；3.2文件审批部门负责文件的审批和签字；3.3文件发布部门负责文件的印制、发放和存档；3.4文件管理部门负责文件的归档、管理和保密。
四、文件类型定义根据文件内容和用途，将文件分为公文、红头文件、质量体系文件、管理性文件、通用文件和合同性文件。
五、文件格式及标准5.1公文（包括公告和通知等）应采用正式的文书格式，包括标题、正文、落款、签名等；5.2红头文件应采用公司规定的红头格式，包括公司名称、标志、标题等；5.3质量体系文件应采用ISO9001标准格式，包括文件编号、版本号、修订记录等；5.4管理性文件应采用公司规定的格式，包括文件编号、标题、正文等；5.5通用文件和表格文件应采用统一的格式和标准，包括字体、字号、行距等；5.6合同性文件应采用合同格式，包括合同编号、签署日期、双方名称等。
六、文件管理6.1文件记录编号应按照公司规定，记录文件的名称、编号、版本号、发布日期等信息；6.2文件的归档应按照文件类型和重要性，分别归档在不同的文件柜中；6.3外来文件应及时接收并归档，保证文件的完整性和保密性。
七、其他规定对于特殊情况，应按照公司规定进行处理。
八、附文件模板附录中提供了各种文件类型的模板，供使用时参考。
LogoYYKJ—WJGL -2020（V1.0)公司文件管理制度制定目的：本文件旨在规范公司文件处理工作流程和作业标准，提高工作效率和质量，便于文档的识别、追溯和控制，实现公司文件管理的规范化、制度化，提高有效性和适应性。
适用范围：本文件适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
各部门职责：综合部负责管理公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等工作，并在全公司范围内对本制度执行进行指导和监督。
采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管。
各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或指定人员负责文件的收录、发布、归档等管理。
综合部负责公司所有文件的统筹管理。
文件类型定义：红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明文件。
公文：企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、函等，明确发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。
公文具有庄重性、广泛性和周知性特点。
质量体系文件：包括质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，为达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。
技术性文件：包括设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。
通用文件、表格文件：表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息。
保密文件：涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件。
外来文件：来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件，包括法律、法规、标准、行业规范、客户要求等。
LogoYYKJ—WJGL -2020（V1.0)文件格式及标准5.1 公文（包括公告和通知等）5.1.1 纸张要求：A4纸，竖版页面边距上下2.5cm，左右2.5cm。
5.1.2 页眉页脚页码要求：页眉靠左logo图片缩写，靠右边对齐，文件编号，五号宋体；页脚页码无要求。
5.1.3 文件编号原则：XXX—财文【2020】—TZ01号编号前缀文档类型编号前缀文档类型TZ 通知 GG 公告ZD 制度 JY 决议GD 规定 HG 函告GF 规范 TG 通告文档类型编号简称和文件流水号；发布部门文件简称和自然年；公司简称拼音。
5.1.4 主标题：一号宋体、加粗、字符间距固定值30磅，居中。
5.1.5 正文内容：四号宋体、首行缩进2个字符。
5.1.6 段落：行距固定值30磅，段前、段后0cm。
5.1.7 段落标题：一级标题以汉字“一、”标注为加粗宋体四号字，加粗；二级标题以汉字“1.”标注为宋体四号字，不加粗；三级标题以汉字“1.1.”标注为宋体小四号字，不加粗。
5.1.8 落款：四号宋体、首行缩进2个字符、1.5倍行距靠右，含部门，日期。
5.2 红头文件5.2.1 纸张要求：A4纸竖版页面边距上下2.5cm左右2.5cm。
5.2.2 页眉页脚页码：无要求。
5.2.3 正文标头：公司名称，黑体，初号；文件编号，黑体小四字体。
5.2.4 文件编号原则：皖颐影字—【2020】—第01号文件流水号；自然年；公司简称。
5.2.5 正文标题：小一号宋体、首行缩进2个字符、1.5倍行距。
5.2.6 正文内容：四号宋体、首行缩进2个字符。
5.2.7 段落：行距固定值30磅，段前、段后0cm。
5.2.8 段落标题：一级标题以汉字“一、”标注为宋体小四号字，加粗；二级标题以汉字“1.”标注为宋体小四号字，不加粗；三级标题以汉字“1.1.”标注为宋体小四号字，不加粗。
5.2.9 落款：四号宋体、1.5倍行距靠右，行距固定值30磅，含部门，日期，主题词，抄送等。
5.3 质量体系文件5.3.1 纸张要求：A4纸竖版页面边距上下2.5cm左右2.5cm。
5.3.2 文件封面：插入封面。
5.3.3 文件目录的字体为四号宋体黑色。
5.3.4 页眉和页脚的格式如下：页眉为司标，靠左对齐，文件编号为宋体五号字，靠右对齐；页脚为“第2页/共12页”，宋体五号字，靠右对齐。
5.3.5 文件编号原则为YYKJ-QM-2020（V1.0），其中YYKJ代表质量体系文件名称类别，QM代表指导性文件代号，CP代表质量管理体系程序文件，WI代表质量管理手册。
自然年及版本号为2020（V1.0），质量体系文件名称简称拼音和公司简称拼音也需要包含在编号中。
5.3.6 主标题的字体为一号宋体加粗，字符间距固定值30磅，居中。
5.3.7 正文内容的字体为四号宋体黑色，首行缩进2个字符，并加上“颐影科技”水印。
5.3.8 段落的行距为固定值30磅，段前和段后均为0cm。
5.3.9 段落标题的格式如下：一级标题以汉字“一、”标注为宋体小四号字加粗；二级标题以汉字“1.”标注为宋体小四号字不加粗；三级标题以汉字“1.1”标注为宋体小四号字不加粗。
5.3.10 落款的字体为四号宋体黑色，首行缩进2个字符，行距为1.5倍行距，靠右对齐，包含公司名称、部门和日期（大写）。
5.4 管理性文件5.4.1 纸张要求为A4纸竖版，页面边距上下约为2.5cm，左右约为2.5cm。
5.4.2 文件封面需要插入封面。
5.4.3 文件目录的字体为小四号宋体黑色。
5.4.4 页眉和页脚的格式同5.3.4.5.4.5 管理性文件编号原则为YYKJ-GZZD-2020（V1.0），其中YYKJ代表规章制度名称类别，GZGL代表管理性文件名称，ZJPD代表公司职级评定，XXX规定，XXX文件管理规范，BMZD代表保密制度，AQXK代表安全许可制度，ZJTX 代表公司职级体系，JXKP代表绩效及综合考评方案。
自然年及版本号为2020（V1.0），规章制度名称简称拼音和公司简称拼音也需要包含在编号中。
5.4.6 主标题的格式同5.3.6.5.4.7 正文内容的格式同5.3.7.5.4.8 段落的格式同5.3.8.5.4.9 段落标题的格式同5.3.9.日期、归档日期、文件名称、文件类型、责任人等信息应该全部记录在文件管理系统中。
6.2文件管理系统应该具备以下功能：6.2.1文件的上传、下载、修改、删除等操作；6.2.2文件的分类、归档、检索、备份等操作；6.2.3文件的权限管理，包括文件的查看、编辑、删除等权限的分配；6.2.4文件的版本管理，包括文件的历史版本的查看、比较等操作；6.2.5文件的安全性管理，包括文件的备份、加密、防病毒等操作。
6.3文件管理系统应该定期进行数据备份和系统维护，确保系统的稳定性和安全性。
6.4文件管理系统应该与其他相关系统进行集成，实现信息的共享和互通。
6.5文件管理系统应该定期进行用户培训和技术支持，提高用户的使用效率和满意度。
6.6文件管理系统应该不断进行优化和升级，以适应不断变化的业务需求和技术环境。
6.7文件管理系统应该遵循相关的法律法规和标准，确保文件的合法性和规范性。
6.8文件管理系统应该不断提高文件管理的效率和质量，为企业的发展和创新提供有力的支持。
1.各部门的文件需由相关人员按照规定进行编辑格式，并经由综合部发布。
2.管理性文件和质量程序性文件需要经过部门负责人初审、相关职能负责人评审，最后由总经理或授权部门负责人批准发布。
3.综合部负责统筹管理各部门的文件和记录档案。
6.2 文件的归档合同的归档管理由综合部负责执行。
财务报表凭证由财务部门统一管理和销毁。
其他公文、会议纪要以及表单（如采购订单、销售订单、报价单等）按照类别、日期等索引方式递交综合部保管。
6.3 外来文件接收与归档国家法律、法规、国家、行业、地方标准、上级主管部门下发的管理办法、制度、规定、设备说明书、档案等外来文件需交由综合部统一编号归档管理。