养老机构档案管理指南陕西标准2020版
行政档案管理制度养老院
一、总则为了加强养老院行政档案的管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理水平，充分发挥档案在养老院管理工作中的作用，特制定本制度。
二、档案范围养老院行政档案包括以下内容：1. 养老院发展规划、年度工作计划及总结；2. 养老院规章制度、岗位职责及操作规程；3. 养老院财务、资产、合同、招投标等文件；4. 养老院人事、培训、考核、奖惩等文件；5. 养老院安全、消防、卫生、环保等文件；6. 养老院对外交流、合作、捐赠等文件；7. 其他需要归档的文件。
三、档案管理职责1. 养老院档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 各部门负责人负责对本部门产生的档案进行收集、整理，并按时移交档案管理员；3. 养老院领导负责监督、检查档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门在产生档案时，应按照档案管理要求及时收集，确保档案的完整性和准确性；2. 档案整理：档案管理员根据档案内容，按照档案管理规范进行分类、排序、装订，并编制目录；3. 档案归档：档案管理员在档案整理完成后，按照归档要求将档案移交给档案室进行保管。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案室应具备防盗、防火、防潮、防虫、防霉等设施，确保档案安全；2. 档案查阅：档案查阅需经档案管理员批准，查阅者应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、摘抄档案内容；3. 档案复制：档案复制需经档案管理员批准，并按照规定办理手续。
六、档案销毁1. 档案销毁需经档案管理员、档案室负责人和养老院领导批准；2. 档案销毁前，需进行核对，确保档案内容完整、准确；3. 档案销毁后，需填写档案销毁记录，并存档备查。
七、档案信息化管理1. 养老院应逐步实现档案信息化管理，提高档案管理效率；2. 档案信息化管理应遵循国家有关法律法规，确保档案信息安全。
八、附则本制度自发布之日起实施，由养老院档案管理员负责解释。
如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修改。
养老机构老年人健康档案技术规范DB11∕T 1122-2020
目次前言 (II)1 范围 (1)2 规范性引用文件 (1)3 术语和定义 (1)4 基本要求 (1)5 内容与记录要求 (1)6 归档管理 (3)附录A （规范性）档案首页 (4)附录B （规范性）疾病诊断记录 (5)附录C （规范性）入住记录 (6)附录D （资料性）健康评估记录 (8)附录E （规范性）日常健康记录 (9)附录F （规范性）知情同意书 (10)附录G （资料性）健康体检记录 (11)附录H （规范性）退住记录 (13)附录I （规范性）档案封面样式 (14)参考文献 (15)养老机构老年人健康档案技术规范1 范围本文件规定了养老机构老年人健康档案的基本要求、内容与记录要求、归档管理。
本文件适用于养老机构老年人健康档案的建立和管理。
2 规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。
3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。
健康档案 health record对入住养老机构的老年人在养老、护理、医疗、康复等活动过程中形成的文字、符号、图表及影像等不同形式的历史记录。
4 基本要求4.1 养老机构应建立健康档案管理制度。
4.2 养老机构应保护老年人隐私，不应向无关人员泄露健康档案信息。
4.3 健康档案按照记录形式不同，可分为纸质健康档案和电子健康档案。
4.4 健康档案内容应客观、真实、准确、及时、完整、规范。
4.5 健康档案书写应使用签字笔，过程中出现错字时应用双线划在错字上，应保留原记录清晰可辨，并注明修改时间，修改人签名。
4.6 健康档案书写日期和时间应使用阿拉伯数字，时间采用 24 小时制记录。
4.7 养老机构宜建立档案信息管理系统，同步收集整理、归档、保管健康档案，录入系统的电子档案可打印备查。
4.8 健康档案中需签字的部分应由内容填写人亲笔签名。
4.9 养老机构应定期对健康档案进行自查，发现问题及时整改。
4.10 养老机构健康档案建档率应达到100%。
5 内容与记录要求5.1 档案内容健康档案包括档案首页、入住健康记录、健康评估记录、日常健康记录、知情同意书、辅助检查报告、健康体检记录、退住记录等。
养老机构入住老人档案管理制度
养老机构入住老人档案管理制度一、背景和意义随着我国人口老龄化进程加速，养老机构的服务需求日益增长。
为了提供高质量、安全可靠的服务，养老机构需要建立完善的老人档案管理制度。
老人档案是养老机构提供个性化的医疗、护理和生活服务的基础，对于了解老人的健康状况和服务需求，制定个性化的护理计划和保健方案具有重要意义。
二、目标和原则1.目标：建立科学、规范、高效的老人档案管理制度，提高养老机构服务的针对性和个性化程度。
2.原则：（1）隐私尊重原则：保护老人的隐私权和个人信息安全。
（2）信息共享原则：降低信息不对称，促进养老机构内部部门间的信息共享和沟通。
（3）动态更新原则：随时更新老人档案，确保其准确完整。
（4）信息安全原则：加强信息管理和保护，防止信息泄露和滥用。
（5）法律合规原则：符合国家法律法规和相关政策要求。
三、档案内容老人档案内容应包括以下方面：2.健康状况：包括老人的身高、体重、疾病史、过敏史、吸烟饮酒情况等。
3.评估结果：包括老人的身体功能评估、认知评估、心理评估等。
4.日常生活能力和饮食：包括日常生活自理能力、饮食偏好等。
5.护理需求：包括老人的护理级别、特殊护理需求等。
四、档案管理流程1.档案建立：老人入住养老机构时，工作人员应及时为其建立档案，并填写相关信息。
2.档案归档：建立的老人档案应按照一定的分类标准，进行归档和存储，确保档案的安全和易查阅。
3.档案保密：养老机构应建立完善的档案保密制度，对于老人档案中的个人信息、疾病史等隐私内容，严格保密。
4.档案更新：养老机构应定期对老人档案进行更新，根据老人的健康状况和服务需求，及时调整对其的服务和护理计划。
5.档案共享：养老机构内部各部门应加强信息共享和沟通，确保老人档案能够在不同部门之间及时共享，提高服务的连续性和个性化程度。
五、档案管理的组织和责任1.档案管理部门：养老机构应设立档案管理部门，负责老人档案的建立、归档、更新和保密。
2.档案管理员：养老机构应指定专人负责老人档案管理工作，包括档案的整理、归类、保密和更新等工作。
老人院档案管理制度
第一章总则第一条为规范老人院档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合老人院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于老人院内部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条老人院档案管理工作应遵循真实性、完整性、连续性、系统性和保密性的原则。
第二章档案管理职责第四条老人院院长负责对档案管理工作进行总体领导和监督。
第五条档案管理部门负责制定和修订档案管理制度，组织实施档案管理工作。
第六条档案管理员负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第七条各部门负责人对本部门档案管理工作负直接责任。
第三章档案管理范围第八条本制度适用于老人院以下档案：（一）老人基本信息档案，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。
（二）老人入住档案，包括入住登记表、健康检查报告、护理记录等。
（三）老人财务档案，包括缴费记录、报销凭证等。
（四）老人活动档案，包括活动记录、照片、视频等。
（五）老人关爱档案，包括慰问记录、探访记录等。
（六）老人死亡档案，包括死亡证明、火化证明、遗体处理记录等。
第四章档案收集与整理第九条档案收集：（一）档案管理部门应定期收集各部门提交的档案资料。
（二）各部门应将本部门产生的档案资料及时提交给档案管理部门。
第十条档案整理：（一）档案管理员应按照档案类别和顺序对收集到的档案进行分类、编号、装订。
（二）档案整理应确保档案的完整性和连续性。
第五章档案保管与利用第十一条档案保管：（一）档案库房应保持通风、干燥、清洁，防止档案霉变、虫蛀、鼠咬。
（二）档案柜应使用防火、防盗、防潮、防尘、防高温的材质。
（三）档案管理员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第十二条档案利用：（一）档案管理部门应建立健全档案查阅制度，确保档案的合理利用。
（二）查阅档案应遵循“一事一查”的原则，不得随意复制、摘抄档案内容。
（三）档案利用者应尊重档案的保密性，不得泄露档案内容。
养老服务站档案管理制度
第一章总则第一条为加强养老服务站档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合养老服务站实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于养老服务站所有档案的管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条养老服务站档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：养老服务站档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全。
（二）分类管理原则：按照档案的性质、用途、载体等进行分类管理，便于查找和使用。
（三）规范化管理原则：档案管理应严格按照国家档案管理的有关规定和标准执行，确保档案管理工作的规范化。
（四）开发利用原则：充分发挥档案的作用，为养老服务站的工作提供信息服务。
第二章档案分类及编号第四条养老服务站档案分为以下类别：（一）文书档案：包括政策法规、工作总结、会议记录、文件材料等。
（二）人事档案：包括员工档案、退休人员档案等。
（三）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿等。
（四）业务档案：包括养老服务记录、服务合同、客户信息等。
（五）声像档案：包括照片、录音、录像等。
第五条档案编号采用统一编号规则，编号格式为：类别代码+年度+流水号。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）按照国家档案管理的有关规定，收集应归档的各类档案资料。
（二）收集养老服务站内部产生的各类档案资料。
（三）收集与养老服务站业务相关的各类档案资料。
第七条档案整理要求：（一）按照档案分类、编号规则进行整理。
（二）档案装订整齐，标识清晰。
（三）电子档案应进行备份，确保数据安全。
（四）档案整理完成后，进行审查、验收。
第八条档案收集与整理流程：（一）收集：按照档案收集范围，及时收集应归档的档案资料。
（二）整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作。
（三）审查：对整理完成的档案进行审查，确保档案的完整、准确、安全。
（四）验收：将审查合格的档案提交给档案管理部门进行验收。
养老机构健康档案管理制度
一、总则为加强养老机构健康档案管理，提高养老服务质量，保障老年人身体健康，根据国家相关法律法规，结合本机构实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 养老机构老年人健康档案包括：基本信息、病史、体检记录、治疗记录、康复记录、护理记录等。
2. 档案管理范围覆盖所有入住本机构的老年人。
三、档案管理要求1. 档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
2. 档案资料应使用规范的文字和符号，符合国家相关标准。
3. 档案资料应分类存放，便于查阅和管理。
4. 档案资料应定期进行整理、归档，确保档案的连续性和完整性。
四、档案管理职责1. 养老机构负责人对本机构健康档案管理工作全面负责。
2. 养老机构医务室负责档案的收集、整理、归档、保管和提供查询服务。
3. 负责档案管理的医务人员应具备一定的医学知识和管理能力。
五、档案收集与记录1. 新入住老年人，应在办理入住手续时，由医务室负责收集其基本信息、病史等相关资料。
2. 日常医疗过程中，医务人员应详细记录老年人的病情、治疗、康复等情况。
3. 定期组织老年人进行体检，并将体检结果记录在档案中。
4. 老年人出院或转院时，应将相关资料归档。
六、档案保管与查询1. 档案资料应存放在安全、通风、防潮、防虫蛀的场所。
2. 档案资料应按类别、时间顺序存放，便于查阅。
3. 查阅档案资料应遵守相关规定，不得泄露老年人隐私。
4. 档案资料借阅需经医务室负责人批准，并办理借阅手续。
七、档案销毁1. 档案资料保存期满，需经医务室负责人批准，方可销毁。
2. 销毁档案资料应严格按照国家相关规定执行，确保老年人隐私不受侵犯。
八、奖惩1. 对认真履行档案管理职责，成绩显著的单位和个人给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的单位和个人，视情节轻重给予批评教育、通报批评或纪律处分。
九、附则本制度自发布之日起施行，由养老机构医务室负责解释。
如遇国家法律法规调整，按新规定执行。
养老院档案管理制度
养老院档案管理制度养老院是为了照顾和服务老年人而设立的机构，为了更好地管理养老院档案，确保老年人的生活和健康得到有效的照顾，养老院需要建立完善的档案管理制度。
一、档案管理的重要性养老院档案是对老年人的生活情况、身体状况和服务需求的重要记录，是对老年人个体和养老院整体管理的有力支持。
建立科学、完善的档案管理制度，能够提供信息支持，保障老年人权益，并为日后的健康管理和服务提供便利。
二、档案管理的原则1.信息安全：在档案管理过程中，要确保老年人个人信息的安全性，保护隐私权，防止泄露和滥用。
2.完整性和准确性：档案管理要求记录完整、准确，确保档案信息真实可信，便于后续工作的开展。
3.便利性：应采用合理的分类与编号方法，使档案查阅、归档等工作更加方便快捷。
三、档案管理的内容1.入院档案：包含老年人健康评估报告、疾病史、药物记录、体检报告等，为提供针对性的医疗服务和护理服务提供依据。
2.日常活动档案：包括老年人的日常活动记录、生活习惯、饮食情况等，为合理安排老年人的生活提供参考。
3.护理记录：记录老年人的护理情况，包括饮食、排泄、浴室、床位和生活开关等的日常护理，以及一些特殊的护理事项。
4.医疗记录：记录老年人的身体状况、病情变化、诊断结果、治疗方案和效果等，保障老年人得到及时、准确、适当的医疗服务。
四、档案管理的工作流程1.档案建立：老年人入院时，对其进行健康评估和资料收集，建立相应的个人档案。
2.档案归档：将入院档案、日常活动档案、护理记录、医疗记录和心理服务记录等按照一定的分类归档方法进行整理和归档，确保档案的有序性和便于查阅。
3.档案查阅和使用：在合理的权限控制下，允许相关人员查阅和使用档案信息，提供必要的支持和服务。
4.档案保管：制定相应的档案保管措施，确保档案的安全性和完整性。
5.档案更新：定期对老年人档案进行更新和补充，及时反映老年人的生活和健康状况。
6.档案销毁：按照相关法律法规规定，对已失去使用价值的档案进行销毁处理。
行政档案管理制度养老院
一、前言为加强养老院档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，特制定本制度。
二、管理原则1. 依法管理：严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，建立健全档案管理制度。
2. 完整性原则：确保档案资料的完整性，不得遗失、损毁或篡改。
3. 系统性原则：按照档案管理的规律和特点，科学分类、系统整理档案资料。
4. 保密性原则：对涉及老年人隐私的档案资料，严格保密，防止泄露。
三、管理机构及职责1. 养老院设立档案室，负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
2. 档案室主任负责档案室全面工作，具体职责如下：（1）组织实施本制度，建立健全档案管理制度。
（2）组织档案资料的收集、整理、归档工作。
（3）负责档案的保管、修复和销毁工作。
（4）负责档案的查阅、复制和利用工作。
（5）负责档案室的安全、防火、防盗等工作。
3. 档案管理员负责档案的日常管理工作，具体职责如下：（1）负责档案资料的收集、整理、归档工作。
（2）负责档案的保管、修复和销毁工作。
（3）负责档案的查阅、复制和利用工作。
（4）负责档案室的安全、防火、防盗等工作。
四、档案资料的管理1. 档案资料的收集：档案资料包括但不限于以下内容：（1）老年人基本信息档案。
（2）老年人健康档案。
（3）老年人活动档案。
（4）养老院行政管理档案。
（5）养老院财务档案。
2. 档案资料的整理：档案资料按照档案分类标准进行分类、编目、整理，确保档案资料的有序性。
3. 档案资料的归档：档案资料整理完毕后，及时归档，并填写归档登记表。
4. 档案资料的保管：档案资料应按照保管期限进行分类存放，确保档案资料的安全、完整。
5. 档案资料的查阅、复制和利用：档案资料的查阅、复制和利用，应按照档案利用规定进行，确保档案资料的安全。
五、档案资料的安全与保密1. 档案室应配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防霉等设施，确保档案资料的安全。
2. 档案资料的查阅、复制和利用，应严格履行审批手续，确保档案资料的安全。
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养老机构档案管理指南
1范围
本标准规定了养老机构档案管理术语和定义、档案分类、基本要求、档案建立、档案归档与使用、销毁、保密等内容要求。
本标准适用于养老机构入住老年人档案、日常服务记录档案、工作人员档案、行政公文档案的管理。
财务档案、设施设备档案管理参照相关管理要求执行。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T35796—2017养老机构服务质量基本规范
DA/T42—2009企业档案工作规范
JGJ25—2010档案馆建筑设计规范
MZ/T039—2013老年人能力评估
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
养老机构档案files of elderly care institutions
是指养老机构从事经营、管理及其他各项服务活动直接形成的有保存价值的各种文档、图表、声像等不同形式的历史资料。
4基本要求
4.1养老机构档案应集中管理，所有权归属养老机构。
4.2养老机构设立档案室，负责档案接收、收集、整理、立卷、保管。
4.3应指定专人负责档案管理工作。
档案管理人员应具备档案管理的相关知识。
4.4入住老年人、工作人员档案的建立应以个人为单位建立完整卷宗。
4.5档案记录应使用专业术语，文字工整，图文清晰，易于识别，语句通顺，表述准确。
4.6养老机构应建立科学的档案管理制度，便于对档案的利用。
4.7应配置必要的设备设施，合理存放档案，做好防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染措施。
4.8有条件的养老机构应实现档案管理的信息化。
5档案分类
养老机构档案包括：入住老年人档案、服务记录档案、人力资源档案、行政公文档案等。
6档案建立
6.1入住老年人档案建立
6.1.1档案管理内容
基本信息档案、健康档案、能力评估档案、试入住档案、服务合同档案、探视档案、心理咨询档案、护理服务档案、离院档案。
6.1.2基本信息档案
6.1.2.1应在办理正式入住手续前完成老年人基本信息采集、记录，填写老年人基本情况信息登记表。
6.1.2.2老年人基本情况信息内容包括，但不限于下列内容：
a)姓名、年龄、性别、籍贯、婚姻状况、民族；
b)文化程度、职业、爱好、宗教信仰；
c)监护人住址及联系方式；
d)老年人及其家属（监护人）身份证、户口本等有效证件的复印件。
6.1.3健康档案
6.1.3.1老年人健康档案由有资质的医护人员采集、记录、审阅、修改并签字确认。
6.1.3.2老年人办理正式入住手续后应为其建立健康档案，健康档案应在老年人入院后及时建立。
健康档案首页应包括:
a)养老机构名称、档案号、老年人基本情况等；
b)主管医师、护士。
6.1.3.3医护人员应在试住期内完成入院健康记录采集、记录。
入院健康记录内容包括：基本信息、病史、个人史、婚育史、体检报告、辅助检查及诊断等内容。
老年人或监护人应向养老机构提供近期的体检报告或病历档案。
6.1.3.4医护人员应于老年人入院及时完成首次日常健康记录，日常健康记录内容包括：一般健康状况、生活习惯、心理状况、慢性病管理、健康问题、康复问题、管理计划、转诊情况、会诊意见等。
6.1.3.5对健康状况良好的老年人，做好日常健康检查记录；对身心不适或出现病情变化的老年人，应及时记录。
6.1.3.6根据老年人健康状况分级分类，制定个案计划进行健康管理。
6.1.3.7日常健康检查内容包括：脉搏、呼吸、血压、体温等生命体征，以及患者目前情况、诊断、治疗方案等，日常健康检查结果记录应及时归档。
6.1.3.8应对老年人每年一次的体检报告收集归档。
6.1.3.9老年人健康状况发生变化需取得书面同意方可进行的医疗保健等活动时，应及时告知老年人和监护人，填写《知情同意书》。
《知情同意书》应有医护人员、老年人或监护人签名。
6.1.3.10老年人离院时医护人员应做好离院时的健康状况登记。
6.1.4老年人能力评估档案
6.1.4.1由具有资质的评估员完成老年人能力评估档案的采集、记录、审阅，并签字。
6.1.4.2老年人能力评估应在办理正式入住手续前完成，评估结果作为老年人护理级别判定依据。
6.1.4.3老年人应在住院期间开展定期和不定期的能力评估，并将评估结果及时归档。
6.1.4.4评估员根据老年人能力等级、评估指标进行评估、记录，建立能力评估档案，能力评估档案内容应按照MZ/T039—2013的要求执行。
6.1.5试入住档案
试住期档案包括：基本信息档案、入院时携带的体检报告、病历档案。
6.1.6服务合同档案
6.1.6.1服务合同包括：试住服务合同、入住服务合同及入住服务合同补充协议。
6.1.6.2应与有意向入住养老院，体验试住服务的老年人签订试住服务合同。
6.1.6.3应按老年人服务需求，结合评估结果签订服务合同。
6.1.7探视档案
监护人或社会工作者前来探视老年人时应做好相应记录并归档。
6.1.8心理健康档案
6.1.8.1应按照GB/T35796—2017的要求，建立老年人心理咨询、精神慰藉档案。
6.1.8.2应保护老年人隐私，严禁外泄老年人心理健康档案内容。
6.1.9护理服务档案
6.1.9.1应及时、准确、完整记录护理服务过程并由记录人员确认签字，统一保管。
6.1.9.2对老年人的护理服务记录由养老护理员按照GB/T29353—2012进行如实记录。
6.1.10离院档案
6.1.10.1应采集、记录、整理老年人的离院档案。
档案包括：基本信息档案、能力评估档案、健康档案、生活照料档案、服务合同、出院总结，统一存放。
6.1.10.2老年人或监护人填写离院申请书，包括离院人员姓名、性别、年龄、离院时间等。
6.1.10.3医护人员应于老年人出院24h内完成出院总结,应对离院原因进行记录。
6.1.10.4老年人在院去世应建立离院档案。
6.1.11日常服务记录档案
服务记录档案包含以下内容：
a)服务过程记录（如亲属探视记录、老年人临时进出院记录）；
b)社会服务工作记录等；
c)卫生消毒记录；
d)食品、消防安全记录；
e)投诉处理记录。
6.2人力资源档案建立
6.2.1在办理工作人员招聘、入职、培训、考核等事务的过程中收集员工人力资源档案材料:
a)履历表及其他简历材料；
b)各种鉴定、各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历、学位、职称证等；
c)参加党团组织的材料；
d)各种奖励及先进材料；
e)处分、撤销处分材料；
f)任免、晋升职务，工资级别登记表，离职审批表等。
6.2.2在办理员工薪资变动、岗位变动、奖惩、离职等事务时收集员工的岗位、工资、奖惩材料。
6.2.3员工入职、离职、岗位变动、工资变动、奖惩等各类人事变动事项时，养老机构人力资源部门应及时进行整理汇总并归档。
6.3行政公文档案建立
6.3.1行政公文档案管理包括养老机构内部发文、收到的上级文件。
6.3.2养老机构应指定责任部门做好公文档案的收、发、归档管理。
7档案归档与使用
7.1归档保存
7.1.1相关部门应定期将本部门档案向档案管理部门移交。
归档文件资料须为原件，文件材料齐全完整。
7.1.2管理人员应恪尽职守，严格按要求对各类档案及时整理、归档。
7.1.3归档资料应进行登记并编制归档目录。
可按文件资料内容、性质、时间编制分类目录，便于查找。
7.1.4档案应分类、分卷装订或装盒保管，应做到账物相符。
应将老年人档案、工作人员档案、行政公文档案分类存放。
7.1.5入住老年人档案分类保管与管理，期限应不少于5年。
7.1.6老年人心理咨询档案应专柜保存。
7.1.7行政公文档案、工作人员档案可根据养老机构实际需要，确定档案保存期限。
7.1.8对电子信息档案的管理应定期更新、备份相关资料信息，确保信息的有效、安全。
7.1.9档案（库）室的设置、档案保存环境温湿度、档案防护及安全要求，应符合JGJ25—2010、DA/T 42—2009相关要求。
7.2借阅
7.2.1档案借阅需经养老机构负责人或被授权人批准。
7.2.2借阅档案应履行借阅手续，阅后按规定期限归还。
7.2.3对借用的档案应妥善保管，不得涂改、转借、拆封、撕毁或遗失，未经许可不得复印。
7.2.4心理咨询师需按规定在心理咨询室内借阅老年人心理健康档案。
8销毁
8.1确定需要销毁的档案应由档案管理人员编制销毁清册，经养老机构负责人审批后，方可销毁。
销毁清册应永久保存。
8.2老年人离院后档案进行整理，离院记录登记应进行留档，其余记录按相关规定进行销毁。
9保密
9.1养老机构档案管理人员须签订保密协议，不得泄露老年人及监护人的相关信息。
9.2养老机构档案管理人员岗位变动应做好相关档案移交方可办理离职手续。
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