采购管理办法

公司采购管理办法

第一章总则

第一条为规范公司的采购行为，提高资金使用效益，合理控制相关成本，实现公司利益最大化，依据国家及集团公司法律法规和相关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条 XXX公司简称“公司”。

第三条本办法适用于公司在工程建设和日常经营中的各种采购活动，以及按照规定应由公司决策的下属各部门部分采购活动。

本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。

本办法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第四条上述采购活动发生在中华人民共和国境外及港澳台地区时，涉及法律适用的，按照所适用的法律法规规定办理。

第五条采购活动涉及固定资产、无形资产、投资类事项及“三重一大”规定中的资金使用事项等，适用公司相关管理规定。

第六条采购活动涉及招标事项的按照集团公司招标管理有关规定执行。

采购活动涉及合同、预算和付款等具体事项的，适用公司相关管理规定。

采购事项涉及前臵审批的，需履行必要的审批手续后方可实施采购。

第七条各项采购活动应制定采购计划，纳入公司预算管理，并按照批准的采购计划和预算执行。

第八条公司进行采购活动，应当符合采购价格不高于市场平均价格、采购效率更高、采购质量优良和服务良好的要求。

第九条采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。任何单位和个人不得随意变更或变相变更采购方式，不得以任何方式指定采购代理机构或供应商，不得以任何方式规避采购管理，不得违反相关规定干预采购工作的正常进行。

第十条与供应商有利害关系的采购人员、相关人员和负责人应主动说明并进行回避，审核和审批人员应上交相关权限。

采购相关人员包括招标采购中评标小组的组成人员，竞争性谈判采购中谈判小组的组成人员、询价采购中询价小组的组成人员等。

第二章机构、人员与职责

第十一条公司总经理在总经理办公会授权范围内负责公司采购计划的组织实施，包括：

（一）审批采购管理相关制度文件并监督落实；

（二）组织执行公司年度采购计划；

（三）负责预算外采购申请的审批。

第十二条集团招标采购委员会负责讨论、研究、审核或审批公司重大采购事项，并提出建议，指导和监督相关工作。

第十三条分管领导负责计划内采购申请的审批，计划外采购申请的审核。

第十四条公司高管依据管理职责，负责其权限范围内采购管理的具体事项。

（一）下属部门归口管理部门

下属部门归口管理部门根据职责负责下属部门有关采购业务的管理工作。

（二）财务会计部

按照公司预算管理制度组织采购预算编制；按照合同管理办法参与采购工作，负责采购账务核算，审核采购执行机构提出的付款申请和款项支付。

（三）法律事务部

按照集团公司合同管理办法参与采购工作，负责采购行为的合法性和合规性审核。（按照集团采购流程报集团法务部）

（四）采购当事人

采购当事人是指在采购活动中享有权利和承担义务的各类主体，包括采购执行机构、供应商和采购代理机构等。

采购执行机构是指按本办法负责采购具体实施的各部门和各级下属各部门。

采购执行机构委托代理机构办理采购事宜的，应当与代理机构签订委托代理协议，依法确定委托代理的事项，约定双方的权利义务。

供应商是指提供货物、工程或者服务的法人、其他组织或者自然人。采购执行机构、采购代理机构和供应商不得相互串通损害公司利益；不得以任何手段排斥其他供应商参与竞争。

采购执行机构负责采购申请报批、采购活动组织实施、合同谈判和签订、合同履行及变更、协助验收、申请付款、过程资料管理等具体采购事项。

（五）采购监督部门

公司高管和财务部门是负责采购监督管理的部门，依照职责履行对采购活动的监督管理职责。

第三章采购方式及其选择

第十五条采购工作主要采取以下方式：

（一）公开招标

（二）邀请招标

（三）竞争性谈判

（四）单一来源采购

（五）询价

（六）议价

（七）公司认定的其他采购方式。

第十六条应以招标方式采购的，须按照公司招标管理有关规定执行。

第十七条以下范围，可以竞争性谈判方式采购：

（一）应当招标采购的，招标后没有供应商投标，或者没有合格标的，或者重新招标未能成立，实践证明不具备充分竞争性的；

（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用招标所需时间不能满足采购人紧急需要的；

（四）不能事先计算出价格总额的。

第十八条以下范围，可以单一来源方式采购：

（一）只能从唯一供应商处采购的；

（二）发生了不可预见的紧急状况不能及时从其他供应商处采购；（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的；

（四）属于原中介服务事项的后续服务或与原中介服务有密切关联的其他服务事项，在保证中介服务质量和监管力度且不违反有关规定的前提下，由原机构继续提供中介服务，在工作质量效果、完成时限、降低费用等方面优于重新聘用其他中介机构的；

（五）其他经批准可采用单一来源方式采购的。

第十九条以下范围，可以询价方式采购：

（一）工程建设项目

建筑安装工程估价在 2～30万元（含）人民币之间的；

重要设备、材料估价在 2～30 万元（含）人民币之间的；

勘察、设计、监理等服务估价在 2～30 万元（含）人民币之间的。（二）公司日常经营活动中的物资采购日常经营物资、材料、设备（含作业车辆）等，估价 2～30万元（含）人民币之间的。

（三）与工程建设无关的服务采购

审计、评估、法律、投资（财务）顾问、管理咨询等中介服务、技术服务等估价 2～30 万元（含）人民币之间的。

（四）日常办公类物资设施及服务

办公用品、家具、设备，计算机硬件设备、系统软件和大型应用软件，计算机信息系统建设等估价 2～30 万元（含）人民币之间的。

第二十条以下范围，可以议价方式采购：

（一）单项或单批采购额度不超过 2 万元（含）人民币的；

（二）不具备充分竞争条件的咨询服务类采购项目（如工程相关的环评、安评、能评、电力接入设计、水资源论证、地灾评估等）。

第四章采购程序

第一节采购计划与申请

第二十一条公司各部门负有预算编制职责的部门应当根据实际需求，拟定年度采购计划及资金预算、项目预算，报公司审批。

第二十二条年度采购计划及资金预算、项目预算内的采购事项，采购执行机构填报《采购申请表（计划内）》，报分管领导审批；超出预算和计划外的采购事项，采购执行机构填报《采购申请表（计划外）》，依次报公司分管领导、总经理审批。

第二节确定供应商

第二十三条招标采购适用公司招标管理办法。招标采购委员会在职责范围内对招标采购工作进行指导、监督和审核。

第二十四条采取竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序，确定供应商：

（一）成立谈判小组。采购执行机构牵头成立至少由3人组成的谈判小组。需有财务、公司高管参与谈判的，采购执行机构与财务会计部协商。发起招标采购流程。

（二）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

（三）确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资质条件的供应商名单中原则上选定不少于3家供应商参加谈判，约定谈判时间地点，并向其提供谈判文件。

（四）谈判。谈判小组所有成员集中与供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

（五）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，从成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

第二十五条采用单一来源采购方式的，应当遵循下列程序，确定成交价格与条件：

（一）成立谈判小组。采购执行机构牵头成立至少由3人组成的谈判小组。需有财务、公司高管参与谈判的，采购执行机构与财务会计部协商。发起招标采购流程。

（二）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

（三）谈判。谈判小组与供应商进行谈判。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知供应商。

（四）确定成交条件与价格。谈判小组与供应商谈判中应充分议价，在符合采购项目需求和双方商定合理价格的基础上进行采购。

采购执行机构须审慎采用单一来源采购方式，在采购申请时须充分说明理由，并在后续合同订立、合同付款等环节注明采购方式为“单一来源”。

第二十六条采用询价方式采购的，应当遵循下列程序，确定供应商：（一）成立询价小组。采购执行机构牵头成立至少由3人组成的询价小组。需财务、公司高管参与询价的，采购执行机构与财务会计部协商。发起采购流程。

询价小组应对采购项目的价格构成、供应商资格和评定成交的标准等事项做出规定。

（二）确定被询价的供应商名单。从众多供应商中，选择不少于3家符合条件的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。

（三）询价交流。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。供应商报价文件应密封后报送。

（四）确定成交供应商。询价小组在采购监督管理部门监督下，开启供应商报价文件，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商。供应商确定后，采购执行机构将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

第二十七条采用议价方式采购的，应当遵循下列程序，确定供应商：（一）确定至少两名采购人员直接参与议价。

（二）采购人员寻找适合的供应商，多方比较，充分议价。采购金额超过2万元（含）人民币的，应提供比价资料。

（三）采购人员拟定能够满足采购需求且价格合理的供应商，由部门负责人审核后报分管领导批准，确定中选供应商。

第三节合同签订与付款

第二十八条采购执行机构应根据合同管理办法与供应商签署书面意向合同后发起合同会签流程，待完成会合同签流程后，与供应商订立合同后实施采购。不需签订合同的，由采购执行机构提请采购申请后直接采购。

第二十九条采购执行机构根据合同及财务支出审批制度办理付款手续后，由财务会计部按规定付款。

第四节验收与采购文件管理

第三十条采购执行机构组织对供应商履约的验收。验收人员应按照采购需求和采购标准进行验收，并在验收完成后签署验收意见，并承担相应责任。

第三十一条采购执行机构应当妥善保管采购活动相关文件，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

采购文件包括采购申请表、采购计划和预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明及其他有关文件、资料。

第三十二条采购活动结束后，采购执行机构应当整理采购文件，并按照公司相关规定存档。

第五章供应商管理

第三十三条公司可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。（一）供应商参加公司采购活动时原则上应当具备下列条件：

具有独立承担民事责任的能力；

具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

参加公司采购活动前一年内，在经营活动中没有重大违法记录；

法律、行政法规及公司规定的其他条件。

（二）公司可以要求参与采购的供应商提供有关资质证明文件和业绩情况，并对供应商的资格进行审查。

第三十四条供应商对采购活动事项有质疑和投诉权利。

第三十五条公司在条件成熟时建立供应商数据库，并进行动态管理。主要包括以下工作：

（一）涉及大宗采购的业务，新进供应商必须进行资质审核；（二）建立供应商动态管理机制，在每年上报采购计划时，对供应商履约情况进行检查和评估，更新供应商目录。

（三）公司优先采购现有供应商目录范围内的产品和服务。

第六章采购监督及违规处理

第三十六条公司高管和财务部门应当按照其职责分工，对公司采购项目的采购活动进行检查，完善对公司采购活动相关单位和人员的监督。监督检查的主要内容是：

（一）有关采购的法律、行政法规和规章及公司规定的执行情况；（二）采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；

（三）公司采购人员的职业素质和专业技能。

第三十七条采购人员及相关人员应当接受监督，如实反映情况，提供有关材料。

第三十八条任何单位和个人对公司采购活动中的违法、违规行为，有权控告和检举，有关部门和单位应当依照各自职责及时处理。

第三十九条采购执行机构在执行采购活动中有下列情形之一的，责令限期改正，并对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，按公司相关规定给予相应处罚：

（一）应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；

（二）擅自提高采购标准的；

（三）委托不具备公司采购业务代理资格的机构办理采购事务的；（四）以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；（五）在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；

（六）中标或成交后无正当理由不及时签订采购合同的；

（七）拒绝配合正常监督检查的。

第四十条采购人员及相关人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，按照公司相关规定给予相应处罚。（一）与供应商或者采购代理机构恶意串通的；

（二）在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；

（三）在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的；

（四）开标前泄露标底的。

第四十一条有前两条违规行为之一，对中标、成交结果造成影响或者可能影响的，按下列情况分别处理：

（一）未确定中标、成交供应商的，终止采购活动；

（二）中标、成交供应商已经确定但采购合同尚未履行的，撤销合同，从合格的中标、成交候选人中另行确定中标、成交供应商；（三）采购合同已经履行的，给公司或供应商造成损失的，由责任人承担赔偿责任。

第四十二条采购监督管理部门的工作人员在实施采购监督检查中违反本办法规定滥用职权，玩忽职守，徇私舞弊的，按公司规定给予相应处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。