01文件资料控制程序(萨帕斯).
01文件资料控制程序(萨帕斯).
1目的1.1对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效性，防止过期文件的非预期性使用。
2范围2.1适用于公司内部文件的控制与管理；2.2记录的控制参见《记录管理程序》。
3职责与权限3.1文件编写人员3.1.1负责文件的编写与修改的具体工作。
3.1.2在文件得到适当的审查批准后交文管中心保存和发放。
3.2文管中心3.2.1只接收按照统一格式要求编写的文件；3.2.2对文件进行格式上的确认，需要的情况下进行细微的修改；3.2.3负责文件的编号、发放、回收和销毁等工作；3.2.4负责受控文件原稿的保存。
3.3部门经理3.3.1审阅新的或修改过的文件；3.3.2定期审阅本部门文件的有效性，检查文件的实施情况。
3.4管理者代表3.4.1组织编写质量手册；3.4.2确保ISO9001质量体系的有关文件得到建立和运行。
4定义4.1文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。
5一般原则5.1文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。
顾客的工程规范与工程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。
顾客工程规范与工程更改在生产中实施日期的记录应保持；5.2文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确保各有关场所使用文件的有效性；5.3对于新发行的文件其文件版次为A0，修订一次后版次号变为A1。
依次类推，当文件修改次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。
外来文件、工程图纸等原则上以批准日期作为版次状态的标识；5.4文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被视为无效文件，退还文件送交人员或部门；5.5各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。
6文件编号6.1文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性；6.2编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件号并在《文件取号登记表》中予以登记6.3手册的编号为：S P S-□M-流水号SPS——公司名称□——体系类别代号（Q：质量）；M——手册流水号——从01至996.4程序文件与三阶文件的编号6.4.1程序文件的编号为: SPS-□P-X.X.X-XX□——□为体系类别代号（Q：质量）；P——程序文件代号；X.X.X——ISO9001对应条款号；XX——文件流水号（从01至99）；6.4.2三阶文件的编号为：SPS-部门代号-XX部门代码：XX——文件流水号（从01至99）；6.5表格的编号格式为：文件编号-XX文件号——引用表单之文件的编号；XX——从01至99；6.6版本及版次6.6.1版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推；6.6.2版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。
程序文件：01文件控制程序.doc
QEM-Ⅱ-01 文件控制程序1目的对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定QEM体系有效运行。
2适用范围适用于与QEM体系有关的文件的控制，包括于QEM体系有关的外来文件控制。
3职责3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。
3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。
3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。
3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。
3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。
3.6技术部负责技术性文件的管理工作。
3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。
3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。
4工作流程见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-0965 控制程序5.1 文件的分类和编号5.1.1本公司管理体系文件分以下几类：1）管理手册；2）程序文件；3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书；4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）；5）外来文件（包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）；6）专门文件（例如《XTL化学物质管理体系》）。
5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。
本公司规定编号的统一结构如下图所示：文件顺序代码文件分类代码公司名称代码1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“XTL”。
2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”；各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示，如财务部CW、品管部PG等。
3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。
4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，如果被某部门采用，可由使用部门按规则编号，并登记《外来文件登记表》。
001 文件控制程序
文件控制程序版本页数修订日期修订者修订内容A/0 9 2019/01/13 林全林首发审查/日期：核准/日期：1.目的对质量管理体系相关的文件进控制，确保各相关场所使用文件的版本是有效的。
2.范围适用于质量管理体系相关文件。
3.权责文件制定、修订及废止之权限：文件种类承办审查核准会签保存及管制(一阶)质量手册文控中心部门主管总经理N/A 文控中心（二阶）程序文件文控中心部门主管总经理各部门文控中心(三阶)作业指导类文件各项作业承办人部门主管总经理N/A文控中心（四阶)使用表格各项作业承办人部门主管总经理N/A文控中心常规文件各项作业承办人部门主管总经理N/A文控中心4.定义4.1 管制文件:凡与产品质量管理体系有关之标准和技术资料文件,供厂内作业依据的,均应予管制，以下 4.1 均属之。
4.1.1质量手册指出公司结构；阐述公司质量活动所包括的过程并引出支持过程运作的方法文件；宣示公司质量政策并引出质量目标指针。
4.1.2程序文件为本公司跨部门之质量管理体系管制程序,是公司运作之依据。
规范公司质量活动途径的文件，必要时在某方面引出更详细、具体的规定。
4.1.3作业指导类文件：这类文件包括：检验规范、操作说明、管理规定等，这些文件详述如何完成具体的作业和方法。
4.1.4常规文件：包括工程技术文件：产品规格书、线路图、BOM、外观图、材料承认书、生产注意事项、ECN、SOP 等。
4.1.5外来文件:外来的与质量管理相关的国际&国家标准,行业标准,法律法规及客户提供的资料，技术标准，外来标准，质量协议等均属之。
4.1.6使用表格：阐明公司各项活动所取得的结果或提供所完成活动证据的文件载体。
4.2非管制文件：4.2.1指与本公司质量体系无关的文件，如计算机操作说明书等,以及其他非管控文件5.作业程：流程图符号：名称符号说明起迄流程之开始与结束符号人工作业指人工作表、记录、计算、调整、收集、整理、处理等流程从一个符号进行到下一个符号判断内容检讨，判断，裁示转接当前流程未结束转到下一流程分项一个作业可同时进行两个不同作业交叉两条流程交错用于分清方向流程图责任单位记录外来文件登记表各部门/文控文件制定/修中心订/废止申请单文件标准格式,各作业承办人文件制定/修订/废止申请单部门主管文件制定/修订/废止申请单部门主管文件制定/修订/废止申请单总经理文件制定/修订/废止申请单文控中心文件汇总清单文控中心受控文件发行登记表文控中心文件制定/修订各作业承办人/废止申请单，文控中心/各部门6. 作业内容6.1文件编码准则：6.1.1质量手册编号方法：GSD QM -XXX编订序号：001文件类别代号：QM 质量手册公司名LOGO6.1.2 程序文件编号方法： GSD QP -XXX编订序号：001，002，003…….文件类别代号：QP 程序文件公司名LOGO6.1.3 各部门工作文件编号： GSD-WI-XX-XXX.编订序号：001，002，003……. 部门代号文件类别代号：WI 作业指导类文件公司名LOGO6.1.4 表格编号方法如下： GSD-QR-XX-XXX编订序号：001，002，003……部门代号文件类别代号：QR 表单类文件公司名LOGO6.1.5 各部门代号部门 品质部 资材部 研发部 生产部 测试部 文控中心 人事行政 采购部 财务部 计划部 仓库总经理室 代码 PZ ZC RD PD TE DC HR ZC FA ZC ZC GM6.1.6 文件版本6.1.6.1 版本: 版本表示法为 A/ X，X表示文件版次（1,2,3....）,当文件被修改到后,须将整个文件之版次在原版次基础上加 1。
01文件控制程序YY-COP-423-01
5.8外來文件
5.8.1當各相關單位取得外來文件時，交文管中心或相關單位統籌管理，並登錄在《文件總覽表》上。
5.8.2外來文件的發行管制依據5.4執行，但外來文件發行時僅須蓋“外來文件”章，不須蓋“文管中心發行章”。
修订记录
版本号
修订内容
修订日期
A0
新版本发放
2010/02/01
1目的：爲建立本公司文件之管制作業，以求發行文件之一致性、可追溯性及適宜性，有效落實品質系統之運作文件的管制。
2範圍：公司之各項文件之撰寫、製作、審查、核准、發行、存檔、變更、收回、作廢等作業均適用之。
3定義：
3.1非受控文件：文件只具有暫時性效用，不列入受控發行，由各作業單位自行分發處理，變更時無需收回更新。
5.9文件回收及作废、销毁处理：
5.9.1對過期或其他原因回收的文件由文管中心將文件收回，並將其記錄於《文件發放回收記錄表》中，程序文件在回收后，原件由文控盖”作废”印章后,分开保存,复印件直接销毁。
6參考文件：
6.1《圖紙管理辦法》YY（WF）ED04
7附件：
7.1附件1：《文件總覽表》YY（S）DC13
工作文件
YY——（WF）——□□——□□□
耀亚工作文件部门流水号
表格
YY——（S）——□□——□□□
耀亚表格部门流水号
外来文件（包括外来国家、国际标准等）
YY——（FF）——□□□□□——□□□
耀亚外来文件收到年月日流——□□
耀亚图纸客户月份流水号
外来图纸
TZ——□□——□□——□□□
3.2受控文件：凡會影響作業品質之文件如公司內品質手冊、程序書、各項標準及外來文件，均需列入受控統一發行。
SP-01 文件控制程序
1、目的对品质系统的文件和资料进行控制,规范其批准、发布、归档、更改及回收处理的方法。
2、范围适用于工厂的品质系统文件、外来文件、表格。
3、参考无4、定义4.1 外来文件---指外来的标准、参考资料，客户提供的图纸、工程标准/规范等。
4.2 主本文件---指保存在文件控制中心的品质系统文件、外来文件、表格等的原件。
4.3 受控文件---受更新控制的文件。
5、权责5.1 文件编制人5.1.1 确保所编制的文件符合ISO9001：2008标准和工厂实际运作的要求；5.1.2 文件的格式符合规定；5.1.3 文件按规定的流程审批并交给文控员进入文件发布流程。
5.2 文控员5.2.1 提供新增文件的文件编号；5.2.2 提供待修改文件的现行修订号；5.2.3 审查文件格式和审批程序是否符合本程序的规定；5.2.4 按规定的流程发放文件；5.2.5 按要求组织回收和处理作废文件；5.2.6 编制、修改(需要时)主本文件清单；5.2.7 管理和检查品质系统文件。
5.3 各相关部门5.3.1 签收受控文件并归档；5.3.2 按文件控制中心的要求退回作废文件；5.3.3 确保本部门的文件完整、有序。
6、程序6.1 文件的编制6.1.1 文件之编制或修改由各使用部门自行根据需要起草或修改文件。
6.1.2 新文件编制前，文件编制人须向文控员申请文件编号：首先说明文件的类型，由文控员根据文件清单确定可用的文件编号，给文件编制人使用。
6.1.3 修改文件时，由文件编制人向文控员索取现行文件的主本和修订号，然后进行修改。
6.1.4 文件须符合ISO9001：2008标准和工厂实际运作的要求。
6.1.5 文件编制人须注明文件修订日期、预定的生效日期并签名。
6.2 文件编号6.2.1 本公司文件编号一般是AA-BB型。
6.2.1.1 AA表示文件类别，以字母表示。
其中:QM表示质量手册SP表示程序文件WI表示作业指导书QI表示进料检验规范QO表示最终检验规范6.2.1.2 BB表示同类文件的顺序号,以数字表示。
文件和资料控制程序(01)
喀什新海石油石化工程建设有限责任公司文件和资料控制程序 XH/CX-06-01（B/1） 第1页 共14页1 目的保证对公司管理体系有效运行起重要作用的各个场所，都使用文件的有效版本，确保管理体系文件和资料的唯一性和有效性而制定本标准。
2 范围本文件规定了新海公司文件和资料的范围、批准和发布、更改、作废和处置的要求及责任。
本文件适应于新海公司与QHSE 体系有关的文件和资料的控制。
3 定义3.1 程序文件：是指支持QHSE 管理手册，用以描述和控制体系要素所涉及各职能部门活动的管理性文件。
3.2 标准文件：指手册和程序文件以外的与管理体系有关的管理标准和技术标准。
3.3 外来文件：指从外部获得的标准、规程、与管理体系有关的图纸或管理性文件等。
3.4 其它文件：指由上级部门下发的与管理体系有关的管理性或技术性文件。
4 职责4.1安全环保部是文件和资料控制的归口管理部门，负责策划、组织实施本程序。
4.2安全环保部负责QHSE管理手册及程序文件的组织编制、修订工作，并进行有效控制。
4.3各部门承担主管业务范围内与体系要素有关程序文件和管理规定的编制、修改以及有效控制。
4.4各部门、基层单位要确定专人负责体系文件和资料的签收、发放、登记、借阅、回收和保管等管理工作。
4.5办公室负责与QHSE体系有关的外来文件的处置。
5 管理内容与要求5.1 QHSE管理手册5.1.1 QHSE管理手册的编制QHSE管理手册的编制程序见图1。
5.1.2 QHSE管理手册的修改和换版5.1.2.1在下列情况下，QHSE管理手册将修改：（a）经管理评审认为有必要修订时。
（b） QHSE体系运行的适宜性和有效性不能满足标准要求时。
（c）标准要求变更时。
5.1.2.2在下列情况下，QHSE管理手册将换页或换版：（a）手册某章节改动较大时，应换页。
（b）手册结构变动较大时或修改章节较多时，应换版。
5.1.2.3 文件主管部门申请修改或换版，需经最高管理者批准。
01文件控制程序
文件控制程序
程序号: 版次/修订:A/0 共 3 页 第 2 页
A
5.3 文件的编、审、批 文件总览表 a)质量方针、质量目标、程序文件和质量手册由管 理者代表审核，总经理批准后发布； b)其他管理性文件由各部门组织编制，经部门经理 审核， 管理者代表审批后发布， 确保其准确性和适宜性。 c)各类技术文件和资料由主管部门提出并组织编 制，部门负责人审核，技术总监批准发布。 5.4 文件的评审 每年通过管理评审活动对现有质量管理文件和技术 文件及外来文件分别进行评审，必要时对其进行修订。 并由行政人事部根据评审结果及时更新发放新的“文件 总览表”。
文件控制程序
1.目的 1.目的
程序号: 版次/修订:A/0 共 3 页 第 1 页
为确保质量管理体系有关文件的适宜性和有效性， 在文件的使用处获得文件的有关版本， 必要时使文件得到评审，防止作废文件的非预期使用，特制定本程序。 2.范围 2.范围 本程序适用于公司质量管理体系运行过程中所使用的所有文件和资料的控制。 3.相关文件： 3.相关文件：《图纸管理规定》 相关文件 4.职责 4.职责 4.1 行政人事部是文件控制的归口管理部门，负责公司质量管理体系文件的发放、评审、更 改、归档保管的管理。 4.2 设计部负责图纸资料的发放、评审、更改、归档的管理，执行《图纸管理规定要求》。 4.3 各部门负责本部门文件的编制、评审和保管。 5 工作描述 工作流程 工作内容说明 5.1 文件和资料的分类 1）体系文件和资料包括：质量手册、程序文件、记 录、质量计划、公司的管理性文件等。 2)技术文件和资料包括：产品图纸、材料和产品标 准、工艺规程、作业指导书、检验指导书、图纸等有关 技术性文件和管理资料。 文件策划 3)外来文件、资料包括：适用于公司质量管理体系 策划和运行有关的外来文件（包括国家标准、法律法规 以及顾客提供的标准、图纸等）。 5.2 文件和记录的编号规定 5.2.1 质量手册编号：CD/QM-2010-A/0 5.2.2 程序文件编号：CD/QP-□□□-A/0 5.2.3 作业指导书编号：CD/WI-□□□-A/0 5.2.4 质量记录编号：CD/QR-□□□-□□ 其中：CD——公司代号；QM/QP/WI/QR——文件代号
01文件控制程序ok.doc
1.目的对与本公司质量安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，防止采用作废或失效文件。
2.范围适用于公司质量安全管理体系相关文件、资料的控制。
3.定义3.1.受控文件：文件发布前需经授权人批准，以确保其适宜性，受控文件需编号及依版本版次加以管理，分发时需加盖受控文件章，文件变更时须通知持有部门更换，其作废后应予回收或销毁。
3.2.非受控文件：仅提供资讯作为参考，变更时不需更换，也无须收回文件。
4.职责4.1各部门负责与本部门有关的文件、资料及质量记录的控制。
4.2行政部负责公司文件和资料控制系统的管理及实施，编制《文件一览表》对文件进行控制。
4.3行政部负责组织编制，管理者代表/质量安全小组组长审核，总经理批准质量安全管理手册。
5. 作业内容5.1.文件资料编制、审核、批准和控制的权限：5.2.文件的格式由相关部门编制者按照公司固定的格式编制文件，其内容：1)目的：指出此文件运行时所应达到的效果、目标；2)范围：指出此文件适用的场所，范围；3)定义：指出此文件中出现的专用名词的内涵和外延；4)职责：指出此文件运行时的职责划分；5)作业：详细列出为达到所需目的而进行的作业程序和步骤。
6)相关表单：列出由本程序引出的记录表单。
5.3.文件编号5.3.1由行政部按照本文件的规定对质量安全体系相关文件及表单种类进行编号。
5.3.2.文件/记录的编号口口—口口—口口—口口表单序号部门代码文件类代码泰维公司5.3.3.文件类代码QSM：代表一层文件: 质量安全管理手册；HACCPM代表HACCP计划；QSP：代表二层文件: 程序文件WI：代表三层文件:包括作业指导性文件的各种指导书、标准、规章制度等E：代表外部文件部门代码：SC：生产部ZJ：质检部JS：技术部WL：物流部XS：销售部XZ：行政部GC：工程部5.3.4.文件顺序号以两位阿拉伯数字表示，文件顺序号不得重复。
5.3.5.表单序号以两位阿拉伯数字表示，在同一文件类别代码与顺序号中，其顺序号不得重复。
COP-01 文件控制程序
CO P-01文件控制程序1 目的：有效地控制质量管理体系（QMS）文件，确保质量管理体系能有效地建立和运作并持续改进。
2适用范围：适用于本公司所有质量管理体系文件的控制：编定、分发/回收、使用、防护等。
3相关文件COP-02 《质量记录控制程序》4定义4.1质量管理体系（QMS）：在质量方面（产品质量及其形成的各个过程）指挥和控制组织的管理体系；QMS是质量管理体系的英文Quality Management System缩写。
4.2 质量管理体系（QMS）过程：指产品的直接形成过程及其之前和之后的支持过程，包括服务。
4.3正本文件：指由本公司制定的原本文件，或顾客等提供的文件、标准、图纸等。
4.4 质量记录：反映产品品质状况或可以检验、验证质量管理体系动作状况的证据。
5 职责5.1 QMS文件的编制、审核和批准/确认的职责按7.1.4款规定执行。
5.2行政部ISO负责保存QMS的正本文件及按本程序规定发放及回收其副本文件，确保各部门使用的文件是有效版本。
5.3各部门负责本部门副本文件的保管及严格按文件要求作业。
6资历及培训：不作特别要求。
7程序内容7.1公司内部质量体系文件的控制7.1.1公司QMS文件的构成：质量管理体系文件由四个级别构成，分别为：一级文件——质量手册；二级文件——公司运作程序，质量计划（若有）；三级文件——作业指导书；相关指令、规则/规范；相关重大管理制度；标准（参数）、需要严格执行的国际标准/规则/规范/法规、国家/地方的标准/规则/规范/法律法规、行业标准/规则/规范等外来文件；四级文件——表格、卡、标识和印章等。
7.1.2文件的构成要素：本公司文件原则上选A4纸张作为载体，文件要素的构成一般包括但不局限于：①文件名称；②文件编号；③版本号；④编制栏、审核栏、批准栏；⑤生效时间；⑥页数；⑦内容；⑧修订栏；⑨分配栏。
7.1.3文件编号及版本控制：A.为保持文件清晰、易于识别，必须给文件编号。
01文件控制程序SPok
1目的对质量管理体系策划输出要求形成有关的所有文件予以控制，确保在使用处都能得到适用文件的有关版本，防止非预期使用作废的文件。
2适用范围适用于与公司质量有关的所有文件（不包括记录）的控制。
3职责3.1贯标小组负责编写《质量手册》及《程序文件》，综合办负责其管理；3.2综合办负责管理性文件的编制和管理；3.3技术部负责技术性文件的编制和管理；3.4各部门负责部门管理性文件的编制和管理；4工作程序4.1文件的控制范围4.1.1质量管理体系策划要求形成的文件包括：1）《质量手册》（包含质量方针/质量目标）和《程序文件》2）技术性文件（技术规范、作业指导书和图样等）3）管理性文件（管理规定、制度等）4.1.2外来文件包括：1）工作中使用的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准以及需执行的上级或业务主管部门的文件；2）供方提交的说明书和图样文件等；3）顾客提供的图样、技术要求等文件；4）工程规范。
4.1.3需进行控制的文件的形式包括：1）以文字形式构成的文件2）以实物、图样构成的文件3）以电子媒体构成的文件4.2文件的编写和编号4.2.1文件的编写4.2.1.1贯标小组负责《质量手册》和《程序文件》的编写；4.2.1.2技术部负责编制技术性文件；4.2.1.3综合办负责编制管理性文件；4.2.1.4各部门负责编写各自工作范围内的文件；4.2.2文件的编号4.2.2.1体系文件按以下编号规定执行：a 文件类别代号：A 表示质量手册B 表示程序文件C 表示管理性文件D 表示技术文件` b 编号用三位自然序号表示c 年号用四位数表示年号（属于可选项）d 格式举例：ZL/B01——2011年号编号（见说明）文件类别本公司代号4.2.2.2程序文件编号用两位数表示流水号，如ZL/B01-2011中的B01表示第一份程序文件。
支持文件编号用三位数字表示：第一位数字表示部门代号：总经理为1，管理者代表为2，销售部为3，生产部为4，采购部为5，品质部为6，技术部为7，综合办为8，财务部为9；第二、三位表示文件的顺序号。
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1 目的1.1 对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效性，防止过期文件的非预期性使用。
2 范围2.1 适用于公司内部文件的控制与管理；2.2 记录的控制参见《记录管理程序》。
3 职责与权限3.1 文件编写人员3.1.1 负责文件的编写与修改的具体工作。
3.1.2 在文件得到适当的审查批准后交文管中心保存和发放。
3.2 文管中心3.2.1 只接收按照统一格式要求编写的文件；3.2.2 对文件进行格式上的确认，需要的情况下进行细微的修改；3.2.3 负责文件的编号、发放、回收和销毁等工作；3.2.4 负责受控文件原稿的保存。
3.3 部门经理3.3.1 审阅新的或修改过的文件；3.3.2 定期审阅本部门文件的有效性，检查文件的实施情况。
3.4 管理者代表3.4.1 组织编写质量手册；3.4.2 确保IS09001质量体系的有关文件得到建立和运行。
4 定义4.1 文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。
5 一般原则5.1 文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。
顾客的工程规范与工程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。
顾客工程规范与工程更改在生产中实施日期的记录应保持；5.2 文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确保各有关场所使用文件的有效性；5.3 对于新发行的文件其文件版次为A0,修订一次后版次号变为A1。
依次类推，当文件修改次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。
外来文件、工程图纸等原则上以批准日期作为版次状态的标识；5.4 文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被视为无效文件，退还文件送交人员或部门；5.5 各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。
6 文件编号6.1 文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性；6.2 编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件号并在《文件取号登记表》中予以登记6.3 手册的编号为：SPS- □ M-流水号SPS公司名称□——体系类别代号（Q:质量）；M手册流水号——从01至996.4程序文件与三阶文件的编号6.4.1程序文件的编号为：SPS- □ P-X.X.X- XX□——-□为体系类别代号（Q质量）；P ----- 程序文件代号；X.X.X——ISO9001对应条款号；XX—- -文件流水号（从01至99）；6.4.2三阶文件的编号为：SPS-部门代号-XX部门代码：XX——文件流水号（从01至99）;6. 5 表格的编号格式为：文件编号-XX文件号引用表单之文件的编号；XX从01 至99;6.6 版本及版次661 版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“ B”，依次类推；6.6.2 版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。
6.7 外来文件的编号6.7.1 外来文件的编号为：0-类别-XXO——外来文件；XX――外来文件流水号。
6.7.2 外来文件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类资料。
6.7.3 入库年月日作为外来文件的文件版号。
6.7.4 各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列6.8 传真、会议记录等编号6.8.1 编号格式为：S PS/ □口-部门代码-YY/ MM/ DD- XXSP ――公司英文缩写；□ □――文件格式（FAX---传真文件；MTR---会议记录）；XX――流水号以当天为一个系列号。
6.9 设计文件、工艺文件、图纸的编号见《技术文件编号规则》。
6.10 文件分发编号为：□口-X6.10.1 其中□□为文件接收部门的代码，X为分发至该部门相同文件的流水号。
7 文件管理7.1 文件的编写与审批7.2 文件的发放与管理7.2.1 所有文件在送交文管中心时，如需要分发给相关部门与人员，由送交人提供文件的分发范围与份数（分发范围与份数需要得到文件审核部门主管的批准）。
文管中心负责文件原稿的保存，并在《受控文件清单》上予以登记；7.2.2 文管中心需要根据文件的分发份数控制文件的复印量，文管中心发放的文件需要在文件上加盖受控章。
对于没有加盖原始受控章的文件一律被视为无效文件；7.2.3 文管中心文件管理员把受控文件分发到各文件使用部门，接收人在《受控文件收发记录表》上签收。
如受控文件需换发，各部门文件管理员负责旧版文件的回收并上交文管中心，文管中心负责将最新版次的文件下发到相关部门。
采购部分发给供应商的文件由采购部统一管理。
7.2.4 对于文件分发范围外或文件丢失的部门与人员需要使用文件时，必须填写《文件领用申请表》由该文件批准人员（或其代理人）批准后方可到文管中心领取。
禁止任何部门人员私自复印外借受控文件；7.2.5 对电子媒体的文件（如公司内部局域网共享的文件）需要做好使用与修改的权限，必需做好必要的备份等保护措施；7.2.6 文管中心须将所有文件的发放、更改状态等信息记录在《受控文件清单》中，并根据文件状态的更改及时的更新《受控文件清单》；7.2.7 各部门需对部门内部的文件进行管理，确保所有的工作人员易于获得相关的文件并确保文件的有效性；7.2.8 文件使用人应妥善保管相应文件，调离工作岗位或离职时，其使用的文件必须移交给接替其岗位的人员或部门负责人；7.2.9 文管中心负责每周一次检查各部门使用文件的有效性及保管状况，确保各有关场所使用文件为最新版次的文件，发现问题及时处理；7.2.10 每年的内部质量管理体系审核的同时对文件进行评审，对评审不符合或认为有必要进行修改的文件在得到适当的批准后进行相应的更改，以确保文件的有效性和符合性。
7.3 文件的以旧换新7.3.1 对于使用过程中损坏的文件，文件使用人员可用损坏的旧文件在得到部门主管的批准后到文管中心换取新文件；7.3.2 以旧换新的文件，文管中心文件管理员要在《受控文件收发记录表》上做好登记，并注明原因，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。
7.4 文件的更改控制说明更改原因在得到适当的批准后对文件进行更改；742 文件更改原则上由该文件的原编写人或部门实施更改，更改后文件的审查和批准同样由原审批部门或人员进行；743 更改后的文件在得到适当的审批后由文件的更改人员连同《文件更改通知单》一起提交文管中心。
文管中心管理员按原文件《受控文件收发记录表》发放修改后的文件及《文件更改通知单》，同时回收相应的旧文件（工艺类文件可采用划改方式，划改由工程课课长实施，并注明划改人和划改日期，戈U改的有效期为两周，两周内需换发新文件）。
7.5 外来文件的控制7.5.1 外来文件由该文件的接收使用部门主管进行审核，原则上外来文件由该文件的使用部门进行控制。
但顾客的工程规范与工程更改的原稿需在文管中心保存。
7.5.2 当接受到顾客的工程规范与工程更改的文件时，销售部填写＜客户文件检讨通知单暨差异分析表＞基本信息连同顾客文件复印件，交给相关的单位进行检讨（责任单位的判定，参考质量手册中权责表要求）.7.5.3 检讨单位接到通知后应在两个工作周内逐条对顾客文件之要求进行差异分析，填写＜客户文件检讨通知单暨差异分析表＞对应栏位.针对有差异的项目，应产出应措施的采取.文件检讨完成，应得到检讨部门部经理的核准•7.5.4 销售部应针对差异分析表中行动事项进行跟催验证，确保各项措施都有得到及时完成.各部门与生产现场不得直接使用顾客的工程规范.文管中心保存以及分发给各部门检讨的顾客文件，必须加盖“外来文件”印章以与内部文件区分。
7.5.5 对于国家、行业标准以及法律法规等方面的外来文件文管中心应留存一份备案，此类文件延用文件原有的编号；7.5.6 为保持外来文件的有效性，各部门课长应保持与外部各方的联系，并在每年的管理评审前，由管理者代表组织各部门课长对外部文件的有效性进行审查。
7.6 发外文件的控制7.6.1 提供给认证机构或顾客的文件需得到管理者代表的批准，由文管中心作好发放记录，但文件不作受控与更改控制；7.6.2 提供给供应商或顾客的图纸、技术规范，提供部门应做好发放登记（填写《文件外发记录表》）及更改、作废的控制。
7.7 文件的贮存防护7.7.1 文管中心需对文件进行分类、定置存放并定期检查文件资料的状态。
对电子版本的文件需定期进行杀毒处理，必要时由网络管理员协助文管中心维护电子媒体的文件；7.7.2 对电子媒体的文件文管中心需设置文件使用与修改的权限（如设置使用或修改的权限密码），并注意电子媒体文件的贮存环境；7.7.3 保存的文件需保持清晰、整洁、完整，贮存的文件应做好防火、防潮、防蛀等防护措施并定期保好文件的可识别性检查；7.7.4 当文件因某种原因已无法识别时，由文管中心提出申请，请文件的原编写或提供部门人员对文件进行识别修复或提供新的文件。
在文件修复或得到新的文件后，文管中心需将文件交该文件的原审批人员或单位进行审核，以确认新文件与原有文件的符合性。
7.8 文件的作废7.8.1 对过期或已无利用价值需要作废的文件由文管中心填写《文件销毁清单》。
交管理者代表批准后实施销毁。
过期文件如需作为参考资料保留的，由文管中心在文件上加盖“作废保留”印章后予以保留。
8参考文件《记录管理程序》8.19表格和附件9.1SPS-QP-4.2.3-01-01:文件取号登记表9.2SPS-QP-4.2.3-01-02:受控文件清单9.3SPS-QP-4.2.3-01-03:受控文件收发记录表9.4SPS-QP-4.2.3-01-04:文件领用申请表9.5SPS-QP-4.2.3-01-05:文件更改通知单9.6SPS-QP-4.2.3-01-06:文件借阅登记表9.7SPS-QP-4.2.3-01-07:外来文件登记表9.8SPS-QP-4.2.3-01-08:文件外发记录表9.9SPS-QP-4.2.3-01-09:文件销毁清单9.10SPS-QP-4.2.3-01-10:客户文件检讨通知单暨差异分析表《附件一》文件与资料控制流程图8欢迎下载。