四川大学《科技档案管理学》期末复习重点

四川大学《科技档案管理学》期末复习重点第一章科技档案的种类及其构成1、科技档案的概念：科技档案是企业事业单位和国家机构、社会组织以及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

（形成者、记述内容、价值特性）2、科技档案的种类(1)工业生产技术档案：主要是产品档案，按型号成套（2）农业生产技术档案：又称农业科技档案，形成周期较长，外业量大，地域性强（3）基建档案：全称为基本建设工程档案，特点是按项目成套（4）设备档案：固定的大型装置档案的处理，属于工程档案的一部分，为了便于管理，在设备档案中保留一套复制件。

它的特点是按型号和台件成套。

（5）科研档案：全称为科学技术研究档案与社科研究档案，它的特点是按课题成套，专业性强，涉及面不广。

还有医疗卫生档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案、地质档案、测绘档案、环保档案。

3、科技档案的特点（详见笔记）（1）科技档案的专业性（2）科技档案的成套性（3）科技档案的现实性（4）科技档案的效益型4、科技档案的功能（作用）A、科技档案的作用：具体表现：1）生产建设的重要依据（2）科研设计的必要条件（3）科技交流的有力工具（4）政治斗争的间接手段一般性质：（1）凭证依据作用（2）参考借鉴作用（3）生产力作用（文书档案体现的是生产关系）B、科技档案的功能：自身功能：凭证功能、参考功能社会功能：科学功能、经济功能、文化功能、军事功能、政治功能第二章科技档案工作的概述1、科技档案事业的建设与发展（详见教材和笔记）（1）探索和准备时期：1949—1959（2）建立和壮大时期：1959—1966（3）停滞和倒退时期：1966—1976（4）恢复和发展时期：1976（1978）—1992（5）调整和深化时期：1992至今2、科技档案工作的性质（1）科技档案工作的专业性（2）科技档案工作的管理性（不是一般意义上的，是要行使管理的只能，对科技文件生命的全过程行使职权）（3）科技档案的服务性（服务质量、水平有所提升）（4）科技档案工作的保密性3、科技档案工作的基本原则（1）科技档案实行集中统一管理（2）维护科技档案的完整、准确、系统和安全（3）实现科技档案的有效利用4、科技档案工作的管理体制管理体制：科技档案的组织体系、运行机制与管理形式。

宏观管理体制：国家、地区和行业对科技档案事业的管理职能、组织原则和运行机制。

微观管理体制：一个组织机构对本单位科技档案工作的管理模式、组织体系、运行机制和基本管理形式。

●“条块结合“体制及其演变：国家管理活动的基本特征●综合管理体制5、基层科技档案机构（1）基层科技档案机构的性质与地位企事业单位的内部职能机构企事业单位的科技管理部门国家科技档案工作的基层业务机构（2）基层科技档案机构的类型档案综合管理机构（处科、馆室）独立科技档案机构信息一体化机构知识管理机构专职或兼职管理（3）基层科技档案机构的组织形式一级管理（统一领导集中保管）中小型单位分级管理（统一领导分级保管）（4）基层科技档案机构的任务统一管理本单位的科技档案，维护其完整与安全，积极为本单位科技、生产工作服务，在保证企业利益的前提下，为社会利用服务。

具体如下：A、制定本单位科技档案管理制度和参与制定有关科技管理制度B、科技档案管理的各项业务工作C、业务指导、监督和检查工作D、开发科技档案信息资源，开发编研成品6、科技（专业）档案馆外交档案馆属非科技性的；国家档案馆包括综合档案馆和专业档案馆。

●科技（专业）档案馆的类型：级别：中央级、地方级（主要在省级单位）、单位级和县模式馆藏构成：单一专业行业（专业系统）——行业部门科技档案特殊类型：城建馆、流域馆第三章科技文件（一）科技文件概述1、定义：在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料2、特征：科技性、工具性、多样性3、科技文件工作（1）内容：形成、积累、整理、归档（时间上在同一阶段）（2）性质：科技、生产及其管理的一项内容，是科技档案管理的基础工作4、科技文件的类型图样材料、文字材料、表格材料【图样材料】（1）工程图样（图样）：以画法几何的投影原理为基础，按照国家规定的制图标准绘制的表示物体形状、大小和结构的图。

草图——原图——底图——蓝图（特殊情况下有副底图，一般图样只有底图和蓝图）蓝图是底图（文件）的复制件计算机绘图：复制图、底图——蓝图（2）机械图样（产品图样）：零件图（最多、生产线使用）、装配图（部件装配图和总装配图）、外形图、总图、安装图等（3）建筑图样基本——大样图（工人施工图）、平面图、立面图、剖面图特殊——透视图（模型）、总平面图、竣工图【文字材料】（科技性）——区别于公务文书常用：调研报告、各类任务书、技术协议书、计算书、运行报告、各类说明书、专用技术条件等。

【表格材料】（目录式材料）专业化程度越高，表格材料越少。

有明细表、汇总表、图样目录、文件目录5、科技文件与标准化（1）科技文件与标准化的关系：从一定意义上说，科技文件就是标准化的产物。

科技文件管理制度是标准化管理的重要组成部分（2）科技文件格式与标准化图幅：A0——A5图样标题栏（图标、图鉴）：位于右下角，构成图样的基本要素之一作用：使用图样的工具、管理图样的工具（二）科技文件的形成1、科技文件的编制：按照各类规范、标准的要求进行，是科技人员的岗位职责2、科技文件的编号（1）科技文件编号的含义：又称编码，它由代字和代号组成，作为科技文件的标识符，揭示其内容和形式特征，是管理科技文件的基本工具。

（2）与档案编号的区别：科技文件——文号档案编号——档号（阶段、对象的区别）档号：全宗号、盒号、件号、案卷号（3）科技文件编号的要求一般情况下应包含反应对象的代号；每一份科技文件必须有独立的编号；编号应当简短明了；使用汉语拼音和阿拉伯数字；尽量照顾科技档案管理的要求。

【注】产品型号、工程代号、科研代号是反映对象代号，文件编号应包括其在内。

（4）科技档案编号的方法（详见笔记）3、科技文件的更改（1）更改的原因：设计错误；材料变更；采用新技术、新工艺、新标准；合理化建议；用户要求（2）更改的方法：A、划改（杠改）：在文件上把有错误的、有问题的数字、文字将其划掉，在旁边注明清楚的数字、文字。

B、擦改（刮改）（三）科技文件的积累1、科技文件的运转：一份科技文件的运转、一套科技文件的运转积累：科技文件形成及运转后的暂时性保存科技文件形成——积累——整理归档（初步集中）2、科技文件积累的方式业务人员个人积累、兼职档案员积累、档案部门代为积累3、科技文件的积累措施确定科技文件积累范围；设立兼职档案员；印发科技文件积累袋；建立科技文件积累的责任保证体系第四章建档控制与整理工作（一）建档控制档案——主客观事物协同形成，客观规律+主观影响1、建档的超前控制科技文件的形成：内容质量与形式质量科技文件的积累：积累范围。

“四同步”（前两项）：下达任务——检查——监理验收——报讲2、建档的入口控制●归档制度性质：双重属性地位：基本规章制度之一制定要求：切合实际、协调一致、明确具体、群众基础归档制度的基本内容：5个方面●整理规范（组卷标准）——科学技术档案文件归档要求，以卷为基本单位，与文书档案整理要求不同，采用国标（文书档案是按行业标准整理）●“四同步”第三项“四参加”：参加工程项目竣工会；新产品定型会；科研项目定性会；社会一期项目开箱验收会。

3、建档的事后控制——保证档案质量，完善性工作准确性：补测补绘完整性：零散收集“四同步”第四步（二）科技档案的收集1、基层科技档案机构的收集工作成套材料的接收：按照归档制度外来材料的接收：委托设计、外购设备零散材料的收集：原因（制度不严；机构人员变动；修改补充；外出工作）2、科技（专业）档案馆的收集工作本行业所属单位科技档案的接收（按照进馆范围和移交制度）；撤销调整单位科技档案的收集；零散科技档案的收集、历史科技档案的手机。

3、科技档案收集的注意事项业务技术问题（归档制度的原则性与灵活性）；思想认识问题（现实与长远，个人与集体的利益关系）；知识产权问题；经费开支问题第五章科技档案整理（一）科技档案整理概述1、科技档案整理的内容及其关系分类与组卷（重要方面）（1）从逻辑上：先分类后组卷（2）从时间上：形成——积累——整理归档。

组卷可理解为对文件的整理，分类可理解为档案整理，所以又可以先组卷再分类。

系统化（实质上整理）与编目（形式上整理）排序——系统化编制检索工具（整理环节中出现）编写页号、件号（编目）再加上整理档案本身的内容2、科技档案整理的原则遵循档案的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管、保密和利用。

（二）科技档案的分类1、科技档案分类的概念科技档案分类就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

2、分类规则（1）逻辑规则：排他规则：同为类目必须互相排斥而不能重合；同一规则：保证类目排他性的规则。

（2）适用规则3、科技档案分类方案是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件，由说明、类目表和类号组成。

（1）科技档案分类方案的编制要求严整性（逻辑性）：保持类列与类系的逻辑性包容性；伸缩性（弹性）；相对稳定性（2）科技档案分类方案的编制程序A、调查研究B、设计科技档案类目体系确定和排列一级类；进行类系展开，形成完整的类目体系C、确定类号（类目代号）符号种类：汉字、字母、数字符号组合：（1）混合号码制：汉字+数字、字母+数字（2）单纯号码制：全数字。

字母的两种用法：字母顺序；类目关键字的汉语拼音第一个字母D、确定类目体系的表现形式图示法：树状展开（根系法与侧系法）表格法缩行发：类号完全（最规范），用特殊方式表现某一体系，但不够直观。

E、撰写科技档案分类方案编制说明4、科技档案的分类方法（详见教材P184）分类标准的选择、分类标准的组合、分类层次的确定5、科技档案的归类（三）科技档案的组卷●组卷的程序：区分基本种类、项目------整理前鉴别------采用组卷方法进行组卷-------卷内文件系统排列-------编目（页号、卷内目录、备考表）-------折叠、装订-------填写案卷封面、卷脊。

（硬卷盒、软卷皮）1、组卷的原则、要求和方法（1）组卷的原则遵循科技文件的形成规律；保持卷内科技文件的有机联系；便于档案的保管和利用（同一项目的档案在理念上可以放在一起，实际不可以，因为量太大、周期长、项目大）（2）组卷的要求卷内科技文件的内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；卷内科技文件要齐全完整；卷内科技文件的载体和书写材料应符合耐久性要求。