采购管理教案

《采购管理》教案

前言

一、为什么学习《采购管理》

1、现代社会无处不有，处处存在采购

2、企业竞争的核心内容之一就是采购管理，采购成为企业竞争力的一部分

3、采购管理的目的就是要“少花钱多办事”，满足企业对物料的需要

4、采购管理的重要性

（1）加强采购管理、降低采购成本是企业重要的利润源泉；

（2）采购行为作为供应链管理体系中的重要环节在市场经济中正发挥着重要作用；（3）采购方式与企业信息化紧密相连，在信息化时代具有重要地位；

（4）作为现代青年应掌握这方面的知识，投入现代社会建设。

二、《采购管理》的特点

1、是对国内优秀企业采购管理经验的总结，同时也引入了国外采购管理方面的许多新理

论、新观点、新方法；

2、创造性的将采购理论划分为七个情景，在“以工作任务为导向”教学思想指导下以任

务导入各情景教学内容；

3、在各情景教学内容中融入了大量的“就业导向”、“岗位能力”的元素；

4、采用情景技能训练工作单虚拟真实的采购管理环境。

5、增加了知识拓展和技能训练的内容，扩大了知识面和实用性。

三、怎样学习《采购管理》

1、讲课和自学相结合，学习理论和技能训练相结合；

2、课时少，内容多，需要认真听讲；

3、布置一定量的作业，需认真完成；

4、平时成绩和期末考察结合，确定最终成绩。

第一章采购管理与战略采购概述

§1-1 采购概述

一、采购的定义

1、基本概念

（1）狭义的采购：简单地说就是有选择性地买东西。

——是指企业根据需要提出采购计划，审核计划，选好供应商，经过商务谈判

确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的全过程。（2）广义的采购

——单位与个人为了满足某种特定的需求，以购买、租赁、借贷、交换等各种

不同途径取得商品及劳务的所有权或使用权的活动过程。

包括以下途径：

1）租赁：即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。

2）借贷：即一方以无须支付任何代价的方式取得他人物品的使用权；使用完毕，仅返还原物品。

3）交换：即双方用以物易物的方式取得物品的所有权及使用权，但并没有直接支付物品的全部价款。

2、采购的地位

——外购件与原材料的采购成功与否在一定程度上直接影响着企业的竞争力，或者说企业具有竞争力的关键在于采购与采购管理。

[技能训练] 某企业采购对利润的影响（表1-1）

[知识拓展] 采购与资产回报率

二、采购制度

1、集中制采购制度

——是指企业的采购部门全权负责企业的采购工作。即企业生产中的所需物质

的采购任务都由一个部门负责，其他部门均无采购职权。

（1）优点

1）降低了采购费用；

2）有利于实现采购作业及采购流程的规范化和标准化；

3）有利于对采购工作实施有效控制；

4）可以统一组织供应，合理配置资源，最大限度降低库存。

（2）缺点：

1）采购流程长，时效性差，难以适应零星、地域性及紧急采购状况；

2）非共同性物料集中采购导致企业难以得到数量折扣利益；

3）采购单位与使用单位分离，由于缺乏激励，采购绩效较差。

[技能训练] 编制采购实施细则（图1-3）

2、分散制采购制度

——是指按照需要由各单位自行设立采购部门负责采购工作，以满足部门生产需要。

（1）优点

1）有效地完善和补充集中采购的不足，增强基层工作责任心、积极性；

2）有利于采购各环节的协调配合且手续简单，过程短，直接快速；

3）占用资金和占用库存空间较小。

（2）缺点

1）权利分散，易于产生暗箱操作；

2）加大采购成本，不利于采购成本的有效降低；

3）若管理失控将会造成供应中断，影响生产活动的正常进行。

3、混合制采购制度

——是将集中制和分散制采购组合成的一种新型采购制度。需求量大且价值高的货物由总企业采购部集中采购；需求量小且价值低的物品以及临时性需要采购的物质有分支机构分散采购，同时在采购中向总企业反馈相关采购信息。

[技能训练] 不同的采购制度下企业的组织系统分析

三、采购方式

——是指企业在采购中运用的方法和形式的总称。

主要方式：

1、招标采购

——是指通过公开招标的方式进行物质和服务采购的一种行为，是政府机关和企业采购所采取的基本方式之一。

（1）优点

1）有利于采购工作“公开、公正、公平”的开展；

2）有利于形成合理的采购价格；

3）有利于改进和提高采购物品的品质；

4）有利于建立供应商资源库。

（2）缺点

1）采购费用较高；

2）可能造成抢标；

3）采购程序复杂，应变性差；

4）采购物品规格不一；

5）珩生其他问题

（3）适用范围

1）适用于需求量大且标准化的产品；

2）适用于技术含量高的产品。

2、比价采购

——是指在买方市场条件下，在选定两家以上供应商的基础上，由供应商公开报价，

最后选择报价最低的为企业供应商的一种采购方式。

（1）优点

1）节省时间和费用

2）比较公平

3）减少弊端

（2）缺点

1）可能造成供应商合谋

2）可能造成抢标

3）采购物品规格不一

（3）适用范围

1）对采购物品的供应来源相当清楚、对物品的品质要求远胜于价格因素的企业；

2）对于需要采购紧急或机密性物品且不宜公开招标的企业。

3、议价采购

——是指由买卖双方直接计价还价实现交易的一种采购方式。

（1）程序

1）第一步：采购商向供应商分发询价表，邀请供应商报价；

2）第二步：在报价的供应商中选定满意的厂家，签订采购合同。

（2）优点

1）节省采购费用和时间

2）减少失误，增加弹性

3）可与供货商发展互惠关系。

（3）缺点

1）价格偏高

2）缺乏公开性，信息不对称；

3）容易形成不公平竞争；

4）易滋生弊端。

四、采购的作业流程

1、采购流程的一般模式

（1）确认采购需求

（2）需求说明

（3）选择供应商

（4）询价、比价、议价

（5）签订合同

（6）订单追踪与稽核

（7）货物的验收

（8）核对发票

（9）结案

（10）记录与档案维护

[知识拓展] 某纺织企业采购作业流程说明

2、采购流程的注意事项

（1）注意先后顺序及实效控制

——作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需要的时间。

1）避免同一主管对同一采购案件做多次签核；

2）避免同一采购案件在不同部门有不同的作业方式；

3）避免一个采购案件会签部门过多，影响作业实效。

（2）注意关键点的设置

——为了便于控制，使各项正在处理中的采购作业在各阶段均能被追逐管理。（3）注意划分权责或任务

——在采购流程的设计中，对各项作业手续和查核的责任应有明确权责规定和查核办法。

（4）避免作业过程发生摩擦、重复与混乱

——在设计采购流程中应注意采购作业流程要有一定的适应性，以适应外部环境的变化或者能应变偶然事件的发生。

（5）价值与程序相适应

——流程的繁简程度应与业务或采购项目的重要性相适应。

（6）处理程序应适合现实环境

——流程应根据作业的实际需要及时改进。

（7）配合作业方式的改善

——企业采用新的作业方式时，应适应变化改善采购作业流程。

[技能训练] 某食堂企业的采购流程

第二章采购管理概述

§1-2 采购管理概述

一、采购管理的概念

1、采购管理的概念

——是指为保障整个企业物质供应而对企业采购活动进行的管理，就是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制的活动。

2、采购与采购管理的联系和区别（表1-2）

3、采购管理的目标

（1）合适的供应商

——选择合适的供应商是采购管理的首要目标。供应商是否合适，会直接影响采购方的利益。

（2）合适的质量

——为了保证企业生产的产品质量，首先应保证所采购材料的质量能够满足企业生产的标准要求。

1）产品质量过高，会加大采购成本，同时也造成质量过剩；

2）采购的原材料质量太差，不能满足企业对品质的要求，影响最终产品质量。

（3）合适的时间

——既要保证供应不间断、库存合理；又不能出现过早采购，导致出现原材料积压，占用过多的仓库面积，加大库存成本。

（4）合适的数量

——科学地确定采购数量是采购管理的重要目标。采购量过多易出现积压现象，采购过少，则可能出现供应中断。

（5）合适的价格

——采购价格的高低是影响采购成本的主要因素。采购价格过高，加大采购成本，产品将失去竞争力；价格过低，供应商无利可图，将失去积极性，甚至出现以次充好，以降低产品质量来维持供应的情况。

4、采购管理的作用

（1）采购管理可以为企业制定最优的采购策略提供支持

（2）采购管理可以使企业及时了解到资源市场中资源的动态信息和技术的动态信息等，对企业随时制定和调整产品策略、生产策略提供有力支持

（3）采购管理有利于企业与供应商建立一种比较友好的关系，为企业的采购和生产提供一种比较宽松和高效率的外部环境条件。

5、采购管理的基本职能

（1）供应商的管理

1）供应商的评估、谈判和引进

2）供应商的分类

3）供应商的评审和淘汰

（2）制定采购计划和日常订货管理

1）采购计划：一般分为年度采购计划和季度采购计划（中、短期计划）；

2）采购计划的调整：采取信息系统自动识别计划与实际差异和人工跟踪识别差异两种方式相结合；

3）采购计划的目标：以最小的成本实现既定的客户服务水平；3个变量：品种的选择、各品种的采购数量、各品种的采购时间。

4）品种的选择：依据品种类别划分，注意商品组合的广度和深度，构造商品群。（3）进行市场调查

1）新品引进：通过新品引进不断更新品种结构；

2）滞销品的淘汰和控制：滞销品指的是毛利低且周转率低的商品。通过信息系统自动识别与人工筛选相结合的方式，依据日常的销售和库存情况对其进行识别和控制。

5、采购管理的内容

企业采购管理的主要内容（图1-10）

二、供应链下的采购管理

1、协同采购

（1）协同采购的含义

1）协同：泛指组织中多人完成一个或多个事物的行为方式和过程，协同工作是组织行为的基本模式和状态。

2）采购：是供应链管理中非常重要的一个环节。

3）协同采购：是指通过建立生产管理、销售、采购、财务等共享的e-Hub来实现企业内部的资源整合，做到内部协同。

（2）协同采购的类别

1）企业内部协同

企业进行高效的采购行为需要内部各部门的协同配合，采购的物料、合适的数量和正确的交付信息都需要来自于销售、设计、生产、市场等部门的信息支持。

2）企业外部协同

——企业外部协同是指企业和供应商在共享库存、需求等方面的信息基础上，企业根据供应链的供应情况实时在线地调整自己的计划和执行交付的过程。现代企业可以充分利用互联网上的企业管理软件进行采购的协同。

[技能拓展] 金莱克协同采购管理案例

2、全球采购

（1）全球采购的含义

——是指企业充分利用全球资源，从世界任何可以提供资源的地方寻求制造产品的资源。

（2）国内企业进入全球采购的四个方面准备

1）全球采购系统是一种电子商务采购模式，企业要进入全球采购系统，必须熟悉与掌握这一系统；

2）国内企业要懂得如何成为合格的供应商；

3）要了解跨国公司的采购程序

4）要了解根据采购通用规则

3、网络采购

（1）网络采购的含义

（2）网络采购已经成为减少采购成本的重要解决方法

（3）网络采购使采购的形式、过程、交易手段都发生了极大变化

[技术训练] 福特企业采购流传改造

1、福特企业传统采购流程表

2、福特企业采用网络采购流程表

三、采购管理的发展趋势

1、采购管理的集中化

——可以增强企业的核心竞争力，推动企业的发展。

2、采购管理的职能化

——从普通部门独立出来，直接隶属于总经理或分管副总经理负责。

3、采购管理的专业化

——摈弃了传统采购人员的低技术性，经过专业培训的采购人员进入采购管理岗位。

4、采购管理的电子商务化

——电子商务的发展消除了传统采购管理的许多弊病，采购人员可以通过电子商务立即获取并分析过去的或现在的交易信息，并为未来的采购提供决策支持数据。

5、采购管理的战略性成本管理

——随着现代采购业务的不断发展，采购部门对成本降低带来的作用越来越明显，战略性成本管理成为未来企业必须面对并要认真对待的课题，而这些又将直接影响未来的采购管理，并决定未来采购管理的方向。

6、采购管理的战略采购

——战略采购的关键是与供应商保持密切的合作关系，特别是那些重要的供应商。由于战略采购的管理重点仍将是以供应商评价、选择和发展为主，因此战略采购未来的发展将以战略联盟和伙伴关系出现，特别是战略物质供应商的管理将率先采取这种管理方式。

第四章采购计划和预算编制

§4-1 采购调查

——为更好地制定采购计划而进行的信息收集、分析工作，是采购活动的第一步。

一、价值分析

1、价值分析的定义

——就是在分析各种零部件或物料的功能的基础上，寻求一种既能满足其功能要求而成本又较低的替代品。企业可以根据所需采购物料各方面的详细信息在替代品之间做出明智的选择，从而更有效地利用采购资金。价值分析是削减采购成本的有效方法。

简洁地叙述即：是将所购物料所体现的功能与其成本相比较，力求寻找到成本更低的替代品，从而获得最大的产出投入比。（性价比）

2、价值分析的内容和标准

（1）价值分析的内容

1）投资回收：通过分析确定为企业创造最大利润的项目；

2）租借或采购：通过各种方式收集分析各种替代品的优缺点，以便制定最佳决策；

3）自制或外购：反复进行各种方案的比较，以便进行最优选择；

4）包装方式：确定以最低成本满足要求的包装方法；

5）产品规格：经分析比较确保满足需要功能的物料规格，避免无用功能的产品；

6）标准化：通过考察，考虑用通用物料，即标准化产品满足多种要求的可能性；

7）替代品：寻找技术经济效果最好的替代物料。

8）现有供货商：考虑专业供应商能够增加的效益。

（2）价值分析的方法（P52 表4-1）

——就是一种无须降低产品质量而削减产品成本的方法。

方法的要点：

1）价值分析代价：要付出时间、精力和辛苦；

2）价值分析对象：选择成本较高或者大宗物料作为分析对象；

3）搞清价值分析对象即物料的功能：为什么使用它，如何使用它？

4）提出问题：（表4-1）

5）物料现状：从哪里得到，如果选择，怎样改进？

6）能否达到期望的利益？

7）结论：彻底的调查可以减少因盲目决策所造成的浪费。

——是围绕所需采购物料运用各种方式所进行的探访、了解、研究等过程，

为采购决策部门提供详尽而正确的信息。

1、物料调查的重点

（1）大宗采购的有代表性的物料；

（2）严重供应短缺的小笔采购物料；

（3）主要原材料和一些产成品（如发动机、半导体设备）

2、物料调查的主要内容

（1）企业作为采购方现在及未来的状况；

（2）生产过程的替代性；

（3）该物料的用途

（4）需求；

（5）供应情况

（6）价格

（7）削减成本或确保供应的战略

表4-2 物料调查指导

1、初步供应商调查

（1）调查的目的

了解供应商一般情况的目的：

1）为选择最佳供应商做准备；

2）为了解掌握整个资源市场的情况。

（2）调查的特点

1）调查内容浅显，只了解简单的基本的情况；

2）调查面广，对资源市场中所有单个供应商作普遍调查了解，掌握资源市场的基本状况。

（3）调查的方法

1）采用访问调查法

2）建立供应商卡片

3）计算机输入法

（4）供应商分析的主要内容

1）产品的品种、规格、质量水平和价格水平是否符合企业需要；

2）企业的实力、规模、产品生产能力、技术水平、管理水平、信用度等；

3）是否竞争性产品或垄断性产品；若竞争性产品则调查供应商的竞争态势，产品销售情况，市场份额和价格水平情况；

4）供应商相对于本企业的地理交通情况，运输方式、时间、费用、成本等情况分析。

2、深入供应商调查

1）深入调查的主要内容

①深入生产线、各个生产工艺、质量检验环节及管理部门，考察现有的设备工艺、生

产技术、管理技术等；

②根据所采购产品的生产要求，进行资源重组并进行样品试制。

2）深入调查的对象

①准备发展成紧密关系的供应商；

②寻找关键零部件产品的供应商。

§4-2 采购计划

一、编制采购计划的目的和内容

1、编制采购计划的目的

（1）预估材料需用数量与时间，防止供应中断而影响产销活动；

（2）避免材料储存过多，积压资金及占用空间；

（3）配合公司销售计划与资金调度；

（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料；

（5）确立材料耗用标准，以便管制材料采购数量及成本。

2、采购计划的内容

（1）认证是采购环境的考察、论证和采购物料项目的认定过程，是采购计划的准备阶段；（2）定单计划是采购计划的实施阶段，定单制定要充分考虑市场需求和企业自身的生产需求进行；

（3）认证计划和订单计划二者必须要做到综合平衡，以便保证采购物料能及时供应，同时降低库存及成本、减少应急单、降低采购风险。

二、认证计划的编制

——主要包括准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制定认证计划五个方面。

1、准备认证计划

（1）熟悉认证的物质项目：项目内容、相关知识、供应状况等；

（2）接受开发批量需求

1）熟知企业的生产开发需求计划

2）开发批量需求渠道

①在原有采购环境中寻找批量物料需求；

②寻找新的批量物料需求供应商。

（3）接受余量需求

余量需求——即采购环境容量减去采购需求容量之后剩余的需求量。

1）企业规模的扩大，旧的采购环境已不适应和不满足需求量的变化；

2）采购环境下降趋势使容量逐渐缩小，因而无法满足采购需求。

（4）准备认证环境资料

1）认证容量和订单容量是两个不同概念，订单容量的技术支持难度比起认证容量的技术支持难度要小得多；

2）认证环境资料与订单环境资料尽量做到综合平衡，准备认证环境资料时要注意区分。

在这里，需要明确几个基本概念：

1）认证容量：是采购方或供应方单方面确定的基础采购（或供应）数量；

2）订单容量：是经过双方认真研究、实验、洽谈之后共同确认的最后采购（或供应）数量。

（5）制定认证计划说明书

——就是准备好认证计划所需要的书面材料。（图4-1）

2、评估认证需求

（1）分析开发批量需求

1）开发批量需求的样式：

①按照需求环节：研发物料开发认证需求；生产批量物料认证需求；

②按照采购环境：环境内物料需求和环境外物料需求；

③按照供应情况：直接供应物料需求和需要定做物料需求；

④按照国界划分：国内供应物料需求和国外供应物料需求。

2）认证计划人员的素质：需要兼备计划知识、认证知识、开发知识等，具有战略高度分析问题的能力。

3）认证计划人员的任务：对开发物料需求要做到详细的分析，不仅需要分析量上的需求，而且要掌握物料的技术特性等信息。

（2）分析余量需求

1）余量需求产生原因

①市场销售需求的扩大

②采购环境订单容量的萎缩

2）余量需求解决方法

①对于市场需求原因造成的，可以通过市场及生产需求计划得到各种物料的需求量和

时间；

②对于应供应商造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原订单容量之

间的差别得到；

③两种情况的余量相加即可得到总的需求容量。

（3）确定认证需求

——认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境，可以根据开发批量需求及余量的分析结果来确定。

3、计算认证容量

（1）分析项目认证容量

1）不同的项目认证过程和周期的复杂性

2）分析项目认证的艰巨性

（2）计算总体认证容量

1）订单容量和认证容量不完全等同，供应商需提供一定的资源用于认证操作；

2）计算采购环境的总体认证容量的方法：是将所有供应商的认证容量叠加，并乘以适当系数。

（3）计算承接认证量

——承接认证量是当前供应商正在履行认证的合同量。

由于计算认证容量是一个耗时费力的复杂过程，所以一般计算要求是某一时间段的承接认证量，最简捷的处理方式是借助电子信息系统，模拟显示供应商已承接认证量，以供认证计划决策使用。

（4）确定剩余认证容量

——剩余认证容量是某一物料所有供应商群体的剩余认证容量的总和。被称为该物料的认证容量。

1）计算公式：物料认证容量＝物料供应商群体总体认证容量－承接认证量

2）认证容量是近似值，仅作为参考，但可以指导认证过程的操作；

3）采购环境中的认证容量不仅是采购环境的指标，也是企业不断创新发展的动力源。

4、制定认证计划

（1）对比需求与容量

1）当认证需求小于认证容量，则不必进行综合平衡，直接按照认证需求制定认证计划；

2）当认证需求大大超出供应商容量，则需要进行综合平衡，对于剩余认证需求需要制定采购环境之外的认证计划。

（2）综合平衡——就是指从全局出发，综合考虑生产、认证容量、物料生命周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认证计划来尽可能地满足认证需求，并计算认证容量不能满足的剩余认证需求，这部分剩余认证需求到企业采购环境之外的社会供应群体中寻找容量。

（3）确定余量认证计划

——对采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，一起确认采购环境外的供应商认证计划。

采购环境外的社会供应群体如没有与企业签订合同，要有经验丰富的认证计划人员和认证人员联合操作，以保证剩余认证计划的落实。