文件编码制度

XXX科技有限公司

XXX科技有限公司

文件编写与编号管理规定文件编号：XX/GD/PK/01[A/0]

编制：品控部

审核：

审批：

日期：

1目的

为规范公司文件管理，使文件编写标准化、规范化，确保文件唯一性，提高文件运行效率，特制订本公司《文件编写与编号管理规定》。

2适用范围

适用于XXXX科技有限公司所有与内部控制有关的文件，包括管理手册、程序文件、具体流程、基本管理制度、具体规章以及作业规范等。

3职责

3.1品控部：负责XXXX科技有限公司《文件编写与编号管理规定》的编制；负责品控部文件的编写。

3.2公司其他部门：负责各自部门文件的编写。

4文件控制程序

4.1文件制定

4.1.1总要求：结合公司实际运作原则进行编制，并具有可操作性；

4.1.2文本格式要求

4.1.2.1所有文件均采用A4纸版面格式

4.1.2.2纵向版面：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm；

横向版面：上、下页边距为3.17cm，左、右页边距为2.54cm。

4.1.2.3行距为1.5倍行间距

4.1.2.4页眉为左缩进“LOGO+XXXX科技有限公司”华文隶书，五号字；

4.1.2.5页脚为页码居中，页码采用“1、2、3…”，封面不编页码；

4.1.2.6文件标题为小二号宋体标题字加粗；

4.1.2.7正文文字为宋体小四号；

4.1.2.8内容层次序号按照以下排列：1、1.1、1.1.1、2、2.1、2.1.1…；

4.1.2.9文件第一层的内容加粗（如：1目的；2使用范围）。

4.2文件的分类

文件可以分为以下几种：管理手册；程序文件；为管理体系有效运行所要求的其他文件及记录；外来文件（如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件等）；硬拷贝和电子媒体文件。

4.3文件的编写及编号

4.3.1各级文件的编写要求

4.3.1.1管理手册的构成和编写要求

（1）管理手册由封面、目录、正文和附录构成

（2）封面：手册名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）（3）目录：标题与页码之间用小圆点连接，目录页码可以与文件正文页码连续，电子文件的目录应与正文标题建立超链接。

（4）正文：前言和管理条款内容。

（5）附录：支持手册接口的文件和记录目录。

4.3.1.2程序文件的构成和编写要求

（1）程序文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说明（需要时）构成。（2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）

（3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.适用范围、3.术语解释（需要时）、4.职责、5.工作内容、6.罚则（需要时）、7.附则（需要时）、8.附件（需要时）。（4）流程图与流程说明：如果程序文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作出流程说明作为程序文件的一部分，流程图中的风险点要以灰色填充进行标识，并对控制措施进行说明。

（5）程序文件若汇编成册，应另设封面（见附件二），封面上名称为程序文件汇编，还有编号（无顺序号）、生效日期、审批等内容，汇编时应编写目录页，目录格式及页面执行4.3.1.1（3）。

4.3.1.3作业文件的构成和编写要求

（1）作业文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说明（需要时）构成。（2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一）

（3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.适用范围、3.术语解释（需要时）、4.职责、5.控制程序、6.相关文件、7.相关记录。

（4）流程图与流程说明：如果作业文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作出流程说明作为作业文件的一部分。

（5）作业文件如汇编成册，应另设封面（见附件二），封面上有名称、生效日期、审批等内容，汇编时应编写目录页，目录格式及页码执行4.3.1.1（3）。

4.3.2文件编号规定

4.3.2.1编号规则

文件整体编号由“文件编号”和“版号”组成，文件编号和版号一行排列，各代码之间用“∕”隔开。方式如下：

编号：单位代码∕文件类别号∕部门代码∕文件顺序号∕[版本号∕修订状态号] 通知类文件编号按照“秦南××字[2016]××号”来统一编号，例如：品控部01号文件编号为“QN品控字[2016]01号”、采购部08号文件则为“秦南采购字[2016]08号”……其他部门类似。由总经理处下发的文件编号按照“秦南字[2016]××号”来区分，例如总经理下发的5号文件，编号为“秦南字[2016]5号”。

注：括号内的年代号随着时间的变化及时自动更新。

4.3.2.2单位代码规则

单位代码用单位简称的四个首写字母表示，XXXX科技有限公司代号用“QNJY”表示。

4.3.2.3文件类别号代码规则

管理手册用“SC”表示；

程序文件用“CX”表示；

基本管理制度类文件统称“办法”，用“BF”表示；

具体规章统称“规定”，用“GD”表示；

具体流程用“LC”表示；

各部门内部文件用“NB”表示；

记录文件用“JL”表示；

文件更改通知单用“GG”表示。

4.3.2.4汇编文件编号规则

如果文件是汇编本，只需在文件类别号后加汇编的首个字母缩写（HB），例如，品控部制度汇编文件编号为“QNJY/BFHB/PK/01[A/0]”。

4.3.2.5部门代码规则

各部门使用代表部门工作性质的首写字母表示，如有新增加或部门名称调整的，均按此原则类推。如部门代码发生变更，需到品控部部备案，品控部修订本文件。各部门代码规定如下：

备注：为了使文件来源更加清晰，可以独立编写文件的组织或部门。如电子商务