XXX项目试运行管理办法(企业)

OA协同办公系统使用管理制度

1范围

本制度适用于集团公司范围内的协同办公，业务应用范围包括个人办公、文件办理、公文处理、办公业务流程、电子邮件、即时通讯等日常协同办公业务。

2职责

2.1信息办

负责OA系统运行所需的软件及硬件设备的日常维护和管理，负责系统所有基础数据及业务流程的建立、维护和管理，负责系统用户使用的培训及指导，负责系统内所有数据的备份，保障系统运行的安全。OA系统由信息办安排系统管理员进行日常的管理和维护。

2.2秘书办公室

秘书办公室负责OA系统中总部经过审批流程所生成的正式电子公文的制作、盖章、下发、归档管理，并负责少量存档或上报纸质文件的打印。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

2.3人力资源部

人力资源部负责配合信息办进行OA用户信息变动更新，用户注册和注销。

2.4各部门

各部门负责本部门办公业务及工作流程需求的提出，提供详细准确的配置信息，包括表单、流程、审批人员，并设兼职部门收文员（原则上为部门统计）管理部门电子文档。各部门应严格遵照本制度要求进行使用。

2.5各事业部

各事业部负责本事业部公文处理及办公业务工作流程需求的提出，提供详细的配置信息，包括表单、流程、审批人员。负责本事业部生成的正式电子公文的管理。负责配合总公司信息办进行OA用户信息变动更新，用户注册和注销，各事业部网络管理员负责本地用户的使用指导。各事业部员工应严格遵照本制度要求进行使用，必要时可制定相应管理制度。

3用户信息管理

3.1用户账号建立规则

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1）OA账号建立规则

OA账号由姓的全拼加名字拼音的第一个字母组成，账号简码由姓名汉字组成。若有账号重复则将姓后面紧跟的字以全拼形式建账号，若简码有重复则后面编1-9。（例如：王英，账号为wangy，简码为王英；王艳，账号为wangyan，简码为王艳。）

2）RTX账号建立规则

RTX用户账号集成OA协同办公系统账号，因此用户账号、用户名、组织机构从OA系统中集成，登录密码单独由RTX服务进行管理，初始密码为8888。

当用户第一次使用RTX时，必须先通过登录OA协同办公系统进行OA账户信息与RTX账户信息的同步，实现与OA系统的集成之后方可单独登录RTX。在完成第一次登录后，用户必须进入RTX个人设置修改密码，不允许使用默认密码，所设置密码必须8位以上。

RTX用户账号与OA协同办公系统用户账号集成，实现即时信息提醒，因此用户在进行RTX用户信息设置时，不允许对姓名进行修改，不得对“代理设置”及“服务器设置”进行修改。在进行个人信息维护时，必须填写真实有效的信息，不得胡乱填写。

3.2账户申请及变动

各部门及事业部需要增加用户时，由部门统计代为填写用户账户申请审批流程，经过审批后由系统管理员为其建立账号。

当用户部门变动、用户权限变动，由本人填写变动审批流程，经过审批后由系统管理员进行更改处理。表单及流程见格式1。

3.3账户禁用

公司总部有用户离厂时，人力资源部在文件下发后一个工作日内上报信息办，信息办在接到通知一个工作日内禁用该用户OA账户。

各事业部有用户离厂时，由各事业部网络管理人员在文件下发后一个工作日内上报公司总部信息办，信息办在接到通知一个工作日内禁用该用户OA账户。

3.4账号使用规定

当用户第一次进入OA系统后应立即修改初始密码，同时通过RTX即时通讯工具个人设置修改初始密码，严禁继续使用初始密码，不得将修改后的密码告诉他人，密码最小长度为8位。

账号密码由用户自己管理，不得将自己的账号转借他人使用，发现密码不可靠时应立即修改密码。任何人不得采用任何方式获取他人账号密码，一经发现根据情节按公司奖惩制度予以警告、罚款等处理，同时公司保留对其追究保密责任的权力。

4基础使用规定

4.1使用人员每日上班后应立即登录RTX即时通讯工具（可设置为自动登录）或OA系统，并根据相关提醒及时处理相关工作。上班时间始终保持RTX即时通讯工具登录，确保信息和联络畅通，下班前必

须登录OA系统查看是否有需要处理的工作。临时出差或出差时间较长，必须在个人设置下“工作状态设置”进行设置，并在“工作代理”中指定授权的代理人代办相关流程，避免没有及时打开OA系统导致工作延误或受影响。

4.2系统中经用户电子签名、电子印章及签署日期所发布的文件在集团公司范围内与纸制签发的文件具有同等效力，签署人将承担自签署日起所有的责任追溯。

4.3 在系统中需要用户签署意见但用户又未写任何意见时视为该用户同意。

4.4在OA系统内严禁处理涉及国家秘密的信息。

5各功能模块使用规定

5.1首页设置

原则上OA系统的首页面在集团公司范围内统一定制，在首页中必须包括：代办文件、文件办理提醒、进行中任务、邮件等内容。各部门、事业部可以根据自己的需求提出首页面其它需要显示的内容，经过审批之后，由系统管理员进行设置，使用范围仅限于部门，其表单及流程见格式2。

5.2个人办公

个人办公模块是用户进行日常工作设置、汇报的地方。用户需要开通默认权限以外其他权限必须通过审批流程进行审批，在审批结束后由系统管理员开通相应权限。表单及流程见格式3。

在个人办公模块下必须按照以下规定进行使用：

1）个人设置

A）个人信息设置不允许对“中文名”、“账号”、“用户简码”进行修改，其余信息一旦要设置就必须真实，不得将虚假信息上传。

B）工作代理的设置是指流程中的审批代理，当用户具有流程审批权限时，在休假或出差时必须设置工作代理，避免不在期间审批流程滞留，无法处理的现象发生，保障工作的顺利开展。

C）工作状态设置分正常状态和其他状态（包括休假、出差等），一旦设定工作状态为非正常状态，当有人发送工作及流程给该用户时，系统会根据设定状态给发送人提示。因此，当用户休假及出差时必须设置相应的工作状态，以便提醒他人及时将工作转交其他人员。

2）工作日志

工作日志模块包括“我的日志”、“下属日志”、“日志查询”、“项目统计”、“项目分类”、“项目设置”。普通用户只能使用“我的日志”；部门领导除“我的日志”以外，可以通过“下属日志”、“日志查询”查看本部门员工填写的日志信息，可以通过“项目统计”、“项目分类”、“项目设置”对项目进行设置、分类、统计。

3）工作汇报

工作汇报模块包括“我的汇报”、“下属汇报”、“汇报查询”、“模板设置”。普通用户只能使用“我的汇报”进行工作汇报；部门领导可以通过“下属汇报”、“汇报查询”查看本部门员工的

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