档案管理系统档号规则
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（ C ）、短期（D) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。
按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4 位，如“0134”目录号：3 位，如“001”案卷号：4 位，如“0001”顺序号：3 位，如“001”2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30 年（D30)、10 年（D10) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编 3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号， 30 年（D30)一个流水号，10 年（D10)一个流水号。
按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号全宗号：4 位，如“0134”年度：4 位，如“2013”保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年“D30”、定期10 年“D10”。
机构或问题：2 位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。
件号：4 位，如“0001”二、会计档案：按卷“”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐 K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、15 年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号 - 目录号-年度-案卷号全宗号：4 位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4 位，如“2009”案卷号：4 位，如“0001”。
三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）、信访档案。
档号编制排架方法
天威虎集团档案编号排架管理办法一、分类标识（分类号）方法1、本公司档案的分类采用全宗号+数字或字母进行标识，全宗代码目前只设定0001为集团,一级类目使用字母标识（如行政为XZ），二级类目使用01—99标识(如行政类制度为XZ。
01），依此类推。
没有标注出来的数码、字母标识为空号，留作今后类目扩展使用。
各级类目标识之间用“。
”隔开。
2、保管期限代码对照表二、档号编制方法档号以“件”为单元进行标识的，档号的编制规则为六段号码制即:档号=全宗代码+年度+分类号+保管期限代码+案卷号+件号XXXX-XXXX—X。
X-XX-XXX—XXXX● 各号段之间以“—"隔开.● 第一段为全宗代码,参照全宗和项目代码规定。
● 第二段为年度，使用四位归档年度标识，如“2012”.● 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。
● 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。
● 第五段为案卷号，一般采用三位流水顺序号标识，不满3位前面补零. ● 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识，不满4位前面补零。
● 如： 0001—2017—XZ 。
01-30—001-0001表示为天威虎集团2017年度行政一级类下的制度二级类下的保管期限为30年的立卷归档文件中的第一卷第一件● 件号生成规则:按同一机构，同一年度,同一类别,同一保管期限下，件号从0001开始生成。
● 件号排序规则:按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。
● 案卷号生成规则：按同一机构，同一年度,同一类别,同一保管期限下，案卷号从001开始生成。
● 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。
● 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
三、本公司档案排架方法● 纸质档案的排架及标识:纸质档案实行分类流水排架法。
分类流水排架法是指在库房内按照企业档案的一级类目划分档案柜架，在每一个级类目的档案柜架中,按照文件归档的时间顺序排列档案。
江苏省检察院文档系统档号规范说明
江苏省检察院文档系统档号规范说明沈阳东软软件股份有限公司软件产品中心2007年06月20日目录一．编制目的 (3)二．档号规则 (4)１、文书档案的案卷级档案库 (4)２、文书档案的文件级档案库 (5)３、诉讼档案库 (6)４、会计档案库 (7)５、基建档案库 (8)６、检察技术档案库 (9)７、纪检档案库 (10)８、实物档案库 (11)９、设备档案库 (12)１０、照片档案库 (13)１１、录音档案库 (14)１２、录像档案库 (15)１３、光盘档案库 (16)一．编制目的本文档编制目的主要针对江苏省检察院及各分院在使用NEUSOFT SEAS7.0 文档管理系统(东软公司档案管理系统)时录入数据的档号规范统一所用。
省院结合各级检察院档案管理中的档号编制情况,拟定各类档案库档号规则，请相关使用人员参阅并及时反馈意见。
二．档号规则１、文书档案的案卷级档案库案卷的档号：由“全宗号-年度-分类号（或目录号）-案卷号”组成分类号（或目录号）：001，002，003，依次表示:永久，长期，短期，如：某案卷的档号为0000-2007-001-0001卷内文件目录的档号：由“全宗号-年度-分类号（或目录号）-案卷号-页次”组成（即纸质档案卷内目录中的“序号”在建档案数据库时统一改为“档号”）分类号（或目录号）：001，002，003，依次表示:永久，长期，短期，例如：某案卷的卷内目录的档号为0000-2007-001-0001-0001２、文书档案的文件级档案库（以件为单位管理）文件的档号：由“全宗号-年度-分类号（或期限代码）-机构代码（或问题代码）--件号”分类号：001，002，003依次表示:永久，长期/30年，短期/10年（按国家档案局规定2008年以后的保管期限分为为永久、30年、10年）机构代码：办公室（0001），干部处（0002），宣传处（0003），教育处（0004），警务处（0005），侦监处（0006），公诉处（0007），反贪局（0008），渎检处（0009），监所处（0010），民行处（0011），控申处（0012），预防处（0013），技术处（0014），研究室（0015），行装处（0016），监察处（0017），机关党委（0018），老干部（0019），编辑部（0020）例如：某一文件的档号为0000-2007-001-0001-0001（即办公室2007年永久第1号）如果按问题分类的，略有不同。
档号编制规则
档号编制规则档号编制是文书管理的重要组成部分，它为档案工作提供了一种便捷、明确的基础。
国家、地方和机关都要按照国家规定来设计档案编号，并经过实施，以保证各档案编号编制情况的系统性、规范性和严格性，把文书档案合理地组织起来。
本文将从以下几个方面讨论档号编制规则：一、概念：档号编制是指文件、档案等进行编号和记录的过程，专业称作档号编制或档案号码编制。
档号编制主要是为了组织档案的编号、拆分、存储和检索方便和实用。
通过档号编制，可以有效构建档案管理系统和档案存储结构，更好地达到档案的管理和检索的目的。
二、编号规则：当制订档号编号规则时，应注意以下几点：（1）档号编号应当符合规律性，编号要在系统中得到清晰表达，不同类别的文件应该有不同的编号。
（2）在编号时，一般都需要考虑历史、地理、行政区划、部门分类、文书类别、时间、类别等几个因素。
（3）在编号时，应根据不同的档案类型选择不同的字体、字号和符号。
三、归档问题：归档是档号编制的重要组成部分。
归档通常做到完整性和可检索性，使得文件容易被及时地发现，也方便进行后续的查询检索。
根据档号编制规则，对文件进行归档时，应按照档号编制的字母、数字和符号，并在档号中充分体现各类别文件的单位和主题。
四、实施：档号编制规则的实施是档案管理的重要环节。
实施档号编制规则应包括以下几点：（1）确定档案管理的主体，明确档案的编号，以及对文件的归档方法和规则。
（2）编号时应准确标明档案文件的内容，字母、数字、符号之间不可混淆，以免引发误解。
（3）文书档案号码编制完成后，应当制定规范和实施措施，学习档案管理人员的参与情况，检查档案管理的有效性，以确保档案管理的规范性和有序性。
总之，档号编制规则是档案管理的重要组成部分，是合理地组织文书档案的基础。
它是有效推进文书档案管理工作的重要手段，是为了简化档案管理流程，保证档案工作的严格性而制定的。
因此，在实施档号编制规则时，应严格按照规章执行，妥善保存档案，实现档案文件的有效管理。
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX（D10)件号年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。
件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。
案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。
档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。
7。
1、JJ2、JJ3、2为SB文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。
载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。
1、实物档案按卷整理，目录号为SW。
档号构成：全宗号—分类号—年度—件号。
2、印章档案按卷整理。
目录号为YZ。
案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号。
档案编码规则
档案编码规则一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。
字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。
如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。
项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。
（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如：09、11等。
分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。
可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。
（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。
通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。
范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）全宗号（北京XX物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（XX股份有限公司加项目代码）。
档号及编制方法
档号及编制方法1、档号定义档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）等。
全宗号：档案馆指定的全宗代码；案卷目录号：每一本案卷目录的代码；类别号：档案类目的代码（分类号）；项目号：指产品、工程、课题、设备的代字或代号；案卷号：案卷排列的顺序号；件号：案卷内的顺序号；页（张）：案卷内文件每页(张）的顺序号。
2、档案的编制原则档号是存取档案标记，并具有统计监督作用，档号编制遵循以下原则：（1）唯一性原则档号应指代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只表示一个编号对象。
档号不能重复。
（2）合理性原则档号结构必须与馆（室）档案的整理分类体系相适应；档号应保持完整，不能随意减少某种代码。
（3）稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变，否则会给档案保管和检索造成混乱。
如必须改变的档号，应在卷皮、卷盒、所有有关检索工具及计算机数据库中作出修改，保持实体上的档号与检索工具的一致性，改变档案号时，还应注明原档号。
（4）简明性原则档号力求简短明了，使之易识、易写、易记，以便减少代码差错率，节省存储空间，提高手工和计算机的处理效率。
（5）扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3、档号的结构根据《档号编制规则》（DA/T13—1994）的规定，档号结构分为三种：（1）全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号（xxxx-xxx-xxx-xxx）适用于档案馆（室）对文书档案的编号。
（2）全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号（xxxx-xxx……n-xxx-xxx）适用于档案馆（室）对各类档案的编号。
（3）类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号（xxx……n-xxx……n-xxx-xxx）适用于专业档案馆、档案室对科技类档案的编号。
《归档文件整理规则》颁布实施后，新的档案号结构：一般由全宗号、档案门类代码˙年度、保管期限、机构（问题）、件号组成。
档案分类、排列、编号规则
档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（丫）、长期（C）、短期（D）,在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，长期（C）一个流水号、短期（D）一个流水号。
按“卷”整理档号构成为：全宗号一目录号一案卷号一顺序号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：3位，如“ 00T案卷号：4位，如“ 000T顺序号：3位，如“ 00T2000年后的文件按“件”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y）、30年（D30）、10年（D10）,在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，30年（D30）一个流水号，10年（D10）一个流水号。
按“件”整理档号构成为：全宗号一年度一保管期限一（组织机构或问题）一件号全宗号：4位，如“ 0134”年度：4位，如“ 2013”保管期限：1或3位，如永久“ Y”，长期“C',短期“D'，定期30 年“D30'、定期10 年“D10'。
机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ ZZ'表示。
件号：4位，如“ 000T二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“ 2009”案卷号：4位，如“ 0001”。
三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）信访档案。
{档案管理制度}档案实体分类编号规范
{档案管理制度}档案实体分类编号规范类)；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目(属类)。
3.2档案实体排架和编号要反映十个基本大类,从实际出发,做到科学合理,经济实用,保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架,按大类一年度一属类进行排列,不区分保管期限特征( 但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列)，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时,重新从“1”另行编号,并用案卷目录号加以区别。
档案编号(档号)由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成(全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识)。
档案编号(档号)标识举例示意:A1.A12.010┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷顺序号┃┃┃┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目(属类代号)┃┗━━━━━━━━━分类一级类目(大类代号)┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）3.2.2产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架a)根据公司产品特点,产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列,案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）,同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。
对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号,用分类号加以区别，流水编号办法同前。
b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架,各按技术性文件和管理性文件分别流水编号,不同属类用分类号区别,流水号编制办法同前类。
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目(型号)代号、案卷顺序号构成。
举例示意:E1.E21.C2000.001┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━━案卷顺序号┃┃┃┗━━━━━━━产品型号(项目代号)┃┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目(属类)┃┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目(大类)┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案第一本目录）3.2.3科学技术研究类按大类分科研课题排列,案卷顺序号按大类流水编号,流水编号办法同前四大类编制办法。
档号命名规则
档号命名规则
档号是在文件整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，用于标识文件的基本属性、排列顺序、分类等信息，是档案管理的重要组成部分。
以下是一个通用的档号命名规则：
1.全宗号：由全宗名称和数字组成，表示文件所属的机构或单位。
2.门类号：由档案门类名称和数字组成，表示文件所属的档案门类。
例如，文书档案、会计档案、人事档案等。
3.案卷号：由案卷序号和数字组成，表示文件所属的案卷。
案卷是指同一门类、同一时期、同一机构或单位的文件按照一定的顺序排列而成的一组文件。
4.件号：由件序号和数字组成，表示文件在案卷中的位置。
件是指同一案卷中按照一定顺序排列的一组文件。
例如，一个档号可能是“J019-ZY•JC•CC•2019•D30-001-001”，其中“J019”表示全宗号，“ZY”表示门类号，“JC”表示二级类别号，“CC”表示三级类别号，“2019”表示年度，“D30”表示保管期限代码，“001”表示案卷号，“001”表示件号。
不同机构或单位的档号命名规则可能有所不同，具体应根据实际情况进行制定。
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档案管理系统整理规则
档案管理系统中的整理规则，即应用档案管理系统在整编库进行“编号”操作时，系统自动执行的档号规则，具体情况如下：
1.文书卷：全宗号—代字保管期限—案卷号
示例：258-A1-10
2.文书件：全宗号-年度-保管期限-归档部门-件号
示例：258-2017-4-1-001
3.科研档案：设置了两个整理规则
（1）全宗号-目录号-案卷号
示例：258-B3-1-5
（2）全宗号-目录号-项目号-案卷号
示例：258-B3-2-8-4
4.基建档案：全宗号-目录号-项目号-案卷号
示例：258-B4-1-29-10
5.设备档案：全宗号-分类号-案卷号
示例：258-B2-1-3
6.会计档案（二期现行）：全宗号-分类号-案卷号
示例：258-C3-1-3
7.照片、底片、光盘：全宗号-分类号-案卷号
示例：258-D1-1-3
8.实物档案（现行）：全宗号-分类号-件号
示例：258-E4-1
9.合同档案：设置了两个整理规则
（1）全宗号-分类号-年度-件号
示例：258-F1-2018-1
（2）全宗号-分类号-年度-归档部门-件号
10.特别说明
（1）档案管理系统中整理规则为集团公司高级档案员设置，全集团范围使用，不可随意更改。
（2）每一个档案类型只能配一种整理规则，各单位登录全宗管理员账号选择配置。
（3）不需要经过档案系统编号整理的，即直接导入数据库的老档案可以忽略系统整理规则。