会务策划实施方案

博道东方

会

务

执

行

计

划

书

总负责人：朱宏亮

内场负责人：马新兰

外场负责人：马海生

会议时间：2015年1月8日-1月9日

会议地点：长春路-长福宫酒店

参加人员：博道东方全体员工及董事会部分人员

人员分工

1后勤保障专员：负责准备总裁班所需相关物资，清单如下：

内场负责人。酒店方面：会场、音响、话筒、投影仪、电源、水牌、果盘、饮用水等；

内场负责人。讲师方面：讲师备忘录、食宿、讲师要求其他物质、讲师席卡、白板、白

板笔、白板擦；

外场负责人。会务服务方面：签到处、茶歇处、咨询处、处等席卡，签到表，

茶点，学员以及嘉宾听课证，会场服务人员工作证、课件、

课程调研问卷、学员及工作人员午餐预订或晚宴安排；

内场负责人。会场营销方面：近期项目介绍、报名表、现场报名

优惠政策、公司展业手册、项目报名表等；

外场负责人。组织布置会议室：确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、

会议电脑、麦克风、电源、白板、笔、白板擦、茶歇等（2）签到人员：负责签到台以及签到台相关物质的摆放以及每天课前学员的

签到，以及用餐情况统计和餐费的收取

【参考话术】

签到：您好，请这边签一下到；

您好，请问您是学员还是来试听的嘉宾；

您好，请问您是哪位介绍的的客户；

您好，请您在这边您的名字后面打一个勾就可以了；

引位：X总，您好，这是您的听课证和课件，请您佩戴好听课证，拿好您的课件，里面请；

（3）引座人员：负责在教室门口检查听课证和具体的引位

【参考话术】

检查听课证：您好/X总，听课证是您在课堂内身份的凭证，请您佩戴好之

后再进入课堂；

您好/X总，需要我帮您佩戴下么？/需要我帮您拿一下您的

东西么？

具体的引位：X总，这边请；

您好，请问您是学员还是来试听的嘉宾…您这边请；

（4）音控专员：保证会务用电脑、话筒、音响、投影仪的正常使用；

准备好会务用相关音响资料，包括公司简介视频、讲师简介视

频、开场音乐、课休音乐、召集音乐、游戏用音乐或视频、散

场音乐及视频并适时正常播放；

（5）助教专员：保证讲师的授课道具能正常使用（无线麦、白板、白板笔、白板擦等）；

适时且及时帮讲师擦白板，换白板笔；跑脉；

每隔45分钟为讲师添一次茶水；

（6）咨询专员，

公司近期项目的介绍和推进；

（7）摄影摄像专员：保证摄影机/摄像机的正常使用；

注意抓拍以下镜头：学员进场镜头、领导发言镜头、嘉宾

镜头、学员听课镜头、互动镜头、讲师授课镜头；注意要

有全景也要有特写；

（8）会场财务专员：根据确定的会务流程，制定会务预算，申请专项会务费用；

负责会场财务管理，包括进账、消费情况的登记、零钱的

准备等

（9）会务总监：负责监督和检查上述人员工作是否尽责以及工作人员之间的组织和协调；

做好突发事件的相关处理工作；

说明：1）后勤保障专员和会场财务专员可由同一人担任；

2）引座人员与咨询人员可由相同人次担任；

3）在人员有限且与正常音控任务无冲突的情况下，音控专员可兼任摄像人员；

4）助教专员可由主持兼任。

岗位职责

一、大门口及停车场：

要求：

1、第一天早上在酒店附近的路上安排好同仁，为客户指引到达酒店的路线，防

止客户找不到酒店的具体位置。

2、每天早上礼貌热情引导学友停放好车辆；除第二天外每天的到岗时间为会务

组统一到岗时间，离岗时间为开课后30分钟；

二、迎送宾区：

要求：

1、热情、微笑、点头、大声向每位学友问好；站姿大方即可、不需弯腰鞠

躬；

早上：早上好！欢迎参会！

下午：下午好！欢迎参会！

中午下课：谢谢参会！午餐愉快！

晚上下课：谢谢参会！晚餐愉快！

2、到岗时间按会务组统一规定时间到岗，送宾到岗时间为老师下课前五分

钟；晚课前到场时间为进场前40分钟。

三、餐厅协调：

1、在学员下课用餐时需提前五分钟拿着纸巾到达餐厅。

2提醒餐厅人员提前做好准备，保证学员能够准时有秩序的用餐。

四、水果区：

准备：水果区专组指示牌、果盘（向酒店借），水果，牙签，餐纸巾等

要求：

1、下课前五分钟摆放好水果需备上牙签;

2、水果区工作人员需要配带手套

3、水果区要随时有人在场，保证水果的清洁安全；同时要及时清点水

果数量，数量不足时及时向物品区负责人报备进行购买。

4、课程第一天中午统计好各家公司需要的果盘数量，保证在课程结束

后做完所有的果盘。

五、茶水区

要求：

1、保持区域桌面的干净，整洁：及时清理杂物，废物，避免脏乱；及

时整理物品，使桌面整齐有序；及时更换热水，保证热水的供应；每天

晚上课程结束后要及时清洗用具，如水壶、搅拌棒、勺子。

2、本区域人员在岗时要注意自身的洁净：衣服、头发、手等。

3、及时清点饮品和糕点数量，在物品量很少，但还能支撑一段时间的

时候，就向物品区的负责人报备，进行购买。

4、注意给学员倒水，应杯子从桌子上拿起来倒，并且手不要触碰杯口。

5、要明确：牛奶在早晨供应量较大，咖啡在中午吃完饭后的一段时间

需求量大。

6、下课前10分钟准备好所有饮用水；

7、每天晚上要把第二天早上的糕点准备好，并在上午课程结束后回收

果篮（向会场服务人员借果篮，并做好登记）。

8、上课时至少有一个人留守岗位，如果发现有学友走来，要及时站立