公司档案管理制度实用版本

档案管理制度

XY/GL-10

为了规范公司内、外文件，资料、证件的管理，确保各类档案保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率，特制订本制度。本制度适用于公司各部门档案的规范管理。

一、各级档案管理员职责

(一)公司办公室负责公司级档案资料的保管，各部门只负责涉及本部门业务的档案

资料的保管；

(二)各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理，切实做好保密工作，严格按照

本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确保各类档案分类

清晰、立目规范、归档及时准确；

(三)档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作，定期对纸质

档案进行整理，确保安全；

(四)各级各类档案，一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式，确保档案查阅

快捷、准确。

二、档案分类

(一)法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章

制度等。

(二)公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形成的文件

和会议材料、会议记录等。

(三)计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、营销

计划、财务计划等。

(四)总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、

单项性工作总结、调查报告等。

(五)凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭

证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。

(六)证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资质证、

施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

(七)汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及

公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

(八)劳资人事资料。包括公司下属各部门的人事任命、调整，员工培训、工资审核

记录，员工档案等相关资料。

(九)声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，

以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

各部门在档案管理工作中，凡是涉及以上资料的，应在本部门内进行分类管理。各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料，办公室还要负责对公司级各类档案资料的管理。

三、档案管理程序

(一)建档。档案管理人员收集到的档案资料，应按照档案性质进行合理分类，建立

电子档案和纸质档案，确保电子文档记录与纸质档案统一、对应。遵循“批复

在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法规性文

件的历次稿件排列在定稿之后”原则进行建档。对于没有名称的资料，档案管

理人员必须命名。

(二)编号。同类档案资料，按收到资料的时间先后顺序进行排序。每份档案资料可

以用铅笔或打印字条进行编号，按编号顺序在《档案登记目录表》（见附件一）

中填写名称、日期等信息，以便查阅。

(三)保管。各部门应具备档案柜，对档案柜及其钥匙进行编号。可以采用文件盒或

档案袋对各类档案资料进行装存，文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名

称、年份等。

(四)存档。档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，

5年，10年。

1.永久保存：

（1）公司章程、制度、合同

（2）组织规程及办事细则

（3）董事会、管委会记录

（4）财务报表

（5）政府机关核准文件

（6）不动产所有权及其他债权凭证（7）工程设计图

（8）其他经核定须永久保存的文书

2.10年保存：

（1）预算、决算书类

（2）会计凭证

（3）事业计划资料

（4）其他经核定须保存10年的文书

3.1年至5年保存：

（1）期满或解除之合约

（2）其他经核定保存5年的文书（3）会议纪录

4.1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。

四、档案日常管理

(一)借阅

1.借阅手续：

（1）公司档案密级分为绝密、机密、秘密和非密四给级别。因工作需要，公司的其他人员需借阅档案时，由借阅人填写《借阅档案申请表》（见附件二），经过部门

负责人审核并由办公室主任签字批准后，方可借阅。如果审核人或批准人不在公

司，可以由借阅人或经办人通过微信、手机短信等方式申请同意后办理，待审核

人或批准人回公司后签字确认。

（2）绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

（3）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在《借阅登记表》（见附件三）上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

（4）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

2.借阅人须爱护档案，保持整洁，不得转借、拆卸、遗失、调换、污损所借的档案，

不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

3.借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经

办公室主任批准。

4.借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不

得私自授受。

5.会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查

阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

(二)销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.凡属于密级的档案资料必须由公司办公室主任批准方可销毁；一般的档案资料，由

部门负责人批准后方可销毁。

3.每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案资料销毁清册》（见附

件四），报公司主任审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案资料销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

4.销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章。《档案资料销毁清册》需永久保

管。

5.保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正

在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

(三)移交