某某软件公司文件管理控制程序
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件管理控制程序4.doc
文件管理控制程序4文件管理控制程序1.目的为使本公司现行使用的文件及资料系统的管理程序化；明确文件系统内文件及资料变更的职权。
2.范围适用于我厂所有文件与资料系统。
为了便于管理，需要引进或变更的资料都应存在3.5英寸软盘内或通过电子邮件发至DCC 处，同时必须使用公司认可的软件，通常可接受的格式是WINDOWS 内的EXCELL或WORD。
3.权责3.1 文控中心负责文件分发回收管理,文件原件的保管。
3.2 工厂的正式雇员可以通过发起ECN来影响他工作范围的某个或全部内容。
3.3 文件的发起人及编写人通常会被视为文件所有人。
发起人有权对他所作的文件进行一系列的改版。
在某些特殊情况下（如发起人已离开工厂），文件的责权将会授予该部门的其它成员。
这些成员通常对文件行使与发起人相同的权力。
所有新的文件在原则上都需使用文件系统规定的格式。
4.作业内容4.1工程变更通知, ECN所有的文件都是通过《工程变更通知》（ECN，DC-10-12-10）引进文件系统内。
工程部对其进行审核、将其加入文件系统并发行。
所有的ECN都必须在文件登记编号以供将来参考（有关180的ECN单独编号以利于追踪）。
4.1.1文件发起人职责4.1.1.1工厂的任何正式雇员都可以发起ECN。
也就是说任何人只要有相应的工作技能，他可以通过发起ECN来影响他工作范围的某个或全部内容。
发起人需要在ECN内详细注明ECN涉及相关事项。
如果工程部人员需要引进图表，图纸或技术资料，他们必须在“ECN完成后发起要求检验”栏内标明“是”表明需要对ECN进行核对。
4.1.1.2 ECN发起人在发起文件时必须调查确保该文件不会牵涉到健康及安全问题，并确保该文件的执行不会带来任何危险。
4.1.2因测试而发起的ECN因技术问题而发起的ECN必须在“新部件及制程”栏内标明“是”。
并且只有依据相关绿卡程序要求做完试验之后才有必要得到品质部及工程部核准，然后在ECN相关栏内确认。
XX公司文件控制程序
1 目的为对XXXX公司信息安全管理体系所要求的文件、资料进行有效控制，确保各相关场所使用现行有效版本的文件，保证其信息安全的保密性、完整性、可用性，特制定本程序。
2 范围本程序适用于信息安全管理体系中与信息系统有关的文件与资料，包括：信息安全管理体系文件（含记录）、相关技术文件和资料，以及相关外来文件（各类标准、软件、产品样本等）。
3 职责1) 总经理负责信息安全适用性声明、信息安全管理手册的批准颁布。
2) 管理者代表负责信息安全程序文件的批准颁布。
3) 各部门负责人负责本部门作业文件或指导书（规定、规范）的批准颁布、制(修)订和管理控制，并执行相关的保密规定。
4) 总经办负责外来文件的收录、批转和发放及组织对信息安全管理手册、程序文件的制（修）订和管理控制。
4 定义无5 工作程序5.1文件和资料的分类1）按来源分：内部文件、外来文件；2）按类别分：信息安全管理手册、程序文件、作业文件（包括操作规程、实施细则等）、相关方提出要求的文件、法律、法规性文件，其他的管理制度、通知、计划等；3）按受控状态分：受控文件、非受控文件；4）按信息敏感性分：机密、秘密、敏感信息；5）按呈现媒体形式分：书面、电子媒体。
5.2内部文件5.2.1文件的编写5.2.1.1信息安全适用性声明、信息安全管理手册由总经办编写。
5.2.1.2信息安全程序文件由管理者代表组织各部门编写。
5.2.1.3技术规范文件、管理规定等文件由各相关部门收集或组织编写。
5.2.2文件的编号5.2.2.1信息安全管理手册编号ISMSM —□□—□版本号手册信息安全管理手册5.2.2.2信息安全程序文件编号ISMSP－□□—□版本号程序文件顺序号信息安全管理体系程序文件代号5.2.2.3对于（作业指导书）技术规范文件、管理规定文件等的编号，各部门可参考以下形式进行编号：ISMSI—□□—□□—□版本号作业文件顺序号部门拼音代码（如总经办：ZJ）信息安全管理体系作业文件代号5.2.3文件的批准5.2.3.1信息安全适用性声明、信息安全管理手册由管理者代表审核，总经理批准；信息安全程序文件由总经办组织审核后，呈管理者代表批准。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的文件控制程序的目的在于确保公司内使用的文件均为有效版本，且文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收和销毁等过程得到有效的管理和控制，以保证公司的各项活动能够依据准确、完整和最新的文件进行。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系以及与公司运营相关的各类文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、外来文件等。
三、职责分工1、管理者代表负责组织制定和审核管理体系文件，并负责批准程序文件。
2、各部门负责人负责组织编写和审核本部门相关的作业指导书和技术文件，并确保其符合管理体系的要求。
3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、存档和销毁等管理工作，并建立文件的总清单和相应的记录。
4、公司员工应按照规定使用文件，并妥善保管，不得随意涂改、损坏或丢失。
四、文件的分类1、管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，描述了管理体系的范围、方针、目标和主要过程。
2、程序文件：是对管理手册中各项过程的具体描述，规定了各项活动的流程和职责。
3、作业指导书：是对程序文件的进一步细化和补充，详细说明了具体的操作方法和步骤。
4、技术文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等，用于指导产品的设计、生产和检验。
5、外来文件：包括法律法规、标准规范、客户提供的文件等。
五、文件的编号1、为了便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。
编号规则应具有唯一性和可追溯性。
2、管理手册的编号规则为：公司代码MM版本号3、程序文件的编号规则为：公司代码PF程序文件序号版本号4、作业指导书的编号规则为：公司代码WI部门代码作业指导书序号版本号5、技术文件的编号规则为：公司代码TD技术文件类型代码技术文件序号版本号6、外来文件的编号规则为：公司代码WL外来文件来源代码外来文件序号六、文件的编写1、文件的编写应遵循清晰、准确、易懂的原则，语言应简洁明了，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。
某软件公司文件管理控制程序
某软件公司文件管理控制程序文件治理沈阳东大阿尔派软件股份(x，翻版必究)文件修改操纵名目1. 目的2. 适用范畴3. 职责4. 术语和缩略语5. 工作程序5.1 文件操纵范畴5.2 文件的编号5.3 质量体系文件的操纵5.4 其它文件的操纵5.5 文件的保管5.6 文件的网上公布6. 引用文件6.1 NP602200«信息治理»6.2 NW602101«文件编写导那么»6.3 NW602102«文件编号规定»7. 质量记录7.1 NR602100A〝文件发行审批表〞7.2 NR602100B〝文件修改申请与记录单〞7.3 NR602100C〝文件发行操纵表〞1.目的通过规定文档的编制、审查、公布、更换和收回废止必须遵守的过程，确保相关部门得到有效的文件。
2.适用范畴本程序适用于质量体系文件，以及软件开发产品和/或服务的过程中产生的文档治理。
注：质量体系文件、软件开发产品和/或服务过程中产生的文档，以下统称文件。
3.职责3.1 质量保证部门：负责组织质量体系文件的编制、发放和更换操纵。
3.2项目治理部门：负责技术文档发行及更换操纵。
3.3相关部门：负责各自部门的专用文档及资料的编写、更换。
4.术语和缩略语本程序采纳NQ402100«质量手册»中的术语和缩略语及其定义。
5.工作程序5.1 文件操纵范畴5.1.1质量体系文件，其分类为：1）质量手册2）程序文件3）支持性文件：包括作业指导文件、技术规范及有关资料。
其中：作业指导文件指在执行程序文件时参考的具体作业文件；技术规范指在软件产品开发过程中应遵守的技术准那么及规定。
5.1.2所有本公司质量活动的打算和进展及与客户相互配合的打算性文档。
5.1.3描述一个具体软件产品或软件项目的技术文档和用户文档，包括——开发时期输入/输出；——验证和确认的打算和结果；——提供给客户的文档；——爱护文档。
公司文件管理控制程序-模板
修订历史一.目的加强文件和资料的管理控制工作，为使各部门持有并执行相关文件的有效版本，对文件系统进行控制包括文件的格式，编号规则，文件编制、审核、会签、批准，文件下发、更改作废等实施有效的管控，确保文件的充分性、适宜性。
二.适用范围xxx有限公司各类文件的管控三.用语定义3.1文件：信息及其承载媒介，包括：表格、规范、程序文件、作业指导书、图样、报告、标准等。
3.2 一级文件：体系管理手册，包括质量管理/环境管理手册，信息安全管理手册。
3.3 二级文件：即程序文件，是一种管理性文件，主要描述职能间的分工及工作程序的规定，侧重管理，包括：职责、输入、输出、管控方法。
3.4 三级文件：即部门文件，是一种操作性或执行性文件，是为完成某项活动具体如何操作实施、记录的详细描述，包括：与程序文件接口文件、二级文件的支持性文件、作业文件、作业指导书、操作规程/规范、操作手册、指南、法律法规，也可以是书面描述、流程图、图表、模型、图样中的技术注释、规范、手册、图片、录像、检查清单，或这些方式的组合。
3.5 四级文件：用于记录管理体系所要求的数据或信息的文件，当表格中填写了数据或信息，表格就变成了记录。
3.6 外来文件：外来文件分两大类：一是集团内其他单位发布的文件，例如：技术标准、图纸；另一类是从集团外部接收到的文件，可包括顾客的图样、规范、法律和法规要求、标准、规章和维护手册、技术标准、图纸。
a)与公司产品相关的法律法规，如：国际/国家/地方法律法规，国际/国家/地方强制性或推荐性标准；b)与公司产品相关的国际/国家/行业、其它企业标准等，如：技术标准、产品标准等；c)顾客提供的与产品相关的技术/质量管理等标准及接收准则，如：图纸、技术规范等；d)适用的杂志、图书、工具书等。
3.7电子文件：是指公司在处理公务过程中，通过计算机等电子信息设备形成、办理、传输和存储的文字、图标、图像、音像、视频等不同形式的信息记录。
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文件管理
文件编号：
NP602100 生效日期：
2000.3.20
受控编号：
密级：秘密版次：Ver2.1 修改状态：总页数9 正文 6 附录 3 编制：李民审核：孟莉批准：孟莉
沈阳东大阿尔派软件股份有限公司
(x，翻版必究)
文件修改控制
目录
1. 目的
2. 适用范围
3. 职责
4. 术语和缩略语
5. 工作程序
5.1 文件控制范围
5.2 文件的编号
5.3 质量体系文件的控制
5.4 其它文件的控制
5.5 文件的保管
5.6 文件的网上发布
6. 引用文件
6.1 NP602200《信息管理》
6.2 NW602101《文件编写导则》
6.3 NW602102《文件编号规定》
7. 质量记录
7.1 NR602100A“文件发行审批表”
7.2 NR602100B“文件修改申请与记录单”
7.3 NR602100C“文件发行控制表”
1.目的
通过规定文档的编制、审查、发布、更改和收回废除必须遵守的过程，确保相关部门得到有效的文件。
2.适用范围
本程序适用于质量体系文件，以及软件开发产品和/或服务的过程中产生的文档管理。
注：质量体系文件、软件开发产品和/或服务过程中产生的文档，以下统称文件。
3.职责
3.1 质量保证部门：负责组织质量体系文件的编制、发放和更改控制。
3.2项目管理部门：负责技术文档发行及更改控制。
3.3相关部门：负责各自部门的专用文档及资料的编写、更改。
4.术语和缩略语
本程序采用NQ402100《质量手册》中的术语和缩略语及其定义。
5.工作程序
5.1 文件控制范围
5.1.1质量体系文件，其分类为：
1）质量手册
2）程序文件
3）支持性文件：包括作业指导文件、技术规范及有关资料。
其中：作业指导文件指在执行程序文件时参考的具体作业文件；技术规范指在软件产品开发过
程中应遵守的技术准则及规定。
5.1.2所有本公司质量活动的计划和进展及与客户相互配合的计划性文档。
5.1.3描述一个具体软件产品或软件项目的技术文档和用户文档，包括
——开发阶段输入/输出；
——验证和确认的计划和结果；
——提供给客户的文档；
——维护文档。
5.2 文件的编号
文件的编号按照NW602102《文件编号规定》执行。
5.3 质量体系文件的控制
5.3.1 编写
5.3.1.1 质量手册及程序文件由管理者代表负责，并责成质量保证部门组织相关人员进行
编写。
5.3.1.2 技术规范及作业指导书由技术总监负责，并责成质量保证部门组织相关人员进行
编写。
5.3.1.3 各类文件的格式按照NW602101《文件编写导则》及相应的规范要求编写。
5.3.2 审批
5.3.3 质量体系文件的复制和发行
5.3.3.1 质量体系发行，由质量保证部门编制“文件发行控制表”，经管理者代表或总经
理批准后进行质量体系文件的发行，填写“文件发行审批表”，给出受控编号，
按文件指定发放的范围与方式进行发行。
因特殊情况而超出发放范围发行文件
时，必须经文件原审批部门批准后发行，对外发行文件必须经过公司主管领导批
准，同时应填写“文件发行审批表”。
5.3.3.2当文件介质破损严重时，应到质量保证部门更换。
新文件受控编号仍
沿用原文件受控编号，并将破损文件销毁。
5.3.3.3当文件使用人将文件丢失后，按5.3.3.2办理申请领用手续，但必须在领用申请中
作出说明。
质量保证部门在补发时应给予新的受控编号，并在“文件发行审批表”
的备注项注明丢失，其受控编号作废。
5.3.4 质量体系文件的更改与作废
5.3.4.1 根据纠正和预防措施的要求或文件使用人员的意见可对文件进行更改。
使用部门
申请更改文件时，须填写NR602100B“文件修改申请与记录单”。
5.3.4.2文件的修改由相应的文件编制部门实施。
文件更改后，注明修改状态和更改生效
时间，并填写文件修改记录。
文件更改的审核、批准应由原审批部门进行。
5.3.4.3 收回旧版失效文件。
对于收回的旧版文件，需要保留作为档案资料的文件，在文
件介质加盖或注明“留存”标志后存档。
需要作废的由质量保证部门在文件介质
加盖或注明“作废”标志后销毁。
5.4 其它文件的控制
5.4.1 与开发有关的技术文档的编制、审批与更改控制按相应的程序文件的规定执行，
并由项目管理部门进行发行。
5.4.2与开发无直接关系的其它文件的编制审批按相应的程序文件的规定进行。
5.5 文件的保管
各类受控文件由文件的发行和领用部门分别保管，非受控文件由文件的使用部门
保管。
用户文档以及与用户交往过程中使用的文档由开发部门负责保管。
项目结
束后所有技术文档及来往文件交项目管理部门保管。
5.6 文件的网上发布
文件可在公司内部网上进行发布，保证各使用部门能够及时获取有效文件。
文件
的网上使用安全管理依据程序文件NP602200《信息管理》的规定。
6.引用文件
6.1 NP602200《信息管理》
6.2 NW602101《文件编写导则》
6.3 NW602102《文件编号规定》
7.质量记录
7.1 NR602100A“文件发行审批表”
7.2 NR602100B“文件修改申请与记录单”
7.3 NR602100C“文件发行控制表”
文件发行审批表记录编号：NR602100A-
序号文件编号文件名称版本号
受控
编号
发行
方式
发行
审批
发行人领用部门领用人/日期收回日期
1．本表内容不足以记录时，可以在附页填写。
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文件修改申请与记录单
记录编号：NR602100B- 日期：年月日文件编号：文件名称：更改前版本：
修改人：申请修改部门：更改后版本：
修改原因：
申请修改内容（申请人填写）：审批修改内容（文件修改人填写）：
审核意见（业务主管审核）
审核人/日期
批准意见（管理者代表批准）
批准人/日期
1．“修改内容”需分别写出修改前后对应部分的内容。
2．本表内容不足以记录时，可以在附页填写。
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文件发行控制表
记录编号：NR602100C-
文件编号文件名称版本受控编号发行方式发行部门
编制审批
年月日年月日1．文件的发行由管理者代表审批，质量保证部门执行。
第页/共页。