秘书技能大赛的试题及答案_秘书基础

秘书技能大赛的试题及答案_秘书基础

秘书技能大赛试题答案如下

基本规则：

一、决赛题分为现场问答和即兴演讲两种形式，事先由选手从竞赛命制的试题中抽题。

二、现场问答：3道题，现场作答，时间3分钟。

三、即兴演讲：1道题，现场演讲，时间3分钟。

一号题

一、现场问答：

(1)仔细查看下面这份《电话记录单》，请回答它的基本要素是否完备?

电话记录单

来电时间：20xx年11月日时分

来电单位：北京市公司

来话人姓名：

电话号码：010-88992

通话内容：该公司将派2名业务员来我单位

商洽购销事宜

电话记录人：

(2)大型会议活动的善后工作主要有哪些?

(3)开展档案利用工作的方式有哪些?

参考答案：

(1)缺领导签批意见(或拟办意见)、办理结果

(2)安排与会人员返程、会议文件资料的立卷归档、经费结算、总结等

(3)开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发目录、举办档案展览

二、即兴演讲：

一天，总经理办公室秘书小吕和几个同事相约一起吃饭。席间，大家谈到了公司马总经理和钱副总经理最近闹矛盾的事，有的说是马总对，有的说是钱副总对。同事要小吕就此发表看法，你认为此时此刻小吕该如何应答?

要点提示：背后议论上司的是非不妥。小吕作为总经理办公室秘书，更不宜参与其中，可另换话题巧妙避开。(言之成理即可酌情给分)

二号题

一、现场问答：

(1)公文眉首部分(文头)的构成要素有哪些?

(2)请以此次秘书职业技能大赛为例，谈谈会议经费预算方案的主要内容有哪些?

(3)明知领导拍板的这个方案存在重大缺失，但领导一再坚持，这个时候，你作为秘书该怎么办?

参考答案：

(1)公文份数序号、密级程度、缓急时限、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线

(2)文件资料印制费、通讯费、设备用品费、场所租用费、会议交通费、食宿费等

(3)作为秘书要及时劝谏，陈说利害，提出修正建议。如果领导仍然坚持，

则应提前准备应急预案，以备后用。

二、即兴演讲：

秘书应如何处理好与异性上司的关系?

要点提示：忠于职守，维护上司权威;洁身自好，不被诱惑所困;保持距离，不过分亲密接触。(言之成理即可酌情给分)

三号题

一、现场问答：

(1)撰写会议纪要应把握哪些要点?

(2)常见的会议座位顺序安排有哪几种?

(3)领导将你撰写的且你认为十分满意的文稿退回给你，让你作大的修改，而你认为无处下手予以修改。此时，你该怎么办?

参考答案：

(1)高度的概括性，如实记录，突出会议的中心议题，主次分明、条理清晰

(2)领导身份座位排法、专家身份座位排法、单位序列座位排法、荣誉待遇座位排法、灵活穿插座位排法等(答出4项即可)

(3)及时与领导沟通交流，了解领导的意图并提出自己的想法;换位思考，站在领导的角度重新审视原稿;如果双方看法仍难一致，则按领导要求重写。

二、即兴演讲：

200年初，某公司总经理在医院用移动电话与本公司办公室秘书李某通电话，问及近来学习情况，李秘书在通话中谈及中央领导同志在某次重要会议上的讲话要点(属机密级)中的部分内容。事后，秘书李某因泄露国家机密而受到处分。请你就此谈谈秘书如何做好保密工作?

要点提示：熟悉有关保密法律法规;自觉增强保密观念和自我防范意识;严格遵守保密规定。

四号题

一、现场问答：

(1)公文按行文方向可分为哪几类?

(2)影响会议效果的主要因素有哪些?

(3)某公司总经理在会上批评了销售部吴经理，吴经理因想不通而闹情绪。秘书小郑了解到总经理批评不够客观，在这种情况下，小郑应该主动做些什么?

参考答案：

(1)上行文、下行文、平行文

(2)是否有开会的必要;是否准备充分;议程是否合理;主持人能力水平高低;环境状况

(3)利用适当时机，向总经理说明事实真相;积极为双方化解矛盾提出好的建议

二、即兴演讲：

一个心理健康的秘书应具有哪些基本特征?

要点提示：智力正常;性格沉稳;工作专注;心态平和;人际关系和谐。(言之成理即可酌情给分)

五号题

一、现场问答：

(1)对公文主题的要求有哪些?

(2)会议通知主要有几种形式?

(3)秘书小张经常为一些鸡毛蒜皮的小事与周围同事发生口角，人际关系非常紧张。作为同事，你该如何劝导小张?

参考答案：

(1)正确、深刻、新颖、集中

(2)口头通知、电话通知、书面通知、发电子邮件、广播、登报等(答对4项即可)

(3)指出小张的优缺点;克制自己，宽容他人;不斤斤计较，乐于与人相处

二、即兴演讲：

秘书小丁正在办公室埋头写文件。突然间，一位怒气冲冲的男士径直朝董事长办公室冲去，说是公司卖出的产品不符合质量要求，要求退货赔偿损失，并声称如果不退货、不赔偿，就要把事闹大。此时秘书小丁该如何办呢?

要点提示：不能以急应急、以硬碰硬，也不能推诿回避。应想法平静客户的心情，询问客户反映的问题，给客户一个解答问题的承诺。(言之成理即可酌情给分)

六号题

一、现场问答：

(1)公文承办过程中催办有哪些具体方法?

(2)邀请会议嘉宾有哪些程序?

(3)上司要你去车站代他去接多年未见面的乡下老父亲。当你与上司的老父亲见面后，首先该说点什么?

参考答案：

(1)电话催办、发函催办、登门催办、请承办部门来人汇报

(2)确定嘉宾名单，制发请柬，逐一联系确认出席情况，在会议正式召开之际再次与嘉宾联系并确认如何接送。

(3) 作自我介绍，同时解释上司不能亲自来车站迎接的合理理由。

二、即兴演讲：

某企业最近下发了《关于调整员工津贴补助的方案(讨论稿)》，讨论中引起部分员工的不满。针对这种情况，如果你是该企业办公室秘书，将如何协助领导处理此事?

要点提示：深入调查研究，广泛听取各方意见;对津贴补助方案中不合理处提出调整修改建议;积极协助领导向全体员工做好宣传、解释工作。(言之成理即可酌情给分)

七号题

一、现场问答：

(1)一份完整的商务旅程表应包括哪些主要内容?

(2)引导会议进程有哪些方法?

(3)在外宾抵达前应做好哪些接待准备工作?

参考答案：

(1)六项内容：日期(某月、某日、星期几);时间(出发、返回及中途活动时间);本次旅行的目的地;交通工具;具体事项(活动内容);备注(提醒旅行者注意的事项)

(2)会前研读文件材料，了解议程和议题;明确开、散会时间;平等参与讨论等。

(3)弄清来访外宾或代表团的基本情况;了解外宾的饮食、爱好、宗教禁忌以及是否有其它生活习惯;拟定来宾接待计划

二、即兴演讲：

秘书工作做的都是小事，出了问题就是大事，请就此谈谈你对秘书工作的认识?

要点提示：事务性、服务性强，事情繁杂琐碎，但岗位重要，一旦出现差错就有可能影响全局。因此，必须谨小慎微，耐心细致。(言之成理即可酌情给分) 八号题

一、现场问答：

(1)常用的档案分类有哪些方法?

(2)针对执行多年的此页无正文格式取消后，新的规定是什么?

(3)正在接电话时有客人来访怎么办?

参考答案：

(1)年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。

(2)印章与正文必须同处一面。

(3)示意客人先坐下稍候，尽快结束通话;向受话方道歉，说明有客人来访，约好下次通话时间并结束通话;然后起身向客人致歉。

二、即兴演讲：

近年来，一些秘书人员因违法乱纪而受到党纪国法的制裁，请你谈谈秘书人员应如何做到严洁自律?

要点提示：摆正位置，服务为本;自尊自重，克制贪欲;清白做人，公道正派。(言之成理即可酌情给分)

九号题

一、现场问答：

(1)会议日程表与会议议程表的区别是什么?

(2)会议准备工作协调的任务是什么?

(3)单位只有三部车，但当天有五个人要用车，应当按什么原则来派车?

参考答案：

(1)会议议程是议题的顺序安排，会议日程是根据议程逐日作出的具体安排。

(2)会议的议题、时间、地点、日程、与会人员、设备、场地等

(3)先急(事)后缓(事)，先大(事)后小(事)，先上(级)后下(级)，先高(位)后低(位)。

二、即兴演讲：

如果你的一个上司经常在你面前说起另一位上司的坏话，你作为秘书该怎么办?

要点提示：不参与议论、不随声附和。(言之成理即可酌情给分)

十号题

一、现场问答：

(1)公文校核的内容主要包括哪些?

(2)会议进行过程中可能出现的问题有哪些?

(3)总经理与副总经理正在办公室吵架(火药味很重)，你突然闯了进去，此时你该怎么办?

参考答案：

(1)校核报批程序、是否需要行文、有无政治政策性错误、是否合法、是否协调会签、是否具有可行性、文字把关、公文格式是否正确等

(2)人员问题、场地问题、设备问题、资料问题、健康与安全问题、行为问题。

(3)先弄清情况，如果是因为工作上的问题而发生争论，可以考虑回避;如果

是其他事则可分散他们的注意力，或借故将其中一位上司唤离现场。

二、即兴演讲：

有时，上司在正常上班时间之外指派一些工作任务给你，你对此抱以何种态度?

要点提示：愿意接受任务，并积极做好。(言之成理即可酌情给分)

十一号题

一、现场问答：

(1)公文有效选择材料的标准是什么?

(2)会中服务工作的基本内容有哪些?

(3)我国的速记方式主要分为几类?

参考答案：

(1)真实、准确、新颖、典型

(2)迎接与会者、签到引座、分发文件资料、做好协调工作、做好会议记录等

(3)手写速记、计算机速记

二、即兴演讲：

某公司准备召开一次各部门经理参加的临时性重要会议，秘书小张负责通知与会人员，他觉得这是内部会议就没有向各部门经理发送正式通知，只在公司宣传栏上贴了一张会议通知。小张的做法是否妥当?为什么?

要点提示：小张的做法不妥。召开临时性重要会议，应事前发出正式通知十二号题

一、现场问答：

(1)函的正文一般由哪几个部分组成?

(2)会议常见的座次排列方法有哪些?

(3)如果会议需要摄影，事前秘书应做好哪些准备工作?

参考答案：

(1)缘由、事项、希望请求

(2)横排法、竖排法、左右排列法

(3)联系好摄影单位和摄影师;选择好合影场地;确定合影时间;及时通知摄影师摄影

二、即兴演讲：

秘书人员如何提高自身能力素质?

要点提示：加强学习，调查研究，总结积累经验，大胆创新，勤于实践。(言之成理即可酌情给分)

十三号题

一、现场问答：

(1)述职报告包括哪些基本内容?

(2)召开新闻发布会，事前需做好哪些服务工作?

(3)调查研究应遵循哪些基本原则?

参考答案：

(1)标题、称谓、正文、落款

(2)对其必要性进行调查研究、确定主持人和发言人、选定会场、邀请记者

(3)实事求是、不先入为主、充分占有材料、坚持正确的调研方法

二、即兴演讲：

秘书如何处理好与领导集体的关系?

要点提示：摆正角色位置;按职责分工请示汇报;一视同仁，不厚此薄彼;不在背后议论领导。(言之成理即可酌情给分)

十四号题

一、现场问答：

(1)公文销毁需遵循哪些原则?

(2)会议证件主要有哪几种?

(3)信件拆封时需注意哪些方面?

参考答案：

(1)须经过鉴别和领导批准、有专人监督、到指定的销毁场所、当场销毁

(2)出席证(代表证)、列席证、来宾证、签到证、选举证、工作人员证等(列出其中4种即可)

(3)尽量避免误拆、使用专门的拆封工具、检查有无附件、加盖收讫章或标注收到日期

二、即兴演讲：

有人说，秘书工作既辛苦又清苦，付出与所得不成正比，你怎么看待?

要点提示：言之成理即可酌情给分

十五号题

一、现场问答：

(1)使用印章除须有领导签批、盖印、留存材料、不携带外出使用、不盖空白凭证以外，还有哪些要求?

(2)室内会议会场准备工作主要包括哪些?

(3)办理信访事项应注意哪些方面?

参考答案：

(1)审阅了解用印内容、登记

(2)会标、会徽、音响、座位、花卉、空气、安检等(列出前4项即可)

(3)实事求是，按政策办事，努力为他人排忧解难，讲究工作方法

二、即兴演讲：

某市下了一场大雪，市政府要求各单位及时清扫门前和道路上的积雪，否则进行通报并处罚款。某企业老板对此很反感，并告诉办公室不予实行。如果你是该企业秘书，该怎么办?

要点提示：不应僵化地执行老板的指示而与政府部门硬顶，要灵活处理，耐心做上司的工作，并与政府部门积极协调，妥善处理事情。(言之成理即可酌情给分)

十六号题

一、现场问答：

(1)归档文件整理有何要求?

(2)会议生活服务具体包括哪些内容?

(3)秘书答复记者有哪些技巧?

参考答案：

(1)以件为单位、随办随归、保证文件质量

(2)住宿服务、膳食服务、交通服务、卫生及环境服务、医疗保健服务、邮政通讯服务、文化娱乐服务、购物服务等

(3)多讲事实，少加议论;讲述成绩时要谦虚;多讲过去和现在，少描述未来;

不和记者较劲

二、即兴演讲：

公司老总与供货商刘经理就进货问题谈了几个回合了。这天刘经理来公司准备签合同，但公司老总又提出了供货中的问题，一上午无果而终。刘经理回去的时候，老总让秘书小刘送他到电梯口。刘经理苦笑着对秘书小刘说：你们老总今天怎么变得这么婆婆妈妈的，没有一点男子汉大丈夫的气魄?面对这种情况，小刘应该如何应对?请你谈谈语言表达在秘书职业中的重要性。

要点提示：语言表达是秘书的一项基本功，掌握各种不同场合的语言表达技巧，就能够始终占据主动，获得对方好感。(言之成理即可酌情给分) 十七号题

一、现场问答：

(1)发文办理程序除文稿草拟、审核、签发、复核、分发、公布外，还有哪些主要程序?

(2)会议活动通常会根据规模、任务需要将会议人员进行编组，编组的原则是什么?

(3)扭转错误报道有哪些具体步骤?

参考答案：

(1)缮印、用印、登记

(2)适量原则、界别原则、属地原则、交流原则

(3)列举申诉的理由，在与媒体方交涉前先平静自己的情绪，平静地重述所有的错误

二、即兴演讲：

一天早晨，老总眉头紧锁、一言不发地进了自己的办公室，秘书小刘跟他打招呼早上好!他也爱理不理的。小刘心想：老总平时和蔼可亲，常常跟下属开玩笑，今天肯定遇到烦心事了。请你就此谈谈秘书应如何为领导分忧解难。

要点提示：多一些理解、关心和支持，多从上司的角度思考问题并提出建议，主动做一些力所能及的实事(言之成理即可酌情给分)

十八号题

一、现场问答：

(1)决定有哪些类型?

(2)会议期间，发放会议材料一般采用哪些方式方法?

(3)当值班人员接到自然灾害的情况报告后，应及时做好哪些工作?

参考答案：

(1)指挥性决定、知照性决定

(2)直接发放、摆放在会议桌上、放在房间

(3)立即向领导报告、了解和关注灾情进展、根据领导意见通知相关单位做好救灾准备、及时向领导反馈有关新情况

二、即兴演讲：

请选择一个秘书工作案例，谈谈它对你做好秘书工作有何启发?

要点提示：(言之成理即可酌情给分)

十九号题

一、现场问答：

(1)公告与通告有何区别?

(2)会议按规模可以分为哪几类?

(3)督查工作必须遵循哪些原则?

参考答案：

(1)使用范围不同，宣布事项不同，制发者不同

(2)特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议

(3)实事求是、领导负责、分流承办

二、即兴演讲：

得知所接待的客人喜欢喝酒而且有一定的酒量，而总经理和秘书两人平时都不喝酒。作为秘书，应如何提高主客双方的就餐气氛?

要点提示：说明实情，态度热情，大方得体(言之成理即可酌情给分)

二十号题

一、现场问答：

(1)国家秘密等级分为哪几级?

(2)会场的选定主要应考虑哪些因素?

(3)办公环境管理应注意哪些方面?

参考答案：

(1)绝密、机密、秘密

(2)会场大小适中、会场地点适中、会场附属设施齐全

(3)搞好整体规划、在力所能及的条件下进行、领导重视程度、建立健全管理制度、因地制宜搞好绿化、美化

二、即兴演讲：

秘书工作中经常会遭受一些打击和挫折，请你谈谈秘书如何做好心理调节、正确面对压力?

要点提示：正确对待挫折，提高对挫折的容忍力，勇敢面对挫折(言之成理即可酌情给分)