外贸部工作流程
外贸工作流程管理制度
一、总则为规范外贸业务流程，提高工作效率，确保外贸业务质量，降低风险，特制定本制度。
本制度适用于公司所有外贸业务部门及相关部门。
二、业务流程1. 市场调研与客户开发（1）市场调研：根据公司发展战略和市场需求，开展市场调研，了解国内外市场动态、行业趋势、竞争对手等信息。
（2）客户开发：根据市场调研结果，制定客户开发计划，通过电话、邮件、展会、网络等渠道寻找潜在客户。
2. 询价与报价（1）询价：与潜在客户沟通，了解客户需求，收集客户信息。
（2）报价：根据客户需求和公司产品特点，制定合理的报价方案，包括价格、付款方式、交货期、售后服务等。
3. 订单处理（1）订单确认：与客户沟通，确认订单细节，如产品型号、数量、价格、付款方式、交货期等。
（2）合同签订：与客户签订正式合同，明确双方权利义务。
（3）生产安排：根据订单情况，安排生产计划，确保按时完成生产任务。
4. 质量控制（1）原材料检验：对采购的原材料进行检验，确保符合国家标准和公司要求。
（2）生产过程检验：在生产过程中，对产品进行检验，确保产品质量。
（3）成品检验：在产品完成生产后，进行成品检验，确保产品符合合同要求。
5. 物流与运输（1）物流安排：根据客户需求和公司实际情况，选择合适的物流方式，确保货物安全、及时运输。
（2）运输跟踪：在运输过程中，对货物进行跟踪，确保货物安全到达客户手中。
6. 付款与收款（1）付款：根据合同约定，向供应商支付货款。
（2）收款：根据合同约定，向客户收取货款。
7. 售后服务（1）售后服务咨询：为客户提供产品使用、维修等方面的咨询服务。
（2）售后服务处理：对客户反馈的问题进行及时处理，确保客户满意度。
8. 客户关系维护（1）定期回访：定期与客户沟通，了解客户需求，维护客户关系。
（2）活动参与：积极参加行业展会、客户拜访等活动，提升公司品牌形象。
三、岗位职责1. 外贸业务员（1）负责市场调研、客户开发、询价、报价、订单处理等工作。
外贸公司工作流程
外贸公司工作流程一、市场调研与开发阶段1.定义市场：根据公司的战略方向和资源情况，确定目标市场。
2.市场调查：了解目标市场的规模、竞争情况、需求和偏好等情况。
3.产品开发：根据市场需求，确定产品开发方向，并进行产品设计或改进。
4.供应商开发：寻找和筛选供应商，进行样品确认和质量控制。
二、采购和供应链管理阶段1.采购计划：根据市场需求和订单情况，制定采购计划，并与供应商进行谈判和签订合同。
2.供应链管理：监管供应商的生产进度和质量控制，确保供应链的顺畅和效率。
3.库存管理：管理产品的库存情况，保证供应以及减少库存压力。
三、市场推广阶段1.市场定位：确定产品的目标客户和定位策略。
2.市场推广计划：根据市场定位和预算，制定市场推广计划，包括广告、促销和公关等活动。
3.渠道开拓：开发分销渠道，与代理商、经销商等进行合作，并进行渠道管理。
四、订单处理和物流管理阶段1.订单接收：接收来自客户的订单，并核对订单的准确性和合规性。
2.订单处理：安排生产、包装和装运等流程，确保订单的及时交付。
3.物流管理：与物流公司合作，管理货物的运输、运费和报关等事宜。
五、贸易融资和结算阶段1.融资安排：根据需要，与银行或金融机构谈判和签订贸易融资合同，解决资金需求。
2.发票和结算：向客户开具发票并进行结算，与银行确认款项的到账。
六、售后服务和市场反馈阶段1.售后服务：及时解决客户的问题和投诉，提供售后服务。
2.市场反馈：收集市场反馈和客户满意度调查，根据反馈调整产品和服务。
以上是一个典型的外贸公司的工作流程，但具体的工作流程和步骤会因公司的规模和业务特点而有所不同。
外贸公司需要灵活应对市场变化和客户需求，不断优化和改进工作流程，提高工作效率和市场竞争力。
外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部门制度及工作流程外贸业务是指国内企业与国外企业之间进行的进出口贸易活动。
外贸业务部门是一个企业中专门负责处理和管理外贸业务的部门。
该部门的制度和工作流程的建立和执行对于企业的进出口业务的顺利进行非常重要。
下面是外贸业务部门制度及工作流程的完整版：一、外贸业务部门的职责：1.负责企业的外贸业务拓展与发展计划的制定；2.负责寻找国外买家，开展对外贸易谈判；3.负责签订外贸合同及其附件，解决合同履行过程中的问题；4.跟踪外贸合同的履行情况，及时处理合同履行过程中的问题；5.协调企业内部各部门的合作，确保外贸业务的顺利进行；6.负责外贸业务的售后服务，处理客户投诉和问题；7.及时掌握国际贸易政策和市场信息，为企业的外贸业务提供支持和参考。
二、外贸业务部门的工作流程：1.外贸业务拓展阶段：(1)开展市场调研，了解国外市场需求；(2)研究国际贸易政策，确定外贸业务发展方向；(3)寻找潜在的国外买家，进行初步洽谈；(4)筛选买家，选择合作对象；(5)进行具体的对外贸易谈判；(6)签订外贸合同及其附件。
2.外贸合同履行阶段：(1)外贸合同的录入和归档；(2)设立合同履行跟踪机制，及时了解合同执行情况；(3)处理合同履行过程中的问题，如质量问题、交付问题等；(4)确保合同履行的顺利进行。
3.外贸业务售后服务阶段：(1)处理客户投诉和问题，及时解决；(2)及时向客户提供产品支持和服务；(3)收集客户反馈，改进产品和服务质量；(4)与客户建立长期合作关系。
4.内部协调和支持：(1)与供应链管理部门合作，确保产品供应的及时性和稳定性；(2)与品质管理部门合作，确保产品质量符合合同要求；(3)与物流部门合作，处理货物运输和清关手续；(4)与财务部门合作，处理外贸结算和资金流动。
以上是外贸业务部门制度及工作流程的完整版。
一个高效的外贸业务部门需要建立科学的制度和规范的工作流程，以确保外贸业务的顺利进行。
同时，外贸业务部门还需要与企业内部的其他部门密切合作，形成良好的组织协同效应，提升整体的外贸业务水平和能力。
外贸部工作流程和制度
外贸部工作流程和制度外贸部的工作流程和制度如下：1. 市场调研：外贸部会对国际市场进行调查和研究，了解潜在的贸易机会和竞争情况。
2. 客户开发：外贸部会通过各种渠道寻找潜在客户，并与他们建立联系，开展贸易合作。
3. 产品选型：根据客户需求和市场需求，在与产品开发和生产部门沟通后，确定出口产品的类型和规格。
4. 报价和谈判：外贸部会根据产品成本、市场需求和竞争情况，制定合理的价格，并与客户进行谈判，以达成互利的贸易协议。
5. 合同签订：一旦与客户达成协议，外贸部会与法务部门合作，起草和签订贸易合同，确保交易条款的合法性和合规性。
6. 订单处理：外贸部会协调各个相关部门，确保生产、装运和交货等环节按时顺利进行，确保订单的及时交付。
7. 报关和结算：外贸部通过与海关、报关行和银行等合作，进行相关的报关手续和结算工作，确保贸易交易的合规性和顺利进行。
8. 售后服务：外贸部会与客户保持良好的沟通和关系，提供售后服务，解决客户在贸易过程中遇到的问题。
外贸部在工作过程中，通常会遵循一定的制度，包括但不限于以下内容：1. 内部协作制度：外贸部会与其他部门建立沟通机制，保持信息流通和工作协调。
2. 销售目标制度：外贸部会制定销售目标，并根据实际情况进行调整和评估。
3. 合规制度：外贸部会遵守国际贸易法律法规，确保贸易活动合法合规，并进行相关的合规培训和监督。
4. 数据管理制度：外贸部会建立健全的数据管理制度，包括客户信息、订单信息和贸易数据等的管理和保护。
5. 绩效考核制度：外贸部会根据销售业绩和客户满意度等指标对员工进行考核，激励和奖励优秀成绩。
以上是外贸部的一般工作流程和制度，具体情况可能会根据不同的公司和行业有所不同。
外贸部工作流程范文
外贸部工作流程范文外贸部工作流程是指国内企业从开展国际贸易到完成交易的整个过程。
该流程通常包括寻找海外市场、开展市场调研、寻找合作伙伴、产品开发和生产、贸易合同签订、物流和运输安排、支付和收款、海关报关和通关、售后服务等多个环节。
下面是具体的外贸部工作流程。
第一步：寻找海外市场在外贸部开始工作之前，首先需要寻找适合的海外市场。
这可以通过市场调研、参加国际展会、建立外贸网站以及了解目标市场的情况来实现。
市场调研和分析是非常重要的一步，可以帮助企业了解国外目标市场的需求、竞争情况以及相关法规和标准。
第二步：寻找合作伙伴第三步：产品开发和生产产品开发和生产是外贸部工作的核心环节。
这包括确定产品规格、设计、测试和批量生产。
外贸部需要与生产部门密切合作，确保产品符合国际质量标准，并根据客户需求进行定制。
第四步：贸易合同签订贸易合同是国际贸易过程中的法律文档，详细规定了交易双方的权益和义务。
外贸部需要与合作伙伴就价格、交货日期、装运方式、付款方式等进行谈判，并最终签订合同。
合同签订后，外贸部需要确保双方按照合同条款履行。
第五步：物流和运输安排物流和运输安排是确保产品及时到达目标市场的关键环节。
外贸部需要与物流公司、运输公司和其他相关方面进行沟通和协调，确保货物能够按时、安全地运输到目的地。
这可能涉及到海运、空运、陆运以及相关文件的处理和配套服务。
第六步：支付和收款支付和收款是外贸交易中的关键问题。
外贸部需要与买方就付款方式、付款期限、信用证等事项进行协商，并确保双方的付款和收款安全。
这可能涉及到海外银行业务、国际汇款以及与银行的沟通。
第七步：海关报关和通关海关报关和通关是将产品送达目标市场的最后一道关卡。
外贸部需要与海关、报关行以及其他相关机构合作，在进出口时完成必要的报关手续和文件准备，以确保顺利通过海关。
第八步：售后服务总结起来，外贸部工作流程涵盖了从寻找海外市场到完成交易的整个过程。
通过精心的管理和组织，外贸部可以实现国内企业的国际化和市场拓展，为企业带来更多的商机和利润。
外贸部门工作流程和职责
外贸部门工作流程和职责1. 引言外贸部门是企业中负责开展国际贸易的部门，其工作流程和职责对于企业的国际化战略和发展具有重要意义。
本文将详细介绍外贸部门的工作流程和职责，以帮助读者更好地了解和应用外贸工作。
2. 外贸部门的职责外贸部门的职责主要包括以下几个方面：2.1. 市场开拓和业务拓展外贸部门负责进行市场调研和分析，寻找潜在的市场机会和客户。
他们通过参加国际贸易展览会、建立国际贸易平台等方式，积极开拓市场，并与客户进行业务洽谈，促成业务合作。
2.2. 销售和订单管理外贸部门负责与客户进行产品销售和订单管理工作。
他们通过与客户保持良好的沟通，及时了解客户需求，并提供专业的产品咨询和解决方案，最终达成销售合同。
同时，他们还负责订单管理，确保订单及时交付和满足客户要求。
2.3. 国际物流和运输安排外贸部门负责安排国际物流和运输事宜，确保产品按时、按量出口。
他们需要与物流公司、运输公司等协调沟通，制定完善的物流方案，并监督货物的运输过程，确保货物安全到达目的地。
2.4. 财务结算和支付外贸部门负责财务结算和支付工作。
他们与客户协商商务条款和支付方式，并进行财务结算和收款工作。
同时，他们还需要与财务部门密切合作，确保支付和收款的准确性和及时性。
2.5. 合规管理和风险控制外贸部门负责合规管理和风险控制工作。
他们需要了解和遵守国际贸易法律法规，确保企业在国际贸易中的合规运作。
同时，他们还需要识别和评估国际贸易中的风险，并制定相应的风险控制措施，降低企业的贸易风险。
3. 外贸部门的工作流程外贸部门的工作流程可以分为以下几个阶段：3.1. 市场调研和潜在客户开发外贸部门首先进行市场调研，了解国际市场的需求和竞争情况。
然后，他们寻找潜在客户，建立客户数据库，并进行客户分类和分析。
3.2. 业务洽谈和合作协议签订外贸部门与潜在客户进行业务洽谈，包括产品介绍、价格谈判、交货期等方面的协商。
一旦双方达成共识，外贸部门将与客户签订合作协议。
外贸业务工作流程
外贸业务工作流程
2.报价和合同签订
根据客户的需求，外贸人员会与内部相关部门协调，确定产品的价格
和交货条件，并为客户提供一份正式的报价单。
如果客户接受报价，双方
将根据商务谈判的结果签订一份正式合同。
合同中包括双方的权责、交货
条件、支付方式、质量标准等详细内容。
3.生产与进出口手续
一旦合同签订，外贸企业开始组织生产、采购或外包生产，并与供应
商合作以确保产品按照客户要求按时交付。
同时，外贸企业需要办理相关
的进出口手续，包括报关、检验检疫、保险等。
4.产品质量控制与包装
为了确保产品质量符合客户要求，外贸企业会在生产过程中进行质量
控制，并在发货前进行最后的质检。
同时，外贸企业会根据客户要求对产
品进行包装，以确保产品在运输中不受损坏。
5.物流和运输安排
一旦货物质检合格，外贸企业需要计划和安排货物的物流和运输。
这
包括选择适合的运输方式（如海运、空运、陆运等）、预订货柜和运输工
具（如集装箱）、办理相应的运输保险等。
6.货物交付与售后服务
货物到达目的地后，外贸企业将安排清关手续，办理货物交付。
同时，外贸人员会与客户进行售后服务，确保客户对货物的满意度，并处理任何
可能出现的问题和投诉。
总之，外贸业务工作流程是一个复杂而繁琐的过程，需要外贸人员具备丰富的国际贸易知识和经验，并与内部部门、供应商和客户密切合作，以确保交易顺利进行并达到客户的期望。
外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部门制度及工作流程一、部门概述外贸业务部门是负责公司对外贸易的核心部门，目的是通过开展国际贸易来促进企业的发展和扩大市场份额。
外贸业务部门在公司中具有重要的地位和作用，需要建立一套完善的制度和工作流程，以确保业务的顺利进行。
二、部门职责外贸业务部门的主要职责包括：1.寻找新的市场机会和客户资源，扩大公司的国际市场份额；2.深入了解国际市场动态、行业发展趋势和竞争对手情况，为公司制定合理的市场营销策略；3.负责与海外客户的业务洽谈、合同签订和订单跟进，确保订单及时交付；4.处理国际贸易相关的进出口手续和文件，确保符合相关法律法规；5.协调和管理供应链，确保供应、生产、物流等环节的顺利进行。
三、部门制度为了规范外贸业务部门的工作，制度的建立是必要的。
以下是一些常见的外贸业务部门制度：1. 客户管理制度客户管理制度是指对外贸业务部门在与客户的合作过程中应遵循的规定，包括：•定期与客户进行沟通和交流，了解客户需求和反馈；•建立客户档案，包括客户基本信息、合作历史、订单记录等；•维护客户关系，及时回复客户咨询和投诉，解决问题。
2. 销售流程管理制度销售流程管理制度是指对外贸业务部门的销售过程进行规范的制度，包括以下内容：•确定销售目标和计划，制定销售策略；•开展市场调研，确定目标客户群体；•开展业务洽谈，提供产品及服务方案，与客户沟通达成合作意向；•签订合同，明确交付时间和付款方式；•跟进订单，确保订单按时交付。
3. 供应链管理制度供应链管理制度是指对外贸业务部门的供应链环节进行管理的制度，包括以下内容：•建立合理的供应商评估制度，确保供应商能够按时提供符合质量要求的产品；•确定供应商采购合同，明确交付时间、价格和质量标准；•对供应商的产品进行验收和质量检测，确保产品符合质量要求；•跟进供应链的物流环节，协调和管理出口运输、报关等手续。
4. 外贸业务风险管理制度外贸业务风险管理制度是指对外贸业务过程中可能存在的风险进行预防和管理的制度，包括以下内容：•分析和评估国际市场的风险，做好市场调研和情报收集工作；•建立风险评估和预警机制，及时发现和应对风险；•对合同和相关文件进行严格审核，确保合法合规；•建立应对突发事件和危机的预案和救援措施。
外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部门制度及工作流程外贸业务部门是一个企业的重要部门之一，负责开展国际贸易、拓展海外市场、处理跨境运输以及与国外客户的沟通和协商等工作。
为了提高部门的工作效率和质量，建立一套完善的制度和工作流程是非常必要的。
本文将针对外贸业务部门的制度和工作流程进行详细的介绍。
一、外贸业务部门制度1.工作目标和任务的制定：每个季度，外贸业务部门需要制定具体的工作目标和任务，并通过行政层面和业务层面的会议进行沟通和协商。
2.业务拓展计划的制定：外贸业务部门要制定每个年度的业务拓展计划，包括市场的选择、产品的推广以及销售目标的设定等。
3.合同管理制度：外贸业务部门应建立合同管理制度，包括合同的签署、履行、变更和结算等方面的规定，确保合同的有效性和履行的及时性。
4.基础数据库的建立：外贸业务部门要建立客户信用数据库、市场信息数据库、产品型号数据库等基础数据库，方便业务人员查询和分析。
5.销售报价和询盘管理制度：外贸业务部门要建立销售报价和询盘管理制度，确保报价的准确和及时回复客户的询盘。
6.客户拜访和维护制度：外贸业务部门要建立客户拜访和维护制度，包括拜访的频率、拜访的目的以及拜访报告的填写等。
7.客户投诉处理制度：外贸业务部门要建立客户投诉处理制度，包括投诉的接收、处理和解决等方面的规定，确保客户的满意度和公司的声誉。
8.人员培训和考核制度：外贸业务部门要建立人员培训和考核制度，包括培训计划的制定、培训内容的确定以及培训效果的评估等。
9.安全防范和风险控制制度：外贸业务部门要建立安全防范和风险控制制度，包括货物运输的安全措施、支付方式的选择以及商业保险的购买等。
二、外贸业务部门工作流程1.市场调研和业务拓展：首先，外贸业务部门需要进行市场调研，了解不同国家和地区的需求和竞争情况。
然后，根据市场需求和企业资源，制定业务拓展计划，包括产品的开发和推广计划，寻找潜在的客户和合作机会。
2.销售报价和询盘处理：当外贸业务部门接收到客户的询盘后，需要及时进行报价，并与客户进行沟通和协商。
外贸的工作流程
外贸的工作流程
外贸的工作流程主要包括以下几个步骤：
1. 客户询盘：在客户下purchaseOrder之前，一般会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2. 报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PerformaInvoice 给客户做正式报价。
3. 得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchaseOrder。
4. 下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5. 业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。
合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
以上就是外贸工作的基本流程，请注意在实际操作中可能会遇到各种情况，应根据具体情况灵活处理。
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- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
1.交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。
在这四个环节中我们应该做到：1）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信息, 处于供应链中的位置, 年采购能力, 销售区域等; 以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。
2）以统一的格式对外报价（见附件）。
所有的报价单由各区业务员整理，经区域及副总经理确认后方可对外统一报价；特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价。
3）做询盘的回复时，原则上，在24小时内给予客户答复；特殊情况需要商量的，在24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会在什么时间内给予回复。
4）在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。
5）形式发票编号规则：公司代码（SN）+年份+报检日期+排柜顺序。
如：SN--1，其中SN为公司简写，2010代表2010年，1010代表上报CIQ报检的日期，01代表当周出港柜子数量。
2.业务审核：1)业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录。
2)对信息订单记录或评审表上的项目如实填写。
3)合同审批需附上客人的订单的COPY件及客人对产品的详细要求。
4)对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸、毛净重、交货期、产品的颜色要求、相关零部件要求、客户的特殊要求及付款方式进行审核。
由业务员签字后交由部门负责人审批，并交至财务审批。
5)如订单金额较大；有佣金或折扣等条款的，要经总经理批准后执行。
3.明确生产要求：各业务员收按销售订单的要求将生产要求明确，在确定了具体船期并满足下列情况方可下达生产任务通知单。
1)L/C：通常在交货期之前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后应由业务员和单证员分别审核信用证，检查是否存在错误，交货期是否接受，是否存在软条款，是否有特殊要求及其它问题，如有疑问，业务员应立即和客人联络，需要改证的请客人立即改证；填写信用证审核记录表。
2)T/T：采用30%预付的客户，必须确认客人的订金已经收到。
记录收款金额、时间及责任人。
3)D/P，D/A或后T/T：采用此种方式的客户，必须由部门负责人或总经理同意并签字确认。
4.业务员整合订单下达计划部，计划部将按照已评审的合同编制《生产任务通知单》。
将编制好的《生产任务通知单》交由相关业务员及部门经理审核及复核。
5.车间生产：1)每月上旬按订单产品类别数量制定下个月生产计划。
2)同客户确认下月计划产品明细、数量、出港日期等内容；3)如不能如期生产，完成客户订单产品在同客户取得协商一致的情况下推迟或取消出港；4)计划部应在生产部规定的时间内、调齐配备生产相应原辅材料，保证生产正常进行；5)生产过程由品管、现场QC人员按照产品工艺、质量要求对产品生产实行监管监控。
发现问题及时解决，确保产品质量、数量。
6)仓储部和统计部做好产品入库统计工作，将产品分门别类整理放置。
6.制备基本文件：1)出港计划制定后，业务员制定将相关基本单据（包括Pro forma Invoice, Packing List）；2)同客户确认，在交单过程中需要何种单据，并根据客户要求制定。
7.商检：1)对于国家法定商检的商品，业务员在产品装车出货前一周将商检单证做好交给办证员，并督促办证员将商检及时办好。
2)办证员应了解国家政策、法规及与产品相关的进出口规则，定期宣传与讲解。
3)因公司委托报关行报关，不同的货代有不同的报关行，每个报关行对一些产品的HS编码的认识不尽相同，单证员在做单证时应先咨询相关的报关行，货物的HS编码是否正确。
4)每票货输入商检之前，办证员必须与相关部门或个人确认产品一致性，有必要的情况下，亲临现场指导。
但必须要保证，所报货物与现行的法律法规、出入境检验检疫及产品本身的属性相吻合。
5)定期辅导与商检工作有关但对商检没有认识的人员。
6)确保商检操作系统正常运行，定期对商检系统进行维护。
备注：1）为了准确有效地提供商检换证凭条，公司或外贸公司单证员必须将相应的商检资料于产品包装完成日期之前三至四天提供给办证员，以便办证员方便、快捷、顺利地办理商检；2）提供后的单据要真实有效，不得随意更改；3）商检换证凭条将于包装完成之后至少二天时间才能提供，请各业务员在核算交期时务必要考虑进去；4）商检换证凭条的有效期为二个月，请业务、储运与船务把握有效时间。
8.租船订仓：1)如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。
2)订单确认后，业务与客户确认货代或船公司的相关信息。
并将信息传达给单证。
3)单证拿到相应的资料后，将货代或船公司资料存档。
4)单证尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况。
5)单证确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。
并将准确的工厂发货或拖柜日期（不是船期）通知跟单。
6)应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPING ORDER），通常在开船一周前拿到定仓纸。
7)如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。
经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。
开船前两周书面定仓，程序同上。
2圣农食品有限公司外贸事务工作流程第 3 页 共 6 页 6/2/20073 8) 如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。
拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
9) 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
9. 安排拖车及出货：1）货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。
拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。
如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。
并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等2）制作一份《装车资料》给跟单，列明装柜时间、柜型、品名、数量、毛净重、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
3）要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。
要求工厂装柜后一定要记住上封条。
4）业务员须将装货的过程、集装箱号码、封条号码、车牌号码及整个车型拍照。
对特殊订单的，须留存一台样机备查，做《装船样封存》记录。
10. 委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间（船截关前）。
委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
11. 保险：1）按CIF 条款成交的货物，我方需向保险公司投保。
投保时应填制投保单和支付保险费（保险费＝保险金额×保险费率），并随附商业发票，保险公司凭以出具保险单。
值得注意的问题有：（1）投保险种和费率（2）保赔地点（3）保赔金额，一般情况下是按合同金额的110%投保。
但有的客户会有不同的要求，此时需按客户的要求对货物投保。
（4）保险日期，至少为装船日期的前一天。
12. 索取预录单：在正式报关之前，单证员及时向报关行索取预录单进行核对，并将预录单COPY 一份给财务，以便财务申报核销。
13. 获取正本运输文件：1） 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。
补料要按照L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等2） 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。
仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。
如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本3） 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。
支付运费应做记录。
14. 准备其它文件：1）商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。
发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。
发票中的货物描述要与L/C 上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。
L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。
如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
2）装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。
有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
3）装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。
要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。
按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。
要显示唛头和箱号，以便于客人查找。
装箱单的重量，体积要于提单相符。
15.交单：1)采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
2)采用后T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
3)如果前T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。
拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
4)采用D/P或D/A的，备齐全部单证并严格审核，确保没有错误，交由银行托收。
采用此种方式值得注意的是客户咨信必须要好。
咨信不好的客户，即使单证本身完美无缺，仍然要冒着客户拒绝付款，而不得不把货物贱卖或返运回国内的风险。
5)无论采取何种付款方式交单的，单证员必须在得到业务员书面确认后方可交单。
6)业务员的书面确认包括：货款是否收齐、正确的交单地址、递交何种单据等。
单证须将此书面确认存档。
16.业务登记：每单出口业务在完成后要及时在《客户交易记录》上做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17.文件存档：将登记好的每单业务连同涉及到的相关资料（含邮件记录）与客户档案一起存放在档案柜中备查。
并将档案编号。
18.收汇：1)除前T/T以外的所有付款方式，各业务员必须在规定的时间内将货款收回，并将客户付款的水单打印一份并COPY给内务和财务各一份。
记录。
2)业务员将货款的收款日期及收款金额填写进《客户交易记录》备注一栏。
注意事项：外汇管理局相关规定3)为完善企业货物贸易出口收汇管理，加强出口交易与收结汇的真实性及其一致性的核查，自2008年7月14日起，外汇管理局对出口收结汇实施监管；4)出口收结汇核查系统分为一般贸易、进料加工贸易、其它贸易、来料加工贸易、预收货款、无货款报关等；5)所有贸易项下收汇款全部要先入待核查帐户；6)为方便银行及时入帐及申报，各业务员需提供一份清单，注明合同号、货币金额、汇出方国别、汇款人名称、款项性质，并附合同；7)通知客户汇款时在汇款附言中写明“goods”19.帐目整理与核对：统计负责对外贸部发生的所有业务往来的帐目（包括货物发出、应收帐款、收款及发票等）登记与核对，并于每月4日之前上交公司财务。