档案管理系统

神州数码档案管理系统解决方案

一、系统结构与应用结构

1 系统结构

●系统采用Lotus Domino作为系统及数据库平台。

●用户使用公司的Notes办公自动化平台作为客户端与管理端。

●使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。

2 应用结构

●系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库

等几种功能模块。

●用户在档案条目库中创建档案条目。

●通过已在档案目录库中定义好的档案目录，设定档案的分级目录。

●通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷宗，则需对卷宗库进行维护。

●通过设定档案的权限，从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。

●完成档案条目信息填写后，根据系统配置中指定的目标档案库，将档案的附件存放在目标档

案库中。

●用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审批。

3 档案管理系统功能

二、权限结构库

1 数据库描述

功能：保存系统管理权限信息。

角色：公司档案管理员

权限：管理者——公司档案管理员

作者——本部档案管理员、事业部档案管理员

读者——default

2 维护流程

3 表单

1.本部信息表

a)表单

b)权限

c)描述

2.事业部信息表

a)表单

b)权限

c)描述

3.操作

●创建本部信息

●创建事业部信息

●编辑

●删除

4 权限分配规则

1 数据库描述

功能：保存档案目录结构信息。

角色：公司档案管理员

权限：管理者——公司档案管理员

作者——公司档案管理员

读者——default

2 表单

1.权限

档案条目管理只能由公司档案管理员创建、编辑、删除，其他人员只有阅读权限

2.内容

●用户按级别维护目录

●在维护下一级目录时，需要先选择上一级目录。

●目录编号按目录编码规则完成，用户自行填写。

3.操作

●创建一级目录

●创建二级目录

●创建三级目录

●删除

●编辑

1 数据库描述

功能：保存档案条目信息。

角色：公司档案管理员

权限：管理者——公司档案管理员

作者——default

读者——default

2 档案投档

1.流程：

员工创建档案文件——>事业部档案管理员归档

2.内容：

●普通员工创建投档文档，填写内容（红色部分）：

●提交事业部档案管理员归档。

3.操作：

●创建档案

●编辑

●删除

3 档案归档

1.内容：

●档案管理员创建档案流程：

●创建档案时，选择档案一级目录、二级目录、三级目录、卷宗。

●如果从卷宗库中选择已存在的卷宗，则自动产生卷宗中已有的分类，并根据已有的卷宗号和

同一卷宗号中的文件号，自动形成完整的档案号。

●如果没有卷宗，则需先维护卷宗库中的卷宗内容，然后创建档案。

●在文件加入档案库时，如果不选择卷宗，只选择档案分类，可作为文件放置。

●档案在系统中需填写以下内容，形成档案条目。

4 档案编码规范

二级目录

三级目录

案卷号

5 条目库配置文档

●在档案条目库中对档案文件附件存放的档案库进行配置，设置附件存放的数据库。

●当档案库数据库大小超过一定的数据量，管理员可新建档案库。

●配置文档只能编辑、不能删除，配置文档只有一个。

6 档案查询

●档案条目查询权限与档案相同阅读权限相同。

●提供模糊查询功能，通过输入关键字，可与档案条目中的所有字段匹配。

五、档案卷宗

1 数据库描述

功能：保存档案卷宗。

权限：管理者——公司档案管理员

作者——事业部档案管理员、本部档案管理员

不能存取者——default

2 档案卷宗维护

卷宗内容：

●当对卷宗中三层分类信息中的任何一级分类做修改后，需要点击“更新卷宗”操作，对卷宗

内所有文档的信息进行更新。

3 档案卷宗配置文档

●当放置在此卷的文件页数超过设定值，不能向此卷宗归档，只能重新立卷。

●配置文档只能编辑、不能删除，配置文档只有一个。

4 操作

●创建档案卷宗

●编辑

●更新卷宗

六、档案借阅

档案借阅分为档案查询、档案借阅，其中档案借阅分为借阅审批与借阅管理。

1 档案查询

●公司档案管理员将根据查询人提出的查询申请，在查询界面中进行查询，并将查询结果导出

excel表，作为附件发送给查询人。

●查询人需在查询结果中确认需要的档案条目，记录档案编号。

●查询单样式：

2 档案借阅审批

●档案借阅人在查询流程中获得档案编号后，将填写借阅单，并选择自己所在的本部、事业部。

●系统根据查询人填写的档案条目中的权限信息和本部、事业部的信息，定义审批流程。

●当系统中定义的事业部总经理、本部长定义为多人时，系统缺省将定义第一个领导作为审批

人。

●填写借阅单时，如果该档案是实物或纸制档案，且被借出，系统将提示用户现在不能借阅。

●档案卷宗中增加档案移交标记，当档案由本部移交事业部时，将此标记置为“是”。

●当借阅档案为纸制或实物档案，且标记为“是”时，流程中最后流转到本部档案管理员将变

为流转给公司档案管理员。

流程：定义借阅人为本部1、事业部1员工。