会计电算化教案 基础设置

教案

课程名称：会计电算化授课人：

注：教师每次课都要写一份教案，放在该次课讲稿前面。

第三章基础设置

基础设置，也称为系统初始化，就是第一次进入系统进行会计核算之前所做的一系列的设置工作。商品会计软件的基本特点就是通用性（指会计软件可以在不同行业和不同时期使用），而各核算单位都有区别于其他单位的特点和核算要求，因此，各核算单位的会计核算环境也不相同，就有必要根据本单位的特点和要求设置会计核算所需要的会计科目、凭证类别、辅助账核算；设置职员档案、部门档案等基础档案资料。这些设置工作就称之为系统初始化。由此可见，基础设置是将商品会计软件的通用会计环境转化为满足各核算单位核算要求的专用会计环境的手段，是联系手工账和计算机账的桥梁和纽带。

不同的商品会计软件，由于通用性强弱不同，其基础设置的内容也不完全相同，通常包括设置编码方案、会计科目、凭证类别、部门档案、职员档案、往来单位档案、存货档案等。这些内容都属于系统的公用信息，该系统中各个模块都可以使用这些设置的内容。

一、设置编码方案

（一）设置编码方案的意义

手工会计和电算会计一个显著的区别是在使用核算对象的时候，手工会计一般使用核算对象的中文名称，而电算会计则使用核算对象的编码，如科目编码、职员编码、部门编码、客户编码、供应商编码、项目编码、存货编码、固定资产编码等。

在电算会计中大量使用各种编码，是由于编码具有唯一性、层次性和扩展性等特点。这些特点使电算会计对会计信息的处理和管理变得更加准确和方便，所以，设置一套全面、完整、科学合理的编码体系是我们会计电算化核算和管理的需要。

为了保证我们所编制的各种编码规范、正错，在编制各种编码之前，对各种类型的编码分别设置编码原则，即设置各种编码的级次和位长。今后在编制编码时，凡所编制的编码与编码原则相符，编码正确，否则，错误。由此可见，设置编码原则就是为怎样编制编码确定一个编码标准。

（二）设置编码方案的步骤和方法

1、选择“开始”|“程序”|“畅捷通T3系列管理软件”|“畅捷通T3”|“畅捷通T3企业管理软件”命令，打开“注册[控制台]”对话框。输入操作员（例如101）、密码、选择账套、会计年度、操作日期，单击确定按钮。

2、选择菜单：基础设置→基本信息→编码方案，

3、设置各类编码的级次和位长，即编码方案

4、设置完毕点击“确认”，然后退出。

二、设置数据精度

选择菜单：基础设置→基本信息→数据精度

一般情况下是保留小数后2位，应根据具体情况来定，如汇率就应该是小数后保留4位。

三、部门档案

部门档案主要用于设置企业各个职能部门的信息，部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门机构，按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。

（一）选择“基础设置”|“机构设置”|“部门档案”命令，进入“部门档案”窗口。

（二）单击“增加”按钮，输入信息，单击“保存”按钮。

【栏目说明】

部门编号：符合编码级次原则。必须录入，必须唯一。

部门名称：必须录入。

负责人、电话、地址、备注：部门的辅助信息，可以为空。

部门属性：输入部门是车间、采购部门、销售部门等部门分类属性，可以为空。

信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该部门对客户的信用权限，可以为空。如果在销售管理系统—信用控制中选择"部门信用控制"，建议在这里输入相应信息。

注意：在未建立职员档案前，不能选择输入负责人信息。待职员档案建立完成后，通过“修改”功能补充输入负责人信息。

四、职员档案

职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表

（一）选择“基础设置”|机构设置”|“职员档案”命令，进入“职员档案”窗口。

输入职员编号、职员名称、参照输入所属部门及职员属性，输入完成后，回车进入下一行，上一行内容将自动保存；“增加”按钮。

注意：职员档案建立完成后，可重新进入部门档案，通过“修改”功能增加负责人信息。

【栏目说明】

职员编号：必须录入，必须唯一。

职员名称：必须录入，可以重复。

部门名称：输入该职员所属的部门。您只能选定末级部门。

职员属性：填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。

信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。如果要在“销售管理系统—信用控制”中选择“业务员信用控制”，建议在这里输入职员信用权限。

五、地区分类

选择“基础设置”|“往来单位”|“地区分类”命令，进入“地区分类”窗口。

六、客户分类

选择“基础设置”|“往来单位”|“客户分类”命令，进入“客户分类”窗口。单击“增加”按钮,输入类别编码和类别名称，“保存”。

注意：分类编码唯一；符合编码原则；名称不能为空。

七、客户档案

本功能完成对销售客户档案的设置和管理。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。

选择“基础设置”|“往来单位”|“客户档案”命令，进入“客户档案”窗口。单击“增加”按钮，填写相关内容。“基本”、“联系”、“信用”、“其他”页签。

八、供应商分类/供应商档案同客户

建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须应先设立供应商档案，以便减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。