秘书学(1)已打印

题型：

一、填空题（10分）

二、选择题（10分）

三、判断题（20分）

四、案例分析题（30分）

五、案例论述（30分）

内容：第2、5章为重中之重

1、产生：我国的秘书学诞生于20世纪80年代初期。（P1）

发展：自20世纪80年代中后期至今的20年间，我国的秘书学蓬勃发展，成果丰硕。（P2）

2、秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。（P4）

3、秘书学的性质特点：综合性、政治性、应用性。（P8）

4、西方国家对秘书的界定（P18）

在西方，“秘书”一词源于拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语写作“Secretay”，Secretay有两种拼写方法，分别表示两种不同的含义：当其第一个字母S大写时，意为部长或大臣；当其第一个字母S小写时，泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的工作人员。（P19）

我国最早出现“秘书”一词是在东汉时期，指宫中秘藏之书，也即皇宫中秘密收藏的图书典籍。从东汉后期开始，“秘书”一词开始至朝廷中掌管图书秘籍的一类人的官职。

我国古代普遍认为秘书是通过掌管文书等活动辅助国君或地方长官处理政事的、行政长官身边的工作人员。（P21）

5、我国现代对秘书的界定（定义）：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息（收发信件、接听电话、整理文书、搜集信息、实地研究）和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。（P23）

5、我国秘书的分类

横向分类（P26）

（1）从服务对象和经济支取来分类：公务秘书，私人秘书

（2）从业务范围宽窄分类：通用秘书、专业秘书

（3）以精力投放的多少分类：专职秘书、兼职秘书

（4）按智能特长分类：参谋型秘书、办事型秘书、公关型秘书、技术型秘书、秀才型秘书、综合型秘书

7、从工作内容看秘书的特点：（P34）

（1）从属性：秘书从属性的特点对秘书提出了很多具体要求：首先，要甘于服从领导的指挥和调遣；其次，所有工作都应围绕领导工作展开，领导在某一阶段的工作重点也就是秘书在这一阶段的工作重点；再次，工作方式要受制于领导，秘书可以在工作中发挥积极性、主动性和创造性，但却不能离开领导而自行其是、擅作主张。

（2）辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书人员的从属性地位决定了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。

秘书辅助性表现在秘书工作的方方面面：首先从职业角色来看，秘书室领导的助手，他的作用就是协助领导实施管理；其次，从工作内容来看，秘书的全部工作内容都是为领导的工作学习和生活提供条件；再次，从秘书的工作方式来看，秘书处理任何问题都必须按照领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围，也不能违背领导的意图。

（3）服务性：服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现，秘书工作其实就是一种服务性工作。

秘书服务性的特点，要求秘书人员在工作态度上必须强化服务意识，树立服务思想，勤勤恳

恳、任劳任怨地做好本职工作；在工作内容上，要事无巨细，都为领导和群众想到、办好；在工作方式上，要充分发挥主动性和创造性，努力提高服务质量和服务水平。

（4）被动性：被动性是秘书的从属性和辅助性特点在秘书人员身上的直接体现。

秘书工作被动性的特点要求秘书人员的工作必须围绕领导工作展开，以领导的工作重点为重点；必须服从领导的指示和安排，按领导的意图、要求行事，不能越职越权（并不是说只有被动，主动后面）；在工作安排上一定要将领导的需要放在第一位，首先满足领导的工作需求；在时间安排上一定要保证完成随时可能发生的临时性的工作任务。但是，被动性特点并不是说秘书工作就不能发挥个人的主观能动性，从工作内容的角度看，秘书的许多工作确实都是被动的，但在采取什么样的工作方式方法上，秘书还是有很大的主动权的。在实际工作当中，秘书应该在被动中求主动，变被动为主动，主动当好领导的参谋和助手。

（5）全面性

（6）机密性：秘书工作机密性的特点要求秘书人员时时处处都要做好保密工作。比如带有秘密性质的文件资料，要妥善保管，严防泄密；对重要会议、重大的人事变动等，未经领导同意，不得擅自向外界公开；对涉及本单位的商业机密、发明专利等，未经许可，不得擅自向外界透露等。

（7）参谋性：答领导之疑，纠领导之过错，补领导之不足。

8、秘书机构的含义（P40）：秘书机构，又称秘书部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的综合性机构。

9、秘书机构的特点：附属性、综合性、辅助性。

10、秘书机构设置的原则（P41 -42）：规范化原则、科学化原则（组织结构要科学，职责确定要科学、团队人员配备要科学）。

11、秘书机构的组织形式（P44）：

（1）综理制【这种机构把秘书部门的办文、办会、办事等综合性职能和专业职能结合在一起，由统一的办公厅（室）统筹安排，全面管理。不再分层。】

（2）分理制【下设机构，进行分工】

12、秘书工作绩效测评（P58）：了解相关内容

13、秘书职能环境层次结构（P92）：秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境、秘书所在组织外部环境。

14、秘书与领导的关系（P118）：秘书与领导的关系，是秘书人际关系中最重要的最本质的关系，是决定秘书工作成败的关键因素。

15、秘书与领导关系的多维性（P119）：秘书与领导的关系不是一种平面关系，而是一种多层次的多面关系。

（1）政治上的同志关系：比如，当领导出现失误时，作为同志关系的秘书应及时地“提醒”；当秘书自身利益受到侵犯时，应据理力争。只有这样，才能既维护了自己的利益，又行使了自己的职责，不至于陷于机械的被动服务之中。

（2）人格上的平等关系。

（3）组织上的上下级关系（决定性关系）：秘书与领导具有上下级关系，这是一种组织上的关系。正是这种关系，决定着秘书在充分地行使自己的政治权利的同时，还必须接受领导者的领导，必须尊重组织上所赋予领导者的权利，“下级服从上级”作为我们党和国家的一项严明的组织纪律。

（4）角色地位上的从属关系。（怎样对待？）

（5）工作上的主辅关系：秘书作为领导的参谋和助手，最重要的是做好服务工作，为领导解除后顾之忧，为领导决策及其贯彻服务。这种职责主要体现在帮助领导处理一些日常事务性工作方面，如办文、办会、办事。

16、秘书与领导的关系，必须建立在志同道合的基础之上。（P120）

17、秘书必须以主要精力关注领导活动中的重大问题，熟悉领导科学决策、制定战略和政策的程序和方法，以便发挥秘书的参谋助手作用。要处理好与领导的关系，秘书还必须懂得政策。

18、秘书处理与领导关系的方法（P121）

（1）摆正位置，自觉服务。

（2）正确领会，贯彻意图。秘书在传达贯彻领导意图时应注意的问题：意识不能延误传达时间；二是不能截留领导意图。三是不能随意解释或歪曲领导意图；四十在领导意图传达贯彻中遇到抵触等困难时，秘书人员既要坚持原则，又要机动灵活地多做工作，使执行者自觉接受。

（3）加强与领导的思想沟通（秘书在与领导实施思想沟通时做到以下几点：适时、适地、适人、适言）。【领导错了：①尽量不批评领导，领导有了错，秘书要尽量解决；②让领导自己想出解决错误的办法，秘书可以旁敲侧击的提示；③要让领导感受到你的良苦用心；④以表扬的话语作为批评的开场白；⑤在友好的气氛中结束批评；⑥以提醒代替批评；⑦以关心体谅代替批评；⑧私下批评。】

（4）自觉与领导联络个人感情。

19、秘书与领导班子的关系（P123）

（1）领导班子与秘书群体的关系；

（2）领导班子要有专人负责指导秘书工作；

（3）领导人与专职秘书的关系。

20、秘书在为领导班子服务中应把握的关系

（1）为主要领导人服务与为领导班子服务；

（2）为中心工作服务与为日常工作服务；

（3）处理好多头指示，避免酿成矛盾；

（4）对口请求，避免交叉请求；

（5）逐级请示，避免越级请示；

（6）加强沟通，避免产生误会；

（7）筛选信息，避免说是道非。

21、秘书的人际关系（P127)

22、秘书人际交往的原则和方法（P130）

（1）关系对等原则：地位、态度、价值、情感对等。

（2）互惠互利原则：物质利益共分；精神利益的共享。

（3）诚实守信原则。

（4）宽容忍耐原则。

23、秘书工作进程调度方法（P173）：秘书在为领导工作服务中，总体上处于辅助和被动地位，而且工作的范围广泛，事务繁杂。如果调度无方、穷于应付，就会陷入忙乱，忙中出错，影响工作质量和效率；若调度有方，合理安排，就能在被动地位取得主动，确保工作忙而不乱、忙而有序，促进工作质量和效率的提高。

24、秘书工作进程调度中常用的处理方法（P173）

（1）ABC分类处理方法（P174）

对于繁杂的工作任务，可以按照重要和急缓程度匪类排列办理顺序，将要事急事列为A 类，

优先办理；将重要但不急办的事项列为B类；将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，可放在时间比较充裕时办理。

秘书如果完全被动地按照事情发生或任务下达的时间先后次序去做，有可能顾此失彼，感到力不从心，出现赶任务的应付或者忽视工作质量，或者贻误急事要事，或者漏掉有关事务等。无论出现何种错漏，都会给工作带来不可低估的损失。

（2）集中办理与分段进行相结合的方法

（3）统筹计划法

对于筹备大中型重要会议、组织大课题调研活动、筹备重大庆典等规模大、内容复杂、参与人员多、整体协调配合要求很高的秘书工作任务，可采用统筹计划法。

采用统筹计划方法的步骤如下：

一是确定任务目标，做好编制计划的准备；二是确定完成各项事务的时间和顺序；三是确定完成各项任务的责任人和督导人；四是确定各项事务的质量要求；五是制成统筹计划表或绘出网络图；六是进行审定，检查有无疏漏，待补充完善后，报领导审批；七是及时总结，评比奖惩。

25、秘书工作时间调度方法（P175）

（1）计划使用时间方法；（2）弹性管理工作时间方法；（3）反馈控制工作时间方法；（4）合理使用零碎时间方法；（5）国外的几种秘书时间管理方法：时间表、统计时间法、目标时间法。

26、秘书的思想政治素养

（一）树立正确而高尚的世界观（1）认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，提高政治理论水平；（2）努力实践“三个代表”重要思想，加强思想作风建设；（3）坚持以人为本的全面、协调、可持续的科学发展观。

（二）树立法制观念：社会主义法制同社会主义民主密不可分，后者是前者的前提和基础，前者是后者的体现和保障。秘书人员要充分认识到这一点，努力增强法制观念，学法用法，遵纪守法，为领导工作提供良好的服务。

（三）树立政策观念：秘书工作的特殊性，决定了秘书人员必须熟悉党和国家的方针政策，为做好参谋助手工作提供政策依据。

27、秘书的职业道德修养：秘书的品德素养则是秘书所表现出来的符合道德准则的思想和行为。

28、案例：“史上最牛女秘书”的解决步骤(P223-226)

29、秘书的能力结构可以分为两部分，即基础能力和专业能力。

基础能力主要包括：观察能力、注意能力、记忆能力、思维能力、想象能力。

专业能力包括表达能力、办事能力、协调能力、管理能力、应变能力、社交能力。(P236-245)