外贸部门管理规章制度
外贸公司规章制度(共3篇)
外贸公司规章制度（共3篇）外贸公司规章制度（共3篇）第1篇：外贸公司规章制度外贸公司规章制度为了使公司的发展蒸蒸日上，每个人的做事能力更加专业，特制定如下公司规章制度：一考勤制度1工作时间周一至周六（正常情况下周六上半天，早上10:00到下午2:00），每天上班时间为早上10:00到下午1:00，下午2:00到晚上6:30。
其他节假日和国家统一规定的一样。
2奖惩制度根据上述工作时间，无故缺席者按日工资的金额从月工资中扣除（日工资=月工资/26）；迟到或早退者按10元/小时计算从月工资中扣除（少于1小时而多于半小时的按1小时计算，特殊情况在1小时之内的除外）；晚上6:30以后加班的按20元/小时的加班费在月工资中给予补贴（少于1小时而多于半小时的按1小时计算，特殊情况在1小时之内的除外）；规定节假日加班的按正常日工资的两倍计算工资；正常情况下每月请假不能超过两次（遇到周六的可以考虑有三次），否则按缺席或迟到计算；每月考勤表在月底时会让每个人知道。
二工作业务制度1业务范围跟单业务者：询盘找产品报价确认订单跟进订单安排运输（商检）对单做单据给客户。
正常的这整个流程都是由一个人全部跟进下来，部分不清楚或不确认的地方可以找老板或经理确认。
不断的跟进老客户等。
网络负责者：按时完成老板及经理交代的工作任务，及时更新内容，维护整个办公室的电脑及网络。
财务，办公室及老板之日常生活负责者：及时安排付款（老板或经理确认的款项），跟进收款，安排报销，购买办公室的日常用品，处理老板的出差机票和日常生活，处理来访客户的酒店及机票的订购等。
经理：负责老板的一些大单的跟进，监督和执行整个办公室的运作，定期对老板作办公室的运作报告。
2奖惩制度跟单业务者：由于自身原因而非无法控制或预料而导致的任何环节出错（包括简单错误和老板或经理曾经提到要注意的错误）及没有计划好等，从而造成其订单亏损或少赚的情况，亏损或少赚金额的5%-10%（根据不同情况而定）将作为对出错者的惩罚（罚款将从当月工资中扣除）。
外贸部管理制度范文（2篇）
外贸部管理制度范文第一章总则第一条为规范外贸部的管理行为，提高部门工作效率，制定本管理制度。
第二条外贸部是本公司的核心部门，主要负责公司的国际贸易业务。
第三条外贸部遵守国家法律法规，遵循市场经济原则，积极开展业务，提高绩效。
第四条外贸部的管理制度适用于整个部门的管理，依法履行各项职责。
第五条外贸部的管理制度由部门负责人负责执行，部门负责人可以根据实际情况进行相应的调整和修改。
第六条外贸部的管理制度要与公司的其他管理制度相协调，确保公司各部门之间的协作和合作。
第七条外贸部的员工应当遵守本管理制度，认真履行各项职责，保证工作的质量和效益。
第二章组织架构第八条外贸部的组织架构包括部门负责人、副部门负责人和各个业务团队。
第九条部门负责人是外贸部的领导，负责部门的整体管理和决策。
第十条副部门负责人是部门负责人的辅助，负责协调各项业务的进行。
第十一条业务团队是外贸部的核心力量，分工明确，各负其责。
第三章工作流程第十二条外贸部的工作流程主要包括市场调研、客户开发、合同谈判、订单确认、生产安排、交付货物、结算等环节。
第十三条外贸部的工作流程应当按照国家法律法规和作业流程进行，确保工作的顺利进行。
第十四条外贸部的工作流程应当注重信息的共享和沟通的畅通，提高工作效率。
第四章职责分工第十五条外贸部的职责包括市场开发、业务洽谈、订单跟进、产品品质管理、售后服务等。
第十六条市场开发负责发掘新的市场机会，为公司的产品寻找新的销售渠道。
第十七条业务洽谈负责与客户进行接洽，与客户进行合作洽谈，达成合作意向。
第十八条订单跟进负责跟踪订单的生产进度，确保订单按时交付。
第十九条产品品质管理负责监督产品的生产工艺和生产质量，确保产品的品质。
第二十条售后服务负责解决客户的售后问题，保持与客户的良好关系。
第五章绩效评估第二十一条外贸部的绩效评估主要根据业绩、效益、质量等指标进行评估。
第二十二条外贸部的绩效评估应当公平、公正、公开，确保评估结果的客观性。
外贸部规章制度
外贸部规章制度根据公司对外贸部的管理要求和实际需求，为规范外贸部工作秩序，提高工作效率，特制定以下规章制度：第一条：外贸部的任务和职责1. 外贸部的任务是负责公司的海外业务拓展和管理工作，包括开发海外客户，洽谈合作，跟进订单等。
2. 外贸部必须按照公司的市场定位和战略规划，制定并执行相关的销售计划和业务目标。
第二条：外贸部的组织架构1. 外贸部设有部门经理，外贸业务员及外贸助理等职位。
2. 部门经理负责外贸部的整体工作管理和协调，外贸业务员负责具体的业务拓展和洽谈，外贸助理负责协助部门经理和外贸业务员处理日常事务。
第三条：外贸部的工作流程1. 外贸部必须按照公司的规定，制定并执行详细的工作计划和流程。
2. 外贸部必须及时准确地汇报工作进展和业绩情况，定期参与公司的销售会议和业绩评估。
第四条：外贸部的职责和要求1. 外贸部必须严格遵守国家和公司的相关法规和政策，维护公司的声誉和利益。
2. 外贸部必须保护客户的商业机密，不得泄露客户信息给第三方。
3. 外贸部必须做好订单的跟进和售后服务工作，及时解决客户的投诉和问题。
第五条：外贸部的绩效考核1. 外贸部的绩效考核将根据业务目标的完成情况、销售额和利润等指标进行评定。
2. 外贸部的优秀员工将给予相应的奖励和晋升机会，不达标或违规的员工将受到处罚。
第六条：外贸部的执行和监督1. 外贸部的工作执行由部门经理负责，相关制度的监督由公司领导层负责。
2. 外贸部必须接受公司领导层的检查和指导，确保工作的顺利进行。
第七条：外贸部的保密和安全1. 外贸部必须加强信息安全意识，严格保护公司的商业机密和客户信息。
2. 外贸部必须做好防火、防盗等安全工作，确保员工和财产的安全。
第八条：外贸部的自律和纪律1. 外贸部的员工必须严格遵守公司的规章制度，服从领导的管理和指挥。
2. 外贸部的员工必须遵守办公室纪律，不得迟到早退，不得在工作时间内私自离开。
第九条：外贸部的奖惩制度1. 外贸部的员工的表现将根据工作业绩和工作态度给予相应的奖励和惩罚。
外贸部管理制度范文(5篇)
外贸部管理制度范文第一章总则第一条为了规范和管理外贸部的工作，提高工作效率，保障工作质量，制定本管理制度。
第二条外贸部是公司的重要部门，主要负责公司的外贸业务拓展、产品销售和客户管理等工作。
外贸部在公司内部享有独立权力，负责制定和实施有关外贸业务的规划、策略和计划。
第三条外贸部的工作原则是主动拓展市场、保持客户关系、提高销售业绩、注重质量、优化流程、加强团队协作。
第四条外贸部的工作任务包括：开拓新客户、维护老客户、推广公司产品、洽谈合作项目、签订合同、提供售后服务等。
第五条外贸部的工作职责确立为：销售、客户关系管理、市场推广、合同签订、运输与物流、报关与报检、售后服务等。
第六条外贸部的职工应严格遵守国家和公司有关外贸业务的法律法规和规章制度，恪守职业操守，保护公司的利益和声誉。
第二章外贸部的组织架构和职责分工第七条外贸部的组织架构包括部长、副部长、销售团队、客户关系管理团队、市场推广团队等。
第八条外贸部部长负责外贸部的整体工作，制定工作计划和目标，组织协调各个团队的工作。
第九条外贸部副部长协助部长完成工作，主要负责销售团队的管理和指导。
第十条销售团队负责开拓新客户和维护老客户，完成销售业绩目标。
第十一条客户关系管理团队负责与客户保持良好的关系，及时解决客户问题，提高客户满意度。
第十二条市场推广团队负责分析市场需求，制定推广策略，推广公司产品，提高公司品牌知名度。
第十三条外贸部根据工作需要可以设立其他团队，具体职责由部长指定。
第三章外贸部的工作流程第十四条外贸部的工作流程包括市场分析、客户开发、合同谈判、物流运输、售后服务等环节。
第十五条市场分析环节包括：了解市场形势、收集市场信息、分析市场需求、确定市场定位和推广策略等。
第十六条客户开发环节包括：寻找潜在客户、建立客户数据库、与客户保持联系、拜访客户、进行业务洽谈等。
第十七条合同谈判环节包括：了解客户需求、制定报价和合同条款、协商合同细节、签署合同等。
2024年外贸部管理制度范本（二篇）
2024年外贸部管理制度范本招聘公告职位：外贸专员工作地点：宁波管理类别：外贸部管理规定生效日期：____年____月____日直接上级：总经理为优化____部门的管理及激发电子商务人员的工作积极性，公司决定自上述日期起，对外贸部实施以下规章制度：管理规定：1. 考虑到外贸工作可能涉及的跨时区沟通，员工可适当延迟上班时间，但最晚不得超过上午9:____分。
如有特殊情况，需提前向总经理申请。
同时，考虑到时差，员工应自发在晚餐后处理国外客户的询盘，但不鼓励超过____点后的工作。
2. 请假需提前半天以书面形式向总经理申请，并填写请假条说明原因，获批准后方可离岗。
特殊情况可电话请假，事后需补交请假条。
未经许可或未获批准缺勤视为旷工，将扣除当日工资。
连续____天或当月累计无故旷工____天者，公司将视为自动离职。
3. 为确保公司通讯畅通及避免资源浪费，员工应避免在工作时间拨打私人电话，严禁长时间聊天。
应尽量减少使用非必要的查询和声讯服务，且不得私自拆装公司通讯设备。
4. 工作时间内禁止阅读与工作无关的读物、浏览非工作相关网页，不允许进行私人会客。
对工作态度恶劣、不服从管理的员工，公司将予以解雇，员工需在____小时内交接完所有公司物品。
5. 外贸人员离职需提前半个月向总经理提出，待批准后提交离职申请。
如已签署合同，离职、退职事宜将依据合同或相关法律规定执行。
6. 公司原则上安排每周日为休息日，如有特殊情况，外贸人员需放弃休息日工作。
7. 每周六下午____点举行周会，所有外贸人员必须参加，向总经理汇报____部门的询盘及客户跟进情况，并提交工作周报，以便获取指导和支持。
业务提成制度：1. 业务员通过电子商务平台接获的订单或自费开发的订单，将按实际销售回款进行提成。
不包括公司展会、领导开发的客户等特定来源的订单。
2. 报价由总经理统一制定。
如遇新款产品，需先报总经理核定价格。
特殊情况需在报价后向总经理汇报。
外贸部管理制度样本（2篇）
外贸部管理制度样本为了使大家有一个良好的工作环境，保障业务工作有序进行，特制定以下规章制度，望各同仁照章遵守为盼。
一、总体制度1、不断学习，提高个人素质与涵养，树立良好个人形象和工作作风。
树立正确的人生观、爱情观、价值观，努力培养自己健康的社会心态。
2、保持办公环境安静、严肃，提高工作效率，不得在上班时间过多谈论与工作无关的话题，控制说话音量与音调。
3、严守公司____，谨言慎行，不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等____性信。
否则追究法律责任。
4、未经批准，不得携带任何移动存储设备、光盘等进出公司，不得将公司电脑内的文件发送给与公司没有业务往来的机构或个人。
5、未经批准，严禁接触服务器和他人电脑，公司网络配置由专人负责管理，各人使用的电脑上的登陆名与____设置由公司统一分配，不得随意进行增加、删除、修改操作，有关操作系统或网络设置的修改必须征得主管同意方可进行。
6、未经允许，严禁在公司电脑上____、木马程序、____等任何程序，如有违反，罚款____元。
7、未经允许，严禁下载及____任何聊天工具，工作及加班时间，严禁使用及其它聊天工具进行闲聊。
严禁浏览与工作无关的网站信息。
8、注意个人卫生，保持台面整洁，垃圾及时处理，共同营造绿色办公环境。
二、客户管理制度1、各业务人员负责的客户，资料必须即时登记，老客户资料在正式使用金钱豹五步法软件后的一个星期内必须全部录入完成，包括各人原来存放在电子表格、卡片、笔记本等上的所有客户资料，一个客户有多个联系人，一个联系人有多个邮件地址的，必须详细录入，不得有漏，如经检查，发现遗漏，每次罚款____元；2、新客户在接到客户询盘的当天必须将客户资料录入金钱豹五步法软件，同时将该次询盘也保存进金钱豹五步法软件，明确标记本次询盘产生的时间、____、客户来源等，电话或传真询盘等手工录入，邮件询盘在金钱豹五步法软件里送入数据库自动归类，如经检查，发现遗漏，每次罚款____元；3、参加展会各业务人员所搜集的客户名片，展会完成后的三天内，必须将所有名片资料录入金钱豹五步法软件，如经检查，发现遗漏，每次罚款____元；4、由主管分派下来的客户资料，当天必须将客户资料录入金钱豹五步法软件，如经检查，发现遗漏，每次罚款____元；5、所有客户资料的录入必须尽量详细，尤其在客户描述里，进行该客户的详细说明，包括产品意向、实力分析，诚意度分析、成交机会分析等；三、邮件管理制度1、各业务人员必须使用由公司统一分配的邮箱帐号，不得使用私人邮箱与客户进行邮件往来，一经发现，每次罚款____元；2、使用金钱豹五步法系统前所发生的历史邮件，在确定已将客户资料全部录入金钱豹五步法软件后的，将所有历史邮件从outlook或fo____mail里导入到金钱豹五步法软件。
外贸部管理制度模版(三篇)
外贸部管理制度模版第一章总则第一条为加强外贸部的管理，规范外贸部工作流程，提高工作效率，制定本管理制度。
第二条外贸部是本公司负责开展国际贸易业务的部门，其主要职责是负责开拓海外市场，拓展客户资源，完成公司下达的销售任务。
第三条外贸部实行集体领导、个人负责的工作制度，坚持科学决策、民主决策、依法决策。
第四条外贸部遵守国家法律法规，遵循市场经济规律，依法经营、诚信经营，做到高效、规范、公正、透明。
第五条外贸部充分发挥团队合作优势，注重沟通协作，形成合力，共同完成部门工作目标。
第六条外贸部负责人负责全面领导外贸部工作，全力支持团队发展，推动外贸业务发展。
第七条外贸部各成员要树立正确的工作态度和职业道德，以高度负责的精神为公司创造价值。
第八条外贸部应定期向公司财务部门提供销售报表，定期开展工作总结和经验分享。
第二章外贸部组织架构第九条外贸部设有部长、副部长和各个专业的销售人员等职位。
第十条外贸部的职责分工如下：（一）部长负责领导外贸部的工作，制定工作计划、组织实施，推动外贸业务发展。
（二）副部长协助部长工作，并负责部门的人员管理、业务指导等工作。
（三）销售人员负责开拓海外市场，寻找潜在客户，进行业务洽谈，完成销售任务。
第三章工作流程第十一条外贸部开展工作的具体流程如下：（一）确定销售目标：外贸部根据公司的销售计划，确定每个销售人员的销售目标。
（二）资源调配：外贸部根据市场需求和公司产品特点，合理调配销售人员和资源。
（三）市场开拓：销售人员要根据市场需求和公司产品特点，积极开展市场调研，确定目标市场，制定市场开拓计划。
（四）客户洽谈：销售人员要主动联系潜在客户，进行产品介绍和洽谈，力求达成合作意向。
（五）订单确认：销售人员与客户协商确定订单细节，签订销售合同。
（六）生产跟进：销售人员要及时向生产部门反馈订单情况，协调生产进度，确保按时交货。
（七）售后服务：销售人员要及时跟进客户的售后需求，解决问题，保持良好的客户关系。
外贸办公室日常管理制度
外贸办公室日常管理制度一、办公时间1. 外贸办公室的工作时间为每周一至周五的上午9:00至下午5:00，中午12:00至1:00为午休时间。
2. 周六、周日休息。
二、考勤制度1. 全体员工需按时上班，并在工作时间内完成各自的工作任务。
2. 员工需按时打卡，不得擅自迟到、早退或旷工。
3. 请假需提前向主管汇报，并获得批准。
三、办公室文明1. 所有员工在办公室内应遵守文明礼仪，保持良好的工作秩序。
2. 不得在办公室内大声喧哗、吸烟或长时间聊天。
3. 在使用公共设施时要注意个人卫生，保持环境整洁。
四、工作责任1. 各个部门和岗位需根据工作职责，按时完成工作任务。
2. 员工需积极参与部门间的合作与协作，相互配合，共同完成工作目标。
3. 对于工作中出现的问题应及时向上级主管汇报。
五、保密制度1. 外贸办公室的所有员工需严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的商业机密或客户信息。
2. 在处理公司的商务文件、合同或其他重要资料时，需做好机密保护。
六、会议管理1. 外贸办公室将定期举行部门会议，及时了解各部门的工作进展和问题，对下一步工作进行安排与部署。
2. 员工需准时参加会议，提出自己的看法和建议，协助解决工作中的难题。
七、福利待遇1. 外贸办公室将为员工提供完善的福利待遇，包括社会保险、年终奖金、节假日福利等。
2. 对于表现突出的员工，公司将不定期进行激励和奖励。
3. 公司还将为员工提供良好的工作环境和发展空间。
八、员工培训1. 外贸办公室将定期组织员工进修和培训，提高员工的业务水平和综合素质。
2. 在新员工入职时，公司将进行岗位培训和适应期培训，让新员工尽快适应工作。
九、制度执行1. 外贸办公室将定期对各项管理制度进行检查和评估，及时发现问题并进行整改。
2. 员工需严格执行各项制度，并能主动配合管理部门的工作。
十、违纪处罚1. 对于违反公司规定的行为，公司将根据情节轻重给予相应处罚，包括扣工资、调整岗位、甚至辞退。
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外贸业务员管理
（一）日常工作
1.8：00之前打开电脑，查收邮件，查看询价信息。
2.综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为
四类：
（1）紧急；（2）重要；（3）日常（4）临时
3. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。
重要信息要摘
出来存入备忘录。
4. 工作结束之前确认一天的工作结果，将完成和未完成的标注出来。
注明
完成进度，如有未完成的工作，写清未完成的原因。
5. 每周一上午8点部门经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周六
下午三点前交本周工作总结，并于下午4点开总结会议，做工作反馈和
总结。
总结内容应包括：
（1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。
（2）总结一周内遇到的技术性问题。
（3）总结在业务上遇到的问题
6. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格
条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。
7 对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作
总结，进行客户评价分析。
8.对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和
计划。
（二）客户开发前期工作
1.收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，
及时跟踪和处理。
2.在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研
发部门沟通，并记录该信息。
如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。
3.业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到
付帐号。
不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。
并将邮寄信息，快递单据整理存档。
确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。
（三）报价及合同签定
1.收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，
应与部门经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客户，并要求客户签字回传。
2.收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。
销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。
需支付佣金需与
客户签定佣金协议。
3.将填写完整的合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。
4.合同盖章后，扫描发给客户确认签字。
5.如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。
6.双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。
（四）安排生产（备货）
安排跟单员安排生产订单及报关发货！
1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知
跟单员及时制作销售订单，经部门经理签字后，安排生产。
2.业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。
3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情
况。
4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。
5.跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。
（五）发货
1.FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF
条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确
认合适的轮班和发货时间。
2.货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等
扫描存档，并发给客户，进行确认。
（六）文件资料管理
业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。
以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。
（七）文件管理
1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。
扫描文件与往来电子文件，按固定格式统一存放，保证所有资料在对应的文件夹下都能找到。
2. 文件存放说明：Business Report 下存放业务进展，工作总结。
Customer File 下存放来往邮件，传真，及报价。
Packing下放置与包装有关的文件，图片。
Shipping document下按合同号设置文件夹，分别存放各合同与出货有关的单据。
保证所有与客户有关的往来文件，原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。
（八）邮件管理
统一使用XX邮箱管理。
邮件记录需保存。
总经理，部门经理有权查看工作邮箱。
（九）产品报价程序
业务人员对外报价不得低于底价，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。
（十）合同号登记本
业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。
具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。
合同号登记本统一挂在部门白板上，以确保所有信息公开透明。
（十一）单证保管
货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。
（十二）奖惩制度
业务员严格按照以上规定执行，对于严格执行者给予激励加分，如违反以上规定第一次给予警告，第二次给予扣分。