第五章 秘书办公室礼仪 第四节 办公设备使用礼仪
秘书室工作礼仪规范介绍（精选3篇）
秘书室工作礼仪规范介绍（精选3篇）秘书室工作礼仪规范介绍篇1秘书服饰礼仪要求秘书人员的着装既要体现实用性，也要体现装饰性，体现个体自身的审美素质和组织形象。
要昼把服饰的自然属性、社会属性、情感属性与秘书公关活动的礼仪属性结合起来，尽可能避免因自己着装不当而使企业的声誉蒙受损失。
1、服饰要以简洁为美简洁是当今服饰发展的大方向，服饰越简洁、越流畅，其美学效果就越好。
秘书人员工作比较繁重，服饰过于烦琐不但不利于工作上轻装上阵，还会让人当做花瓶摆设看待。
而简洁的服饰则会给人一种轻松、明快之感，有利于人际间的沟通。
2、扬长避短秘书人员选择服饰一定要注意扬长避短，尽量避免穿戴与自己体形不协调的服饰，这样才能充分展示自己身材的长处，使自己充满自信地出现在各种社交场合。
3、体现个性人们戏言鞋合不合适，只有脚知道，说的就是着装要因人而异。
一件同样的衣服穿在不同的人身上会产生不同的效果，这是因为不同的人性格气质不同造成的。
所以，穿什么衣服应根据个人的特点而定，只有使衣着与自己的年龄、性别、肤色、体形等特点相适应，特别是和自己的性格、气质、个性特征相吻合才是得体的。
秘书日常接待礼仪接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。
秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何, 直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。
所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节。
一、打招呼当客人到来时,秘书应马上停下手头的工作,抬起头,礼貌而热情地招呼来客。
打招呼的用语要正式规范。
秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。
表达要简洁流畅。
二、招待秘书日常接待的来客大致分事先约好的和没有预约的两种。
对经过询问、甄别,没必要由领导人会见,或经请示后领导人无意会见的来客,秘书可以婉言拒绝。
对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。
1、座次秘书引导或陪同客人去面见领导时，到达接待室后应将客人引至上座的位置上。
办公室公共设备使用礼仪
办公室公共设备使用礼仪在现代办公室环境中，公共设备的使用是日常工作中不可或缺的一部分。
然而，很多人可能并未意识到，在使用这些设备时也需要遵循一定的礼仪规范。
良好的办公室公共设备使用礼仪不仅能够提高工作效率，还能营造一个和谐、有序的工作氛围。
首先，我们来谈谈打印机和复印机。
这是办公室中最常用的设备之一。
在使用打印机和复印机时，要有耐心和秩序。
如果发现前面有人正在使用，不要着急催促，而是稍作等待。
在打印或复印大量文件时，要提前规划好时间，避免在大家都急需使用时占用设备过长时间。
同时，要注意节约纸张，尽量双面打印或复印，减少不必要的浪费。
在完成打印或复印后，及时取走自己的文件，不要让它们长时间留在输出托盘上，以免影响他人使用。
如果发现打印机或复印机出现故障或纸张用完，应主动告知相关人员进行处理。
接下来是传真机。
使用传真机时，要先确认接收方的传真号码是否正确，避免误传。
在发送重要文件时，最好提前打电话与接收方沟通，确保对方做好接收准备。
发送完毕后，要确认传真是否成功发送，并在传真记录上做好标记。
如果收到传真，要及时通知相关人员领取，不要随意翻阅他人的传真内容，保护他人的隐私。
再说说会议室的设备，如投影仪、音响系统等。
在使用会议室设备之前，最好提前熟悉操作方法，以免在会议中出现尴尬的情况。
如果是多人共同使用，要按照预定的时间和顺序进行，不要随意更改安排。
使用完毕后，要将设备关闭并整理好，恢复原状。
对于投影仪，要注意调节好亮度和清晰度，以保证大家都能看清演示内容。
音响系统的音量也要适中，既不能过大影响他人，也不能过小导致听不清楚。
电话也是办公室中必不可少的公共设备。
在接听电话时，要使用礼貌用语，如“您好”“请问有什么可以帮您”等。
声音要清晰、温和，避免大声喧哗或语气生硬。
如果需要转接电话，要向来电者说明情况，并尽快转接到正确的人员。
在拨打电话时，要先想好要说的内容，简洁明了地表达自己的意思，不要长时间占用电话线路。
办公室公共设备使用礼仪
办公室公共设备使用礼仪办公室公共设备使用礼仪在现代办公环境中，公共设备已经成为了办公室不可或缺的一部分。
公共设备与办公室的工作高度相关，例如电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、电话等等。
尽管这些设备已经成为我们日常工作中的工具，但这些设备的维护和使用与我们的行为息息相关。
为了使办公室整体协作更有效，我们必须遵守一些温馨的公共设备使用礼仪，避免不必要的麻烦和浪费时间。
1. 打印机与复印机当办公室中有多台打印机与复印机时，应该优先选择离你最近的一台设备打印。
并且如果打印的文档有涉密信息，请勿将纸张留在打印机里，及时取出以防泄露。
2. 传真机办公室中的传真机用于发送重要的文件和信息，请在使用传真机之前确认文件、表单等是否正确、完整，以免导致不必要的纠纷和工作的重复等。
3. 电话接电话时请注意礼仪。
先说“您好”，然后报上自己的名字，最后表达目的。
如有必要，可以在告诉他们您即将转接他们之前将他们放在音乐上。
在电话交谈中应当保持和对方的比较平和的心态，有效地解决问题，避免不必要的争吵和情绪爆发。
4. 电脑在开机时应该检查整个设备是否工作正常，同时保持电脑清洁，例如清除键盘上的垃圾以及灰尘等。
在长时间使用电脑之后要及时休息几分钟，以防目视疲劳和颈椎病等其他疾病。
5. 窃听器关于窃听器的安装，我们应该尽量保护我们的隐私。
如果发现办公室安装了微型摄像头或窃听器，请及时向管理层汇报。
6. 音响在办公室中，如果您需要打开音响，请注意通知您周围的同事，以确保影响尽可能的小。
在保持音量适当的情况下，避免播放过于响亮的音乐，以免影响办公室的工作秩序。
7. 网络使用办公室的电脑上网时，请注意不要流失您机器中的机密信息，并且使用着反病毒软件、合法软件避免对办公室信息的泄漏和抵御网络攻击，同时保证电脑不被恶意软件破坏。
8. 注意其他同事在办公室使用公共设备时，请注意周围的人（如果您边听音乐便忘了打电话）以保持每个人都能够高效工作。
办公室文员办公设备使用
办公室文员办公设备使用办公室是一个高效工作的场所，而文员作为办公室的重要成员，他们的工作效率和工作质量严重依赖于办公设备的使用。
本文将探讨办公室文员应如何正确合理地使用办公设备，以提高工作效率和工作质量。
一、电脑的使用电脑是办公室的核心设备，对于文员来说尤为重要。
文员应保证电脑的正常使用和维护。
在使用电脑前，首先要检查电脑的开机和关闭是否正常，避免硬件或软件故障对工作的影响。
其次，文员在使用电脑时应注意保护眼睛，保持良好的坐姿，避免长时间不间断地使用电脑引发视觉疲劳和腰椎问题。
另外，文员还应定期清理电脑中的垃圾文件，保持电脑的良好运行状态，并备份重要文件，以防数据丢失。
二、打印机的使用打印机在办公室中也是一样重要的设备，文员应根据工作需要合理使用打印机。
在打印文件时，文员应选择合适的纸张和打印质量，避免浪费纸张和墨盒。
另外，文员还应合理设置打印页面的大小和边距，以确保打印效果的完美。
使用完毕后，文员应及时关闭打印机，避免造成能源浪费。
三、复印机和扫描仪的使用复印机和扫描仪在办公室中使用频率也很高，文员需要掌握其正确使用方法。
当需要复印或扫描文件时，文员应先检查文件的完整性和清晰度，避免出现漏页或模糊的情况。
在操作过程中，文员应熟悉掌握复印机和扫描仪的功能，如调整放大缩小比例、选择单面或双面打印等。
使用完毕后，文员应清理复印机和扫描仪的废纸盒和杂质，保持设备的良好状态。
四、传真机的使用尽管在现代互联网时代，传真机的使用频率已经下降，但在某些场合下仍然不可或缺。
文员在使用传真机时，应将文件按规定摆放在传真机上，并确保传真机与电话线正常连接。
同时，文员还应填写传真封面，包括发送方和接收方的信息，以及传真的主题和备注等。
在传真发送完成后，文员应检查传真是否发送成功，并及时清理传真的废纸，保持办公桌面的整洁。
五、其他办公设备的使用办公室还常常配备一些其他的设备，如投影仪、音响等。
文员在使用这些设备时，应按照设备的操作说明进行正确操作，并保证设备的正常运行。
办公室公共设备使用礼仪
---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------办公室公共设备使用礼仪办公桌上的礼貌在办公室里用餐，一次性餐具最好立刻扔掉，不要长时间摆在桌子或茶几上。
如果有突然事情耽搁，也记得礼貌地请同事代劳。
客气的请求易于被他人接受。
容易被忽略的是饮料罐，只要是开了口的，长时间摆在桌上总是有损办公室雅观。
如果不想马上扔掉，或者想等会儿再喝,把它藏在不被人注意的地方。
吃起来乱溅以及声音很响的食物，会影响他人，最好食物掉在地上，要马上捡起扔掉。
餐后将桌面和地面打扫一下，是必须做的事情。
有强烈味道的食品，尽量不要带到办公室。
即使你喜欢，也会有人不习惯的。
而且其气味会弥散在办公室里，这是很损害办公环境和公司形象的。
在办公室吃饭，拖延的时间不要太长。
他人可能按时进入工作，也可能有性急的客人来访，双方都有点儿不好意思。
在一个注重效率的公司，员工会自然形成有规律吃饭的良好的习惯。
不要用手擦拭油腻的嘴，应该准备好餐巾纸，及时擦拭。
嘴里含有食物时，不要贸然讲话。
他人嘴含食物时，最好等他咽完再对他讲话。
礼貌借用公司用具1 / 5有借有还假如同事顺道替你买外卖，请先付所需费用，或在他回来后及时把钱交还对方。
若你刚好钱不够，也要在翌日还清，因为没有人喜欢厚着脸皮向人追讨金钱。
同样，虽然公司内的用具并非私人物品，但亦须有借有还，否则可能妨碍别人的工作。
严守条规无论你的公司如何宽松，也别过分从中取利。
可能没有人会因为你早下班15分钟而责斥你，但是，大模大样地离开只会令人觉得你对这份工作不投入、不专业，那些需超时工作的同事反倒觉得自己多余。
此外，亦别滥用公司给你应酬用的金钱作私人用途，如打长途电话。
礼貌借阅公司书籍1.需借阅公司书籍时，应先向书籍保管员申请，填写借阅登记表。
第五章 秘书办公室礼仪 第四节 办公设备使用礼仪
5）传真内容为外文的，应及时译出。
课内练习
模拟发传真和收传真的礼仪
课后作业
1．使用公用电脑的礼仪
2．使用复印机的礼仪
3．使用传真机的礼仪
4．小李是某公司总经理办公室的秘书。这天她收到贵州客户南方公司总部发来的传真，说有三位同事到要到上海，请帮助安排接机并预订宾馆。小李向总经理汇报后，总经理让她处理这件事，小李办理完毕后马上用传真回复对方都安排妥当。此后，她又多次发传真与对方联系，落实相关事宜。在这次接待过程中，小李热情周到，客人很满意。客人离沪后，小李整理出这次接待过程中的八封往来传真，然后：
（1）对方要发传真时，应及时的给予传真信号。
（2）接到传真后应立即办理，以防误事。秘书收到的传真，应作如下的处理：
1）认真阅读传真件，判断是否应由上司处理。
2）对传真件按待批件、待阅件，紧急件、不紧急件进行分类，并写明文件摘要，便于上司批阅。
3）将上司批示意见复印后转发，呈送给相关部门，必要的时要进行追踪，以获得反馈结果。
2.不发私人传真稿件
3.及时更换传真纸、认真处理传真机故障
四、收发传真的礼仪
1．发传真的礼仪
（1）发送传真前应通过电话确认对方是否方便接受传真，尤其是对方传真机为公用或手动设置的传真机时，发传真前打电话确认就显得更为必要。
（2）发送传真时为方便接收者准确接收，应制作传真件的封面，或在传真资料上注意接收单位、部门和接收者的名称。
秘书礼仪课程教案（第五章）
授课题目
第四节办公室设备的使用礼仪
课时安排
1
教学
目标
了解使用公用电脑的礼仪、使用复印机的礼仪、使用传真机的礼仪，掌握收发传真的礼仪。
教学重点
办公室公共设备使用礼仪
办公室公共设备使用礼仪在现代办公室环境中，公共设备的使用是我们日常工作中不可或缺的一部分。
从打印机、复印机到会议室的投影仪、饮水机等等，这些设备为我们的工作提供了便利，但在使用过程中，遵循一定的礼仪规范是非常重要的。
它不仅能够提高工作效率，还能营造一个和谐、有序的工作氛围。
首先，让我们来谈谈打印机和复印机的使用礼仪。
在使用打印机和复印机之前，我们应该先检查一下是否有其他人正在等待打印或复印的任务。
如果有，应当按照先来后到的原则排队等候，不要插队。
如果自己的任务比较紧急，可以礼貌地与前面的同事协商，看是否能够先行处理。
在打印或复印文件时，要注意合理安排纸张和墨粉的使用。
避免不必要的浪费，例如，不要因为粗心大意而打印或复印错误的文件，导致纸张和墨粉的浪费。
如果需要打印大量文件，尽量选择双面打印，这样不仅节约资源，也有助于环保。
打印或复印完成后，要及时取走自己的文件，不要让它们长时间留在输出托盘上，以免影响其他人的使用。
同时，也要留意是否有他人的文件被误拿，若发现应及时归还。
接下来，说说会议室设备的使用礼仪。
当我们需要使用会议室的投影仪、音响设备等时，应提前进行预订，并按照预订的时间使用，不要超时占用。
在使用前，要熟悉设备的操作方法，如果不熟悉，可以提前向相关人员请教或查看操作指南。
在会议过程中，要注意控制音量，避免过大或过小，以确保所有参会人员都能清晰地听到和看到展示的内容。
使用完毕后，要将设备关闭，并整理好相关的线缆和配件，使其恢复原状。
再来说说饮水机的使用礼仪。
在使用饮水机接水时，要注意不要将水洒在地面上，以免造成滑倒的危险。
如果不小心洒了水，应当及时清理干净。
同时，要尊重他人的需求，不要一次性接取过多的水，导致其他人需要长时间等待。
另外，对于共用的水壶，如果发现水快用完了，应该主动帮忙更换新的水桶，以保证大家都能正常使用。
还有一些其他公共设备，如传真机、扫描仪等，在使用时也有相应的礼仪需要遵守。
办公室公共设备使用礼仪
办公室公共设备使用礼仪在现代办公环境中，公共设备的使用频率越来越高。
这些设备为我们的工作提供了便利，但如果使用不当，不仅会影响工作效率，还可能引发同事之间的矛盾。
因此，了解和遵循办公室公共设备使用礼仪是非常重要的。
打印机和复印机打印机和复印机是办公室中最常用的设备之一。
在使用时，我们应该遵循以下礼仪：首先，要有计划地打印和复印。
在按下打印或复印按钮之前，先确认是否真的需要打印或复印那么多的纸张。
尽量避免不必要的浪费，这不仅环保，也能为公司节省成本。
其次，当需要排队使用时，要有耐心等待。
不要插队或者在别人正在使用时不停地催促。
如果时间紧急，可以礼貌地询问正在使用的同事是否能尽快完成。
另外，在使用完后，要及时取走自己的文件，不要让它们堆积在出纸口，以免影响后面的人使用。
同时，也要注意整理好打印机或复印机周围的纸张和杂物，保持设备周边的整洁。
扫描仪使用扫描仪时，同样需要注意一些礼仪规范。
如果有多人需要使用扫描仪，应按照先后顺序进行。
在扫描文件时，要确保文件摆放整齐，以免扫描效果不佳，浪费大家的时间。
扫描完成后，要将扫描仪的盖子盖好，防止灰尘进入。
同时，不要随意更改扫描仪的设置，以免影响其他人的使用。
如果在扫描过程中遇到问题，如卡纸等，应自己尝试解决或者向相关技术人员求助，而不是将问题留给下一个使用者。
传真机传真机虽然使用频率相对较低，但使用时的礼仪也不能忽视。
在发送传真之前，要仔细核对传真号码，确保准确无误。
避免将传真发送到错误的号码，给对方造成困扰。
如果传真内容涉及机密信息，应在传真发送完成后，及时将相关文件收好，防止信息泄露。
在接收传真时，要及时关注传真机的状态，避免传真文件长时间无人领取。
领取传真后，要做好登记和传阅工作，确保相关人员能够及时获取信息。
投影仪和大屏幕在会议室中，投影仪和大屏幕是常用的展示工具。
使用前，应提前熟悉设备的操作方法，避免在会议中因操作不熟练而浪费时间。
如果不确定如何使用，可以向相关技术人员请教。
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3.及时更换传真纸、认真处理传真机故障
四、收发传真的礼仪
1．发传真的礼仪
（1）发送传真前应通过电话确认对方是否方便接受传真，尤其是对方传真机为公用或手动设置的传真机时，发传真前打电话确认就显得更为必要。
（2）发送传真时为方便接收者准确接收，应制作传真件的封面，或在传真资料上注意接收单位、部门和接收者的名称。
（3）传真件的文件不可太长，通常应控制在10页以内，太长的文档应选择其他的发送途径，如邮寄、电子文档等。
（4）机密文件的发送不宜使用公用传真机。
（5）传真信件要注意格式、称呼和敬语，信尾还应有签名。
（6）传送完毕要确认。打电话给对方，确定他们是否收到、收齐。
（7）传真机使用完毕要登记。
2．收传真的礼仪
秘书礼仪课程教案（第五章）
授课题目
第四节办公室设备的使用礼仪
课时安排
1
教学
目标
了解使用公用电脑的礼仪、使用复印机的礼仪、使用传真机的礼仪，掌握收发传真的礼仪。
教学重点
收发传真的礼仪
教学难点
发传真的礼仪
授课类型
理论、讨论
教学方式
讲授、讨论
教学资源
多媒体
教学基本内容与教学设计
一、使用公用电脑的礼仪
1ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ工作优先原则
（1）对方要发传真时，应及时的给予传真信号。
（2）接到传真后应立即办理，以防误事。秘书收到的传真，应作如下的处理：
1）认真阅读传真件，判断是否应由上司处理。
2）对传真件按待批件、待阅件，紧急件、不紧急件进行分类，并写明文件摘要，便于上司批阅。
3）将上司批示意见复印后转发，呈送给相关部门，必要的时要进行追踪，以获得反馈结果。
A.将传真立即销毁；B.先将这些传真保存起来再说；C.在传真上注明“一年之后销毁”。
2．公用电脑要注意保养
3．合理使用公用电脑
4．出现故障要及时声明
5．不要把公司电脑当做娱乐工具
6．注意文件的保密，不经过允许，不私下查看别人的东西
二、使用复印机的礼仪
1．遵循先来后到的原则
2．不复印私人资料
3．认真处理换碳粉和卡纸问题
4．注意保留好原件
5．自觉登记
三、使用传真机的礼仪
1.遵循先来后到的原则
4）对重要传真件要进行整理存档。
5）传真内容为外文的，应及时译出。
课内练习
模拟发传真和收传真的礼仪
课后作业
1．使用公用电脑的礼仪
2．使用复印机的礼仪
3．使用传真机的礼仪
4．小李是某公司总经理办公室的秘书。这天她收到贵州客户南方公司总部发来的传真，说有三位同事到要到上海，请帮助安排接机并预订宾馆。小李向总经理汇报后，总经理让她处理这件事，小李办理完毕后马上用传真回复对方都安排妥当。此后，她又多次发传真与对方联系，落实相关事宜。在这次接待过程中，小李热情周到，客人很满意。客人离沪后，小李整理出这次接待过程中的八封往来传真，然后：