采购发票挂帐管理制度
物资采购挂账、结算资料
物资采购挂帐、结算资料第一部分合同签订及管理第二部分采购挂帐财务审核重点第三部分发票管理第一部分合同签订及管理合同是财务部与供应商进行挂帐、货款结算的重要依据，因此合同所签订的付款期限、付款方式等是财务部审核的重点内容。
一、合同签订人员及采购计划发放人员的授权根据公司职能部门职责：采购部负责生产物资采购的报价、招议标、谈价，定价、签订采购合同等工作。
根据《关于授予2009年度委托代理人、合同专员资格的通知》（长股司审[2009]207号）的文件规定，凡在授权名单范围内的人员，均有权签订合同。
授权进行采购计划发放的人员，可办理供应商挂帐审核工作。
附件1：委托代理人名单及代理权限。
二、合同审核的主要内容㈠付款方式付款方式包括现款、不同期限的银行承兑汇票，基本方式：六个月银行承兑汇票。
㈡付款期限付款期限包括挂帐后三个月滚动付款、挂帐后二个月滚动付款、挂帐后一个月滚动付款、即挂即付，2009年基本方式：挂帐后一个月。
特别提示：采购人员未经公司分管财务副总经理签字同意，不得签订优于基本付款方式和基本付款期限的合同。
在实际执行付款过程中，实际付款期限为合同签订付款期加半个月，主要是财务部需从ERP系统提取数据、编制付款计划报领导审核、向供应商收取采购合同、联系银行开具承兑汇票等工作约需半个月时间。
例：合同签订付款方式为挂帐后一个月滚动付六个月承兑汇票，若供应商根据开票通知单于1月25日开具发票，并于1月30日前送交财务部应付会计，财务部应付会计审核无误后挂帐，货款到期时间为3月。
财务部于3月1日提取数据，编制采购资金支付计划，核对后于3日左右报各级领导审核批准。
财务部根据批准后的资金计划，根据公司资金收付情况，进行统筹安排，联系银行，并向供应商收取采购合同。
一般情况下10-15日开始付现款，并联系银行开具承兑汇票，银行开具承兑汇票时间约一周，因此供应商实际收取承兑汇票的时间在每月20日左右。
㈢注意事项1、合同签订单位与公章所示单位必须完全一致，如双星（十堰）东风轮胎经营有限公司已于2008年完成更名，对方签订的2009年采购合同公章是更名后的“双星东风轮胎经营有限公司”，但合同所示签订单位仍为更名前的双星（十堰）东风轮胎经营有限公司；2、合同所属期必须准确无误，如2009年的采购合同不能误为2008年，如重庆亚川电器有限公司与公司签订的2009年采购合同，但合同抬头仍为“2008年汽车/发动机零部件订单”。
挂账付款管理制度范本
挂账付款管理制度范本第一章总则为规范公司挂账付款管理，维护公司资金安全，促进企业健康发展，特制定本制度。
第二章适用范围本制度适用于公司内部所有涉及挂账付款的业务，包括但不限于采购、合同履行、租赁、借贷等方面。
第三章挂账付款的定义挂账付款是指因企业合同履行、人员工资待发放、资金短缺等原因，暂时无法按照规定的时间进行付款，需要延迟支付的款项。
第四章挂账付款的申请和审批流程1. 申请流程：（1）申请单位填写《挂账付款申请单》，并附上相关证明材料，如合同、发票等；（2）申请单位向财务部门递交申请材料。
2. 审批流程：（1）财务部门接收到申请后，进行初步审核；（2）财务部门将申请材料上报公司领导审批；（3）公司领导审核通过后，方可进行挂账付款。
第五章挂账付款的管理和核查1. 管理：（1）财务部门负责挂账付款的管理工作，做好款项记录和跟踪；（2）及时更新挂账付款台账，确保款项安全可控。
2. 核查：（1）财务部门定期核查挂账付款情况，对需要还款的款项给予催促；（2）对挂账付款的合理性和必要性进行审查，确保合规合理。
第六章挂账还款管理1. 还款义务：（1）申请单位对挂账付款应尽快还款，确保公司资金安全；（2）还款金额按照约定时间进行支付。
2. 还款流程：（1）申请单位在确保资金充裕的情况下，向财务部门申请还款；（2）财务部门核对还款金额和时间，并确认还款事宜；（3）申请单位进行还款操作，完成还款。
第七章备案和归档1. 备案：（1）财务部门应妥善保管挂账付款申请单和相关证明材料，形成完整的档案；（2）备案记录应包括挂账申请单位、申请原因、审核情况、还款情况等信息。
2. 归档：（1）财务部门应按照归档规定将挂账付款的档案进行整理和归档，确保档案完整性和安全性；（2）挂账付款档案应根据规定的时间保留期限进行归档管理。
第八章监督检查和责任追究1. 监督检查：（1）公司领导和财务部门应定期对挂账付款管理情况进行监督检查，发现问题及时整改；（2）内部审计部门对挂账付款的管理进行抽查，发现问题及时通报并整改。
公司发票挂账管理制度
第一章总则第一条为加强公司发票管理，规范发票挂账行为，确保财务数据的真实性和准确性，维护公司利益，根据《中华人民共和国税收征收管理法》及《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有涉及发票挂账的经营活动。
第三条发票挂账是指因业务需要，在收到发票后暂时不能及时付款，而在财务账务中先进行挂账处理的行为。
第二章发票挂账管理职责第四条财务部负责发票挂账的审核、登记、跟踪及催收工作。
第五条业务部门负责提供发票挂账的业务背景、合同及相关资料。
第六条各部门负责人对本部门发票挂账的真实性、合规性负责。
第三章发票挂账管理流程第七条发票挂账申请（一）业务部门在收到发票后，应及时填写《发票挂账申请表》，详细注明业务背景、合同编号、发票金额、付款期限等信息，并附上相关合同、订单等资料。
（二）部门负责人审核《发票挂账申请表》及相关资料，确认无误后签字同意。
第八条财务部审核（一）财务部对《发票挂账申请表》及相关资料进行审核，确保业务背景真实、合规。
（二）审核通过后，财务部在系统中进行挂账处理，并建立发票挂账台账。
第九条发票挂账催收（一）财务部定期对发票挂账进行催收，提醒相关部门按时付款。
（二）催收过程中，如发现发票挂账存在问题，应及时与业务部门沟通，采取措施予以解决。
第十条发票挂账处理（一）发票挂账到期后，财务部应及时通知业务部门付款。
（二）业务部门在收到通知后，应及时办理付款手续。
（三）财务部在收到付款后，应及时在系统中进行核销处理。
第四章发票挂账监督与考核第十一条公司对发票挂账管理实行定期和不定期的监督检查，确保制度的有效执行。
第十二条对发票挂账管理工作中存在的问题，公司应及时采取措施予以纠正。
第十三条公司对发票挂账管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励；对违反本制度的行为，视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。
第五章附则第十四条本制度由财务部负责解释。
第十五条本制度自发布之日起施行。
发票挂账制度模板
发票挂账制度模板一、目的和原则为了规范公司的财务管理和会计核算工作，加强发票管理，确保公司财务信息的真实、完整和准确，根据《中华人民共和国发票管理办法》和相关法律法规，特制定本制度。
二、发票领取和管理1. 发票领取：员工因工作需要取得发票，应向财务部门提出申请，经批准后由财务部门统一领取。
2. 发票保管：领取发票的人员应妥善保管发票，防止发票遗失、损毁或被盗用。
3. 发票使用：员工在使用发票时，应严格按照国家税务总局的规定，真实、准确、完整地填写发票内容，不得虚开发票。
三、发票挂账流程1. 发票开具：员工在完成各项费用报销后，应将取得的发票提交给财务部门。
2. 发票审核：财务部门对提交的发票进行审核，确保发票的真实、合法和有效。
3. 挂账处理：财务部门根据审核无误的发票，进行挂账处理，将发票金额计入相关账户。
4. 报销审批：财务部门将挂账后的发票提交给上级领导进行审批。
5. 报销支付：领导审批通过后，财务部门根据审批意见进行报销支付。
四、发票挂账要求1. 员工在取得发票时，应确保发票的合法性和有效性，不得使用非法发票。
2. 员工在报销时，应确保发票内容真实、准确、完整，不得虚开发票。
3. 财务部门应定期对发票进行盘点，确保发票的领用、使用和保管情况符合规定。
4. 财务部门应定期对发票挂账情况进行汇总和分析，确保财务信息的真实、完整和准确。
五、违规处理1. 员工违反本制度的，一经发现，将按照公司的相关规定进行处理。
2. 员工虚开发票、使用非法发票的，一经发现，将严肃处理，并报请相关部门依法查处。
六、附则本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。
注：本制度模板仅供参考，具体内容请根据公司实际情况进行调整和完善。
公司挂账管理制度
公司挂账管理制度第一章总则第一条为规范公司的财务管理行为，保障公司的财产安全和正常运转，维护公司的健康发展，根据国家相关法律法规和公司内部规章制度，制定本管理制度。
第二条公司的挂账管理制度适用于公司内的所有部门和员工，在日常工作中必须严格遵守并执行。
第三条公司挂账是指在现金交易或者签订合同等财务活动中，未来支付货款或者收回货款等金钱的行为。
公司挂账应当合理且有据，完整地记载在公司的会计凭证和账册中。
第四条公司挂账管理应当遵循真实、准确、及时、完整的原则，做到及时核查和备案，确保财务信息的真实性和可靠性。
第二章挂账的登记和管理第五条公司的挂账应当经过审批后方可执行，并且必须有明确的合同或协议作为依据。
第六条公司在进行挂账操作时，应当制作挂账凭证，包括挂账金额、挂账事由、挂账时间等内容，并在公司财务系统中登记挂账信息。
第七条公司应当及时对挂账进行核查，确保挂账的合理性和正确性。
第八条公司每月应当对挂账情况进行汇总和分析，及时发现和解决问题。
第九条公司应当建立健全的挂账管理制度和内部控制措施，完善挂账管理流程，确保挂账的合规性和安全性。
第十条公司在挂账管理中应当注重保密性，确保挂账信息的安全和不泄露。
第三章挂账的清理和结算第十一条公司应当定期对挂账进行清理和结算，确保挂账的及时清零。
第十二条公司应当建立挂账清理和结算的工作流程，明确责任人和工作标准。
第十三条公司对挂账清理和结算应当进行审批和备案，确保流程规范和合规。
第十四条公司应当建立挂账清理和结算的监督机制，确保流程的透明和公正。
第四章挂账的监督和检查第十五条公司应当建立挂账的监督和检查制度，确保挂账管理的质量和效率。
第十六条公司应当定期对挂账情况进行检查和审计，发现和解决问题。
第十七条公司应当建立挂账监督和检查的工作计划和安排，保障工作的有序进行。
第十八条公司应当建立挂账监督和检查的反馈机制，及时处理和改善问题。
第五章处罚和处理第十九条对于违反挂账管理制度的行为，公司将依据公司规章制度进行处理，包括警告、通报批评、记过、停职检查等处罚措施。
发票挂账管理制度
发票挂账管理制度一、制度目的为了规范公司发票挂账行为，确保财务管理的合规性和准确性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工，对发票挂账管理行为进行规范。
三、发票挂账流程1. 申请发票挂账员工在有发票需要挂账时，需填写《发票挂账申请表》，并在上面注明发票金额、发票号码、用途和挂账原因。
2. 部门审批申请发票挂账的员工需提交《发票挂账申请表》到所属部门主管处审批，部门主管审批后签字并将表格转交财务部门。
3. 财务审批财务部门收到《发票挂账申请表》后，根据公司规定的挂账标准进行审批，如果符合规定，则予以批准。
如果不符合规定，财务部门需及时通知申请人并说明原因。
4. 发票挂账财务部门审批通过后，将相关发票信息录入财务系统，并向相关部门通知挂账事宜。
5. 撤销挂账如果发票挂账后发现有误，或者挂账原因变化，需及时申请撤销挂账，员工需填写《发票挂账撤销申请表》，经部门主管和财务部门审批后方可撤销挂账。
四、核算和监督1. 财务部门需对挂账发票进行核算，并确保挂账行为及时、正确、完整录入财务系统。
2. 相关部门主管需对本部门的挂账活动进行监督，确保挂账行为符合规定。
3. 财务部门定期对挂账活动进行复核，并与相关部门进行沟通，确保不良挂账行为得到及时纠正并进行整改。
五、其他规定1. 不得私自挂账员工不得私自挂账，一切挂账行为需按照公司规定的流程进行申请和审批。
2. 发票挂账标准公司对挂账条件、金额、用途等进行规定，员工应按照规定行事。
3. 严禁挂账不正当用途员工不得将发票挂账用于不正当用途，一经发现，将追究相关责任人的责任。
4. 违反制度将受到相应处罚对于违反发票挂账管理制度的行为，公司将依据制度规定进行相应的处罚，直至纳入个人信用档案。
六、制度的执行本制度由公司财务部门负责执行，并对全公司员工进行宣传和培训，确保员工能够全面理解和遵守发票挂账管理制度。
七、制度的调整和更新本制度由公司财务部门负责制定和修改，并需提请公司领导审批后方可执行。
挂账付款管理制度模板
第一章总则第一条为加强公司财务管理，规范挂账付款行为，确保资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各部门、子公司及关联企业的挂账付款行为。
第三条挂账付款是指因业务需要，在货物或服务交付后，付款人暂时无法支付款项，由收款人暂记入账，待条件成熟时再进行支付的行为。
第四条挂账付款应遵循以下原则：1. 合法合规原则：挂账付款行为必须符合国家法律法规和公司规章制度；2. 诚实信用原则：挂账双方应本着诚实信用的原则，确保交易的真实性；3. 严谨审批原则：挂账付款需经过严格的审批程序，确保资金使用的合理性和安全性；4. 明确责任原则：挂账付款涉及的相关责任人应明确，确保责任到人。
第二章挂账付款条件第五条挂账付款应满足以下条件：1. 交易双方已签订正式的合同或协议；2. 交易内容符合国家法律法规和公司规章制度；3. 货物或服务已交付，但付款人因特殊情况暂时无法支付款项；4. 挂账期限不超过合同规定的付款期限。
第三章挂账付款程序第六条挂账付款程序如下：1. 收款人开具挂账申请单，并附上相关合同、发票、验收单等证明材料；2. 经业务部门负责人审核，确认挂账申请符合条件；3. 挂账申请单报财务部门审批；4. 财务部门对挂账申请进行审核，确认无误后，将挂账款项暂记入账；5. 财务部门通知收款人，并告知挂账期限；6. 挂账期满，收款人应及时与付款人协商，确保款项的支付。
第四章挂账付款责任第七条挂账付款责任如下：1. 收款人应确保挂账款项的真实性和合法性，对虚假挂账行为承担相应责任；2. 业务部门负责人应加强对挂账付款的审核，对不符合条件的挂账申请有权拒绝；3. 财务部门应严格执行挂账付款审批程序，对不符合条件的挂账申请有权拒绝；4. 付款人应在挂账期满后，及时与收款人协商，确保款项的支付。
第五章附则第八条本制度由财务部门负责解释。
第九条本制度自发布之日起实施。
第十条本制度如与国家法律法规及公司其他规章制度相抵触，以国家法律法规及公司其他规章制度为准。
工程采购合同挂账分录
工程采购合同挂账分录我们需要明确“挂账”这一概念。
挂账是指将某笔费用暂时记入一个特定的账户，而不是直接计入成本或者费用。
这通常发生在货物或服务已经接收，但发票尚未收到或者支付尚未完成的情况下。
在工程采购中，挂账分录通常涉及到以下几个步骤：1. 当收到供应商的货物或服务时，需要确认收货的数量和质量，并记录在库存或固定资产账户中。
此时，应借记相应的库存商品或固定资产账户，贷记应付账款或其他相关负债账户。
2. 当收到供应商的发票时，需要核对发票金额与合同约定是否一致。
如果一致，则进行挂账处理，即借记材料采购或服务费用等相关费用科目，贷记应付账款。
3. 当支付供应商款项时，应根据实际支付的金额进行会计分录，借记应付账款，贷记银行存款或其他付款方式对应的现金等价物账户。
以下是一个简化的工程采购合同挂账分录范本：假设某建筑公司从供应商处采购了一批价值10万元的建筑材料，双方约定货到付款。
1. 收货时的分录：借：库存商品 100,000元贷：应付账款 100,000元解释：确认收到价值10万元的建筑材料，并将其记入库存商品账户，同时增加应付账款。
2. 收到发票时的分录：借：材料采购 100,000元贷：应付账款 100,000元解释：收到供应商的发票，核对无误后，将材料采购费用记入成本，并增加应付账款。
3. 支付款项时的分录：借：应付账款 100,000元贷：银行存款 100,000元解释：根据合同约定，支付供应商10万元采购款项，减少应付账款，并减少银行存款。
需要注意的是，上述分录仅为示例，实际操作中可能会涉及更多的细节，如增值税的处理、运费的记账等。
企业在进行工程采购时，应根据实际情况和会计准则进行正确的会计处理。
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增值税专用发票抵扣期限管理规定
鼎汉财务字【2010】002号
一、目的
为保证增值税专用发票抵扣联认证准确、及时和完整，确保公司利益，特制定本规定。
二、政策依据
专用发票：《国家税务总局关于增值税一般纳税人取得防伪税控系统开具的增值税专用发票进项税额抵扣问题的通知》（国税发〔20 03〕17号）规定，增值税一般纳税人申请抵扣的防伪税控系统开具的增值税专用发票，必须自该专用发票开具之日起90天内（现行制度已经改为180天）到税务机关认证，否则不予抵扣进项税额。
增值税一般纳税人认证通过的防伪税控系统开具的增值税专用发票，应在认证通过的当月按照增值税有关规定核算当期进项税额并申报抵扣，否则不予抵扣进项税额。
三、具体操作流程
3.1采购部收到增值税专用发票
3.1.1货、增值税专用发票一起到
采购履行部在收到增值税专用发票后，核对发票与采购订单、实际到货的数量、规格型号是否一致，发票信息是否完整、正确。
经核对无误后，在ERP中录入发票，完成纸质的审批手续，在30天天内提交财务部。
如果发票信息有误，应在7个工作日内与供应商联系重新开具发票并将原发票退还。
3.1.2货到、增值税专用发票未到
采购履行部在收到货、未收到增值税专用发票时，在核对货物数量、规格型号与采购订单一致后，应在30天内联系供应商开具发票。
在收到发票核对无误后，在ERP中录入发票，完成纸质的审批手续，在发票开出后30天内天内提交财务部。
3.2财务部收到增值税专用发票
财务部在收到增值税专用发票后，核对审批手续是否齐全，发票录入金额是否正确。
3.2.1审批手续齐全、发票录入无误：财务应在3个工作日完成ERP 中的审核、生成凭证、发票认证。
3.2.2审批手续不齐、发票录入有误：财务应在3个工作日退还采购履行部进行修改。
采购履行部在收到退还后3个工作日重新提交财务部进行审核，完成专用发票认证。
四、罚则
4.1 采购履行部未按规定提交专用发票，导致发票过期不能抵扣进项税的，由责任人自行承担相应税款。
4.2 增值税专用发票遗失的，按《遗失票据管理办法》执行。
财务部
二零一零年二月二十六日。