高职院校学生档案管理
基于就业的高职院校学生档案管理研究
黧。
蔓璺凰基于就业的高职院校学生档案管理研究邹永丽(吉林省白城职业技术学院，吉林白城137000)睛羁高职院校学生档案管理如何为就业工作服务是学生档案管理面临的新课题。
可通过提高全社会档案意识，充实档案内容。
建设学生档案管理平台和开发档案信息资源等途径提高学生档案水平，更好地为毕业生就业工作服务。
目蝴】高职院校；学生档案；就业一、高职院校学生档案的特点(一)学生档案多祥化高职院校现在的生源类型主要有普通高中毕业生类、高职单招类和五军专等类型。
他们进^大学前学业程度不同，入学前的档案内容也有较大的差异。
(二)学生档案内容应用性高由于高职院校办学定位是培养生产、管理一线的技能型和实用型人才，对学生的培养目标为“理论够用、技能过硬”。
因此，高职院校学生的档案除了要收集学生的学习成绩、思想情况和党(团)材料外，还需要重点收集学生的技能鉴定材料、社会实践材料等。
(三)学生档案管理周期短推行学分制后，高职院校学生学制在2—4年之间，大部分学生能在学校规定的时限内完成学业，因此，学生档案在校时间一般在2～3年之间，学生档案存放、保管的周期较短。
(四)学生档案使用、利用率低高职院校毕业生主要在生产、服务一线就业，进入私营企业工作的比例很大。
在铹动杰§颁布之前，大部分毕业生没有和用人单位签"t i f f]工协议或合同，不需要使用个人档案，档案意识淡薄。
很多学生个人档案放在各级^才服务机构多年都不管不问，更不用说学生档案的利用了。
二、高职院皎学生档案管理存在的问题(．一)档案管理意识淡薄由于很多用人单位录用人员时不调档案、不办户口，导致许多毕业生认为只要有施展才华的舞台和高收入就可以，人事档案已经成为无关紧要的东西。
毕业生就业以后，要面临落户、转正定级、职称申报等问题，这些都需要查阅档案：毕业生继续升学、报考公务员也需要使用档案。
因此，档案意识淡漠最终将使个人的权益受到严重的损害。
㈡学生档案内容较单一目前，学生档案管理的主要内容是把学生在校期间所形成并分散在教学部门、团委及个人手中的学习、工作及社会活动材料有选择地收集、归类和装档。
职业本科背景下高职院校学籍档案管理的标准
职业本科背景下高职院校学籍档案管理的标准在职业本科背景下，高职院校学籍档案管理的标准是非常重要的。
学籍档案是高职院校管理学生的重要依据，它记录了学生的基本信息、学习成绩、奖惩记录等重要数据，对于学生的培养和学校的管理都有着重要的作用。
因此，合理规范的学籍档案管理标准对于高职院校来说是至关重要的。
首先，高职院校学籍档案管理的标准应该包括学生基本信息的准确记录。
学生的基本信息包括姓名、学号、班级、专业、入学时间等，这些信息的准确记录能够帮助学校实施学籍管理，为学生提供准确的学籍证明。
而且，学生基本信息的准确记录还可以用于学校的统计分析和管理决策，有利于学校对学生的情况进行全面了解和科学管理。
其次，高职院校学籍档案管理的标准还应包括学习成绩的记录和管理。
学习成绩的记录是评价学生学习情况的重要依据，也是学生升学、就业的重要参考。
学校应该建立健全的学习成绩记录和管理机制，确保学生成绩的真实准确，以及及时反馈学生学习成绩的结果。
同时，学校还应该建立学术不端行为的监测和管理机制，为学生的学习提供公平、公正的环境。
另外，高职院校学籍档案管理的标准还包括奖惩记录的记录和管理。
学校应该对学生的奖励和处分情况进行准确记录，并及时将相关信息通知学生和家长。
奖惩记录的管理可以促使学生自觉遵守学校规章制度，增强学生的纪律意识和责任意识。
同时，学校还应该对奖惩记录进行定期审核，发现问题及时进行处理，以保证学校纪律的严肃性和公正性。
此外，高职院校学籍档案管理的标准也需要包括档案的保管和使用要求。
学校应该建立高效的档案保管制度，对学籍档案进行分类、整理和保管，确保档案的安全和隐私。
同时，学校还应该制定档案使用的相关规定，明确谁可以使用档案以及使用的权限和范围，保护学生的个人隐私和权益。
最后，高职院校学籍档案管理的标准还需要包括档案管理人员的要求。
学校应该选择具备相关专业知识和工作经验的人员来从事学籍档案管理工作。
同时，学校还应该对档案管理人员进行培训和考核，提高其档案管理和服务水平。
高职院校档案管理制度
第一章总则第一条为加强高职院校档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有教职工、学生以及与我校有业务往来的单位和个人。
第三条档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，真实反映学校各项活动的历史面貌。
2. 准确性原则：档案内容应准确无误，真实反映各项活动的实际情况。
3. 安全性原则：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。
4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为学校教学、科研、管理、服务等各项工作提供有效服务。
第二章档案管理机构与职责第四条学校成立档案工作领导小组，负责全校档案工作的领导和管理。
第五条档案工作领导小组的主要职责：1. 制定学校档案管理制度，并组织实施。
2. 指导、监督全校档案工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
3. 协调解决档案工作中存在的问题，保障档案工作的顺利进行。
4. 定期对档案工作进行总结、评估，不断提高档案管理水平。
第六条学校设立档案室，负责全校档案的收集、整理、保管和利用工作。
第七条档案室的主要职责：1. 负责制定档案收集、整理、保管、利用等具体工作流程和规范。
2. 收集、整理、保管学校各类档案，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
3. 对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便查阅。
4. 对档案进行鉴定、销毁，确保档案的准确性和有效性。
5. 为学校各部门提供档案查询、复制、借阅等服务。
第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：1. 学校发展规划、政策法规、规章制度等文件档案。
2. 教学文件、科研成果、学术交流、教材编写等教学档案。
3. 学生学籍、成绩、奖惩、就业等学生档案。
4. 教职工人事、职称、考核、培训等教职工档案。
5. 财务、资产、设备、基建等行政管理档案。
6. 其他具有保存价值的档案。
第九条档案收集要求：1. 档案收集应做到及时、准确、完整。
加强高职院校学生档案管理论文
加强高职院校学生档案管理的探讨摘要：学生档案管理是高职院校管理的一个重要内容，当前高职院校在建设和管理学生档案中仍存在诸多的问题。
笔者根据自身经验，结合泰山护理职业技术学院的档案管理工作，对这些问题进行了归纳，并有针对性地提出了完善高职院校档案管理的措施。
关键词：高职院校；学生档案；管理1对高职院校学生档案的正确认识第一，学生档案是学院档案的组成部分，也是国家人事档案的重要组成部分。
需要加强管理，完善档案管理制度，提高档案的研究和应用价值。
第二，随着高职院校建校规模的扩大，招生人数增加，在教育体制改革的大背景下，学生应征入伍、出国留学、考公务员及就业渠道的多样化，档案的作用也越来越大。
学校管理好学生档案，能为用人单位人力资源管理提供便捷。
第三，档案管理也反映了高职院校的管理水平，对深化教学改革，提高教学质量和教学管理水平，以及对高职教育质量和学生素质的提升，都有着重要的意义。
第四，高职院校学生档案是高职院校评估的一项重要内容。
尤其是在高职院校评估和升本过程中，档案直接记载学校教学历史，反映学校教学工作全貌，记录学校人才培养的全过程，在人才培养水平评估工作中具有重要的作用。
第五，高职院校学生档案中记载着学生在各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明等，主要用于毕业生的转正定级、工龄计算、社保福利、因公出国政审等。
因此，建设、管理、使用好学生档案是高职院校应尽的义务。
2高职院校学生档案管理存在的问题当前，很多高职院校往往把主要精力投入到教学管理以及招生就业上。
在学生档案管理方面还存在管理不够严格、程序不够规范、制度不够完善等问题。
2.1档案管理意识不强。
高职院校的人才培养方式与高校有着一定的区别，往往注重学生技能的培养和实践能力的提高，对学生的档案管理不重视甚至是忽略。
很多学校对档案管理不重视，档案管理部门对档案材料的收集和整理不及时，通常是在学生毕业时才完善归档材料，出现问题存在互相推诿的现象。
大多数毕业生对毕业离校后的个人档案流向、人事托管等事项缺乏了解，可能影响到毕业生的户籍去留，更直接影响他们上岗后的社会福利待遇、职称评定等问题。
高职院校档案工作规范管理现状分析
高职院校档案工作规范管理现状分析
高职院校档案工作规范管理是保证高职院校档案工作顺利开展和档案管理工作的关键，也是高职院校档案工作的重要保障。
因此高职院校档案工作规范管理的流程、制度和规范
必须得到严格的执行和管理。
目前，高职院校档案工作规范管理存在以下几个瓶颈：
一、缺乏规范制度
高职院校档案工作规范管理欠缺规范性，缺乏明确的管理制度和标准。
这给档案管理
带来了诸多困难。
二、缺乏专业化管理
高职院校往往缺乏专业化的档案管理人员，导致档案管理工作常常陷入混乱和困境。
多数高职院校档案管理部门不规范，管理力度不足，档案管理工作缺乏前瞻性。
三、档案数字化管理面临挑战
目前，高职院校档案管理普遍面临着数字化管理的挑战并相应地遭受着管理层面的问题。
四、缺乏相应管理技能
高职院校档案管理工作人员大多缺乏专业的档案管理知识，管理技能欠佳，导致档案
管理的效率和质量都受到了影响。
高职院校学籍档案管理制度
高职院校学籍档案管理制度一、前言学籍档案作为高职院校学生个人信息的重要载体，对学生的学习、就业、社会服务等方面起着重要作用。
为了更好地管理和利用学籍档案，高职院校需要建立健全的学籍档案管理制度，确保学生学籍档案的安全、完整和有效利用。
本文将从学籍档案管理的意义、主要内容和实施方法等方面详细阐述高职院校学籍档案管理制度。
二、学籍档案管理的意义学籍档案是学生个人学习和生活的真实记录，包括学生的个人信息、学习成绩、奖惩记录、就业信息等。
学籍档案管理的意义主要体现在以下几个方面：1. 为学生提供便利的学籍服务。
通过学籍档案管理制度，学校能够及时、准确地向学生提供学籍证明、成绩单、转专业、退学和复学等相关服务。
2. 为学生提供完整的个人信息。
学籍档案是学生个人信息的重要载体，包括学历、学籍、学习成绩、奖惩记录等多种信息，学生可通过学籍档案了解自己的学习情况及相关信息。
3. 为学校提供科学的学籍管理依据。
学籍档案是学生学籍管理的依据，学校可根据学籍档案对学生进行分类管理、评价学生学习成绩、掌握学生的奖惩记录和考勤情况。
4. 为学生就业提供可靠的人才信息。
学籍档案是学生就业的重要参考资料，学生的学习成绩、奖惩记录、实习经历等都能为用人单位提供参考。
综上所述，学籍档案管理制度对于高职院校和学生而言都具有重要意义，因此有必要建立健全的学籍档案管理制度。
三、学籍档案管理的主要内容为了建立健全的学籍档案管理制度，高职院校需要从以下几个方面做好学籍档案管理工作：1. 学籍档案的建档和管理。
对新生学生要建立学籍档案，并及时更新学生的个人信息，确保学籍档案的完整和准确。
同时，学校要建立健全的学籍档案管理制度，规范学籍档案的保管、借阅和利用。
2. 学籍档案信息的采集和更新。
学籍档案管理工作需要不断采集和更新学生的个人信息，包括学习成绩、奖惩记录、实习经历等多种信息，保证学籍档案信息的真实和完整。
3. 学籍档案的保密和安全。
学籍档案涉及学生的个人隐私信息，学校要建立严格的学籍档案保密制度，确保学籍档案的安全和保密，防止信息泄露和滥用。
如何做好高职院校的学籍档案管理工作
～ 强垂 建 籍…… － 学～… …］ 二 …理 一 档… …。 洳 案队 ｉ 管 Ｉ 伍
要提高 学籍档案 的管理水 平 ， 必须 建立一 支科 学 、 优化 、 稳定 的档 案管理 队伍 。 高职院校 应经 常 组织 开展 相关 的业 务 培训 和学 术交 流
正确认 识 目前 高职 院校 学籍 档案 管理 中存 在
的 问题 ， 定科 学 的学籍 档 案管理 办 法 ， 制 就显
活动 ． 为档 案管理人 员创造提 高业务水 平 积极 和专业 能力 的平 台 ， 使档 案人员 的业务工作 能 力、 工作效 率 和运 用现代信 息技术 的水平得 到 全 面提升 ； 使档案管 理人员 充分认识 到学籍档 案 服务 学生 、 服务社 会 的双 重功 能 ， 要培 养其 形 成强 烈 的事业 心 和责 任感 ； 外 ， 时解决 另 及 档 案管理 人员 的一 系 列 （ 比如 职称晋 升 等） 相 关 问题 ， 持档 案管 理 队伍 的相 对稳 定 。 保 充分
学 籍档 案 的收集 内容 ， 建特 色性 的学籍档 案 构
生就 业 、 事业单 位合 理使 用选拔 人 才提供 可 企
靠 的参考 资料 。 一 誊 一＿ ¨
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副 本—— 学生 心理健 康档 案 、学生就 业档案 、 学 生社 会 实践 档 案 、 生 诚信 教 育档 案 、 生 学 学 能 力技 能档案 等 ， 以体现 和涵盖 当今大 学生在
查 核对 、 鉴别 归档 、 保管 保密 、 转递 送交 和管 理
职责 等各 项规 章 制 度 ， 到有 规 可循 、 做 有据 可
依、 照章 办事 。 同时 ， 管部 门应加 强协 调 ， 主 切 实 改变 各 部 门各 自为政 、 行 其 是 的局 面 ； 各 各 级 领导 还 应该 把 执 行制 度 作 为加 强 制度 建 设 的重点来 抓 ， 学籍 档案 管理工 作规 章制 度 与 使 其他 管理 制度一 样 真正得 到贯彻 执行 。
高职院校学生档案管理制度
一、总则为了规范高职院校学生档案管理工作，保障学生档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。
二、档案管理原则1. 实事求是原则：档案内容真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
2. 规范化原则：档案管理严格按照国家有关档案管理的法律法规和标准执行。
3. 保密原则：对涉及学生隐私的档案信息，严格保密，不得泄露。
4. 服务原则：为学生、教师、用人单位等提供高效、便捷的档案查询、利用服务。
三、档案管理范围1. 学生入学、转学、休学、复学、退学、毕业等手续办理过程中产生的材料。
2. 学生在校期间的学籍、成绩、奖惩、实习、实训、社会实践、创新创业等活动材料。
3. 学生资助、奖学金、助学金、贷学金等相关材料。
4. 学生参加各类竞赛、评选、评优等活动材料。
5. 学生社团、志愿者活动等相关材料。
6. 学生离校后，用人单位对学生进行的考核、评价材料。
四、档案管理职责1. 档案管理部门：负责学生档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 学院各相关部门：按照职责分工，对学生档案进行收集、整理、归档等工作。
3. 学生本人：负责提供真实、准确、完整的档案材料。
五、档案管理流程1. 收集：各部门按照职责分工，将学生档案材料及时、完整地收集齐全。
2. 整理：对收集到的档案材料进行分类、整理，确保档案的完整性、准确性。
3. 归档：按照档案管理要求，将整理好的档案材料归档。
4. 保管：对归档的档案进行定期检查、保养，确保档案的安全、完整。
5. 利用：为师生、用人单位等提供档案查询、利用服务。
6. 销毁：按照国家档案管理的有关规定，对失去保存价值的档案进行销毁。
六、档案管理要求1. 严格执行国家档案管理的法律法规和标准，确保档案管理的规范化。
2. 加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员的业务水平。
3. 完善档案管理制度，定期对档案管理工作进行检查、评估。
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浅析高职院校学生档案管理
摘要：目前，高职院校的学生档案管理工作中还存在重视不够、内容不全、程序简单、手段落后等薄弱环节，还不能完全适应高职教育发展和社会对应用型人才的需要。
因此，加强高职院校学生档案管理工作，对加强学生管理、促进就业和高职院校自身发展，有着深远的意义。
本文对高职院校学生档案管理工作中的薄弱环节进行了分析，并提出了提高学生档案管理的对策。
关键词：高职；学生档案；管理
中图分类号：g64 文献标识码：a 文章编号：1005-5312（2013）23-0259-01
一、高职院校学生档案管理工作中的薄弱环节
（一）档案意识淡薄，对档案的重要性认识不足
一是学校管理工作者和老师把学生的教育、管理和培养作为学校的重要任务来抓，忽视了学生档案的管理工作，没有充分认识到学生档案的重要作用，甚至没有配置存放学生档案的专门场所。
这种认识不足是档案管理薄弱的主要原因。
二是因档案意识淡薄，个别老师责任心不强，重视不够，填写档案材料质量不高。
三是毕业生档案意识更为薄弱，加之职生就业观的改变及用人单位重能力轻档案等因素的影响，使得许多学生一毕业后就不知去向，对自己档案不理不睬，形成人档分离、无人问津的局面。
（二）学生档案转递途径、内容不规范，归档材料欠缺
首先，实行网络招生后，由于没有统一的要求，纸质档案寄发转
递途径随意多样，缺乏统一管理，个别学生缺档案，档案积压在学生、班主任手中不交，最后丢弃的现象尤为突出。
其次，在新生报到收取的档案中，由于生源地的差异，档案的材料内容不统一，五花八门，层次不齐。
有的档案内容在填写时不认真，随随便便的用圆珠笔填写，字迹潦草，或是不按要求填写。
这些不符合存档的基本要求的作法，造成了档案材料质量不高，也给今后的学生档案管理工作增加了难度。
再次，高职院校的学生档案主要是学籍档案，而反映学生思想面貌、身心情况、爱好特长、综合素质、组织协调能力等材料则很单薄、基本上是由个人填写的主观材料，单一化、模式化、格调一致、千篇一律的现象非常严重。
（三）学生档案管理队伍管理薄弱，管理体制不完善，管理手段落后
一是在连年扩招的形势下，学校对学生档案管理工作重要性认识不足，致使学校的档案管理队伍建设未得到应有的重视与加强.二是学生报到入校后，学校只对其进行粗略的建档后，就束之高阁，学生档案材料归档把关不严，移交手续不规范，填写的内容千篇一律，很难全面反映学生的综合素质。
缺乏日常管理的及时性，更会造成档案整理工作最过大，影响工作质量和效率。
三是高职院校档案管理模式落后，利用现代信息技术建设和管理档案还没有得到广泛推广，面对学生档案项目增多、数量大增、质量要求趋高、流动速度加快、投寄单位多的特点，原有的学生档案建设和管理手段已越来越不适应，必须加快推进学生档案建设和管理手段的现代化。
二、高职院校学生档案管理的对策
（一）加强宣传，增强档案意识
一是领导重视。
档案制度的建立建全、人员的调配、资源的配置、部门间的协调都需要领导的重视和大力支持。
二是学校应根据自身的需求，结合实际，制定学生档案管理的规范性文件，构建由领导、职能部门、相关部门等组建成的学生档案与管理队伍，为学生档案管理营造良好的环境，切实解决好学生档案管理过程中存在的实际问题。
三是开展档案基础知识教育，广泛宣传学生档案建设与管理的重要性，增加学生对档案、档案工作重要性的认识。
（二）建立健全档案管理制度，完善学生档案内容
高校学生档案从新生建档、归档到转递，经手部门多，工作量大，如果归档制度不健全，各部门的工作不能很地衔接，就会造成工作脱节。
只有统一规范，才能使学生档案管理工作走向规范化、制度化。
一是严格按照《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》的要求，规范学生档案转递办法。
二是扩大档案材料悼念范围，完善内容体系，加强对学生档案内容的修改和增补，提高档案的利用价值。
三是当前就业工作的超前性和档案材料在就业中的决定性作用，要求规范学生档案在校期间的管理办法，做到及时收集、及时整理、及时转递。
（三）重视档案管理队伍建设，加快学生档案管理现代化步伐
高职教育的飞速发展，使得学生档案管理工作也发生了许多变化，建立一支档案专业知识扎实、信息化技能过硬、责任心强的学
生档案管理队伍是提高档案管理质量的重要保证。
因此，学校应成立学生档案管理的职能部门，配备专职人员进行管理，并且要求管理人员不能过多地兼任其它工作，确保管理人员集中精力做好档案管理工作。
同时加强学生档案管理人员的业务培训，定期组织档案管理人员进行相关知识的学习，交流经验，取长补短，提高业务水平。
综上所述，学校要加快组织研发适合本校实际情况的学生档案管理系统，提高管理水平，做到电子档案和纸质档案同时保存。
应用现代化手段管理档案，既节省时间，提高工作效率，又能准确及时地反映学生的情况，提高档案管理的工作效率和使用质量，使学生档案管理与高速发展的信息社会相适应，与时俱进，杜绝个别档案内容的告假现象。