第三讲 办公室秘书
秘第三讲
（一）人民解放军的秘书机构 （二）企事业单位的秘书机构
（三）民主党派和人民团体的秘书 机构 （四）临时秘书机构
应 用 写
1.为临时性领导机构服务的秘书机构
2.为各种重要会议服务的秘书机构
应 用 写
（一）秘书机构只直接对所属机关 负责 （二）秘书机构之间的联系
应 用 写
（一）秘书部门和人员管理的内容 和要求
应 用 写
思考： 你认为这样的安排合理吗？如 果你是秘书科科长，会怎么做？
应 用 写
第二节 秘书机构的设置与领导关系
一、各级秘书机构 二、各类秘书机构 三、秘书机构的领导关系
四、秘书部门和人员的管理
应 用 写
（一）中央机关的秘书机构 （二）省、市、县级的秘书机构 （三）基层单位的秘书机构
应 用 写
分理制：即下面再设部门，以处理各 种不同的秘书工作。
综理制：是指所有秘书工作由办公厅 或办公室统一或分派人员办理,下面不 再分设部门。
应 用 写
（一）秘书班子成员的不同层次要求
（二）秘书班子的群体优化
应 用 写
案例分析
为配合上级机关的精简，某县陆续接纳了5名 精简下来的干部，其中正科级2人，副科级3人。 考虑到这5位干部均无专业特长，年龄又偏大， 而秘书部门是综合办事部门，事情繁杂，没有专 长也能做，于是县长把他们统统安排到秘书科工 作。
第二章 秘 书 机 构
内容回顾
四、近代 中国的秘书 工作
五、中国共 产党和新中 国的秘书工 作
六、秘书学的 产生与发展
应 用 写
本节课内容
第二章 秘 书 机 构
•第一节 概述
•第二节 秘书机构的 设置及领导关系
应 用 写
3第三讲 办公室事务管理
《秘书理论与实务》讲义
（三）日程安排的形式
• • • • 年计划表、 月计划表、 周计划表、 日程表
《秘书理论与实务》讲义
（四）、注意的事项
• 以记叙、说明为主要表达方式。 • 编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意 思去办。 • 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 • 要认真核查日程表，以提高工作效率。 • 对已处理完的工作，一般应注明结果。
《秘书理论与实务》讲义
（4）识别工作场所和常用设备的隐患
• 要能够主动识别工作场所和常用设备的安全隐患，并在职权 范围内予以排除，维护自己和他人的健康和安全能定期对办 公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做 好风险防范通常企业办公室中安全检查的方法是： • 1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方 面的检查； • 2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； • 3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、 跟进、直至解决； • 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记 录在本企业的“隐患记录及处理表”中。
《秘书理论与实务》讲义
三、日志系统
• 1、日志概述 • 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活 动计划，一般分为纵横两种方式。
《秘书理论与实务》 手工填写的工作日志 手工填写的工作口志通常要准备两本，一本为上司使用，另一本为自己使 用。使用的方法是： ①提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，并于当日一早 再次确定和补充。 ②提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。 ③填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确 认后再用墨水笔正式标明，还可以使用不同色彩。 ④填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要， 信息。 ⑤填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更新日志，并告知上 司出现的变化。 ⑥在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。 ⑦在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以 落实。 ⑧协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。
三级秘书课程讲义
第一章会议管理第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。
学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。
一、会议筹备方案的拟订(一)、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题；2、确定会议的名称；3、确定会议的议程；4、确定会议的时间和地点；5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要；6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作；7、确定会议与会代表的组成；8、确定会议经费预算；9、确定会议住宿和餐饮安排；10、确定会议的筹备机构。
(二)、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织；2、确保会议服务质量和沟通协调到位；3、确保领导的意图得以贯彻执行。
(三)、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A.方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的。
B.缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息。
C.可以搭配使用其它通信方式。
D.适用于分公司不远、规模不大的企业。
2)电话会议信息工作的要求A.准确发出开会信息。
B.认真分发会议书面信息材料。
C.合理安排会场信息传输设备。
D.按时接通电话。
E.通报出席情况。
F.做好会议记录。
2、视频会议1)视频会议的特点A.实现声音和图像同时传送。
B.打破空间的限制。
C.节省时间、费用。
D.交流效果较好。
E.局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛。
2) 视频会议信息工作的要求A.发出开会信息。
B.分发文件信息资料。
C.布置会场。
D.设置与检查会场信息传输设备。
E.做好会议信息准备。
F.采用先集中后分散的形式。
G.汇总情况信息。
(四)、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短；2、筹备会议方案时应先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等；3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论；4、专人负责远程会议设备。
办公室秘书基本职责模版（四篇）
办公室秘书基本职责模版一、职位概述办公室秘书在公司的运营中扮演着至关重要的角色，直接参与并促进日常运营及关键决策的执行。
此职位主要负责办公室的运营与管理，以及协助管理层进行决策制定、组织和实施。
具体职责包括：1. 管理办公室的日常运作和行政事务，协调各部门间的沟通合作，确保公司内部工作流程的顺畅；2. 负责办公室固定资产和办公用品的采购、管理和维护，制定并执行采购计划，保证办公设备和用品的正常使用；3. 组织和协调公司会议，包括准备、文件管理、会议记录的起草以及会议室的安排；4. 实施文件的档案管理系统，确保公司文件的妥善归档和安全保存，按需提供文件检索和复制服务；5. 处理公司对外联络，包括接待来访者、安排出差事宜以及与外部单位的协调工作；6. 协助管理层编写、编辑和整理各类报告及文案，确保内容质量和按时提交；7. 收集和整理公司业务资料，协助进行市场调研和业务分析，为决策提供数据和信息支持；8. 保持高度的保密性和机密性，妥善管理公司重要文件和敏感信息，保障公司信息安全；9. 按时并精确地完成上级分配的其他任务。
二、资格标准1. 拥有本科及以上学历，具备出色的组织协调能力和团队合作精神；2. 具备良好的沟通和交际技巧，能有效处理人际关系；3. 文字处理能力出色，熟练掌握办公软件的使用；4. 具有一定的商业敏感度和市场分析能力，能进行市场调研和竞争分析；5. 时间管理能力强，能在压力下工作并处理紧急情况；6. 有高度的保密意识和责任感，能妥善处理公司机密信息；7. 工作细致、专注，能按时、准确地完成上级指派的任务；8. 具备相关行政管理经验者优先考虑。
三、职业发展前景办公室秘书作为公司运营的关键支持，对公司的整体运作和决策产生重要影响。
在工作中，需要与各部门和管理层保持密切合作，进行有效的沟通协调。
随着公司规模的扩大和业务的拓展，办公室秘书的职业发展路径广阔，可逐步晋升为高级办公室经理、高级行政助理等职位，参与更高层次的决策制定和管理工作，拥有更广阔的职业发展空间。
秘书三级辅导讲义
公文不是一个考点，作为公民，公文也应该有所把握，经常会收到看到一些公文，有其特殊性，关注一下。
命令决定、公告，旧城改造，关于什么什么拆迁的通知、人口普查的公告，通知到被拆迁者，钉子户。
在这种情况下，拆迁方应该散发的，通知。
通告，得一奖项，通报，议案，报告，请示。
函管理规章文书，作为考点不是特别多，在第四小部分，公关文书，礼仪相关，公关礼仪文书，特别多，经常遇到节日发的函件，五一放假，加强社区管理的通知，慰问，慰问电，致词类，让领导滔滔不绝，帮助领导梳理一下思路，让整个讲话更流畅，领导读，背后是秘书的功劳。
邀约类、建议类制发程序，处理的形成，运转，生效，终止。
闭环的东西。
终止回到形成，闭环系统，后面在书上叫撰制、传递、办理、保管四个环境。
正规单位是打印出来。
没有明文规定，电子版公文是生效的，纸质一边保管查验。
拟稿，有的放矢，关于办公室事务管理平常在办公室工作，有大概的认识，办公用品、办公设备，会议、突发事件的处理，有四个小节，环境、事务和管理、突发事件的应对、办公设备和用品的管理环境，办公的场所，自己的办公室，别人的办公室，第一感官看到的东西就是我们的环境。
包含场所、人员、设备、空间、摆放。
选择办公模式，办公环境的模式，很多不一样，计算机风行，企业采取家庭办公家庭办公，采用松散式结构，类型第一就是是在家办公，组织中的员工是何种方式办公，集中团队办公，在一个大空间里面，还是分在几个小房间里面办公，跨空间办公，一个在北京，一个在珠海，跨时空办公，一美国一中国，现在的办公也在更新，变换。
类型九种，切入点，每一种办公模式的优点，书上都有，提的多一点，缺陷提不多，办公模式的普及，看适用性，看那种管理方法，每一种模式按照这四个点考量。
在家，我想一些安排在家里，五个人三张桌子，两个人拼一个桌子，两个人同时打电话，联系业务吵的厉害，办公室解决办公场所的拥挤，和交通上的耗时。
在北京工作的深有体会，白白四个小时耗在家里，用信息网络进行工作上的沟通，在家工作模式被很多单位认可。
办公室秘书职责范文（二篇）
办公室秘书职责范文办公室秘书是一个非常重要的职位，他们扮演着组织中的重要角色。
他们负责处理办公室的日常业务，协调各种会议和活动，管理文件和数据，以及提供一系列的行政支持和办公室管理。
在这篇文章中，将详细介绍办公室秘书的职责并提供一些相关的范文。
一、办公室事务管理办公室秘书的首要职责是管理办公室的日常事务。
这包括接待访客，接听电话并处理来信。
此外，办公室秘书还需要为员工安排会议，并确保会议室的预订和准备工作。
为了更好地展示这个角色，以下是一篇范文：尊敬的先生/女士，您好！我是贵公司的办公室秘书，我写信是为了确认您在接下来的星期三上午9点与我们的销售小组会面的安排。
我们已经为您预订了会议室2，位于办公室的三楼。
会议室内配备了先进的音频和视觉设备以确保会议的顺利进行。
同时，我们还为您的会议准备了一份会议议程，以便您在会前做好准备。
请您在会前提前一天向我确认您将参加会议。
如果您有任何特别的需求或要求，请随时与我联系。
非常感谢您对我们公司的关注和时间的宝贵！期待与您见面并且希望这次会议能够达到您的期望。
祝一切顺利！办公室秘书二、文件和数据管理办公室秘书还负责管理文件和数据。
这包括文件的整理和归档，确保文件的保密性和安全性。
另外，他们还要处理和管理公司的数据库，并保持数据的准确性。
下面是一篇范文，展示了办公室秘书如何处理这个职责：尊敬的先生/女士，您好！我是贵公司的办公室秘书，我写信是为了通知您我们最近完成了年度报告的整理和归档工作。
我很高兴能够告知您，我们已经成功地整理了所有相关的文件，并将其归档到公司的数据库中。
这些文件包括财务报表、销售数据和人力资源报告等等。
此外，我们还对数据库进行了及时的备份，以确保数据的安全性和可靠性。
如果您需要访问这些文件和数据，或者需要任何进一步的支持，请随时与我联系。
我将竭诚为您提供帮助。
非常感谢您对我们公司的关注和信任！期待与您共同努力，为公司的发展做出更大的贡献。
祝一切顺利！办公室秘书三、行政支持办公室秘书还负责提供行政支持。
公司办公室秘书3
公司办公室秘书31. 职责和职能1.1 职责•协助管理层安排会议和日程安排•处理公司内外部文件、信件、传真和电子邮件的收发•维护办公室设备和办公用品的管理和供应•安排差旅和会议的行程和预订•协助管理层筹备各类会议和活动1.2 职能•与公司内外部人员保持良好的沟通和协调•根据管理层的要求，准备相应的文件、简报和报告•组织会议并记录会议纪要•负责安排接待客户和访客•协助管理层执行各项工作计划2. 技能和能力要求2.1 技能要求•熟悉使用办公软件，如Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint等）•具备较强的时间管理和组织能力•熟悉使用办公设备，如复印机、传真机、打印机等•良好的书写和口头表达能力•熟练的中英文读写能力2.2 能力要求•具备快速学习和适应的能力•能够高效地处理多任务和处理紧急情况•具备良好的团队合作和协调能力•具备良好的人际沟通和客户服务能力•具备保密和处理机密信息的能力3. 工作环境和工作时间公司办公室秘书通常在办公室内工作，工作环境相对安静舒适。
工作时间通常是标准的办公时间，即周一至周五的上午9点至下午5点，可能也需要根据工作需要加班或出差。
4. 培训和发展机会公司办公室秘书可以通过定期的培训和学习机会来提升自己的技能和知识，进一步发展职业。
培训内容可能涵盖工作技能、管理能力以及专业知识等方面。
此外，秘书可以根据个人的兴趣和发展方向选择参加相关的进修课程，提升自己的职业竞争力。
5. 职业前景和薪资待遇公司办公室秘书在各行各业中都是需要的岗位，因此职业前景较好。
在一些大型企业和跨国公司中，秘书通常会有更多的晋升和提升机会。
薪资待遇方面，公司办公室秘书的薪资水平相对较稳定，一般会根据工作经验和专业能力进行考核和调整。
6. 总结公司办公室秘书在日常工作中扮演着重要的角色，负责管理层的会议和日程安排、文件的收发和处理、办公室设备和办公用品的管理等工作。
秘书需要具备良好的组织和沟通能力，熟悉办公软件和设备的使用，并具备保密和处理机密信息的能力。
第3讲 秘书职能环境
秘书职能环境
【教学目的】
通过教学使学生理解秘书职能环境是秘书 活动的客观基础和条件，必须学会正确认 识秘书职能环境，强化环境意识，准确地 把握影响秘书职能场的各个要素，以求更 好发挥秘书工作的效能。
பைடு நூலகம்
【教学重点和难点】
把握秘书职能环境的 构成，了解影响秘书 职能场的各个要素。
第一节 秘书职能环境的构成
案例23、24分析
一、案例23（P83）：张杰是如何成功的 处理好职能环境关系的？从他的成功经 历中，我们值得借鉴和学习的地方有哪 些？ 二、案例24（P84）：从刘宏的工作经历 中，其错误做法有哪些？我们在今后的 秘书工作中应吸取哪些经验和教训，方 可避免重蹈刘宏的后辙？
附：处理人际关系的基本原则
P81案例22分析
案例22中，通过分析贾谊的所作所为， 你觉得作为一个称职的秘书应如何看待 并利用自己所处的环境？ 如果我们想对领导进言或者建议，又该 如何做才能被顺利的采纳呢？
三、职能环境关系
（一）与纵向层次机构的关系 秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组织领导层 的关系、与上级领导机关的关系、与本组织下属机构的关 系等。 （二）与横向部门机构的关系 秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内各职能管 理部门的关系，也包括上级机关职能部门及不相隶属的有 关部门的关系。 （三）与社会公众的关系 组织内外的社会公众是开展领导和管理活动的社会基础。 秘书为领导提供综合辅助和服务，也必须要以此为基础。 （四）秘书与人际关系 秘书的人际关系指的是秘书开展业务活动实践中的人与人 之间的关系。这种关系既渗透在组织内部，又存在于组织 外部。不同的人际关系状态对秘书及秘书工作都存在着特 定的影响。
（二）资源发展的导向性 ⑴宏观导向。现代社会向知识经济、信息化、 全球化方向发展。 ⑵业务内容导向。随着社会主义市场经济体制 的确立与发展，各行各业各类管理组织的管理 目标、体制及运行方式都在不断变革，社会管 理法规也在不断完善。这些变革发展成果是秘 书工作发展的重要环境资源，起到导向作用。
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（二）印章的种类
一般来说，公务印章分为正式印章、专用 印章、缩印、钢印、领导人手章、个人 名章、校对章、戳记等。秘书部门掌管 的印章主要有三种：一是单位印章（含 钢印），二是领导签名章，三是其他印 章。
情景案例
案例1： 李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小 十几个公章，平时就堆放在办公室的抽屉里，因为 这个企业的注册公司有N家，有的是业务需要形式 上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个 公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这 堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，李强对 管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后 来出了几个差错，令李强小心起来。
（1）不要让空调风口对着人吹； 3．尽量保证办公室安静。 （2）在室内放置温度计和湿度计，随时根据测试数据进行 调节； 4．办公室色彩的选择要与公司文化相适应 （3）不能整天使用空调，在一定时间内应打开窗户换气。
1、个人办公桌面的设计：
1．办公桌桌面力求简洁、整齐。
2．办公桌抽屉物品要井然有序。
管理办公室环境
*座位上要摆置好座位牌
会议筹备及活动审核要点：
议程安排 会议应发资料 会议记录安排 幻灯或录影设备 会场预订 制作来宾名册 纪念品的制作与发 放 预订回程票 会场布置
宴会及座位顺序安 排 新闻摄影 酬谢金 住宿安排 胸章名牌 看板和标示板 支付食宿费用及出 纳 会议值班及保卫
1.会议议程的编制应在前，议程一旦确定，不应轻易变动。
会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可 作相应调整。 2.会议议程与日程的安排必须吻合。 3.会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。
会议方案获准后，秘书要向有关单位下发会议通知。通知方式有： 发文、发电子邮件、打电话等，应视情况选择。有的会议还要向来宾发 请柬或邀请书。会议通知的内容包括：会议名称、目的、议题、会期、 参加人员范围、报到时间与地点、开会时间与地点、接站及行车路线、 需携带的材料、会议主办单位及其他要求。
2、办公室布局设计
办公室布局主要有两种方式：一是开放式布局，一是 封闭式布局。 开放式布局是指在较大的工作间中摆放较多的工作位。 封闭式布局是指按照任务不同，设计若干独立的小房 间，一个部门占用一间，一个或几个员工在其中上班，每 个房间有独立的办公设备。
管理办公室环境
办公桌设计技巧
1.藏
2.扩
3.并
讲台： 重要的代表会议和报告会，需设专 门的讲台。讲台一般设在主席台的右侧 （一主席台的朝向为准）
座次安排：请领导 确定在主席台就坐人 员的准确名单；其次， 确定其中身份最高的 人员就座于主席台前 排中央，其他人员按 先左后右左座高于右 座、一左一右顺序 排列，如下图： ⑤ ③ ① ② ④ （单数） ⑥ ④ ② ① ③ ⑤（双数）
第三讲 办公室秘书
广东职业技术学院
主讲人：王国雄
一、办公环境的管理
办公室环境的管理
办公室环境概述
办公室环境是指相对于户外环境而言，它指为实现某 项功能，由办公场所、办公设备、办公人员等构成的有机 整体。它包括办公室自然环境与办公室人际环境。 办公室自然环境又包括空间环境、视觉环境、听觉环 境和空气环境。 办公室人际环境是指办公室人员在人际交往过程形成 的各种关系的综合。
那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入 实质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章， 那是一份“补充协议”，李强每天接触的盖章文件实在太多 了，也没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字， 这个经理解释说不用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。 过了几天，他和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文 件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用 签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件 送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总 说，这个我不签，你们自行解决……事情到这里，李强还没 有警觉，任他们2人把文件带走，也没有要回那份文件。直 到后来，李强才明白事情的来龙去脉，也才知道自己糊里糊 涂做了什么。
4.创
管理办公室环境
3、公用区域物品与上司办公室的整理
公用区域物品的整理 （1）办公室文件，应全部放进文件柜，并将文件分门别类摆放，并贴上标签。 （2）办公室物品应尽量放在带门的物品柜中，小而零散物品应先装进收纳箱， 然后再放到物品柜中。 （3）为了让设备接线减少，可以将需要相连的设备，放置在同一区域。
5）按性质分： 规定性会议、日常性会议、专业性会议、 纪念性会议、座谈性会议 6）按照会议形式分： 有会有议：商议事情 会而不议：报告会、传达会、动员会、表彰会、 纪念会
7)按照会议阶段：预备会议、正式会议
8）按会议方式：传统会议方式 电子会议：电话会议、电视会议、计算机会议）
3.会议工作的特点
领导讲话稿的准备
会议记录
会议时间：2012年5月18日上午10：00 会议地点： 〆〆会议室 会议主持：张〆〆（职务） 出席人员：张〆〆（职务）、 王〆〆（职 务） ………… 缺席人员：李〆〆（职务）、 谢〆〆（职务） 会议记录： 魏〆〆（秘书） 1.王〆〆（职务）报告 ………… 2.张〆〆（职务）传达 ………… 3. ………… 会议于上午11时40分结束 主持人(签名) 记录人(签名)
管理办公室环境
办公室环境管理的原则
办公室环境管理是对办公室环境进行合理设计与布置、 进行优化选择与调整，使其达到符合秘书工作的需要。办 公室环境管理总的原则是方便、舒适、和谐、安全。
管理办公室环境
1．办公室家具与设备的布置应根据办公室大小和结构来进行。 5．使用空调时，要注意下面三个方面：
6．办公室绿化对于改善办公室环境，提高工作效率大有裨益。 2．办公室采光尽可能采用自然光线
会议材料可以大体上分两种，一类是直接反应和表现具体的会议议题的 材料，另一类是反应会议议程特征的材料。
日常会议地点选择，往往从以下几个方面考虑：远近适当；大小适当； 设备齐全；不受干扰；租金合理；停车有场所。
必备用品是指各类会议都要的用品和设备，包括桌椅、茶具、扩音 设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等等。
会场布置方式
相对式： 主席台与代表席采 取上下面对面方式 ， 突出主席台的位置 。 分为礼堂形、教室 形、弦月形。
全围式 不设专门的主席 台，所有与会者均 围坐于一起。分为 圆形、椭圆形、长 方形，多边形。
半围式： 介于相对式与全 围式之间，设有主席 台，但在其正面和两 侧安排代表席，这样 即突出了主席台的地 位，又有融洽的氛 围，比较适合中小型 工作会议。分为马蹄 形、T字形、拱桥形。
制作通讯录
三、办公室之印信管理
何为“印信”？ 公私印章的总称。公章，古称官印，是 行使权力的信物，故又有“印信”的别 名。 借指权力或官职。
1、公章的性质与种类
属于秘书管理的印章一般有：
（1）单位的公章，即自单位成立之日起， 由上级机关颁发的机构全称公章。 （2）单位主要领导人因工作需要刻制的 个人签名章或图章。 （3）秘书工作专用印章，如收发章、办 事章、校对章、封条章等。
会议简报
某某公司秘书处编
2014年4月17日
★某某会议于某某年某某月某某日在某某召开 ★某某等出席会议 ★某某作了关于某某报告 ★ 与会代表提出某某意见 ★ 大会决定某某 ★ 简讯 〆〆月〆〆日与会代表参观了〆〆（座谈会、联谊 会） 与会代表〆〆于〆〆月〆〆日离京
（三）会后工作
合理安排与会人员返程 清理会场和文件 会议纪要的拟发 整理会议材料，立卷归档 会议费用结算，开支一定要有发票 会务总结
公用区域物品与上司办公室的整理
2.上司办公室的整理
（1）上司办公室的整理和清洁工作应在上司上班前完成。
（2）整理与清洁的工作包括：开窗换气，调好空调的温度；给绿
色植物浇水，清除残叶；整理桌面，检查办公用品；准备好茶水； 搞好清洁卫生。
二、日常会议安排
秘书水平“九段说”
公司董事长或学院院长要求行政办安排次日下午三点召开一个会议。该怎么 安排？ “一段”秘书：发通知。用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相 关会议用品，并参加会议。 “二段”秘书：抓落实。发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每 个人被及时通知到。 “三段”秘书：重检查。发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒 与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报 给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否 必须参加会议留下时间。 “四段”秘书：勤准备。发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到 的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明 天几点到几点有会议。
1.会标
2.会徽
3.标语
4.旗帜
5.花饰
6.灯光
7.座位
8.会议其他用品
会前准备
确定会议的议题和名称 制定会议的议程和日程 确定与会者（与会者编组：单位、行业或系统、地
区、议题）
会议预算（会议费：场地租金、茶水费、设备租金；
培训费：专家的讲课酬金等；资料费：文具费和资料 印制；食宿费；交通费；其他：参观费、邮费、纪念 品）
会务工作：指从 会议筹备到善后 的一系列工作。 服务性 辅助性 事务性 综合性 时间性 保密性
秘 书 的职 责 范围
非常广泛 会务工作的要求： 充分准备、 严 密 组织 、 服 务 周到、确保安全
4.会务工作流程
会议“三部曲” 会前准备 会间服务
会后工作
1.确定会议的主题和议题。 2.确定会议名称。 4.确定会议时间、会期。 5.确定会议所需的设备和工具，要满足会议的需要。 6.确定会议文件的范围，做好文件的印刷或复印工作。 7.确定与会代表的组成，不要邀请与会议主题无关的人员参加 会议。 8.确定会议经费预算。 9.若是大型会议，还应确定筹备机构与人员分工。