合同档案管理制度(2014.2)
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、总则为规范和加强合同档案管理工作，提高公司的合同管理水平，制定本合同档案管理制度。
二、适用范围本合同档案管理制度适用于公司内所有与合同相关的档案管理工作，包括但不限于合同的签订、履行、归档、存档等工作。
三、合同档案的建立与管理1. 合同的建立（1）在签订合同前，合同书面文本必须经过法务部门的审核和批准。
（2）所有合同必须按照规定的格式进行拟定，确保合同内容清晰明了，不得存在模糊不清、含糊其辞的情况。
（3）合同的签订必须由具有签订权限的人员进行，签订人员需对合同内容进行仔细阅读和理解。
2. 合同档案的管理（1）公司应当建立完整的合同档案管理系统，包括合同编号、合同名称、签订日期、履行期限、履行情况等信息。
（2）公司应当对合同档案进行分类存储，便于查询和管理。
不同性质的合同应当分开存放，便于及时查阅。
（3）公司应当建立完善的合同档案借阅制度，明确借阅人员的权限和操作流程，确保合同档案不会被滥用或遗失。
四、合同履行情况的监督和管理1. 合同履行情况的监督（1）公司应当建立合同履行情况的监督机制，定期对各个合同的履行情况进行检查和评估。
（2）对于存在履行问题的合同，公司应当及时采取措施，协调相关部门进行调整或补救，防止合同履行出现严重问题。
2. 合同履行情况的管理（1）公司应当建立合同履行情况的管理档案，记录重要的履行情况和结果，便于日后查阅和总结。
（2）对于履行结果良好的合同，公司应当及时表扬和奖励相关部门和个人，鼓励他们继续保持良好的履行态度。
五、合同档案的保管期限和销毁办法1. 合同档案的保管期限（1）公司应当根据《档案法》的规定，对合同档案进行相应的保管期限规定。
（2）在合同履行期满后，公司应当根据合同的性质和重要程度，确定合同档案的具体保管期限。
2. 合同档案的销毁办法（1）合同档案的销毁应当经过公司领导的批准，并按照规定的程序和步骤进行。
（2）对于已经履行完毕的合同档案，公司可以依据合同档案管理制度的规定，将其进行销毁处理。
合同档案管理制度(范本)
第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性、安全性，提高合同档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理工作，包括合同签订、履行、变更、终止等环节。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：1. 依法管理：遵守国家法律法规，确保合同档案的合法合规；2. 科学管理：运用现代管理理念和技术，提高合同档案管理效率；3. 规范管理：建立健全合同档案管理制度，确保档案管理的规范性和一致性；4. 安全管理：加强合同档案的安全防护，确保档案信息不被泄露、篡改。
第二章组织机构与职责第四条公司设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条合同档案管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，组织实施并监督执行；2. 负责合同档案的收集、整理、归档和保管工作；3. 负责合同档案的查阅、复制、借阅等工作；4. 负责合同档案的鉴定、销毁工作；5. 负责合同档案的保密工作。
第三章合同档案的收集与整理第六条合同档案的收集：1. 合同签订时，合同双方应同时提交合同档案；2. 合同履行过程中，相关资料应及时归档；3. 合同变更、终止时，应及时更新合同档案。
第七条合同档案的整理：1. 合同档案应按照合同类别、合同编号、签订时间等进行分类整理；2. 合同档案应编制目录，便于查阅；3. 合同档案应采用统一格式，确保档案信息的准确性。
第四章合同档案的保管与利用第八条合同档案的保管：1. 合同档案应存放在安全、通风、防潮、防虫、防火的专用档案室；2. 合同档案的存放应按类别、编号、时间等顺序排列；3. 合同档案的保管期限应按照国家档案管理法规执行。
第九条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制、借阅应严格按照公司规定执行；2. 合同档案的查阅、复制、借阅应办理相关手续，并做好登记；3. 合同档案的利用不得损害公司利益。
第五章合同档案的销毁第十条合同档案的销毁：1. 合同档案的销毁应按照国家档案管理法规执行；2. 合同档案的销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值；3. 合同档案的销毁应办理相关手续，并做好记录。
合同档案管理制度（精选12篇）
合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。
那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。
合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、合同档案管理原则本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。
这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。
二、合同档案管理办法为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。
1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。
2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。
3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，由合同管理员负责合同文档管理。
4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。
签订完的合同要及时归档，做好登记。
凡归档的合同文件材料必须是原件。
5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。
7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。
因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。
以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。
合同原件无特殊情况不能外借。
9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。
10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、概述合同档案是企业管理中不可或缺的一部分，合同档案管理制度旨在规范合同档案的管理流程和要求，确保合同档案的完整性、安全性和便捷性。
本制度适用于所有与我公司签订合同的相关部门。
二、档案管理责任1.公司领导层要高度重视合同档案管理工作，并承担最终管理责任。
2.档案管理部门负责具体的合同档案管理工作，包括档案的归档、整理、检索等。
3.相关部门应按照本制度要求，积极配合档案管理部门的工作，并保证档案的及时提交和归还。
三、档案管理流程1.合同登记：签订合同后，相关部门应及时将合同的相关信息登记到档案管理系统中，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同金额等要素。
2.合同归档：合同归档由档案管理部门负责，归档前应对合同进行分类和编号。
合同归档采用电子档案和实物档案相结合的方式，保证档案的安全性和便捷性。
3.合同检索：任何相关部门在需要查阅合同时，应通过档案管理系统提交申请，由档案管理部门负责提供相应的合同档案。
档案管理部门应确保信息反馈的及时性和准确性。
4.合同归还：合同期满或终止后，相关部门应及时将合同归还到档案管理部门，由档案管理部门负责更新档案信息，并将合同归档到相应的位置。
四、档案管理要求1.档案接收：档案管理部门在接收合同档案时，应对档案进行严格的验收和登记，并及时确认相关的档案信息。
2.档案保管：合同档案应存放在专门的档案柜或电子存储系统中，并定期进行备份和安全检查。
档案管理部门应制定相应的保密制度，确保档案信息的安全。
3.档案整理：档案管理部门应按照一定的分类和编目规则对合同档案进行整理和归档，确保档案的有序性和完整性。
4.档案销毁：合同档案在符合法律法规的前提下，经过一定期限（如合同期满后）或不再具备业务价值时，应按照档案管理部门的规定进行销毁。
销毁记录应详细记录销毁的档案信息。
五、档案管理考核公司领导层对档案管理工作进行定期考核，并根据考核结果对相关人员进行奖励或处罚。
档案管理部门应结合实际情况对档案管理制度进行持续改进，并提供培训机会，提高相关人员的档案管理能力。
合同档案管理制度
合同档案管理制度
第一条目的和适用范围
为规范合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条档案管理机构
设立合同档案管理小组，负责合同档案的收集、整理、保管、使用和销毁等工作。
第三条档案的收集
1. 合同签订后，合同管理部门应在合同生效之日起五个工作日内，将合同文本及相关附件移交档案管理小组。
2. 合同履行过程中产生的补充协议、变更协议、解除协议等文件，也应一并移交。
第四条档案的整理
1. 档案管理小组应对收集到的合同档案进行分类、编号、登记，并建立电子档案。
2. 档案应按合同类型、签订日期等标准进行分类。
第五条档案的保管
1. 档案管理小组应选择适宜的场所和设施，确保档案的安全。
2. 档案应定期检查，防止损坏、丢失或泄密。
第六条档案的使用
1. 档案的使用应严格按照审批程序进行。
2. 使用档案的人员应爱护档案，不得涂改、损坏或带出档案室。
第七条档案的销毁
1. 合同履行完毕或合同失效后，档案管理小组应根据档案保管期限的规定，对档案进行销毁。
2. 销毁档案前，应进行登记，并报请单位负责人审批。
第八条档案的保密
1. 档案管理小组应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。
2. 对于涉及商业秘密的档案，应采取特殊保密措施。
第九条档案的监督检查
1. 单位应定期对合同档案管理工作进行检查和评估。
2. 发现档案管理存在问题，应及时整改。
第十条附则
本制度自发布之日起实施，由合同管理部门负责解释。
合同档案管理制度
合同档案管理制度合同档案管理制度1档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的`分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
合同档案管理制度
合同档案管理制度第一章目的第一条为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。
第二章适用范围第二条适用公司所有档案管理与员工。
第三章档案管理基本规定第三条档案分类和内容：（一）技术档案：包括以为代码。
（二）销售部档案：包括以为代码。
（三）行政人事档案包括：包括以为代码。
（四）财务档案包括：包括以为代码。
（五）公司电子档案：包括以为代码。
（六）机密档案：包括以为代码（七）其它档案：包括以为代码注：类别日期识别码密级第四条档案的编制和要求（一）档案编制方式：档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确认属性要素的，由管理人员列入其他类档案区别管理，），档案转入时，管理员有权要求成档人员确认档案现状。
档案入库，管理员应进行识别并列入目录。
（二）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方式；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，以及有权使用人员的名单、岗位和权限。
（四）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成，置于档案首页，以便查找。
（五）如需调阅相关档案，必须事先联系并取得授权。
共4页1第五条档案的密级：（一）公司机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。
经授权的员工可使用秘密级档案；经总经理授权后的员工可调用机密级档案；绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。
（二）经公司解密后的档案，纳入一般档案管理。
第六条档案存放管理交接原则（一）档案按照年度建立，每年度为一卷，统一的年度编码在卷首标明，并在档案封面上注明。
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合同档案管理制度
第一章总则
一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有
价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此
相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类
一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资
产等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签
订的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或
委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活
动合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配
一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责
所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销
毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编
号
分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求
一、文件合同编号规则
合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位，其余均为12
位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组
成。
基本模式：
ST - 2004 － XS － 0001 － HT
公司号年度号分类号顺序号部门代码
1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予
识别代码。
3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ……，表示
公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；
二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经
领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖
章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并
按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写
《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部
门及平台只留复印件备查。
档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清
单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合
同
档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将
文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁
一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；
合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；
合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；
合同金额在5000万元以上的永久保存。
三、档案销毁
1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文
档的安全。
4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销
毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第六章档案借阅
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅
申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。
若借阅非
本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责
人批准方可借阅。
档案材料的复印手续同借阅。
三、
借出档案借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。
对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度
一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，
一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散
或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；
三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责
令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；
四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部
门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给
予通报批评。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其
法律责任。
第八章附则
一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规
定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公
会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件
附件1 《档案移交单》
附件2 《档案借阅单》
附件3 《档案销毁清单》附件4 《合同登记本》
附件1：
附件2：
附件3：
室备案。
附件4：
合同登记本。