函和会议纪要

三、会议纪要的种类
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第 五 节 函 、 会 议 纪 要
会 议 纪 要
周知性
XX市海威企业有限公司 二○○○年 五月五日
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五、撰写函件应注意的问题
要注意用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶 属机关的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或 强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
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第 五 节 函 、 会 议 纪 要
为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深 晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为 怀， 救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与 贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供 方便条件。但不知贵校是否有其他困难，如有另 外的要求和条件，我校则尽力相助 。若贵校对于 住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可 为贵校教学事务做些义务工作 ，如辅导和批改作 业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名 义向贵校表示深深的恩谢 。 以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈， 望谅解。并希望尽快得到贵校的答复。 此致。 敬礼！ 河北省水利学校(公章) 一九××年×月×日
建立全面协作关系的函
电子科技大学： 近年来，我所与你校双方在一些科学研究项 目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好 的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后 能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪 器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出 如下意见： 一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术 交流（略） 。 二、根据所、校各自的科研发展方向和特， 对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）
第一，请示是上行文， 函是平行文。 第二，请示的制发单位 和受文单位之间的关系 是领导与被领导的关系， 函的制发单位与受文单 位是平行或不相隶属的 关系。
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一、函的概念
第 五 节 函 、 会 议 纪 要
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问和答复问题，或者向有关部门（不相隶 属机关）请求批准、答复审批事项时所使用
思考1：商洽事项的函怎么写？

中国科学院电子研 究所与电子科技大 学在一些项目上有 过合作，现想进一 步扩大合作关系， 拟致函对方商洽有 关事宜，这份函该 如何写呢？
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例 文
中 国 科 学 院 电 子 研 究 所 ×函〔2005〕1号 中国科学院电子研究所关于
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真是胡来！
老李认为这是 一篇很不规范的文 稿，首先文种就不 正确，因此打回给 小王，让她认真重 拟。
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难道请求 事项不是 用“请示” 吗
公文处理中，请示与申 请批准内容的函混淆的 情况时有发生，虽然它 们都有请示的性质，但 它们也有明显的区别， 主要有以下两点：
在船山路新大桥头兴建办公营业大楼的函
深圳市人民政府办公厅 关于临时工能否执罚问题请示的复函
（二）主送机关
函的行文对象一般情况下是明确、单 一的，所以多数函的主送机关只有一个。但
有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机
关的情况。
（三）正 文
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上行文或向下行文（不相隶属机关之间）。二是格式灵活。
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三、函的种类 第 五 节 函 、 会 函 议 纪 要
根据主动与被动:函有发(去、问)函和复函之别。 根据形式和规格:函又可分公函与便函两类。
商洽函
用于不相隶属机关之间 互相商洽工作。
问答函
用于不相隶属机关之间询 问、答复问题。

1.格式不正规 首先是标题不规范。作为正式的公文，应该采用公文 标题的常规格式，只用“公函”二字作 标题，显然不合要 求。 其次是结语不规范。此函用一般书信的祝颂语作结语， 消解了公文的特色，有些不伦不类。 2．请求近乎无理 发函单位为解决自己进修教师的住宿问题，竟要求与 此事无关的第三方帮助解决困难，这要求近乎无理。合作 总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的，请求帮助也 要在合情合理的情况下才能提出。 3．语言不得体、不准确 一是没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎口 语，如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复” 等。 二是有些语言分寸失当，有献媚之嫌，如“深晓贵校 府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀 ，救人之危的美 德”。 三是用词不当，如“宽大为怀”、“救人之危” 、 “相得益彰”。还有“我们以校方的名义”等。
第一模块常用公文写作
第四节函、会议纪要
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第 五 节 函 、 会 议 纪 要

个案分析： 小王是万科地产公 司办公室新招聘来的文 员，某日，办公室副主 任老李给她布置了一项 写作任务，主题是向南 山区国土局申请购买位 于蛇口大南山脚下的一 块土地。
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小王的拟稿如下：
第 五 节 函 、 会 议 纪 要
关于购买大南山脚下地皮的请示 南山区委、南山区国土局: 由于我公司业务发展需要，特向区委和区国土 局请求将蛇口大南山脚下三十万平米的土地的所有 权审批给我公司。 当否，请批示。 万科地产公司 2004年10月25日
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三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能
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的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备， 在可能的条件下，予对方提供利用。（略）
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就 有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。
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第 五 节 函 、 会 议 纪 要分 Nhomakorabea 析

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第 五 节 函 、 会 议 纪 要
会
议
纪
要
Summary of meetings
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一、会议纪要的概念
第 五 节 函 、 会 议 纪 要
用于记载、传达会议情况和议定
事项的公文，就是会议纪要。 会议纪要无需加盖公章。
二、会议纪要的特点
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1、纪实性 ——会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理 而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。会议纪要必 须忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形 成的决议。会议纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作 用和资料文献价值。 2、概括性 ——会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地 记录下来，它要有所综合、有所概括、有所选择、有所 强调。会议纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过 概括整理才能写出。 3、指导性 ——除凭证作用外，多数会议纪要具有指导工作的作 用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相 关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。
请批函
用于请求批准事项、答复 审批事项。
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四、函的写法
第 五 节 函 、 会 议 纪 要
函 的
结构

标题 主送机关 正文 落款与成文时间



（一）标 题
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第 五 节 函 、 会 议 纪 要
函的标题通常由 （发文单位）＋事由＋文种 组成。 衡阳财经工业职业技术学院 关于商洽××同志调动工作事宜的函 关于请求批准
的公文。
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第 五 节 函 、 会 议 纪 要
二、函的特点
1、平等性和沟通性 ——函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、 询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系。 2、灵活性和广泛性 ——一是行文关系灵活，除了平行行文外，还可以向 3、单一性 ——函的内容必须单纯，一份函只宜写一件事项。
特此函达，希研究见复。 中国科学院电子研究所（盖章） 二○○五年一月十日
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思考2：询问和答复询问事项的函怎么写？
X
X 市 塑 料 二 厂
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× 塑函〔2000〕11号 X X市塑料二厂关于TK一89型自动考勤打卡机 维修事宜的询问函 XX市海威企业有限公司： 我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK一89型自 动考勤打卡机，两年来使用情况良好，但近来发现打 印出现断痕，造成“3”、“6”、“8、“9”等字难以分 辨，估计是打印头断针。我厂曾在我市寻找多家电脑 维修站（店），均无此配套的打印头。特发函向贵公 司询问，贵公司在我市何处设有该种机型的维修部， 应如何送交维修，预计维修费用多少，以及付款方式 等。望予告知为盼。 特此函达。 XX市塑料二厂 二○○○年 五月一日
正 文
开头——主要用来说明发函的根据、目的、 原因等。如果是复函，则先引用对方来函的 标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘 由。