学校(大学)行政机关公文处理制度

学校(大学)行政机关公文处理暂行条例第一章总则第一条为使学校行政机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国务院和XX省人民政府有关文件规定，结合学校实际，特制定本条例。

第二条本条例适用于全校各行政部门（单位）的公文处理工作。

第三条校长办公室是学校行政机关公文处理的管理机构，主管并指导学校行政部门（单位）的公文处理工作。

学校各部门（单位）要确定专人负责公文处理工作，努力提高工作效率和质量。

第四条行政机关公文处理的主要内容包括：（一）行政公文的拟制、校核和呈批。

（二）行政公文的核发、印制和用印。

（三）行政公文的签收、登记、分发和传递。

（四）行政公文的拟办，请办、承办和催办。

（五）行政公文的传阅。

（六）行政公文的利用、管理、清退和销毁。

（七）行政公文的立卷和归档。

第五条行政公文处理应当坚持实事求是和少而精的原则，克服官僚主义，形式主义和文牍主义，做到准确、及时、安全。

第二章公文种类第六条学校行政机关的公文种类主要有：（一）令：发布重要规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等，用“令”。

（二）决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。

经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（三）指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

（四）布告、通告：紧急公布应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。

在一定范围公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

（五）通知：发布规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文；要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项，用“通知”。

（六）通报：表彰先进、批评错误，传达重要情况，用“通报”。

（七）报告、请示：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问，用“报告”。

向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

（八）批复：答复下级机关的请示事项，用“批复”。

（九）函：相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

（十）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

第三章公文格式第七条公文格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

（一）发文机关（文头）由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字。

联合行文，主办机关排列在前。

（二）秘密等级秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，注在文件首页右上角。

密级由拟文机关提出，经核稿人审核，由文件签发人核准。

（三）紧急程度紧急公文应分别标明“特急”、“急”，注在文件首页右上角。

（四）发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

发文字号一般横向居中标注于版头与横线之间偏下。

上报公文的发文字号可标注于版头左上方，与“签发人”相对应。

年度号一律用公元纪年全称，标注于方括号内。

顺序号自每年第一份文件起按发出顺序编排。

（五）签发人上报公文应在发文字号右侧标注“签发人”及签发人姓名。

联合上报或经会签上报的公文，应同时标注相关部门签发人的姓名。

其排列顺序与发文机关排列相一致。

下行公文不标注“签发人”。

（六）标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。

标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。

转发公文，如被转发公文的标题过长，可以进一步压缩文字、概括内容，但不得以其发文字号代替标题。

转发上级通知，在其标题之后不再标公文种类，以避免出现“通知的通知”。

（七）主送机关主送机关名称应用全称或规范化简称或同类机关的统称，位于正文上方，左顶格排印，并加冒号。

决定、决议、会议纪要等文种，一般不标注主送机关，或将主送机关列在主题词之下，抄送机关之前。

（八）正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。

公文中大小题号要按以下顺序使用：第一级“一、二、三……”第二级“（一）、（二）、（三）……”第三级“1、2、3……”第四级“（1）、（2）、（3）……”（九）附件公文附件，应当置于正文之后，与主件装订在一起，并在正文之后，发文机关署名之前，注明附件的名称。

（十）发文机关署名应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。

（十一）成文日期一般署会议通过或领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。

成文日期应写明年、月、日，用汉字排印。

决定、决议等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

打印文件的机关署名、成文日期如与正文不在同一页时，应在空页左上角标注“（此页无正文）”。

（十二）印章除会议纪要和印制的有特定文头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

联合发文，联合发文机关都应加盖公章。

用印位置在成文日期的上侧。

加盖印章处不再打印发文机关名称。

印章必须盖端正，其位置应注意上不压正文，下压成文时间，并尽量使年月日露出。

（十三）印发传达范围加括号标注于成文日期左上方。

（十四）主题词按《公文主题词表》标注，在抄送机关上方顶格标注主题词。

标注的顺序是先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。

一份文件的标引，最多不超过 5 个词。

一般情况下，类别词不能省略，如找不出反映文件内容的类属记号时，可只标适当的类别词。

标注自由词时，应在自由词后加注三角号“△”。

（十五）抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关，抄送机关名称标注于印制版记上方，主题词下方。

（十六）印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

印发机关名称和印发日期置于文件末页下端两条间隔线中间，印发机关左空一字排，印发时间右空一字排，行政公文印发机关一律标“XX学校(大学)校长办公室”。

印发时间标注文件的付印时间。

印刷份数加括号置于间隔线右下方，右空一字标注。

第八条公文的字体，字号及用纸。

（一）标题使用小二号黑体。

（二）正文使用小三号楷体。

（三）其余部分可根据页面安排酌情选用，一般以清晰、醒目为原则。

（四）正文每页 19 行（页码另一行），每行 25 字。

（五）公文用纸幅面规格采用 16 开型（长 260 毫米，宽 185 毫米）左侧装订。

第九条学校行政机关公文文头的主要形式和适用范围。

（一）《XX学校(大学)文件》用于传达贯彻上级机关的指示，发布学校重大决定、工作部署及重要规章，向上级机关报告、请示工作等。

（二）《XX学校(大学)（校长令）》用于任免奖惩有关人员等。

（三）《XX学校(大学)办公室文件》用于转发上级机关的文件，转发同级机关的报告，批复下级机关的请示，发布有关事项和通知等。

（四）《XX学校(大学)》用于相互商洽工作、询问和答复问题等。

第十条学校行政发文字号有：北华校字、北华校令字、北华校办字、北华校函字。

第四章行文规则第十一条行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。

可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

上报的公文简明扼要，一般不超过 3000字，下发的公文也应简短、精炼。

第十二条学校行政机关内部不能互相行文，必要时可以用“函”。

第十三条正确选择主送机关和抄送机关，向上级机关行文，一般只主送一个上级机关；如需其它相关的上级机关阅知，可以抄送；请示公文在上报同时不得向下级抄送；接受抄送公文的机关不必再向其它机关抄送；凡是与公文办理无关的机关一律不予抄送。

第十四条学校行政机关一般不得越级请示。

因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关。

第十五条请示问题，应当一文一事，不要在非请示公文中夹带请示事项。

请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报，经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

第十六条对不符合行文规则的上报公文，校长办公室将退回呈报机关。

第五章公文起草第十七条起草公文应当做到：（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。

（三）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。

（四）开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。

（五）人名、地名、时间、数字、引文准确。

公文中的汉字和标点符号的使用符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合规定。

（六）文种、格式使用正确。

（七）杜绝形式主义和繁琐哲学。

第十八条起草重要公文应由领导亲自动手或者亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证。

第六章公文校核第十九条公文文稿送领导人审批之前，应当由校长办公室进行校核。

公文校核的基本任务是协助领导人保证公文质量。

公文校核的内容是：（一）报批程序是否符合规定。

（二）是否确需行文。

（三）内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法规以及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

（四）文稿内容涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见，并履行会签手续。

（五）提出的措施和办法是否切实可行。

（六）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词、是否准确、恰当、汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合《条例》的规定。

第二十条对确无行文必要的公文文稿，应提出建议并说明情况，供领导人审批时参考。

第二十一条文稿如需做较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。

第二十二条已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再做校核。

经校核如需做涉及内容的实质性修改，需报原审批领导人复审。

第七章公文签发第二十三条公文需经领导人审批签发。

各职能部门代学校草拟的公文，应由主管校领导签发；向同级政府或上级主管部门报送的重要问题的请示或涉及面广的报告，需经校长或主持工作的副校长签发。

以校长办公室名义、属于其职责范围内工作的发文，由校长办公室主任签发。

第二十四条签批公文需使用钢笔或炭素笔，主批人要明确签署意见，并写上姓名和时间。

其他审批人圈阅，应视为同意。

校领导一般不要签发未经校长办公室校核并提出送审意见的文稿。

草拟公文一经签发，则视为定稿，原则不得改动，如需改动，必须经签发人同意。

第八章公文办理和传递第二十五条公文办理分为收文和发文办理。

收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。

公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

（一）签收收到有关公文并以签字或盖章等方式给发文方以凭据。

签收公文要逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。

急件应当注明签收的具体时间。