市场部跟单员工作流程.doc

市場部跟單員工作流程

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1）每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问出电邮问客人；答客人的任何关于订单的问题。收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批核的信息第一时间通知给工厂（用FAX，自己留有记录），要复客人的（客人是欧美的，有时差）最好是下午4：00~5：30一次复回。因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。打印出物的电邮要按款号存档。（存档是一个最基本的一项工作，也是很重要的一项工作，此项工作也可由助理来做）

2）收到客人原办和资料à拍照或画图à查客人资料是否齐全，包括：数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法及物料并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产à整理好资料，开办单给工厂报价及做初办（一般报价要在两日内完成）。同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。督促工厂能够按时交货。à收到工厂报价和公司的目标价对比，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价à制做价目表

给公司老板批准à老板批准OK后，会有一个报价给客人à待客复价钱OK即可做以下的工作了。

3）追工厂的初办，及物料批办，都要一式三份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂（将会写上客人评语）à自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。

4）客人有头办评语à写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂à要求工厂按评语做生产前办（或销售办或称为大办视客人要求）订物料或重新做物料办

5) 在做办期间，要做好生产制单及QC FILE（即QC查货的文件）包括生产制单，色办，大货办，包装资料及正确大货物料卡。还要一件正确的PP办。PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。6）PP办工厂要做3件（1件寄客；1件自己存，到时要给QC做查货用；1件将会给工厂），收到PP办后仔细核对材料是否是正确大货辦，辅料是否正确齐全，尺寸是否满足客人的尺寸表。给客人的PP办要正确，不可有任何错误。如有代用物料必须注明（实际生产中经常有更換和材料不對辦情况）。但尽量要求工厂能够做到所有物料正确。挂好挂牌，就可以寄给客人。待客人批复OK即可通知工厂开始生产了。（PP办上必认真写上客人的评语）。

7）安排QC查中期。工厂开始2-3日要通知QC同事去看中期了。

8）追船头办，在走货前7天内，工厂必须提供船头办（数量按客人要求，一般都是每色一尺寸，一套寄给客人，一套自己公司存。9）走货前8-15天内工厂要提供大货纸箱尺寸CBM及净重毛重资料à要给船务的同事做好走货安排。要預防櫃子超重, 如遇特殊紙箱尺寸, 應讓搬運組同事算實際裝櫃數, 如有需要可建議客人拼櫃

10）走货时要按QC同事的尾期查货报告出给工厂发货批准书，双方签名确认此批货品无任何品质问题，即可走货。追工厂的装箱单，和商业发票核对无误后提供给船务部的同事。

11) 此订单已结束。

实际生产中会有不同的问题出现，跟单员要第一知情，如果自己可以解决的就可以直接和工厂协商解决。但很多问题是不能自己一个人解决的，必须上报上司，甚至要同客人协商（比如推迟货期等）。

跟单个性（急，准，快，细心）

几个问题

1）客人原办--------即客人的原样（Original Sample)

2) 开办单做初办------即提供资料（包括：尺寸，玻璃背板等配件尺寸表，颜色，材料，包裝物料，做工要求，流水工艺要求，交样办日期.......等等详细资料）的一个表格（简称办单）；

初办-------即Counter Sample 或First Sample(此类样板可以代用物料，客人只是看做工及款式的）

3）物料批办------即客人所给的物料资料，有时是彩图，也有实物；有时则只有彩图。所以要做物料样板给客人批核。确认OK后才可以生产大货的。

一般来说跟单员必须有一定的生產工藝常識，了解款式的工艺要求和流程，能及时发现问题和解决问题，有良好的心态。并且跟单员要熟悉以下的工作要求。

一，工厂评估

一般情况下，发单到新工厂之前都要对生产工厂的设备，技术能力，生产力量进行一次评估，是我们考虑和衡量工厂生产技术，生产质量和能力的首要依据，对跟单人员来说必须提供准确可靠信息。

二，款式工艺

首先要读懂每个新款的结构，各部位的外观要求，工艺，特点，要清楚哪里是整个款式的关键部位，容易出现哪些问题，如何避免，如何达到效果，这类问题在生产过程中要重点监督。要清楚整个款式的工艺流程，并且要按照正确的样板制作。

三，规格尺寸

在接手到新款时必须整理出完整的工艺规格资料，一般客人先根据此规格资料要求报价，并制作首期样品；然后待确认样品后工厂根据更改意见进行工艺尺寸的调整，再制作正确的批版样，以便我们判断工厂对款式的了解程度；生产工厂在大货生产前必须制作正确的产前样，由跟单全面确认此样品的工艺，尺寸，主辅料的正确性。

如遇開窗式相架, 開窗產品, 紙mat和粉紙的確認要一起安排, 預防走位.

四，主辅料跟踪

1，要清楚主辅料的成分，颜色，正反面及使用方法，建立一套正确的色卡资料，以便生产中进行对比。

2，能核算主辅料的单耗（用量），对主料的用料要求要比较清楚，对主料的规格（幅宽）, 如何開料要有正确的数据。

3，在生产前一周要确定所有主辅料的到位情况，如果出现不能按期到位就必须作出及时的追踪或生产调整。

五，材料的颜色, 材質(如彩合, 粉紙紙mat等)

在大货材料到位的同时，必须核对材料颜色是否与原样板一致；是否有偏差等现象；在生产过程中经常会出现色差现象，这种现象对成品的外观质量影响很大，因此要把好樣板確認这个关口。

六，验货

按照正确的尺寸，工艺要求及样衣进行新款上线的质量检查，在此期间必须了解每个工序的要求及标准，及时发现问题，解决问题，作好首期检品报告的记录，并且及时通知工厂。如果发现有严重的问题必须停止此工序进行调整。对生产质量的检查必须每日进行。在生产进行到中期必须作中期检品报告的记录，出货前要进行抽箱检品的报告，所有检品报告均一式三份（工厂，公司和自留）。

在验货的过程中如果向工厂反馈检品意见必须加盖公司统一制定的检品专用章。以加强对工厂生产质量有力

七，数量的控制

首先要得到一套正确的搭配数量表，以便控制裁剪生产过程中的具体数量。也要在生产前核算出主料的总量是否满足交货的数量，及时地作出调整。在开始生產的过程中把開料的损耗尽量控制在2%的范围内。要建立正确的開料数字，主料耗量等统计表。其次对生产过程中每日的生产计划，生产实数作统计以便控制交货进度。

八，交货期

在交货期已确定的情况下，与工厂联系生产计划及每日进度安排，建立正确可靠的生产进度表，包括后道的包装进度，在交货前一周必须确定工厂是否按期完成的判断。

九，表格管理

1，工艺尺寸表由公司提供，以便检品时有正确的依据。

2，主辅料色卡自制或公司和工厂提供。

3，交货日程表由公司或工厂提供。

4，验货报告单由公司提供对工厂的生产质量进行检验。

5，订单计划表由公司提供对近期的计划进行管理。

6，生产计划表由公司提供或自制，对生产进度进行控制。

7, 装箱单由公司提供（或根据工厂的实际生产情况制定），对工厂的装箱数字进行控制。

8，出货汇总表自制或公司提供，对已出货的款式进行管理。

十，沟通能力

跟单员要有良好的沟通能力和调解能力，对工厂提出各种建议都要有合适的方法，杜绝产生冲突。能自我调整好心态。每天要进行自我工作总结，主动向公司反映工作进度