档案服务外包有了新选择

尘封的档案，是折叠的光阴，是储存人类记忆的“黑匣子”，埋藏着无数秘密，记录着人类迈向文明的轨迹。随着大数据的应用和普及，那些曾被当成“故纸堆”的档案必将散发出自有的光芒，如此，档案的收集、整理、保存、数字化等基础性工作至关重要。而服务外包无疑成为政府、企事业单位轻松驾驭浩繁卷帙的明智选择。

密集高耸的货柜整齐地排列在巨大的仓库中，森严而神秘。如果不是介绍，你可能会误以为进入了集装箱码头。日前，《经济》记者参观了位于河北燕郊经济开发区的申江万国数据信息股份有限公司――国内规模最大的全内资档案托管寄存服务商。软硬件设施齐备，规范严谨、安全高效的规章和细节，令人印象深刻。公司董事、副总裁朱峰林宏向记者介绍，申江万国为客户提供卓越的全流程文档业务流程外包服务。目前已有金融、保险、律所、设计院、社保等多个领域的大客户，委托其进行长期档案托管、档案整理与数字化服务、大数据整合挖掘服务以及电子数据容灾备份等业务。“大数据时代，传统的档案工作已无法满足经济发展的需求，政府提倡推广购买服务，但服务外包发展初期仍面临一些行业难题，亟待解决。”

档案存储供需矛盾加大

习近平总书记早在浙江工作时就指出，“档案工作是一项非

常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。

而业务档案与我们每个人都息息相关，去银行办理业务每一张签字的单据要保存15年、去医院看病住院的病案需保管30年、房屋按揭贷款协议、购房协议、寿险合同需永久保管……这些“无比重要”的档案短时间内不能销毁。

随着文件的增多，库房资源成为档案管理存储的瓶颈。据统计，“十一五”末，我国的馆藏档案量已接近4亿卷，以每卷3厘米厚度计算，我国的馆藏档案能把长江从源头至入海口码个来回。而我国档案正以每5年40%速度递增。

随着城市的扩张，档案保存条件也受到越来越多的掣肘。“据我所知，不少医院的病历档案存放在条件简陋的地下室，成本高不说，霉变，鼠患、暴雨倒灌、火灾等隐患长期存在。”申江万国副总裁谭伟介绍，“另一方面，由于管理不到位，一些机构的档案保管处于混乱无章状态。有家银行百分之四十的档案都找不到，由于提供不了完整的证据链，在打官司时蒙受了巨大损失。因此，档案对于金融、保险、证券、律师、会计师、设计院、医院、社保、医保这些行业和个人尤为重要，需要更加专业的保存与管理。”

此外，受真实性、安全性的约束，国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》规定，我国档案实行纸制公文与电子公文

的存储载体互联归档，即“双套制”，这导致我国相当数量的档案馆因馆库“胀库”，而自建库房必然要承担巨大的硬件投资与管理成本，因此，采取低成本的外包方式无疑成为优选。

服务外包专业高效

为了解决社会服务中日益突出的供给矛盾，党的十八届三中全会提出，推广政府购买服务。国家档案局前局长杨冬权也提出，各级档案部门要对全部事务进行研究，把可向社会购买的事务性管理服务，从由档案工作人员进行，改为购买服务的方式进行，积极稳妥地推广购买服务。

北京一些机关、企事业单位就因档案人员、库房紧张，技术缺乏等问题，尝试将部分档案的保管、整理、数字化等工作以有偿服务的形式外包给社会上的档案服务机构，既解决了单位的难题，又减轻了档案工作人员的工作强度。

在国外，政府购买社会服务已被广泛接受，被认为是一种提升社会服务质量与效率的途径。美国的商业性档案管理机构非常普及，称之为“文件中心”，其他如英国的“中间档案馆”、前苏联的“机关联合档案馆”、马来西亚的“文件服务中心”，它是一种独立于机关之外，具有社会化、信纸化和专业化为一身的半现行文件管理机构，具有保管、服务和处置等职能。

以申江万国为例，专业的档案服务机构的优势在于其软硬件

的齐备。

朱峰林宏向参观的《经济》记者介绍，申江万国总部基地是严格按照国家《档案馆建筑设计规范》的甲级标准进行设计、施工和验收的独立建筑，墙体结构、承载要求和低碳环保严格按照国家档案建筑标准。双层钢结构中夹防火阻燃材料，地面也涂有阻燃涂料。中央空调和新风除湿系统，保持一定温度和湿度，在防火、防震、防水、隔热、防雷等方面具有良好的性能优势。超高压细水雾灭火系统可有效防止文件遭水浸湿的风险。此外在防潮、防尘、防鼠、防光、防盗、防虫等方面也配备专业的设施，车辆GPS定位、24小时实时监控系统、人脸和指纹识别等专业的保密技术，保障档案的安全。

而在沈阳、上海、广州、成都、武汉、哈尔滨，申江万国还在自有土地上建有自主产权的数据管库基地。土地总面积620亩，管库总面积37万平方米、管库结构活载12KN/m2，全部采用钢制导轨式密集柜和货架存储。大规模经营为客户节省了大量成本。

在软件方面，档案保存具有非常严格的保密体系，从入库开始到日常的维护保存，申江万国都遵循严格的规章制度，同时全国统一互联互通的共享运营平台拥有自主开发的运营管理系统，在线管理、查询、在线视频监控、定制开发……为客户提供专业的管理和精准高效的服务。

档案服务市场有待完善

我国档案社会服务市场处于起步阶段，仍存在一些问题，主要表现在：

政策指导细则有待明确。尽管中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出了“规范并支持社会力量参与档案事务”的要求，各地对政府购买档案公共服务已经进行了有益的尝试和实践。但在实际工作中，由于缺乏理论研究和政策指导，档案管理的社会服务还没有统一规范的准入门槛，有关档案管理服务的业务规范、质量标准还没出台。档案工作哪些领域的公共服务可以通过购买的方式解决，购买多少，如何购买，尚未做出明确界定。国有企业外包档案托管仍缺少明确的政策指导，不敢自作主张。同时在市场上选择档案服务机构，缺乏完善的项目选择机制，政府购买档案服务所需的资金没有列入财政预算。因此，需要档案主管部门研究制定政府购买档案公共服务的相关财政与财务管理办法，确保政府购买档案服务资金的制度化安排和规范化运行。

市场发育不成熟。从事档案服务的机构和人员良莠不齐，既有国有企业也有民营企业，既有设施完备、资金雄厚的大型企业，例如在行业中实现首家新板挂牌的申江万国，也有房无一间的皮包公司，甚至一些外资企业仍旧违反我国禁止外资介入档案服务行业，低价招标。同时，档案社会服务机构

发育不成熟，市场不够活跃。与社会需求还有一定距离，发展缓慢，数量不多，实力不够强。同时，一些档案社会服务机构中专业人才紧缺，全国档案专业毕业生每年不超过2000人。高端的档案管理员年薪达到三四十万元仍供不应求。因此，政府应发挥企业在档案科技创新方面的作用，允许、提倡并鼓励企业承接档案科技研究项目和档案标准的研制，参与档案科技创新，促进档案科技创新发展。规范并支持档案中介机构、有关专业机构提供档案管理技术、设施、劳务等服务，倡导企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金，激活社会资源，服务档案抢救、保护和开发利用。

监管体系不建全。尽管档案可以委托保管，但各级党委、政府、档案所属单位仍是档案安全的第一责任主体。档案行政管理部门应通过行政监管、行业学会的自律与监督、社会公众和媒体等对档案进行多方位的监督。

需要积极转变观念。一些档案服务需求迫切的企事业单位，虽然知晓自管档案成本高、管理水平低，安全性差，但仍摆脱不了旧有的观念，有的甚至担心外包后原有岗位人员无处安置，但其实这些都可以通过管理方式的转变加以解决。因此相关单位需要转变观念，在法律政策允许下，勇于实践，将一些具体事务交由社会组织承担，并加强监督指导检查，以缓解档案部门人少事多的矛盾。

未来，档案的大门将更加开放，档案与信息系统相互交织，

深度融合；收集和利用的进程将大大加快，将朝着社会化、多元化、开放性和先进性发展。档案在促进企业科学决策、积淀知识、预测发展的价值必将更加显现。

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