总裁办公室业务规定解析

总裁办公室业务规定解析

X X有限公司总裁办公室业务规定

第一章总则

(目的)

第一条本规定的目的是，为了加强本公司在业务处理和运行过程中，总裁对部门的指示、命令和希望的传达，以及下属干部对总裁的汇报、报告和请求的联络方面的管理工作。使整个公司的上传下达工作能够及时、准确，保证整个公司的命令与报告系统正常运行，并使公司的人事总务与后勤工作有序化，提高办事效率，保障公司日常经营活动的正常进行。

第二章命令、指示与决策等管理

(综合管理)

第二条命令、指示、决策、报告、实施等综合管理，用统一规定的“命令管理簿”进行。总裁的命令、指示，采用统一规定的“总裁指示单”向各干部传达。具体事宜由秘书处理、传递。

(命令管理簿的整理)

第三条“命令管理簿’’按“办公室”、“项目部”，财务部…‘研究部”和“工业部”等分部门整理、编辑。

(总裁指示单)

第四条“总裁指示单”由总裁或秘书填定，递交给执行者。

(总裁指示单一式两份)

第五条“总裁指示单”一式两份，一份递交给执行命令者，一份留在总裁办公室秘书处。

(总裁指示、决策事项的处理)

第六条总裁指示或决策事项，按“总裁指示单”进行，并逐项填写在“命令管理簿”之中，执行完毕后，“总裁指示单”按执行者分类由秘书保管。

(向总裁报告)

第七条执行者除特殊情况外，应在接到指示或命令后，在规定完成的期限内将执情况填入“总裁指示单”并将其交回办公室秘书转总裁。“总裁指示单”留在秘书处存。如果在执行过程中遇到问题与变化，在执行之后，必须将变更情况的要点填写在“命令管理簿”有关栏目中。

(执行命令或指示的过程管理)

第八条组织、召集、通知安排由总裁主持的会议。确定会议内容和程序，向总裁提示需要解决的问题顺序。

(口头命令与指示的处理)

第九条一些简单而不重要的命令与指示事项，通常以口头的方式传递，没必要把这些命令和指示填写进“命令管理簿’’或“总裁指示单”，但是，办公室秘书必须把这些命令和指示及时记录下来，填写进“业务处理预定表’’中。另外，在紧急事件发生时，总裁的一些命令与指示通常只能以口头方式传递，在这种情况下，事后秘书必须把这些重要的指示与命令，填写进“业务处理预定表”，进入“命令管理簿”之中。

(业务处理预定表的检查)

第十条秘书必须经常对“业务处理预定表”进行检查，提请总裁对重要的命令事项过目，并告之当日的业务处理事项。

第三章秘书事务

(收发事务)

第十一条往来的公函收发，以及公司内外电话、电报和电传的应接与发送。

(接待事务)

第十二条接待来访的外企业经理人员、政府官员、社区知名人士以及专家学者，安排与总裁会晤的时间和地点，以及准备会晤所必需的资料和文件。

(预约事务)

第十三条预约和安排来访者与总裁的会晤，并对会晤日程时间表作出安排。

(会议事务)

第十四条安排总裁出席的各种重要会议，如董事会、部门经理会议、股东大会、宴会、高级会谈、谈判等等，制定日程时间表，准备各种记录文件，与各方进行联系和联络，布置会场，安排各种设施，准备各种资料，以及对会议实施记录和整理会议纪要。

(整理事务)

第十五条秘书或事务员每日收拾和整理总裁办公桌、书架和文件资料;清扫房间、接待室、会议室和门厅;保持室内干净和空气新鲜;调节室内温度与湿度等等。

(代理事务)

第十六条代替总裁出席婚丧仪式，前往祝贺与吊唁;如实传达总裁的指示、命令与意见;传递总裁的文件、书信与物品。

(调查事务)

第十七条按总裁的指示和命令，展开对有关企业内外的专项调查，包括社交调查、企业人际关系调查、总裁业务处理方面调查、命令指示执行情况调查以及有关方面的资料和信息情况收集。

(文书事务)

第十八条起草各种与总裁业务有关的文件、信件和草案;负责印刷、打印、编辑和校对。

(联络事务)

第十九条掌握总裁的行踪;确定与总裁保持联系的方式，如电话、电传、电报和信件;并根据事态采取合适的联络方式与总裁保持联系。

第四章印章事务

(印章的制作与废止)

第二十条印章的制作与废止由办公室主任提请，并写明制作与废止印章的名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。

(废止印章保存年限)

第二十一条除特殊情况外，废止印章由办公室加封注明废止时期在保险柜中保存三年，三年后由办公室主任、办公室秘书和办公室其他三人共同销毁并签字留存依据单。

(遗失、损坏和被盗)

第二十二条印章被盗、遗失和损环时，保管者和管理责任者必须尽早向办公室报告，并书面具明理由，办公室主任必须尽早采取相应的防范与补救措施。

(印章登记)

第二十三条所有公司印章都必须注册登记，由办公室按“印章注册登记表”分类逐一登记。

(印章的出借)

第二十四条公司印章带出公司时，必须经责任管理者同意进行登记，由办公室按“印章出借登记台帐”进行填写。

(印章使用范围)

第二十五条印章使用范围，按有关规定执行。

(手续)

第二十六条印章加盖由管理责任者负责;他人使用印章，必须提出申请，并由秘书填写“公司印章申请单。”

第五章日常事务管理

(信件)

第二十七条信件包括总公司、各分子公司之间以及同社会各部门的往来信件、电报、传真、包裹、传票、文件等。

第二十八条信件接收及转交由前台秘书承担。

(信件的接收)

第二十九条除指名某某亲启信件之外，所有普通信件一律由办公室及时开封，并在信件右上角上注有开启日期。

(登记)

第三十条被开封信件，设专人在“接收信件簿”上逐一登记，写明开封时期，发寄单位，发寄人，信件名称，内容概要，收信部门或科室，与“接收信件簿”一起，交给办公室主任。

(接收信件处理)

第三十一条办公室主任根据信件内容和“接收信件簿”提示，交付有关人员处理信件，并让处理信件的责任者在“接收信件簿”上签名或盖章。

(信件发送)

第三十二条公司对外信件一般由办公室统一寄出或发送。

(发送信件处理)

第三十三条办公室有关人员在“发送信件簿”上逐一填写每一发送件的地址，收信(件)人，发送人，所属部门(科室)，内容概要之后，方能投寄。发送人应将邮局存根注明内容后贴在发信簿后页反面，以确认发出并备查。

(定期杂志、报刊的定阅收发)

第三十四条办公室前台秘书负责所有报刊的订阅和接受、分发工作并及时送达各部门及个人。

(文件的保管)

第三十五条办公室文件保管包括所有官方文件、法律文件、重要的往来文件、信函、通知书、报告书、传票、契约合同(副本)、证明书、决议书、调查报告、统计分析报告、各种提案、议案、备忘录、议事纪要、帐簿、投讼文件、决策书、判决书等一切业务书类和文件。

(文件保存年限)

第三十六条文件保存年限分五等级:

一、永久保存

二、保存十年

三、保存五年

四、保存三年

五、保存一年

(文件保存责任者)

第三十七条办公室设机要秘书负责对各类文件的保存。在特殊情况下，移交别部门或委托社会专门机构保存。

(保存期间的变更)

第三十八条在必要的情况下，经部门经理会议讨论之后决定，或延长，或缩短保存期。

(保存责任的移交)

第三十九条保存责任的移交，须经总裁认可，重要文件原则上准带出本公司，在必要情况下，必须有总裁的指示。

(废除)

第四十条文件保存期到后，经办公室会议决定予以废除。废除原则上采用焚烧方法。

(接待事务)

第四十一条除非常熟悉的来访者外，前台秘书必须弄清来者身份、地位、所在单位、姓名、来访目的、有无事先约定等等，然后按下列方式进行接待事务处理。

一、如果是政府要员或其他公司经理、专家学者，通知办公室，由总裁办公室作指示。

二、如果是一般来访者，则先与有关部门联系，作出接待安排。

三、如果求见者不在，或正在会议之中，或正在处理事务，由办公主任指示或出面作出解释和安排。

(电话事务)

第四十二条接通电话后，首先问好并告诉对方“这里是X X公司办公室”，然后询问对方姓名、单位、身份以及有何事宜。按第四十一条执行。

第六章后勤保障事务

(安全保卫)

第四十三条负责全公司的保安、防灾、减灾等全部事务。

(事故)

第四十四条在发生事故或非常事件时，直接与公安部门联系，及时向总裁作出报告，组织警戒、减灾力量，稳定秩序，积极寻求减灾对策，妥善处理。

(前台)

第四十五条做好前台工作，包括总机值班，了解来访者，制止未经许可者进入办公区。清洁大厅卫生、保障饮水供应，大会议室维护;调整打卡机;打长途登记。

(保安)

第四十六条任何公司外人员，未获准许不得进入公司，一旦发现，立即向办公室报告。

(防止火灾)

第四十七条对火种、火源和火灾易发生环节严格防范和查询;检查消防器械，保证消防器械处于良好状态。

(风雨时的处置)

第四十八条在大风暴雨来临时，进行特别检查与防范。

(值日)

第四十九条每天下班后，设专人负责关闭大门，切断除传真机以外的电源。

(工作现场的安全)

第五十条办公室负责对整个公司工作现场和集体宿舍设备、设施和工作场所的安全检查、维修和保养工作。

(防止对社会的危害)

第五十一条办公室对公司内物品及车辆，要实施监察，防止对社会危害的发生。

(卫生)

第五十二条对工作现场环境进行监督，保持工作现场环境的监察，保持工作现场干净、清洁和空气新鲜。对公司职工进行卫生和健康教育，对职工的心理健康和服饰卫生实施监督。

(就业限制)

第五十三条被医生诊断有下列疾病者不得在公司工作现场继续工作，或不得招聘录用。

一、精神分裂患者。

二、梅毒、淋病等性疾病患者。

三、结核病患者。

四、病毒性肝炎患者。

五、癌病患者。

六、接触性传染皮肤病患者。

七、其他医生认为不宜就业者。

第七章物品管理

(事务用品管理)

第五十四条控制办公事务用品开支，办公用品由办公室统一购买、保管和分发。

(事务用品类别)

第五十五条办公事务用品类别规定如下:

一、办公用品(桌椅等)

二、事务器具(文件夹、度量衡器具等)

三、印刷品

四、纸张(复印纸、打印纸等)

五、电器、电料

六、杂物器具(杯、盘、碟等)

七、办公自动化用品(电脑、打印机、复印机等)

八、车辆

九、其他

(购买申请与调查)

第五十六条除日常低值易耗办公事务用品外，一项500元以上的办公事务用品购买，必须由使用部门提出申请，由办公室核实与调查，上报总裁。

(购买决策)

第五十七条一项500元以上的办公事务用品购买权限在总裁，由总经理作决策，一项500元以下的办公事务用品购买权限在办公室主任，由办公室主任决策。

(台账)

第五十八条所有购入办公事务用品都必须填写台账，作好记录。

(物品保管与领用)

第五十九条办公事务用品设专人保管，用品的领用必须向办公室提出申请，由办公室签字后方能领取。

(事务用品维修)

第六十条办公事务用品损坏、污染的维修，由各部门向办公室提出申请，由办公室负责维修。

第六十一条办公事务用品原则上谁使用，谁管理，各使用者负责避免办公事务用品的遗失、被盗、损坏和污染。在办公事务用品遭受损失时，办公室有权追究使用者的经济责任，

(管理责任的转移)

第六十二条遇到人员离职，事务用品管理责任需转移时，有关部门必须通知办公室，及时办理办公事务用品管理责任转移手续。

(废除)

第六十三条一切办公事务用品的报废处理权限，原则上在办公室，任何办公事务用品的报废处理都必须经办公室同意。

第八章固定资产管理

(固定资产管理)

第六十四条固定资产的转移、让渡、废除、担保、出借的管理责任与权限如下。

一、决策权限在总裁及董事会。

二、固定资产价值管理责任在财务部。

三、固定资产实物管理责任在办公室。

(固定资产实物管理)

第六十五条固定资产实物管理责任者的确定，由办公室主任指定。

(实物核查)

第六十六条实物管理责任者，必须每半年按财务部固定资产台帐，逐一对公司内固定资产实物进行对照核查，并把结果分别报告财务部经理和办公室主任。

第九章车辆管理

(清扫)

必须保证车辆的清洁、卫生。清扫责任者为车辆驾驶员第六十七条

(使用)

第六十八条公司内车辆使用，由办公室统一调度与安排。

(交通事故)

第六十九条车辆违章和发生交通事故，由办公室出面协商、谈判、解决和处理，

第十章改善提案管理

(目的)

第七十条通过合理化建议和改善提案管理，提高工作效率，节约开支，提高职工的工作能力以及职工参与经营意识，谋求企业的发展。

(条例)

第七十一条改善提案管理条例另有规定。

第十一章人事决策与人事管理

(人事决策与人事管理)

第七十二条人事决策的最高权限者是总裁，以下是专务董事、常务董事和总裁助理。人事管理由办公室主任负责进行，下设人事秘书。人事决策涉及到各部门时，必须征得各部门主管的认可。

(档案的保存)

第七十三条办公室全权负责保管和整理、复制有关人事的档案与人事资料。

(报告义务)

第七十四条各部门必须对每一项人事决策和人事管理工作的实行结果，及时报告给办公室主任。

(定期报告)

第七十五条各部门负责人必须就所在部门职工的在册人数、出勤情况、调迁以及其他情况，定期向办公室作出报告。

(特殊业务处理)

第七十六条本规定以外的其他特殊事宜由总裁作出指示与命令。

(权责)

第七十七条为明确划分各层人员的人事权责，以加强管理，制定了“人事权限划分表”表中所列的权责，各层人员均应确实负责办理，不得以任何借口加以推诿。实施时如遇困难或特别情况发生，得向上一级人员请示后处理之。

(编制)

第七十八条根据业务处理需要，确定人员编制以及人员数额编制表。

(人力资源研究)

第七十九条依据编制，定期召开人力资源研讨会，就现有人员称职与否，现有人员流动率，缺勤情况及应储备的人力资源进行评价分析，也作为办公室研究制定人力规划，开拓人力资源来源的依据。

(人员增补申请)

第八十条人员增补申请程序如下:

一、各单位如需增补人员，先到办公室领取“人员增补申请单”，填妥后，交人事秘书办理。

二、办公室接到申请单后，应调查所申请的人员是否为编制内所需求的，其职位工资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。

三、办公室调查后，即就申请的人员来源做正确的拟办建议，提请总裁核准后，根据指示办理招聘预备工作。

四、人员增补申请单经指示完毕后，均应转回申请单位，办公室凭副本办理。

第十二章征聘

(人员征聘)

第八十一条人员征聘程序如下:

一、办公室收集人员增补申请单，到了一定时候，就开始拟订征聘计划，内容包括如下项目:

1(征聘职位的名称、名额。

2(资格条件限制。

3(职位的预计工资。

4(预定的用人时间。

5(征聘启事或广告稿的拟定。

6(资料的审核方式及办理日期，截止日期。

7(考试方式及日程安排(包括上级主管面试的安排)。

8(场地安排。

9(准备事项(通知、海报、公司宣传材料等)。

二、宣传:即把征聘消息告诉给求职者及大众。如:

1(登报征聘——先拟广告稿，估计广告费用，决定何时登，登在何报上，然后与报社联系。

2(同仁推荐——以海报或公告的形式发布消息。

三、应征信处理

1(发出征聘消息后，会收到应征资料，经审核后，对合格的应征者发出“初试通知单”及“甄选报告单”，通知前来公司应试。

2(不合格者的材料，给予归档，一个月后销毁，但有要求退还的，应予以归还。为了给社会大众一个好印象，对所有未录取者发出“感谢信”。

四、甄选考试:新进人员甄选考试分笔试及面试。

1(笔试包括以下内容:

(a)专业测验(由申请单位拟定试题)。

(b)性向测验。

(c)领导能力测验(适合管理干部级)。

(d)智力测验。

2(面试:由申请部门主管与办公室主任及人事秘书分别或共同面谈。面谈时应注意:

(a)要尽量使应征人员感到亲切，自然，轻松。

(b)了解自己所要获得的答案及问题。

(c)了解要告诉对方问题。

(d)要尊重对方的人格。

(e)将口试结果随时记录于“面试记录表”。

3(如初次面试不够详尽，无法得出有效的判断，可再发出“复试通知书”，安排再次面试。

五、背景调查:

经甄选考试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。

六、结果评定:

经评定未录取的人员，先发出感谢信，而后将其资料归入储备人才档案中，以备其他时候需要。经评定录取的人员，由办公室及用人主管共同协商，确定进用日期后发给“报到通知单”，并安排职前培训等有关准备工作。

七、注意事项:

应征资料的处理及背景调查时尊重应征者的个人隐私权，注意保密工作。

第十三章录用

(录用)

第八十二条经核定录用的人员，由办公室依据甄选报名单发给报到通知单，请其在报到时携带下列材料。

一、保证书。

二、服务自愿书。

三、员工资料卡。

四、照片资料卡(半身免冠近期的)。

五、户口复印件。

六、身份证复印件。

七、医院体格检查表。

八、学历证明复印件。

(聘任)

第八十三条干部人员的任用，视情况签发给“聘任书”。

第八十四条新进人员报到之日，人事秘书就应发给“报到程序单”。

(报到)

第八十五条人事秘书随后应亲切礼貌地引导新进人员依据报到程序单的顺序，逐项协助办理下列内容。

一、领取员工手册及识别证。

二、制订考勤卡并解释如何使用。

三、若有需要，填写“住宿申请单”。

四、登记参加福利保障及参加工会。

五、视情况引导参观各部门。

(到职通知)

第八十六条前条函项办理完毕后，人事秘方而填制“新进人员简介及到职通知”，引导新进人员向部门主管报到，由部门主管收存其到职通知后，依“职前介绍表”函项给予说明，关于报到程序平日签字后，交回办公室，表示人员报到完毕。

第八十七条人事秘书依据报到程序单随后应办理下列事项:

一、填写“人员异动记录簿”。

二、登记“人员状况表”。

三、干部人员发布“干部到职通报”。

四、登记对保名册，安排对保。

五、填制“工资单”，办理核定工资。

六、收齐应交资料，连同甄选报名单建立个人档案，编号管理。

第十四章对保

(对保)

第八十八条新进人员报到上班后，应实施第一次对保，以后每年度视必要复对一次，并予以记录。

(对保形式)

第八十九条对保采用亲自对保及通信对保。

(催告)

第九十条被保人如无故离职，移交不清，由办公室负责以本公司名义发出“对保函件”。

(对保规定)

第九十一条有关对保作业，应另对照有关规定办理。

第十五章试用

(试用考核)

第九十二条新进人员试用期为3个月(作业人员为40天)，届满前一周由办公室提供“考核表”，并登记被考核人试用期间的出勤资料，依人事权限分表之顺序，逐级进行考核。

(试用期满)

第九十三条办公室根据考核表发给“试用期满通知”。

(试用期满手续)

第九十四条办公室发出试用期满通知后，并依不同的批示，分别办理下列事项:

一、试用不合格者，另发给通知单。

二、调(升)职者，由办公室办理异动作业。

三、工资变更者，由办公室填制“工资通知单”，办理调资。

(归档)

前条办理完毕后，考核表应归入个人资料袋中。第九十五条

(中止)

第九十六条新进人员在试用期中，表现不合要求的，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人事异动申请单，报请办公室核定停止试用。

第十六章异动

(异动申请)

第九十七条晋升(升职、升等、升级)及降级，由申请人填写“人事异动申请单”及办理临时考核，转办公室签注意见后，呈报办公室主任批示。

(调职)

第九十八条由申请人填写“人事异动申请单”送调职单位会签，转办公室签注意见后，呈报部门主管核定批准。

(调职决定)

第九十九条未批准的升降、调职申请单退回申请单位，经批准的申请单则由办公室依据发布“人事异动通知”，副本抄送申请单位及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职，若职称异动或单位异动，副本应抄发给会计部门，通知变更工资册。

(异动调资)

第一百条经批准异动事例，涉及调资的，人事秘书应根据人事异动申请的批示，填制“工资通知单”，办理调资，呈报上级审核后转会计部门办理。

(资遣)

第一百零一条

一、凡符合资遣规定的，由办公室与部门主管共同商议后填写人事异动申请单，签注原因后转呈总裁核准，然后发给“资遣通知单”(副本抄送会计部门核发资遣费)及“离职通知单”，通知办理离职手续，办妥后才可发给资遣费。

二、资遣作业应另参照有关规定办理。

(免职)

第一百零二条

一、凡符合免职规定的，由部门主管或办公室填写人事异动申请单并签注意见后，呈总裁批准，发给离职通知单、通知办理离职手续并核发工资。

二、免职申请应参照人事管理规章中有关规定办理。

(停薪)

第一百零三条经批准之离职，办公室应填写“工资通知单”办理停薪，转财务部办理。

(异动记录)

第一百零四条人事秘书应依据人事异动申请表逐日办理以下工作:

一、填写人员异动记录簿。

二、登记个人资料卡(离职人员的资料归档另行保管)。

三、修正办公室所掌握的人员状况表。

第十七章请假

(请假)

第一百零五条员工因故请假，应到人事秘书处领取个人专用请假卡，按照人事权限划分表逐级呈核，再转回办公室登记考勤表。

(请假手续)

第一百零六条请假应另参照有关规定办理。

第十八章考勤

(考勤记录)

第一百零七条本公司除特定人员外，均须由前台设置打卡单。

(出勤时间表)

第一百零八条各部门主管应于月终前将下月份本部门的工作时间表送办公室备查;人事秘书收集各部门一级主管干部人员出勤时间表呈总裁查阅。

(出勤时间调整)

第一百零九条如需要变更出勤时间，或补充新进人员出勤时间，应填写“出勤时间调整单”，经主管核准后，转人事科登记备查。

(加班)

第一百一十条员工因故延长上班时间或于节假日出勤的，先到人事秘书领取“加班报告单”，经主管核准后转人事秘书查核，并登记于考勤表上。

(公出)

第一百一十一条员工因公于上班时外出，应征得部门主管同意。

(部级公出)

第尸百一十二条部级主管因公外出，应向上级主管说明。

(检查)

第一百一十三条人事秘书应每日检查考勤表，遇到异常情况或违反规章的，应立即主动处理，并与部门主管联系。

(考勤与工资)

第一百一十四条员工出勤情况，人事秘书应于每个月的月底，编制两份统计表，一份送会计部门核查计算增减工资，一份公布，限三日内接受更正申请。

一、缺勤统计表。

二、全勤人员名单。

三、加班(勤)统计表。

四、夜间值班人员统计表。

(考勤统计)