谈行政公文成文日期的规范化
应用文写作基础知识：公文的格式
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1、行政公文的格式的概念：行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用纸规范和印制规范的总和。
2、行政公文的格式的内容：2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条对行政公文的格式做出了规范性的规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
”现行的行政公文[除命令(令)、公告、通告、会议纪要等以外)的格式一般由文面格式、用纸格式和印装格式三部分组成。
行政公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线(又称“间隔横线”)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含红色反线)以下的各要素统称主体;置于主题词(包含主题词)以下的各要素统称版记。
(1)眉首：眉首又称文件头，位于公文首页上部，用套红印刷，占首页的三分之一或五分之二;一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等部分组成。
秘密等级和保密期限。
为了有效保证公文在传递、处理过程中的国家秘密的安全，涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。
秘密公文分为绝密、机密、秘密三级，其中“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。
紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
如需同时标识秘密等级，则紧急程度在下，秘密等级在上。
发文机关标识。
发文机关又称版头，用红色标识居文件头部分正中，一般有两种形式：一种是由发文机关名称和“文件’’二部分组成，如“北京市人民政府文件”;另一种是只标明发文机关名称(适用于信函式格式)，如“x x省人民政府”。
发文机关名称要用全称或规范化简称，如果是几个单位联合行文，主办机关排列在前。
发文字号。
由发文机关代字、年份和序号三部分组成。
行政公文的格式规范
行政公文的格式规范
行政公文的格式规范包括文种、标题、正文、署名、日期等要素，这些要素的
规范使用能够保证公文的规范性和统一性，有利于信息的传达和管理的规范。
下面就行政公文的格式规范进行详细说明。
首先，行政公文的文种有很多种类，如公函、通知、请示、报告等，每种文种
都有其特定的格式要求和使用场合。
在起草行政公文时，首先要确定所使用的文种，然后根据该文种的格式规范来进行书写。
其次，行政公文的标题应简明扼要，体现公文内容的主题和重点，避免出现歧义。
标题应置于文种名称之后，一般采用宋体小三号字体，居中书写，可以适当加粗或加大字体突出重点。
再次，行政公文的正文内容应分为前言、正文、结语三部分。
前言部分主要介
绍公文的缘起和目的，正文部分详细阐述事由和要求，结语部分总结全文内容，表示期待和祝愿。
正文内容要求言简意赅，信息准确清晰，避免使用口头语和方言，确保表达准确。
此外，行政公文的署名是达成公文正式性和可控性的标志，署名须注明主办单
位的名称和标志，以及负责人的姓名和职务，署名位置一般置于正文下方右侧，排列整齐，字迹工整。
日期应置于署名之下，一般使用国际标准格式“年-月-日”，表
达清晰准确。
总的来说，行政公文的格式规范对于提高公文的规范性和统一性具有重要意义。
只有遵循规范的格式要求，才能使公文内容得到及时、准确地传达，有助于提高工作效率和管理水平。
因此，在起草、审核和签发行政公文时，务必严格按照规范要求进行，确保文风规范、内容真实可靠。
希望各级单位能够重视行政公文的格式规范，建立和完善相关管理制度，提高行政效能和服务水平。
行政公文处理中常见的格式问题分析
1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。
规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。
1.2主体部分
1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。
3.2.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。
3.3.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。
2.3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。
如何确保行政公文的规范性和规范化
如何确保行政公文的规范性和规范化关键信息项1、行政公文的种类及适用范围命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函纪要2、行政公文的格式要求版头部分份号密级和保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发人主体部分标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章版记部分抄送机关印发机关和印发日期3、行政公文的语言规范准确性简洁性庄重性规范性4、行政公文的审核流程起草人自查部门负责人初审办公室复审领导终审5、行政公文的存档与管理存档方式存档期限查阅权限11 行政公文的种类及适用范围行政公文的种类繁多，每种公文都有其特定的适用范围和用途。
111 命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
112 决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
113 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
114 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
115 通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
116 通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
117 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
118 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
119 请示适用于向上级机关请求指示、批准。
1110 批复适用于答复下级机关请示事项。
1111 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
1112 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
1113 纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。
12 行政公文的格式要求行政公文的格式具有严格的规范，包括版头、主体和版记三个部分。
121 版头部分1211 份号公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
1212 密级和保密期限公文的秘密等级和保密的期限。
浅谈机关公文格式中常见的问题及对策
浅谈机关公文格式中常见的问题及对策公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。
国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在公文处理的实际工作中，仍然存在许多不规范的现象和问题。
本文结合工作实际，针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，浅谈几点相应的对策。
一、关于公文要素一般来讲，一份完整的公文都是由“眉首、主体、版记”三部分组成。
置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。
眉首主要包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人几个要素。
置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。
主体主要包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章几个要素。
置于主题词以下的各要素统称版记。
版记主要包括主题词、抄送、发文机关、印发时间、印制份数和页码几个要素。
二、关于不规范现象（一）公文标题不规范公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
不规范的做法表现为：一是标题中未标明发文机关；二是滥用符号。
标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和书名号等。
公文标题中除法规、规章名称加书名号，特定称谓加引号外，一般不用标点符号。
公文标题可分一行或多行居中排列。
回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（二）结构层次序数使用不规范公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
具体设置多少个层次序数，要视文件的内容和篇幅来定。
一般来讲，第一、二、三、四、……层次序数依次标识为：“一、”、“（一)”、“1．”、“(1)”、……。
一般来讲，层次序数不得跳级使用。
年份一般不能用缩写。
如：2010年不应缩写为“一○年”或“10年”。
行政公文的文字规范
行政公文的文字规范行政公文的文字规范是保证行文准确、清晰、规范的重要标准，它直接关系到行政部门的形象和工作效率。
在处理行政公文时，我们应当严格遵守以下几项文字规范。
首先，行政公文的格式应符合规范要求。
一份规范的行政公文应包括文件标题、发文机关、发文日期、文件编号、正文、落款、附件等部分。
文件标题应简洁明了，准确概括文件内容，发文机关应明确标注，以便接收方快速识别发文机构。
发文日期、文件编号的填写应准确无误，以确保文件流转的顺畅。
其次，行政公文的文体应简练明了。
在写作行政公文时，应避免冗长、繁复的文字表达，要力求简洁明了、重点突出。
正文部分应简练、清晰、内容严谨，语言通顺，逻辑严密，避免使用花哨、复杂的词汇和长句子，以免引起歧义或理解困难。
行文务必严谨，不可含糊和模棱两可，避免对方误解或产生歧义。
第三，行政公文的用语应规范得体。
在行文中应尽量使用规范的中文书写，要避免口语化、方言化的用语，确保文字表达准确，易于理解。
同时，应避免使用与行文内容无关的修辞、夸张和感情色彩，以保持行文严肃、正式的风格。
在提及具体事宜时，要使用恰当的专业术语，避免歧义和误解。
最后，行政公文的文笔应平和稳重。
在处理行政公文时，应以稳健、中立、客观的语气表达意见和建议，避免使用过于激烈、主观性强的言辞，以免引起对方不适或争议。
文风要求庄重、端庄，不宜使用轻率、夸张的词语，确保公文的严肃性和权威性。
总而言之，行政公文的文字规范是行政工作中必不可少的一环，它直接关系到工作效率和形象。
只有严格遵守文字规范，才能保证行政公文的准确性和规范性，提高行政工作的效率和质量。
因此，在处理行政公文时，务必谨慎细致，严格按照规范要求，确保每一份公文都符合文字规范。
行政公文的格式要求
行政公文的格式要求一、标题行政公文的标题应简明扼要，具有概括性和准确性，能够准确表达文件的主题和内容。
标题一般置于文件的最前面，居中书写，字号较大，使用宋体或黑体字。
二、发文单位行政公文的发文单位应位于标题下方，使用宋体或黑体字，居中书写。
发文单位包括全称或简称，如果是简称则需要标注全称以便于辨识。
三、文号和日期行政公文应在发文单位下方标注文号和日期。
文号一般由发文单位根据一定规则编排，以便于唯一标识和归档。
日期一般为公文签发日期，标注年、月、日。
四、公文格式1. 字体和字号：行政公文常使用宋体、黑体或楷体字体，字号一般为小四号（约12号）。
标题和重要部分可使用稍大的字号以突出重点。
2. 行距：行政公文的行距应适中，不宜过大或过小。
一般使用1.5倍行距或1.25倍行距，以确保文章整洁美观。
3. 段落和缩进：行政公文的段落需分行书写，段落间用空行隔开。
每一段的首行应采用缩进格式，约为2个字符的空格。
4. 对齐方式：行政公文的正文一般采用左对齐方式，使文本整齐对称。
特殊情况下，某些部分可使用居中或右对齐方式，但需统一使用。
5. 页眉和页脚：行政公文的页眉可标注发文单位全称或简称，并设置页码；页脚可标注文件名称或保密级别等信息。
6. 附件：若行政公文有附件，需在正文结束后添加附件部分。
附件应按次序编号，并在正文中标注相关引用，如“详见附件一”。
五、附件格式行政公文的附件格式需遵循以下要求：1. 附件的格式应与正文相一致，使用同样的字体、字号、行距和对齐方式。
2. 附件标题应精确概括附件内容，置于附件正文之前。
3. 附件正文的页眉应标注发文单位全称或简称，页脚应标注文件名称或保密级别等信息。
4. 如有需要，附件可按页进行分页，并在每页的页眉处标注附件名称和页码。
六、签署和注章行政公文的签署和注章应按照规定的程序进行。
签署的人员应在正文结束后空两行，居中书写签署人姓名、职务和单位。
注章的形式可根据需要使用公章、合章或批注章。
公文成文日期究竟该用阿拉伯数字还是汉字？——兼与郑彦离先生商榷
活变 通 ，但全篇体 例应相对统一 。”行政公文具 有与一般
文章 不同 的性质 与特点 ，当属 “ 特殊情形 ” ，其 成文 日期 也属 “ 特殊情 形 ” ， 因此 ， “ 灵 活变通 ”地使 用汉 字并
其实 ，在 此 之前 ，郑 彦离 先 生 即已提 出 “ 行政 机关 公文成 文 日期该 用阿拉伯 数字 ”【 ｌ 】 的主张 。多少 年来 ，论 文 、论著 或教材 中往 往只是 纠正 或批评使用 阿拉伯数字 的 标注方法 ，难得见 到有人正式发 文表明对公 文成文 日期使
小” 。事实并非如 此 ，输入汉字年份 ，在 “ 标 准”汉字输 入状 态下 ，以英文 字母 “ ｉ ”与 阿拉伯数 字 的组 合进行 连 续输入是最简便 、最 自动 、最准确 的方法 ，因而也是最常
用的方法 ，大约郑 先生不太熟悉这种方法 ，所 以误 以为年
包括两类情形 ，一 类是 “ 统计表 中的数值 ，如正负整数 、 小数 、百分 比 、分 数 、比例等 ，必须使 用阿拉伯数字 ”。
关 键 词 ：公文 ；成文 日期 ；阿拉伯 数字 ；汉字
行政公文成文 日期的标注 ，中华人 民共和 国国家标 准
《国家行政 机关公 文格式 》 （ Ｇ Ｂ／Ｔ ９ ７ ０ ４ — １ ９ ９说的质疑
郑文认 为成文 日期应 当使用 阿拉伯数字 的主要理 由是
文 日期使 用 汉字 的历史 还 可 以往前 沿溯 到 国务 院办 公厅 １ ９ ９ ３ 年１ １ 月２ １ 日修 订 、自１ ９ ９ ４ 年１ 月１ 日起施 行的 《 国家行
使用汉字存在两个 问题 ： （ １ ）与现行 国家数字使用 的专 门 标 准规定 相抵触 （ 以下简称 为 “ 抵 触”说 ）。 （ ２）违背
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谈行政公文成文日期的规范化
成文日期看起来是个小问题实际上它的作用很大。
从成文日期可以反映出公文内容的时代背景。
如果没有成文日期阅读公文的人就不知道公文内容出于何时就很难处理公文中要求办理的事项还会给公文的立卷归档带来困难。
一、确定成文日期的原则自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》国发〔2000〕23号国务院2000年8月24日发布见国务院公报2000年第31号以下简称《办法》规定“成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准”。
据此1重要的命令、决定、通告、通知等以领导人签发日期为准2两个以上机关联合发文以最后签发或签署的日期为准3会议通过的公文以通过的日期为准4一般性的公文可以实际印发的日期为准5电报以发出日期为准。
二、成文日期的格式规范国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布2000年1月1日起实施的国家标准《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 以下简称《格式》规定“印章一般要盖在成文日期上因此成文日期的位置要依印章的位置而定”。
成文日期的具体位置通常有两种情况一是文尾标注二是题下标注。
文尾标注行政公文大都采用文尾标注的方法。
其标注位置因单一发文或联合发文而不同。
按照《格式》的规定单一发文只有一个印章时“成文日期右空4字”两个单位联合行文且有两个印章时“应将成文日期拉开左右各空7字”即居中排布3个以上不含3个单位联合行文且有3个以上印章时“在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。
题下标注是指那些经会议通过的公文如章程、条例、细则以及开头即分章列条或直接发布的规定、办法等范规性公文其成文日期一般都放在标题之下正文之上并加括号通常写成“×年×月×日”或“×年×月×日发布。
”如是会议通过的公文应写明会议名称和通过日期。
三、成文日期与盖印的位置要协调《格式》规定单一发文印章时“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期。
成文日期右空4字加盖印章应上距正文2mm4mm端正、居中下压成文日期”。
《格式》对印章与成文日期的相互协调也作了规定“当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上”。
印章是公文生效的标志。
一般情况下行政公文除会议纪要外不加盖印章的公文是无效的。
行政公文印章与成文日期的位置要协调一致相互呼应。
1单一机关发文时印章要压盖成文日期只需盖一个印章的单一机关发文落款处即成文日期之上不署发文机关名称只标识成文日期。
成文日期的横向距离是右空4字纵向与正文的距离要依印章的大小而定其标准是印章加盖在成文日期上后印章的上弧距正文2mm4mm即不到一行的空白。
这样要求是为了防止变造公文如果空白过大就容易被人私自加入其它内容。
盖印要端正居于成文日期之中。
国家行政机关的印章大多都带有国徽如把国徽盖歪了是极不负责也是极不严肃的。
考虑到有的行政机关印章有国徽有的印章没国徽有的印章下弧有文字有的印章下弧没文字《格式》规定了“下套”和“中套”两种盖印的方式。
“下套”的方式适用于带有国徽或图案、下弧没有文字的印章。
仅以下弧压在成文日期上既可完整地显示国徽或图案显示印章的庄重性和严肃性也可防止因国徽图案或文字压住成文日期而让人难以辨认使成文日期清晰易辨。
“中套”的方式适用于下弧有文字的行政机关业务主管部门的印章。
中套的要求是把印章的中心线压在成文日期上避免因印章下弧的文字与成文日期重合而造成辨识不清。
2两个单位联合行文时成文日期要居中《格式》规定“当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。
两印章之间不相交或相切相距不超过3mm”。
两个单位联合行文成文日期的标识位置要向中间移动居中排布将成文日期的字距拉开成一行左右各空7字。
两个印章均压成文日期主办单位印章在前。
为了保证印章排列整齐《格式》规定“只能采取同种加盖印章的方式”。
即不管个别印章适合哪种加盖方式要下套都下套要中套都中套要统一起来以保证印章排列庄重、整齐、匀称、美观。
3三个单位联合行文时印章不压成文日期“当联合行文需加盖3个以
上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可用简称排在成文日期和正文之间。
主办机关印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。
三个或三个以上单位联合行文所有参与联合行文的单位都要署单位名称印章压在单位名称上。
因为三个以上单位联合行文如仅署成文日期不署单位名称就会出现至少有一个以上印章无法压在成文日期上就会出现至少有一个以上印章是空白印章。
现在印刷公文大多采用现代化的印刷设备套印印章是最基本的做法。
套印印章的方法就是将一个印在白纸上的空白印章作为印模直接制版。
如果公文中出现空白印章即印章没有压盖任何文字就等于把本单位的印模送给了所有收文对象极易给伪造印章者提供可乘之机。
而要求所有参与联合行文的单位都署单位名称将印章加盖在单位名称上就会避免这种情况。
这时的成文日期应放在最后一排印章之下空1行的位置右空2个字。
成文日期上不再加盖印章。
四、行政公文成文日期的用字规范《格式》规定“成文日期用汉字将年、月、日标全‘零’写为‘○’”。
《办法》规定“公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字”。
按此规定行政机关公文的成文日期属必须使用汉字书写的范畴这是毫无疑问的。
要注意的是零要写作“○”如“二○○一年一月一日”。
不能阿拉伯数字与汉字混用且年、月、日要写全。
有的机关公文不写年代仅写月日这在当时也许不会引起误解但年代一久后人要想知道确切年代就要花许多时间进行考证。
五、党委机关公文成文日期的用字规范与行政机关不同中国共产党各级领导机关的公文其成文日期的用字规范与行政机关不同。
二者的差别在于行政公文的成文日期要求用汉字书写而党委机关公文按中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》中办发〔1996〕14号的要求“公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定”。
党委机关执行的是原国家技术监督局1995年12月13日发布的中华人民共和国国家标准《出版物上数字用法的规定》GB/T15836—1995按此规定“公历世纪、年代、年、月、日”“要求使用阿拉伯数字”。
因此党委机关公文的成文日期用的是阿拉伯数字。
六、应注意区分成文日期与生效日期的差别成文日期指公文制成的日期生效日期指公文内容开始发生效用的日期。
成文日期可以等于生效日期也可以不等于生效日期二者是有差别的。
有些公文除成文日期外还有会议通过的日期、批准日期或明确规定的生效日期。
凡公文中规定了生效日期的成文日期仍以制发日期为准。
成文日期的书写位置在文尾或题下但生效日期均在正文结尾部分。
如“本规定自×年×月×日起施行”但禁用“文到之日起执行”字样。