电子文档管理办法
电子文档归档与管理办法
电子文档归档与管理办法电子文档归档与管理办法一、目的与背景为了保护组织的重要电子文档和数据，并确保其合法、安全、高效地保存与管理，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于所有部门和员工。
三、归档管理要求1. 统一归档规范：所有电子文档必须按照统一的规范进行命名和归档，包括文档类型、日期、作者等信息。
2. 归档分类：根据电子文档的性质和用途，划分归档分类，如合同文件、财务报表、项目文档等。
3. 归档权限控制：对于机密、重要的电子文档，进行权限控制，只有授权人员才能访问和修改。
4. 定期备份：定期对归档文件进行备份，确保数据安全和可恢复性。
5. 归档标签：对归档文件进行标签，以便快速搜索和检索，提高工作效率。
6. 归档文件保留期限：根据法律法规和组织规定，确定各类归档文件的保留期限，超过期限自动删除或归档至长期存储。
7. 归档文件销毁：定期对保留期限已满或失效的归档文件进行销毁，确保数据的安全和合规性。
四、操作流程1. 归档前准备：a) 对电子文档进行整理和分类。
b) 为电子文档命名，并补充必要的信息。
c) 进行权限控制，确保只有授权人员可以修改和访问。
d) 对重要的电子文档进行备份。
2. 归档方式：a) 将电子文档保存在统一的文件夹或数据库中，确保易于查找和管理。
b) 对归档文档进行标签，并建立索引，以便快速搜索和检索。
3. 归档后管理：a) 定期备份归档文件，确保数据的安全和可恢复性。
b) 对归档文件进行权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改。
c) 根据归档文件的保留期限，及时进行销毁或归档至长期存储。
d) 定期对归档文件进行检查和整理，保证档案的完整性和可用性。
五、责任分工1. 部门负责人：a) 确保本办法的有效实施。
b) 指定专门人员负责电子文档归档与管理。
c) 监督和检查部门的归档工作。
2. 归档专员：a) 负责电子文档的整理、归档和管理工作。
b) 编制归档规范和流程，并进行培训和指导。
c) 定期检查归档文件的完整性和可用性，并进行必要的维护和修复。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文档管理办法
电子文档管理办法
目的:随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。
1. 适用范围:适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动
化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。
2. 职责
(1)综合管理部负责公司服务器、各部门计算机、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。
(2)各部门负责本部门内的电子文档管理。
3. 工作程序
(1)各部门在公司服务器上共享文件的管理。
部门在公司服务器上共享文件的存放地址为:“//netserver/部门名称/文件夹名称” (2) 电子文档的更改文件的修改、修订由文件的原制定部门负责，由原批准人员或授权人员批准，修改后的文件应通知所有使用该文件的人员，收到通知的人员应及时更新各自计算机上保留的相应文件。
(3) 电子文档的防护
对存放电子文档的公司服务器、部门计算机应采取相应的病毒防范措施，防止电子文档的意外损坏、丢失。
在公司服务器上的电子文档防护工作由综合管理部负责;部门计算机上的电子文档防护工作由该部
门计算机用户负责，计算机出现故障应及时向综合管理部反馈。
(6)电子文档的移交
当发生工作调动或更换计算机时，要做好电子文件档的移交工作。
特别是因工作调动时，需向交接人员说明电子文档存放情况，并做好电子文件档的移交工作。
(7)电子文档的定期清理
公司计算机用户须定期清理各自计算机上的电子文档，及时将过
期、无效文件删除。
综合管理部
2009年7月23日。
电子文档管理办法
电子文档管理办法随着信息技术的发展和普及，电子文档的使用在个人和企业中变得越来越普遍。
为了更好地管理和利用电子文档，以提高工作效率、保护信息安全，制定一套电子文档管理办法显得尤为重要。
本文将重点讨论电子文档管理的原则、步骤以及相关措施。
一、电子文档管理的原则1. 系统性原则：建立完整的电子文档管理体系，包括文档的分类、存储、检索与使用等方面，实现信息资源的合理利用。
2. 稳定性原则：确保电子文档存储和传输的稳定性，提供电子文档的可靠性和完整性。
3. 安全性原则：采取必要的措施保护电子文档的机密性，防止信息泄露和非法篡改。
4. 隐私保护原则：对于包含个人隐私的电子文档，要遵守相关法律法规，确保个人信息的保密性和安全性。
5. 长期保存原则：对于需要长期保存的电子文档，采用合适的存储介质和技术，保证文档的可读性和可访问性。
二、电子文档管理的步骤1. 文档分类：根据不同的功能和属性，对电子文档进行分类，建立有序的文件夹结构，便于文件的整理和查找。
2. 文件命名规范：制定统一的文件命名规范，以便快速识别和查找文件，同时避免文件重名和混淆。
3. 文件版本管理：对于经常修改和更新的电子文档，建立文件版本管理制度，确保信息的准确性和一致性。
4. 存储与备份：选择可靠的存储介质，将电子文档按照类别和重要程度进行备份，以防数据丢失或损坏。
5. 文件权限管理：根据员工职责和权限，设置不同的文件访问权限，确保信息的安全性和机密性。
6. 文档审批流程：建立文档审批流程，明确文档的发布、修改以及废弃的权限和程序，确保文档的合规性。
7. 文件归档与销毁：对于不再需要保留的电子文档，按照规定的时间和程序进行归档和销毁，以节约存储空间并确保信息安全。
三、电子文档管理的相关措施1. 电子文档管理系统：建立专门的电子文档管理系统，提供文档存储、检索和共享的功能，便于文件管理和协作。
2. 数据加密技术：采用数据加密技术，对敏感信息进行加密保护，防止数据泄露和非法访问。
文档管理办法-汇总
关于文档归档管理办法一般来说，监理项目文件的形成数量大、时间跨度长、种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。
所以，应对文件的归档种类、归档流程事先给予明确。
为加强公司文档资料的管理，确保文档资料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文档资料管理办法。
一、电子文档目录设置参照下面所述“二、文档分类”，并按照其顺序编制电子文档目录。
（根据文件夹排序规则，在文件夹前加上序号及“_”）二、电子文档分类本办法管理的文档资料既包括电子文档，也包括纸质文档资料。
电子文档资料可以按照以下方式分类：1、招标阶段文档2、监理依据（标准规范、招投标文件、合同文件、设计文件、监理规划、监理细则）3、报审、报验文件（开工报审、施工组织设计或项目开发计划报审、设备报验等）4、监理指令（监理通知单、变更通知）5、报告（监理报告、监理月报等）6、工作往来文档（业务联系单及回复、工程支付、会议纪要）7、总结8、影像资料三、电子文档相关权限1、存放流程文件形成实时由各项目资料代管员收集整理，每月（或季度）交由信息工程部资料员归档一次，归档时间为自然月的25日（遇节假日顺延）。
在存放时，工程部资料员须对归档的电子文件进行校检，不符合规范的可要求资料代管员进行整改。
2、权限设置日常工作中，由信息工程部资料员对电子文档进行维护和管理；项目实施过程中，对应的项目资料代管人员有权对其权限内的文档进行读和写（取和存），操作前需征得有关方同意。
3、查询方式（1）查阅文档资料须事先申请（附件一：文档资料查阅申请表）并获得有关方同意：属于本项目范围内的资料查阅应得到项目总监或项目资料代管员的同意，非本人所从事的项目的资料查阅、拷贝应得到信息工程部负责人同意。
（2）电子文档的查阅应在资料员（项目资料代管员或工程部资料员）的指导下在专用电脑上进行，电子文档资料的拷贝应由资料员亲自操作（包括事前的查毒杀毒）。
四、文件清单五、电子文件命名规则文件采用组合编码方式命名，文件的全名格式为：说明：1、一个完整的文件名由文件名称、项目名、文件编制年月日、和文件作者4个部分，通过经下划线“_”连接组合而成。
008财务电子文档管理办法
1.0目的：电子文档是当今财务传输信息的主要形式，为便于对电子文档的阅读、理解、查询、归档、保存等，现对财务电子文档统一规范如下：
2.0格式要求：
2.1电子文档图标名称：由主题名称与编制日期组成。
2.2主题名称：突出文件中心内容，用精简的文字表述； 2.3编制日期：统一格式为：年-月-日 或 年月日 例：
3.0制作要求：
3.1WORD 电子文档制作：要有标题，文档结尾处要标注编写人姓名及日期，文档一般宜用宋体四号或小四号字，具体可根据文档内容的多少而定；文档超过2页，要求插入页码，页码位置可以是页下中或右下脚（可参照集团《文件资料管理规定》中的文档格式及要求）。
3.2EXCEL 电子文档制作：
3.2.1任何表格都要有标题、所属日期，如表中可统一单位的，表格上方右上角要标有“单位：**” ，如表中不能统一单位的，则在表中单个的小标题栏中标识；如是报表类，表的上方左上角则标注“编制单位：***” 3.2.2表中数字要求：表中数字一般用不小于10号字来填列，负数统一用“-** ”表示，表中数字不宜用红字表示负数。
3.2.3如果文档超过2页，要求插入页码，页码位置统一为右下脚。
3.2.4电子表制作完后，表的底部要标注：“制表人：*** 日期：年 月 日 3.2.5PPT 文档与PDF 文档，除其图标名称按本规定要求外，其他可参照执行。
此“规范”经确认后，从14年5月25日开始执行。
电子文档管理办法
电子文档管理办法1 目的对与质量管理体系有关的电子文档实施控制，确保电子文档及其载体的使用、更改、删除按规定的要求进行。
2 适用范围本程序规定了受控文档的输出、使用、归档的管理办法。
本办法适用于公司内受控电子文档的规范化管理。
3引用标准Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》4术语和定义4.1 电子文档—指通过计算机录入、保存、下载或输出的文件和资料。
4.2 受控电子文档—指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。
5职责5.1 公司组织系统部为受控电子文档的归口管理部门，负责全公司归档受控电子文档的管理。
5.2 各部门负责本部门受控电子文档的日常管理，并负责本部门受控电子文档的确认和归档工作。
5.3 各部门资料员负责本部门电子文档的整理和定期归档工作。
5.4 各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入或下载受控电子文档的保护和管理工作。
5.5 计算机中心对各部门受控电子文档的整理，下载和归档负指导责任,并对各部门计算机的正确使用和安全运行负指导责任。
6程序6.1 各部门或个人在计算机上制作的程序、文件、图样及其它文档制作完毕并审定后，应报部门领导或归口部门确认是否受控。
6.2 对确认为受控的电子文档应设立专用受控文件夹，以便于查找、调阅、修改和保管。
6.3 受控电子文档的录入与使用按Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》执行。
6.4 各部门应建立受控电子文档目录（推荐在计算机中建立备份），将计算机中的受控电子文档逐一登录在《受控电子文档目录》中，文档存放路径可采取在该文档属性中将该文档存放路径复制，再粘贴到《受控电子文档目录》中去的方式。
6.5 建立在计算机中的《受控电子文档目录》文档，应设置打开权限，权限密码由部门授权资料管理员和部门主管共同掌握。
6.6 新成文的电子文档被确认为受控文档后，应在三天内将文档用软盘备份(无复制功能的计算机可通知计算机中心协助)，并携同文档打印稿或复印稿一份，交公司档案室备案。
公司文档及文印管理制度
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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大学电子文件归档及管理办法
大学电子文件归档及管理方法随着信息技术的快速进展，大学的电子文件管理越来越多而杂。
本文旨在介绍一些大学电子文件归档及管理方法，为大学文件管理供给一些引导建议。
一、电子文件归档原则1.归档文档必需有明确的名称和编号一个清楚，直接和简洁的名称和编号是特别紧要的。
这可以确保文件的唯一性以及在需要时快速找到它们。
归档文档编号应当包含文档的类型，创建日期和所属部门信息。
2.归档文档必需在正确的位置归档文件必需存储在正确的位置。
必需考虑到存放电子文件的设备、空间和安全性等问题。
此外，为了保证文件的安全，可以采纳加密的方法进行存储。
3.文档归档责任明确每个部门必需有人负责归档文件。
这可以避开多个人都在归档同一份文件的情况发生。
在确定责任人时，必需考虑到他们的本领和学问水平。
二、电子文件归档及管理的流程1.文档创建阶段在文档创建阶段，必需依照规定格式命名和编号。
全部新文档都必需经过归档负责人的确认和授权，才能进行下一步操作。
在文档归档阶段，全部文档都应在数据库中进行相应的归档操作。
除了命名和编号信息之外，每个归档文件都应当有一个认真的记录，包括创建日期，最后的编辑日期，归档负责人和其他相关信息。
3.文件存储阶段在文件存储阶段，归档文件存储在指定的服务器上。
4.文档检索阶段在需要检索归档文件时，可以通过系统的搜索功能进行文件的检索。
三、电子文件归档及管理的技术手段1.角色权限管理在设定角色权限时应先设定归档文档创建权限。
并规定必需由部门内部归档负责人进行文件归档。
2.数据库管理平台数据库平台是目前大学电子文档管理的主流方式之一、通过搭建数据库平台，大学可以将各部门的文档统一整合起来，便利文档的存取和检索。
3.关键词搜索为便利用户查找文档，可以采纳关键词搜索的方式。
在归档的时候就应当对文档的关键要素进行标识，以便利用户的查找。
四、电子文件归档及管理的注意事项在文档归档的过程中，必需对该文档进行审查，确保文档没有错误，并且文档的命名和编号正确。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
工程部电子文档管理办法
一、总则
1.1 为了加强对公司电子档案的管理,确保技术档案的齐全、完整和准确,发挥电子档案在科研、生产、基建中的作用,促进生产力发展和科技进步,根据《技术档案工作条例》制定本制度。
1.2 电子档案指在本单位的生产技术、基本建设活动中形成的归档保存的各种图纸、图表、文字材料、计算材料等电子文件材料。
1.3 电子档案工作是技术管理、科研管理的重要组成部分,各监理部必须将技术文件材料的形成,积累整理,归档纳入各监理部责任范围,工作程序和有关人员的岗位责任制,并进行严格考核。
1.4 各监理部形成的技术文件材料,必须按一个技术项目进行电子文档配套,加以系统管理,组成卷案,填写保管期限,注明密级经技术负责人审查后,集中统一管理,任何人不得据为已有。
1.5 电子档案应分数编号和必要的加工整理,排列整齐。
1.6 已归档电子档案的修改、补充应先请求领导,履行审批手续。
1.7建立电子档案的收进,移出总登记薄和分数登记薄,并作及时登记;每年年末要对电子档案的数量、利用情况进行统计。
二、管理职责
2.1 项目总监理工程师是工程项目资料档案管理的负责人,对资料管理地的符合性、严肃性、完整性负责,应定期检查档案资料的管理情况;审核及定期检查电子文档的同步性；及时负责监督整理电子文档，并监督资料员在每个月的25日之前刻成光盘或者直接传输，提交总监理工程师备档。
2.2 各专业监理工程师是本专业工程资料的把关人,应对所属专业的人员提供的归档资料的符合性、完整性、及时性负直接责任;应经常督促所属人员及时移交、归还相关档案资料,负责设计资料、厂家资料的催收催交和参与移交的签证;
2.3 资料员是电子档案资料管理的直接负责人, 应严格按照档案管理地的有关规定、规范、标准,认真管理好工程的全部档案资料,防止纸质资料的霉变、损坏、缺件,并做好记录,建立台帐;及时整理电子文档，并在每个月的25日之前刻录光盘在总监理工程师处备档或另存于移动硬盘上。
2.4工程完工后，项目监理部一个月之内完成电子档案的归档工作，电子档案文件由总监理工程师负责制，由总监理工程师负责向建设单位及公司移交。
三、资料借阅管理制度
6.1 本室档案、资料主要供本公司有关人员使用;
6.2 查阅档案、资料须先填写《档案借阅及其利用效果登记薄》未履行登记手续者,资料室拒绝提供档案资料;
6.3 重要及机密以上档案,一般不借出资料室,因特殊情况需要借出时,必须经资料主管领导批准,并办理借阅手续方可借阅;档案和资料的借出时间均不得超过半个月,确因工作需要而不能按时归还的,必须办理续借手续;
6.4 查阅时,要爱护档案、资料,严禁在文件上、材料上划线、打勾、做记号、折角,更不允许涂改、撕页、复制和转借,如确需要复制者,必须经有关领导批准;
6.5 外单位人员来本室查阅资料,必须持有单位介绍信和身份证
（注明查阅内容和用途）;并经有关领导批准后,方可按批准范围提供;需要抄录、复制档案时,必须按规定办理手续;而且一张介绍信只能查阅一次档案;查阅完毕后应将介绍信留在本资料室内;
6.6 查阅资料者有义务将利用效果反馈到资料室,以利于探索和总结档案工作经验,更好地为本工程项目部工作服务。
四、电子文档资料文件归档细则
环宇监理变电站工程监理单位竣工档案归档组卷明细表
环宇监理线路工程监理单位竣工档案归档组卷明细表
2. 220KV电压等级的工程按照此表酌减部分或不减；
3．110kV电压等级及以下的工程在220kV电压等级的基础上再酌减或不减。
五、责任与处罚
1、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资500元以上2000元以下，造成严重后果的予以开除：
(一)电子文档未按工程进度同步，尚未造成严重后果或经济损失的；
(二)电子文档每月未按时进行备档的；
(三)电子文档归档不符合工程监理档案归档要求的。
2、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。
(一)电子文档缺损或者丢失的，造成严重后果或重大经济损失的；
(二)电子文档为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司电子文档的；
(三)利用职权强制他人违反电子文档管理规定的。