办公室管理制度与流程

办公室管理制度与流程一、指挥部办公室组织机构及职责

一、低值易耗品管理的有关规定

为规范低值易耗品采购制度，严格控制费用开支，确保日常工作有序开展，特制定本办法。

一、管理范围

低值易耗品是指达不到固定资产标准的生产用机具、工具、仪器、电器等设备；管理用办公桌、椅、文件橱、沙发、茶几、电话机、饮水机、保险柜等办公用品和劳动保护用品等。

二、管理部门

指挥部办公室为低值易耗品的采购与管理部门，指挥部财务科为核算、监督部门。

三、采购与入库

1、各部室于每月25日前，统计本部室所需物品，并填写采购申请单。填写内容包括物品的名称、规格型号、用途、数量及需用时间，经部室负责人签字后送交办公室。

2、办公室根据各部室的上报清单，进行调查核实，报指挥部领导审批后，由办公室统一购买。

3、采购本着节约、急需急办的原则，最大限度地降低成本，提高效益。

4、采购的物品由办公室专人负责办理入库台帐，登记物品名称、数量，凭发票和预算审批表经指挥部领导签字后进行报销。

四、领用与管理

1、低值易耗品领用原则上定于每月月初领取一次，由各部室指派专人到办公室集中领取。

2、办公室专人登记领用台帐，详细登记所领物品名称、数量、价值和使用部室，并由领用人签字。负责人定期盘点，确保库存、发出与采购相符。

3、非消耗品采用交旧换新制，如键盘、鼠标、订书机、计算器等。

4、低值易耗品报废时应由使用部室和个人填写物品名称、数量及报废原因，报办公室审批注销。员工调离工作岗位时，要交清自己使用和保管的物品，否则按原值赔偿。

六、核算方法

低值易耗品的核算方法采用一次性摊销法。

七、低值易耗品的清查

低值易耗品的清查期限为半年，由办公室组织，财务部参加，对低值易耗品的保管、使用状态进行核实，确保账实相符。

日常办公用品采购流程

为合理高效使用会议室，更好地为指挥部各部室提供服务，特制定本规定。

1、会议室主要供指挥部项目调度会议、外宾接待使用

2、会议室由办公室专人负责管理，具体为负责会议的布置、物品保管、安全及卫生工作。

3、应用会议室的其他部室应文明使用，爱护室内物品，不得随意张贴、涂写、不得乱扔废纸等杂物，不得擅自开关电器设备，以免损毁。

4、会议室内禁止吸烟，与会人员要讲究公共卫生。

会议室使用流程

为做好会议精神、重要信息的及时传达，为指挥部领导提供准确、及时的参考建议，特制订本规定。

一、内部文件

1、审核。以指挥部名义发出的各类文件，必须经办公室负责人审稿（由部室专人起草）。

2、打印。审核通过的稿件由部室专人校对无误后，用A4纸打印，左侧装订，并分发、登记、存档。

二、上级来文

1、登记。办公室在收到上级来文后，由专人在《来文登记台帐》上填写收文日期、文件标题、文件日期、文号、份数，并有提交人签字确认后存档。

2、汇报。根据文件重要程度，及时向上级汇报文件内容，根据上级指示精神执行。

收文流程

指挥部业务招待管理办法

为进一步规范指挥部的业务招待工作，有效控制管理费用，真正做到合理使用，节约支出，结合实际工作需要，特制定本办法。

1、办公室负责业务招待的管理工作。

2、业务招待坚持“集中管理，严控标准，规范程序，节俭办理”为原则。

3、实行定额管理。

二、管理程序

1、各部室需要业务招待时，部室负责人提前向办公室提交申请，列明拟招待对象、事由、时间、人数等事项。

2、办公室按有关规定向总经理提交拟办意见，经总经理审核批准后，严格按标准要求进行安排。

3、如果需要指挥部领导参加时，提前向办公室预约，按照批准的意见办理。遇特殊情况，可先口头申请，批准同意后，再补办相关手续。

三、餐费标准

1、业务招待标准分为A、B、C、D四个档次。其中，A档为500元/次；B档为300元/次；C档为200元/次；D档为15元/人次。

2、工作人员因业务加班需用餐时应用D档；一般客人和业

务单位招待用C档；较重要的客人和业务单位招待用B档；重要的客人和业务单位招待用A档。

3、特殊客人和业务单位用餐标准请指挥长特批。

四、烟酒水标准

1、每次每桌招待用烟原则不得超过两盒。A档用餐标准用烟每盒20—50元；B档用餐标准用烟每盒最高不超过20元；C 档用餐标准用烟每盒最高不超过15元。

2、白酒原则上使用本地白酒，且每次每桌招待用酒原则上不超过两瓶。A档用餐标准用酒每瓶50—100元；B档用餐标准用酒每瓶最高不超过30元；C档用餐标准用酒每瓶最高不超过20元。

3、葡萄酒、洋酒、饮料等需经批准后按量按标准供应。

五、费用核销

1、招待用餐完毕后，需及时在指定酒店的菜单和账单上签字，索取发票并注明事由。

2、所有招待用餐需具有完备的办理手续才给予核销。

3、对不符合手续、不按规定办理的业务招待，财务们有权拒绝提供服务。否则，将追究有关人员的责任。

业务接待申请表

业务接待申请表

四、合同档案管理的有关规定

为进一步规范项目经营管理，提高防范经营风险的能力，特制定本办法。

一、档案归档

1、办公室专人负责建立档案归档登记台帐。

2、指挥部相关部室负责整理签订的各类合同协议（工程设计、招投标类，土建、安装、施工类）、项目证件，并及时送交办公室。

3、办公室专人在收到档案时，应详细登记档案信息。同时，档案提供人签字确认。

二、档案借阅

1、借阅、调用、复印合同者，未经合同管理人员同意，不得随意乱翻与借阅无关的合同资料。

2、借阅、调用、复印合同者，必须填写《合同资料借阅调用复印审批表》，经相关领导审批后方可借阅。

3、借阅者在用完档案后，应及时送还办公室，如借阅期间出现损坏或遗失，借阅人应及时报告领导，并酌情处理。

4、借阅者将档案归档后，档案负责人应及时消去借阅记录。

三、档案保密

1、档案柜内的档案应统一形式，排放整齐，标识明确。

2、档案存档期间，应做好防盗工作。对失去利用价值的档案，应列出销毁清单，经办公室负责人批准后，在安全地点处理。

合同档案借阅、调用、复印审批表

五、保密有关规定

为做好指挥部的保密工作，顺利实施项目的相关工作，根据实际情况，特制订以下规定。

1、尚未决定和付诸实施的计划、决策。

2、项目的拆迁进度、拆迁范围等前期手续的办理。

3、签订的重要合同、协议，可行性研究报告、招（投）标书、重要会议记录。

4、企业的财务决策报告、财务报表、统计报表。

5、电脑储存的重要文件、资料。

6、领导研究应当保密的其他事项。

7、严格遵守保密纪律，做到6个不，不该说的绝对不说；不该问的秘密，绝对不问；不该看的秘密，绝对不看；不该记录的秘密，绝对不记录；不在非保密本上记录秘密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存放机密文件和资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；不携带机密材料参观、游览、探亲、访友和入公共场所。

六、员工培训、学习的有关规定

为提高员工工作效率，加强业务办理能力，特制订本规定。

一、管理部门

由指挥部办公室组织，相关关部门配合，负责相关业务的培训、学习。具体任务包括培训计划的编制，培训主题的选择，培训记录的存档，向领导汇报培训情况等。

二、培训内容

根据指挥部的特殊性考虑，培训内容主要是针对员工进行房地产开发流程的培训，特别是拆迁许可手续的办理流程。

三、培训形式

1、自学：组织员工利用业余时间或班前、班后会进行培训。

2、集中培训：由办公室统一组织，在指挥部会议室举行业务学习的培训讲座，由相关专业人员进行讲解。

四、培训计划

指挥部办公室根据工作情况，编制培训学习计划，经指挥部分管领导同意后，办公室人员按照领导批示组织实施。