知识产权-外来文件与记录文件控制程序
知识产权外来文件控制程序
知识产权外来文件控制程序摘要知识产权是企业最重要的资产之一，保护和控制知识产权文件是企业管理的关键环节。
本文介绍了一个针对知识产权外来文件的控制程序，旨在帮助企业更有效地管理和保护其知识产权。
引言随着全球经济一体化的加深，企业之间的知识交流和共享变得日益频繁。
然而，这也带来了知识产权侵权的风险。
为了保护企业的知识产权，建立一个严格的文件控制程序变得尤为重要。
一、知识产权外来文件的识别和归类1.1 文件识别首先，企业需要确定什么样的文件被视为知识产权外来文件。
一般来说，知识产权外来文件包括但不限于专利申请、商标注册文件、版权登记证书等。
企业可以根据自身业务情况制定相应的文件识别标准。
1.2 文件归类一旦确定了知识产权外来文件，企业需要按照一定的规范对这些文件进行归类。
可以按照文件类型、知识产权类别或者申请日期等进行分类。
这样可以更方便地管理和查找这些文件。
二、知识产权外来文件的收集和存储2.1 文件收集企业可以与知识产权代理机构或专利事务所合作，委托他们负责知识产权文件的收集。
同时，企业内部也需要设立专门的部门或岗位负责文件的收集工作。
收集的文件应及时整理并按照归类进行存储。
2.2 文件存储对于知识产权外来文件的存储，企业可以选择实物存储和电子存储相结合的方式。
实物存储可以采用专门的文件柜或者保险柜，确保文件的安全和保密性。
对于电子存储，企业可以利用网络存储或云存储等技术手段，以便更方便地管理和共享文件。
三、知识产权外来文件的审查和备案3.1 文件审查企业在收到知识产权外来文件后，需要进行审查。
审查的内容包括文件的真实性、合法性和完整性等。
如果发现问题，企业应及时与知识产权代理机构或专家进行沟通，确保文件的准确性和有效性。
3.2 文件备案审查通过的知识产权外来文件应及时进行备案。
备案的目的是确保企业对这些文件的所有权和使用权。
备案的方式可以是将文件存放至备案系统中，以便日后查阅和管理。
四、知识产权外来文件的保护与维护4.1 文件保护企业应制定相关的保密措施，确保知识产权外来文件的安全。
知识产权管理体系文件清单
2
专利管理制度
XXXX-02
知识产权部
3
商标管理制度
XXXX-03
知识产权部
4
企业著作权管理制度
XXXX-04
知识产权部
5
商业秘密管理制度
XXXX-05
知识产权部
6
知识产权奖罚制度
XXXX-06
人力资源部
7
知识产权应急方案
XXXX-07
知识产权部
8
知识产权管理绩效考核办法
XXXX-08
知识产权部
研发部
17
采购知识产权控制程序
XXXX-017
采购部
18
生产过程知识产权控制程序
XXXX-018
生产部
19
销售和售后知识产权控制程序
XXXX-019
市场部
20
内部审核控制程序
XXXX-020
体系部
21
知识产权检索控制程序
XXXX-021
知识产权部
制度、指导文件（三级文件）
1
知识产权管理总则
XXXX-01
知识产权管理体系受控文件清单
序号
文件名称
文件编号
归口部门
管理手册（一级文件）
1
知识产权管理手册
XXXX-01
体系部
程序文件（二级文件）
1
文件控制程序
XXXX-001
体系部
2
外来文件和记录文件控制程序
XXXX-002
体系部
3
法律法规和其他要求控制程序
XXXX-003
知识产权部
4
管理评审控制程序
XXXX-004
9
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。
2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。
3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。
3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。
4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。
5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。
文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。
职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。
质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。
5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。
记录的职能代号同文件的编号标准。
5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。
5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。
一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。
知识产权体系文件控制程序
文件制修订记录1 目的规范本公司知识产权管理体系的文件管理，使文件的制定、编号、使用、发行、保存、变更、废止及销毁作业系统化、标准化，确保有关部门能迅速、正确地使用文件。
2 适用范围本程序适用于与知识产权管理体系有关的文件。
3 职责3.1 体系部：3.1.1 负责文件编码、保存、变更、移转、销毁、遗失、调阅作业的控制与稽核。
3.1.2 负责文件副本发行、变更、销毁作业的控制与稽核。
3.1.3 负责公司知识产权管理体系文件原件和电子资料的保管3.2 制定部门：负责文件原稿制定、变更、废止通知，负责指定文件的分发部门及数量。
3.3 使用部门：负责文件签收、保管、执行、回收，发现不妥之处向制定部门提出修改意见。
3.4 文件管理人员：由使用部门指派，负责依据本程序执行本部门内各项作业及文件管制。
4 术语及定义4.1 体系文件：按GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》要求编制的、对公司的各种生产经营活动的流程和职责进行规范以确保知识产权管理体系有效运行的文件。
4.2 技术文件：与产品研发、生产、检验相关的各类工程技术文件，包括但不限于：图纸、物料清单等。
4.3 文件：信息及其载体，载体的形式不限；4.4 附录：有参考价值但不宜放在文件中、可单独受控、变更的信息，如合同、已填写的表单范本等4.5 原稿文件：文件制订人打印并经审核签名的原始纸质文件（非复印件）由体系部存档4.6 受控文件：文件的信息和版本受体系部控制的文件4.7 不受控文件：文件的信息不受体系部控制的文件4.8 作废文件：文件内容已经失效的文件4.9 外来文件：与公司运营及产品相关的来自于公司外部的文件，包括但不限于：相关方规格书/图纸/BOM清单、业界/行业标准、法令/法规等。
5 程序5.1 文件分类及编号规则5.1.1 一级文件（管理手册）：简要说明本管理系统如何满足标准要求。
5.1.2 二级文件（程序文件）：规定何人于何时在什么地方做什么事。
知识产权文件控制程序
知识产权文件控制程序知识产权文件控制程序1目的编制本程序的目的是明确公司文件的编制、审批、标识、使用、更改、贮存和作废文件的管理、处置要求，以对公司体系文件进行有效控制。
2适用范围本程序适用于公司所有文件的管理。
3职责1、总经理及其高管层负责知识产权方针和目标的制订、知识产权管理手册、程序的评审和批准。
2、知识产权管理部门负责知识产权文件、记录管理的监督工作。
3、各部门经理负责本部门文件的编制、更改、报废、评审，并报总经理批准。
4、管理部负责公司文件的编制、分发、保存和管理。
4总则4.1文件的范围公司的文件包括为确保知识产权管理体系及其过程有效策划、运行和控制所要求的文件，主要有：1、形成文件的知识产权管理体系的方针和目标；2、知识产权管理手册；3、知识产权控制程序文件；4、为确保过程有效策划、运行和控制所要求的文件，如产品标准、工艺规程等；5、GB/T29490-2013标准、知识产权管理手册、程序文件、管理制度、记录文件等；6、外来文件，与知识产权相关的国家标准、法律、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件、行政决定、司法判决、律师函件等。
4.2文件的分类1、按受控要求分受控文件：公司内部使用、具有企业法规性质、在工作和活动必须遵守的文件（包括提供给认证机构的体系文件等），公司对此类文件负有更改责任。
非受控文件：提供给外部赠阅、仅供外部参考、不具有约束力的文件，公司对此类文件不负更改责任。
2、按文件来源分内部文件、外来文件。
3、按文件密级分秘密、机密、绝密4、按文件类别分管理性文件、技术性文件和记录文件1）管理性文件：包括管理体系手册、程序文件、计划、管理制度、外来管理性文件资料；2）技术性文件：包括产品标准、图样、工艺文件、检验规程、作业指导书和外来技术文件资料；3）记录文件：管理体系正常运行所需的各类记录表式。
4.3文件控制要求文件控制应做到：1、文件发布前得到审核和批准，以确保文件是充分与适宜的；2、按规定对文件进行评审与更新，并再次审核和批准；3、确保文件的更改和现行修订状态得到识别；4、确保在使用处可获得适用文件的有效版本；5、确保文件保持清晰、易于识别；6、按文件类别、秘密级别进行管理；7、确保外来文件的来源及取得时间可识别，并控制其分发；8、防止作废文件非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当标识。
外来文件和资料控制程序
外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。
负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。
负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。
2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。
负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。
3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。
负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。
4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。
负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。
5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。
四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。
2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。
与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。
3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。
4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。
5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。
专业机构发布的技术报告、研究成果等。
五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。
知识产权外来文件控制程序
知识产权外来文件控制程序摘要本文描述了一个知识产权外来文件控制程序的设计与实施。
知识产权是企业的重要资产之一，保护和管理好知识产权对于企业的长期发展至关重要。
然而，随着企业与外部合作伙伴的不断增多，外来文件的管理变得愈发复杂和困难。
为了解决这个问题，本文提出了一个综合的知识产权外来文件控制程序，旨在提高知识产权文件的管理效率和安全性。
1. 简介知识产权外来文件控制程序是一种用于处理和管理企业与外部合作伙伴之间的知识产权文件的程序。
它可以帮助企业对外来文件进行分类、存储、检索和共享，并保护知识产权文件的安全性。
2. 程序设计知识产权外来文件控制程序的设计主要包括以下几个方面：1) 文件分类：根据不同的知识产权类别，对外来文件进行分类，例如专利文件、商标文件、版权文件等。
2) 文件存储：将外来文件存储在安全的电子文档管理系统中，确保文件的完整性和可访问性。
3) 文件检索：建立一个方便快捷的检索系统，使用户可以根据文件的关键字、日期、作者等信息进行检索。
4) 文件共享：对于需要与外部合作伙伴共享的文件，确保只有授权的人员才能访问和下载文件。
5) 安全控制：采取多种安全措施，保护知识产权文件的安全性，例如加密、访问控制、审计等。
3. 程序实施知识产权外来文件控制程序的实施步骤主要包括以下几个方面：1) 系统需求分析：对企业的知识产权文件管理需求进行分析，确定程序的功能和性能要求。
2) 系统设计：根据需求分析结果，设计程序的架构和流程，并确定所需的硬件和软件资源。
3) 系统开发：根据系统设计，进行程序的编码和测试，确保程序的稳定和可靠。
4) 数据导入：将企业现有的外来文件导入到知识产权外来文件控制程序中，建立起文件的初始数据库。
5) 系统部署：将开发完成的程序部署在企业的服务器上，并进行系统的功能测试和性能调优。
6) 培训与推广：对企业内部的员工进行系统操作培训，推广知识产权外来文件控制程序的使用。
4. 程序效果通过实施知识产权外来文件控制程序，企业可以实现以下效果：1) 文件管理效率提高：采用程序进行文件管理，可以避免繁琐的手工操作，提高文件管理的效率。
最新外来文件控制程序-质量部(完整版)
北京XXXX科技股份有限公司质量、知识产权管理体系程序文件外来文件控制程序XX-QP-003受控状态：发放编号：编制：会签：审定：标审：批准：2020年4月20日发布2020年4月27日实施1目的为确保外来文件在本公司有效管理、使用、特制定本程序。
2适用范围适用于对所有外来文件的管理。
3职责3.1 质量安全部负责整理各部门收集的外来文件并归档管理；3.2 各相关部门负责收集外来文件，经部门主管审批后使用。
4工作程序4.1 外来文件的收集4.1.1 相关部门依据外来文件收集职责适时收集管理活动中相关的法律、法规、行业标准、行政决定、司法判决、律师函、顾客提供文件和供方提供文件。
4.1.2 各部门收集的外来文件，需识别其来源与取得时间，并需经部门主管审核，对适合本公司使用的外来文件提交质量安全部。
4.1.3 质量安全部在收到各部门提交的外来文件后,对外来文件按类别登记于《外来文件清单》，并归档管理。
4.1.4 所有已登记签收的外来文件需由质量安全部加盖"外来文件"红色印章作识别。
4.1.5 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
4.2 外来文件的公布、发放、使用4.2.1 人员安排对通用型的外来文件(如法律、法规、行业标准），质量安全部在收到相关外来文件后以公告形式公布。
4.2.2 外来文件每月更新发布公告后，上传共享服务器系统，供公司内部下载使用。
4.2.3 在更新外来文件时，需在《外来文件清单》中进行登记，并及时将旧版外来文件予以作废。
4.2.4质量安全部在收到新版外来文件时将旧版外来文件加印“作废”标识予以报废。
5相关/支持性文件5.1 《记录控制程序》6成文信息6.1《外来文件清单》版本变更记录。
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1 目的
编制本程序的目的在于确定公司记录的内容及记录标识、储存、保管和处理等管理要求，使公司记录得到有效的控制，为证实产品质量及知识产权管理符合规定要求，以及体系有效性提供可靠的客观证据。
2 适用范围
本程序适用于公司管理体系运行过程中所有记录的管理。
3 职责
1、各部门负责本部门文件涉及的记录的编制，记录的审批发布执行《文件控制程
序》，经批准后，记录电子文档交由知识产权管理部门归档和管理；
2、各部门本部门记录的收集、标识、归档及保管工作；
3、未经审批，各部门不得随意编制、使用未经批准的记录。
4 总则
4.1 记录的种类与内容
公司的记录主要包括：
1、设计开发、生产、检验、采购、销售等各项记录，如采购品验收记录、产品检
验（测试）记录等；
2、知识产权管理体系、质量管理体系等体系运行的记录，如管理评审记录、知识
产权内部审核记录等；
3、有关顾客的记录，如顾客提供的产品的使用结论、顾客信息反馈、顾客抱怨等；
4、供方的知识产权记录，如供方提供的检测报告、认证证书等。
4.2 记录的媒介
知识产权记录以纸张（如书面报告、表格记录等）、软件（如磁带、磁盘）和/或照片（含胶片）三种媒体或其中一种记载。
4.3 记录控制要求
记录必须满足以下要求：
1、各类知识产权记录必须真实、清晰、完整，可以提供可靠证据；
2、记录不得随意涂改（若一时疏忽，可采取划改，但须进行标识）；
3、记录应按时分类整理归档；
4、存档的记录须进行标识、编目，易于识别，并在适宜的环境下妥善保管；
5、存档期限符合顾客、法律、法规的要求，一般不得少于2年；
6、记录的销毁应经过审批，并记录销毁情况，参照《文件控制程序》执行；
7、按有关程序、规定审核、批准、发放，并记录发放情况；
8、向外部提供的记录应履行相应的审批手续；
编制《记录文件清单》，规定需要保存的记录和保存期限。
记录的保管条件要适宜，注意防火、防水等，防止由于环境的恶化而损坏记录；同时须注意保密要求，防止未经许可的人员接触保密记录。
4.4 记录的存档期限
记录存档期限需根据国家法令法规、行业通用准则和产品责任方面要求制订，管理体系活动的记录最低存档期为2年，所有涉及产品知识产权的记录保存期限应相当于产品的寿命期，至少从放行产品的日期起不少于2年。
5 记录控制流程
记录表格编制—→审批—→记录填写—→记录使用—→记录标识—→记录收集和归档—→记录保存—→记录查阅—→记录复制与提供—→记录销毁—→记录表格修订
6 记录控制程序
6.1 记录表格编制与审批
各部门根据管理体系要求，负责记录标准表格的编制，按《文件控制程序》规定审查、批准。
记录表格应保证：
满足生产经营活动控制要求，证实管理体系有效运行；
规范、合理、可操作性强，并采用统一规定的控制号。
知识产权管理部门编制《记录文件清单》，详细列出记录文件名称、受控号、存档期等内容，并且每2~3年组织对记录表格的适用性和有效性评审，评审后须及时更新《记录文件清单》。
因需要而增加的记录，知识产权管理部门应随时依规定将其列入《记录文件清单》。
6.2 记录填写
记录的填写应符合以下要求：
1、按要求如实填写、内容清晰完整；
2、记录不准用铅笔填写，应采用黑色水笔填写，字迹必须工整，易于识别；
3、填写人、审核人按要求签署姓名、日期；
4、不得任意涂改（若一时疏忽，可采取划改，但须进行标识）。
6.3 记录使用
1、使用过程中要保持清洁，不得污损、丢失；
2、各部门应对记录提供的信息进行分析，分析的结果应向有关部门传递，以共同
寻求改进的机会并不断进行改进。
6.4 记录标识
1、公司内部产生的各项记录，应采用记录表格控制号加编号的方式进行标识，见
《文件控制程序》。
2、供方提供的产品知识产权或质量或其他证明文件和资料，作为记录的一部分，
不再另行编号。
3、顾客要求或合同规定时，按顾客要求或合同规定进行标识。
6.5 记录收集和归档
各部门负责人或指定人员按《记录文件清单》收集本部门产生的记录，并在活动结束后或定期将记录归档。
6.6 记录保存
各部门按《记录文件清单》以及本程序规定对记录进行贮存和保管。
6.7 记录查阅
因工作需要，有关人员在记录保管人员的同意下进行记录的查阅；必要时，可办理借阅手续借出使用，但必须在使用完毕或在约定期限内归还。
6.8 记录复制与提供
记录的复制与提供须按下述规定进行：
1、需要人员提出申请并经所在部门负责人同意；
2、记录的保管部门领导同意（涉及保密内容的必须经主管副总经理/总经理批准）；
3、保管人员复制，并登记；
4、申请人员领用，并办理领用手续；
5、使用人员须对记录的复制件妥善保存与使用，不得擅自转借或提供给他方；
6、合同或顾客有要求时，按合同或顾客要求和本程序规定复制、提供给顾客。
6.9 记录的销毁
失效记录和无使用价值记录，由知识产权管理部门、行政部（含采购）及各部门负责人，列出失效记录清单（《作废文件、记录销毁清单》），经管理者代表或总经理批准后销毁。
6.10 记录格式修订
记录需修订时，按本程序6.1条审查、批准后进行，并应保证：
1、更改后的记录应保持原信息的连续性；
2、便于统计和使用，简便有效；
3、修订记录后应注明生效日期。
7 外来文件（包括知识产权文件和适用的法律法规）的控制
1、外来知识产权文件（国家或行业的有关标准、知识产权要求），包括行政决定、
司法判决、律师函件等，由知识产权管理部门负责组织收集并确保其来源和取
得时间可识别，形成《外来文件登记记录》；适用的法律法规由知识产权管理部
门负责组织评审识别和获取，建立获取渠道，并形成《法律法规及其他要求一
览表》。
2、外来文件的发放范围由总经理/管理者代表确定。
3、外来文件如被本公司直接采用，可不转换成本公司标准，不使用公司的编号，
除此应按本程序的规定进行管理。
4、知识产权管理部门应随时跟踪国家标准、行业标准及行政文件的最新版本，确
保相关法律法规为最新发布、施行的版本，并传达给员工。
8 相关文件
8.1 《文件控制程序》
表1 相关文件
9 相关记录。