企业文控中心文件管理办法
公司文控中心管理制度
公司文控中心管理制度一、总则本管理制度的制定目的是为了规范公司文控中心的管理制度，确保文件的管理和控制能够有效进行，以提高工作效率、降低风险和提升公司形象。
所有相关人员都应遵守本制度的规定。
二、组织架构1.公司文控中心设有正职和副职，由人力资源部门负责人担任主管，下设若干文控员。
2.文控员负责日常文件管理工作，包括文件整理、归档、借阅、销毁等。
3.公司文控中心的工作人员应具备较高的责任心和保密意识，对文件信息的保密是其首要职责。
三、文件管理流程2.文件审批：所有文件在编制完成后，应进行审批流程，包括上级领导或相关部门的审批。
4.文件传阅：在需要通知相关人员阅读的文件上，应注明抄送范围，并将文件传阅给相关人员，确保他们能够及时了解内容。
5.文件存档：文件在发布后，应交由文控员进行存档工作，将文件按照编号和日期整理归档，并进行电子备份。
6.文件借阅：公司员工如有需要查阅一些文件，应填写借阅申请并向文控员提交，文控员审核通过后，可以借阅文件，并在规定时间内归还。
7.文件销毁：凡是过期的文件或者不再需要的文件，应由文控员负责进行销毁，确保文件的安全性。
四、责任与监督1.正职负责对文控中心的工作进行监督和指导，并对工作进行评估。
2.副职负责协助主管完成各项工作，替代主管处理一些紧急事务。
3.文控员负责具体的文件管理工作，包括文件的整理、归档、借阅等。
4.相关部门需配合文控中心的工作，如人力资源部门要及时提供职工档案等相关资料。
5.公司领导对文控中心的工作进行监督和检查，确保文件管理工作的质量和效率。
五、制度执行与改进1.公司各部门的人员应严格按照管理制度的要求进行文件的管理和控制，不得私自存储、销毁或篡改文件。
2.文控中心应定期对文件进行检查和维护工作，确保文件的完整性和可读性。
3.如果发现文件管理制度存在问题或者需要改进的地方，应及时向上级报告，并进行相应的修订和完善。
4.公司应定期对文控中心的工作进行评估，确保制度的有效执行和改进的落实。
文控中心管理规定
一．目的：为确保文控中心日常工作的正常进行，规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际制定本规定。
二．资料室存放资料范畴：2.1公司受控文件，包括一、二、三、四阶文件2.2影响产品品质的品质记录保管，如QC各类记录、生产技术管理记录等等2.3新品开发技术资料，如SOP、SIP、CP、FMEA等整套开发技术资料2.4各类样品保管，如客户样、标准样、限度样…2.5技术类图纸，包括客户图纸、厂内图纸等2.6外来文件保管，如客户标准、国标、行标、外来技术文件等2.7机器设备、仪器的相关资料，如操作说明书等2.8合同、协议类等三．文控中心职责：3.1负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
3.2制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3.3负责公司文件和有关资料的发行、收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计、销毁等工作。
3.4严格执行文件资料的保密制度，防止公司资料尤其是技术资料外泄。
3.5组织公司各部门文件管理员的学习与培训，负责指导他们的工作。
3.6做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料的安全。
四．定义：无五．作业内容：5.1文件资料的管理5.1.1文件资料的收集5.1.1.1建立文控中心文件和资料目录，包括各类文件资料的保存年限、版本、存放位置等信息，保存年限参照《文件与记录控制程序》的要求执行。
5.1.1.2对遗缺不全的资料，采取措施，积极收集齐全。
5.1.1.3借阅、查阅完毕等上交文件，检查齐全后及时整理归档。
5.1.2文件资料的归档、管理5.1.2.1经文控中心受控发行的文件或资料，必须同时保存纸质原稿与电子档，电子档的部分，文控中心必须充分考虑存放安全，具体存放方式联络公司IT部门。
5.1.2.2依文件资料目录，区分立案单位。
5.1.2.3分类：依据文件资料来源、时间、内容、字母顺序分成若干层次和类别，分类按大类外，同时按部门，是否保密、保密程度来分。
文控中心管理规章制度
文控中心管理规章制度《文控中心管理规章制度》一、文控中心的基本职责1. 统一管理和归档公司全部文档资料，确保文档的规范化管理。
2. 负责文档的收集、整理、编目、存档和检索工作，提高文档管理的效率和便捷性。
3. 负责提出文档管理的规范化、流程化的要求，制定文控管理规章制度，确保文档管理工作符合公司的相关规定和要求。
二、文控中心的管理原则1. 严格遵循文档管理的标准化、规范化原则，确保文档的准确性和真实性。
2. 所有文档资料都必须按照规定的程序进行归档和存档，不得私自篡改或泄露文档内容。
3. 文控中心必须加强文档管理的监督和检查，及时发现问题并及时处理。
三、文控中心的管理制度1. 文控中心必须制定文档管理的具体操作流程，以保证文档管理工作的规范。
2. 文控中心必须建立健全的文档档案系统和管理制度，规范文档管理的各个环节。
3. 文控中心必须对文档的管理进行监督和检查，确保文档管理工作的合规性和高效性。
四、文控中心的监督管理1. 文控中心必须定期对文档管理工作进行检查和评估，及时发现问题并采取有效措施加以解决。
2. 文控中心必须报告文档管理工作的进展情况，并接受公司领导的监督和指导。
3. 文控中心必须加强对文档资料的安全保密管理，确保文档资料不会被泄露。
五、文控中心的工作要求1. 文控中心必须建立健全的文档资料档案系统，划分管理范围和设置有关权限。
2. 文控中心必须规范文档管理的各个环节，细化操作流程和规范操作要求。
3. 文控中心必须建立文档管理的考核评价制度，及时纠正不足，提高文档管理的工作效率。
以上规章制度是文控中心的基本管理要求，所有的文控管理人员必须严格遵守，以确保公司文档管理工作的规范化、高效性和便捷性。
文控中心管理制度
文控中心管理方法
为了规范对公司受控文件的管理，明确文件控制的流程，特拟定此管理办法，具体内容如下：
一、文控岗位职责
1．规划和协调公司文件和资料相关工作。
2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3．对公司文件进行编号、受控、发放、回收、作废和销毁。
4．及时更新公共文件夹中的受控文件清单和有效版本文件。
5．负责相关记录和表单的归档、保存、维护和销毁。
6．采取严密管理措施，防止文件资料丢失和泄密。
7．监督和指导公司各部门文件保管员的工作。
8．文控中心积极采用信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。
9．做好防火、防潮、防虫等工作，避免高温和强光，确保文件资料的保存期限。
二、受控管理制度
1. 文件编制者认真阅读《文件和资料控制程序》，参照《文件控制流程图》，严格按照岗位需要确定文件发放部门，并将文件和电子版一并归档DCC后，方可发行文件。
2. DCC给予新文件编号后，文件编制者需在一周内将文件交至DCC受控，逾期则编号无效。
3. 各部门指定一个文件保管员负责该部门受控文件的相关工作。
4. 首次发行的文件可直接领取，更新文件需将旧版本交至DCC再领取新版本。
5. 文件保管员务必在文件发放当天领取和上交文件，且一律不得让他人代办。
6. 文件保管员无权限申领与本部门工作无关的文件。
7. 不得私自涂改或销毁受控文件。
8. 严禁将受控文件外借或带离公司。
常州天合光能有限公司文控中心
二0 0 九年十月二十六日。
Z公司文控中心管理办法 - 制度大全
Z公司文控中心管理办法-制度大全Z公司文控中心管理办法之相关制度和职责，第一章总则一、为规范公司资料管理,加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务,增强公司资料的实用性和有效性,结合公司的实际,制定本办法。
二、资料范围...第一章总则一、为规范公司资料管理,加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务,增强公司资料的实用性和有效性,结合公司的实际,制定本办法。
二、资料范围公司建档范围确定为:公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;财务、会计及其管理方面的文件材料;劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;经营管理方面的文件材料;生产技术管理方面的文件材料;产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;科研、技术引进、转让方面的材料;教育培训方面的文件材料;信息、情报方面的文件材料;其他具有利用和保存价值的文件材料。
转摘于以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件,各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料,以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的,对公司具有保存价值的文件材料。
公司资料还包括声像资料:照片文件资料(含新闻、科技、艺术照片,由原版、翻版底片、照片、文字说明构成);影片文件资料(含原版底片、拷贝及文字说明);录音文件资料(含唱片、录音带);录像文件资料(含政治、经济、科技、文娱、广告活动)。
三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章管理体制及其机构职责欢迎下载使用，分享让人快乐。
文控文件管理制度范文
文控文件管理制度范文文控文件管理制度一、总则为规范公司文控文件的管理和使用，提高文件的传递效率和使用效益，特制定本文件管理制度。
二、文件的定义文控文件是指公司内部或外部产生的各类文件、资料和信息等。
包括但不限于合同、协议、报告、函件、会议纪要、通知、规章制度、标准化文件、技术资料等。
三、文控文件的分类文控文件根据用途和形式的不同，可分为以下几类：1. 内部文件：仅在公司内部使用的文件，包括公司内部规章制度、实施细则、工作流程、内部通知等。
2. 外部文件：向外部机构、合作伙伴、客户发送的文件，包括合同、协议、报告、函件等。
3. 档案文件：公司历史记录、经验总结、资料备份等文件，包括纸质档案和电子档案等。
四、文控文件的管理流程1. 文件编制：文件的编制由文件责任人负责，必须严格按照公司规定的格式和标准进行编制，确保文件的准确性和规范性。
2. 文件复核：对于重要文件，应设置复核环节，由专门的人员对文件内容进行复核，确保文件的准确性和合规性。
3. 文件审批：对于需要审批的文件，应按照公司规定的审批流程进行审批，确保文件的合法性和可行性。
4. 文件分发：完成文件编制、复核和审批后，应按照文件的用途和需要，通过公司内部的文控系统或其他方式进行分发。
5. 文件传阅：接收到传阅文件的人员应按要求及时阅读，如有需要，可对文件进行批注并反馈意见，确保文件的传递效率和信息的准确性。
6. 文件归档：对于执行完毕的文件，应及时归档，确保文件的安全性和可检索性。
五、文控文件的存储和保密1. 纸质文控文件的存储：应设立专门的文控文件库房，对文件进行分类、整理和存储，保证文件的安全性和完整性。
2. 电子文控文件的存储：应建立文控文件管理系统，将电子文件进行分类、整理和存储，确保文件的安全性和可检索性。
3. 文件的保密：对于涉密文件，应按照公司的保密规定进行保密管理，确保文件的机密性和安全性。
六、文件的使用和销毁1. 文件的使用：公司内部人员在使用文控文件时应遵循以下原则：- 准确性原则：使用文件时要准确理解文件内容并按要求执行。
公司规章制度之文控中心管理办法
公司规章制度之文控中心管理方法第一章总则第一条目的和依据本方法订立的目的是为了规范本公司文控中心的管理工作，确保公司全部文档的准确和完整，提高公司的运作效率和管理水平。
本方法依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规，以及公司内部章程等文件订立。
第二条适用范围本方法适用于公司内部文控中心的管理工作。
第二章文控中心设立与职责第三条文控中心设立公司设立文控中心，负责公司内部文档的管理、发布和归档。
文控中心设在公司总部，设立特地的文控中心管理岗位。
第四条文控中心职责文控中心的重要职责包含但不限于：1.负责建立文档管理制度及规范，确保公司内部文档的合规性和标准化；2.对公司内部各类文档进行归档、备份和管理，并及时更新；3.负责发布和转达公司内部文档，确保相关人员了解和遵守公司规章制度；4.监督和检查公司内部文档的使用情况，及时发现和矫正问题；5.统计和分析文档使用情况，供应相应数据报告给相关部门。
第三章文控中心人员管理第五条文控中心人员需求依据公司发展需要，文控中心设立特地的岗位招聘文控人员，确保文控工作的正常进行。
第六条文控中心人员的招聘与录用公司通过招聘渠道公开发布文控中心相关岗位的职位需求，依照公平、公正、公开的原则选聘人员。
新招聘的文控中心人员需经过面试、资格审查等程序，并签订劳动合同后方可上岗。
第七条文控中心人员的培训与考核公司应定期对文控中心人员进行各类专业培训，提升其文控知识和管理本领。
同时，对文控中心人员进行定期考核，评估其工作本领和绩效，并依据考核结果进行嘉奖或惩罚。
第八条文控中心人员的职责与义务文控中心人员应认真履行工作职责，确保文档的准确性和完整性。
同时，要保守文档的机密性，防止泄露或滥用公司的商业秘密。
第四章文档管理流程第九条文档编制与审批公司各部门编制文档时，需依照公司规定的格式和标准进行编制，并在文控中心的系统中登记和提交审批。
文控中心人员在收到文档后，依据相应程序和要求进行审批，确认文档适用范围和正式发布。
公司文控中心管理规定
公司文控中心管理规定公司文控中心管理办法．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。
介于两种保管期限的，保管期限从长。
对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。
．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。
八、文件资料的保管：．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
九、文件资料借阅、利用工作：．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。
因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。
．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过小时。
秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。
外借的须办理登记手续。
．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽娶拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻英抄录、转借、遗失。
借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。
其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
．公司内文件资料利用的方式有：)提供文件资料原件；)提供文件资料复印件；)提供文献索引资料。
．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
-公司文控中心管理办法_1
*公司文控中心管理办法*公司文控中心治理方法第一章总则一、为规范公司资料治理，加强资料的收集和治理工作，有效地爱护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的有用性和有效性，结合公司的实际，制定本方法。
二、资料范围公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其治理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务治理方面的文件材料；经营治理方面的文件材料；生产技术治理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。
转摘于 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作打算、工作规划、工作总结、劳动工资、经营事情、人事文件资料、决定、托付书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团要紧职能活动和职员在从事研发和治理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。
公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含*、经济、科技、文娱、广告活动）。
三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本方法，并应承担收集、整理、立卷、归档和爱护文件、资料的义务。
第二章治理体制及其机构职责四、实行集中与分散治理相结合的体制。
由集团总经办负责主体文件资料的治理，并对其他部门的文件资料治理工作进行催促和指导。
总经办设立文控中心，配备文控中心治理员分管公司主体文件资料工作，由系统治理部直接领导。
文控中心治理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
公司文控中心管理办法(3)_规章制度.doc
公司文控中心管理办法(3)_规章制度2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
[Pe]3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。
外借的须办理登记手续。
4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽娶拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻英抄录、转借、遗失。
借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。
其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。
8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
第四章文件资料的鉴定和销毁1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。
当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。
凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。
2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。
3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。
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文件管理办法
为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件形成、收、发工作，制定本法。
1 管理原则
1.1文控中心是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、规章制度、流程文件、产品工艺文件、购/销政策、合同、证照等管理工作。
1.2公司上报下发正式文件由文控中心负责，各部门一律不得自行向上、向下、对外发送正式文件。
1.3所有经文控中心管理的文件必须建立“文件清单”（附件1）。
2 发文基本要求
2.1部门或个人需要正式文件发文应向文控中心提出发文申请，并将文件底稿（电子档）交文控中心，根据按本办法办理相关程序处理。
2.2 送件部门（个人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号（新编文件由文控中心编号）、接收人等事项在收发文件登记表中填写清楚。
3 发文管理
3.1文件管理业务流程分为收文和发文。
3.1.1 收文一般包括签收、登记、分发、归档、销毁等程序；
3.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的全过程。
3.2发文程序与要求
拟稿→主办部门负责人审核→审核/复核→相关部门会签→领导签发→复核→印制→盖章→分发→归档。
3.2.1拟稿（附带“文件处理单”附件2）
①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
③文稿拟就后,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
3.2.2 审核/复核
①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
②文控中心复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否与现行的共它文件相冲突、是否符合实际需要。
在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。
内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。
3.2.3会签
需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。
会签文稿以会签部门负责人签字为有效。
3.2.4签批
文稿经审核、会签后,经相关领导签批。
①涉及战略规划、销售政策、品牌定位、员工福利、员工手册等关键文件由董事长签批；
②权限以内的常规销售策略、销售价格核定、销售合同、作业流程、财务制度、采购政策、采购合同、生产规划（计划）等文件由分管总经理签批；
③人事制度、行政制度、安全规范等文件，由人事行政中心负责人签批；
3.2.5复核
公司级文件正式印刷（打印）前，文控中心应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
3.2.6编号、印制、分发、归档
①签发后的文件由文控中心按照相关制度对文件正式编号（规则参考：《公司档案文件编码规则》）
②印制：印制必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。
③印制文件均由拟稿人负责校对。
重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。
文件打印清样,应由拟稿人校对；
④文件盖章只限于发出和存档的公文，留作他用或待发的文件不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
⑤文件打印后,由文控中心负责分发，文件接收人在“文件发放及签收记录表”（附件3）签收。
⑥文件分发完毕后，文控中心必须保留备件以作归档，同时分类保存文件“电子档”。
4文件管控
4．1涉及成本、工艺、政策、规章制度等信息的的文件为公司受控文件，在文件上适当位置加盖红色“受控文件”专用章后，然后发行给相关部门或个人，受控文件无加盖红色“受控文件”专用章的，即视作无效文件。
其它经文控中心分发的文件为菲受控文件，在文件上适当位置加盖蓝色“非受控文件”专用章后，然后发行给相关部门或个人。
4．2涉及关键财务信息、业务信息的文件，定性为绝密文件，分发时加盖“绝密”专用章，绝密文件仅提供给受文人阅读，不得向人他公开文件内容（文件指定的阅读人除外）。
5文件补发、更新、变更、作废、回收
5．1各部门在文件遗失或破损及需增加份数时，须填写“文件补(增)发申请单” (附件4) ，经审核、批准后送交文件控制中心进行补(增)发文件，并做好分发记录；
5．2除文控中心或文件发行部门外，各相关部门需修改文件时，应填写“文件修订申请单”（附件5）经相关人员审核批准后，送交文件发行部门进行修改，修改后按本制度相关条款执行。
5．3 如发行更新或修改受控文件时，文控中心须回收旧文件，并在原稿及文件上加盖“作废文件”章后可予以报废。
5.4 作废的文件由文控中心按“受控文件分发回收记录”收回并记录，加盖“文件作废章”须销毁文件填写“文件销毁申请单”（附件6），经上级主管批准后，每月集中销毁一次。
需暂时保留的作废件，由文控中心加盖“保留的作废文件”印章后方可留用。
5.5 因各种原因受控文件不能再执行，或受文人离职时，须把受控文处回收处理，非受控文件无须回收。
6 日常文件归档
凡下列文件统一由文控中心负责归档
6．1公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的报告、计划统计、季度、年度报表等；
6．2中层及以上管理人员会以及各种专业例会记录；
6．3公司一级部门组织召开的会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；6．4参加交流、洽谈召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；6．5反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作、团体活动等的音像摄制品；
6．6公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
文件清单表
文件发放及签收记录表
文件名称生效日期年月日
文件属性A（）新版文件发行，以前无相关文件；B（）新版文件发行，取代某份文件；C（）新版文件发行，合并某些文件； D（）文件修订后发行，取代以前版次；
部门总经理副总经理人事行政中心财务中心企划中心商品中心签收
收回
部门电商中心营运中心生产中心商学院
签收
收回
受控副本发放总数：份共发放受控副本份。
文件补发记录补发部门：补发原因：补发日期：签收：文控员：
文件撤销（回收）记录A、无相应文件可撤销/加收一
B、需撤销/加收相应文件一
撤销/加收文件，编号：名称
原版文件发行副本份数：份；撤销/加收副本份数：份；还有份副本；
未能/无法撤销（回收），其中有：
责任部门/人员：
原因：
处理意见：
制表审核
补发文件案名称版本文件编号份数持有人。