高校学生档案在校期间的全过程管理

兰台世界2012·1月中旬□武汉纺织大学史军红高校学生档案是高校人才培养的重要组成部分，也是各用人单位选用、录取、考核的主要原始材料和重要履历。

本文阐述了学生档案在高校期间建立、归档、管理的主要工作内容及要点。

高校学生档案管理摘要关键词高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及社会实践的真实历史记录，是反映学生的个人成长经历、表现的信息载体。

高校学生档案是高校人才培养的重要组成部分，也是各用人单位选用、录取、考核的主要原始材料和重要履历。

高校学生档案不仅是毕业生踏入工作岗位的“准入证”，也是工作流动、转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明的重要凭证。

因此，切实加强学生档案工作，是高校在人才培养过程中义不容辞的社会责任。

近年来随着高校办学层次拓展和教育教学内容外延，学生档案的数量急剧增加，引发高校学生档案管理工作许多问题和不足，甚至在大学生毕业后仍存在后续管理问题。

笔者在面临学生档案工作中出现的难题时，积极思考勇于实践，使得我校学生档案的建立、管理、转递与查询步入正常工作程序。

本文就如何进一步提高学生档案管理水平谈谈自己的工作体会和改进思考，供同行借鉴与参考。

一、在新生入学时重视学生档案的建立由各地方招办提供的考生档案是建立高校学生档案的重要内容，也是辅导员或班主任做好新生教育、入学资格认证、选拔学生干部的依据。

考生档案中一般包括高中毕业生登记表、中学成绩单、入团志愿书、综合素质评价表、家庭状况、高校招生报名表、高考成绩单、政审表、高校招生体检表等材料。

档案材料残缺不全会给学生档案管理工作带来问题，也给高校考察学生综合素质及学生本人成长带来不利。

目前大部分高校新生档案仍是采用纸质档案转递，由学生自带个人档案在入学时交给高校。

这种档案转递方式有可能导致档案丢失，甚至发生档案涂改或伪造等情况，给高校新生档案核查工作带来困难。

为杜绝此类情况，笔者建议改变现有档案转递方式，采用由生源所在地的招生办公室汇集考生档案统一从机要渠道寄送录取高校的传递方式，从源头上防止弄虚作假的事情发生。

在新生入学报到之际进行档案核查，是正确建立学生档案的关键。

由于高考录取各环节不可能严丝合缝，“高考造假”冒名顶替上大学事件时有报道，这不仅是对高考录取制度的公平性的挑衅，也是对他人生存发展权的侵犯。

在办理新生入学报到手续时，个人身份证、高校录取通知书和高考纸质档案缺一不可。

各二级学院应落实专人负责学生档案的收集、整理、归档工作。

要验证新生本人与身份证上的信息是否相符，同时要比对电子档案与纸质档案。

年级辅导员负责将收到的学生档案开封复查审核，例如考生本人的签名确认，还有班主任的签名、学校的公章和学校校长的印章等，通过比对验证材料的相互支撑性。

复查合格取得学籍的，建立移交目录清单后交学校档案室保管，保证学生档案的及时建立。

在新生入学教育阶段要注重学生档案意识的培养。

学生档案意识取决于对档案的认知程度，反映了大学生对信息的敏感程度。

高校档案工作者可对学生进行档案意识专题教育讲座、为新生制作档案知识视听材料、在校报上设立档案知识专栏等。

以加强学生对档案信息资源的直接了解，如人事档案的作用、人事档案的建档过程等，加强档案意识的培养。

要让他们知道学生档案自己“谱写”，引导学生认真填写在校的每一份相关材料。

使学生意识到档案信息的原始性和利用价值等基本特征，激发学生对档案的兴趣，也引起他们对自己档案的关注。

使每一位新生明白，要想为社会提供一份真实的人才信息资料，就要“勿以善小而不为，勿以恶小而为之”，自我约束，遵纪守法，努力学习，留心在校阶段的各种展示自己才能的机会。

有了这样的认识，学生们就会善待自己的档案。

二、在校学习时做好学生档案材料的归档及利用学生档案管理是指对学生在校接受高等教育期间所形成的各种材料进行整理、归档、查借等工作。

在学生入学登记到完成学业的四年里，学生有学籍的变化，如休学、复学、转专业等；有政治面貌的变化，如加入党组织、奖励、处分、撤销处分等。

凡与学生本人有关的具有保存价值的经过整理后的档案材料，均是学生档案的收集范围。

主要包括：学生奖惩材料、入党入团志愿书、党团组织政审材料、家庭主要成员与社会关系的调查证明；新生登记表、学籍变动材料、学籍卡、成绩单、毕业生登记表、授予学位的文件、就业通知书；入学体检表、毕业生体检表。

对于这些有价值的相关材料，应及时分类准确装入本人档案中，以备查用。

学生档案材料既有来自教学管理部门的学籍材料，也有来自学生管理部门的考评、奖惩、党团组织等人事材料，涉及教务、学工、院系等所有与学生管理相关的部门。

因此，学生档案工作部门要与有关部门共同协作，多途径收集、管理学生档案。

将学生档案材料归档范围通知有关部门及人员，让他们有目的、有意识地做好收集工作，及时归档。

近年来，武汉纺织大学定期组织兼职档案管理人员参加档案专业培训学习，强化大家的档案意识，对学生档案的接收、存放、管理制定了相关的规定，并编制相应的流程图，在确保档案材料的真实性和安全性方面收到了明显的效果。

学生档案利用指主管学生工作的干部、辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案。

随着对自身发展需求的增加，如升学、求职、入伍、出国，均需利用到学生档案，人才流动以及用人单位对证书、学历材料真伪的鉴定，也使得利用学生档案越来越频繁。

学生档案中有个人隐私情况，例如，身份证号码、家庭状况、学习成绩、鉴定评语等。

要按照有关规定进行学生档案的查询利用，在一定的范围内保密，充分体现学生档案管理的严肃性。

提供利用学籍档案时，要提供真实可靠的学习成绩、学历证明，保护学籍的原始凭证，对档案的内容不能做任何增删与修改，这是对档案工作者的最基本要求。

三、在学生毕业时审核学生档案的完善程度毕业生档案的收集、整理、复核、转递、提供咨询服务等，是学生44兰台世界2012·1月中旬………………………………………………………………………………………………………………………………………………………档案工作非常重要的环节。

首先，学生档案是毕业生个人人事档案的基本组成部分，其重要性在我国现行的人事管理制度下不言而喻，对其今后工作变迁、求学深造、提拔干部等各方面都发挥着不可低估的作用。

第二，学生档案为毕业生就业构筑起人事信息交流的平台，是毕业生向用人单位“自我推荐”最为有效的凭据，也是用人单位挑选人才的主要依据。

因此，保证档案的完整和准确，能全面体现学生综合素质的档案材料对大学生走向社会有很重要的意义。

从学习资格、学习成绩、奖励和处分到毕业资格的审查等，都应做到各种材料准确无误。

针对部分学生申请结业、通过补考后结业证换毕业证、延期毕业等特殊情况，教学秘书必须在其信息变动后及时对其学籍卡的相应栏更新。

档案室工作人员应对每份进档材料进行检查，相关信息栏是否填写规范、完整，学校招毕办、学院分管领导及经办人是否已签字盖章等。

特别要注意同名同姓学生的材料不能交叉装错。

在毕业生落实工作单位之后，随之而来的就是认真做好毕业生档案的转递工作。

高校毕业生档案转递要严格执行《干部人事档案转递制度》，认真按照机要档案转递程序进行。

①按照学校毕办提供的就业单位名称和地址生成毕业生“人事档案转递单”；②将档案接收部门的机要投递地址填在档案转递专用信封上；③将已经封好的毕业生档案交机要局转递并收存回执。

若用人单位不具备管理档案的资格，应转递到人事部门所属的人才流动服务中心保管。

值得注意的是，要通过就业指导再一次提高大学生的档案意识，要将档案转递信息挂在校园网上供学生查询。

有的毕业生不知道个人档案在人生事业中的重要性，所以在毕业离校时根本就不清楚自己的档案里有哪些材料需要及时归档，造成许多有价值的档案材料的缺失。

笔者认为大学生对自己的档案要有一定的知情权，档案对学生应有适当的透明度，这样有助于学生对自己有全面、完整的认识，知道如何在档案里佐证自己的综合素质，提升就业的竞争能力。

四、妥善代管毕业生遗留档案毕业生与用人单位之间双向选择分配方式，为毕业生就业带来多种选择机会，但也带来了毕业生遗留档案增多的现象。

这些毕业生遗留档案也是高校学生档案的一部分，应本着为毕业生负责的态度承担起管理职责。

高校毕业生遗留档案的成因可以归结为以下三条：①人事档案管理权的问题。

根据《人事部档案工作条例》以及《关于流动人员人事档案管理暂行规定》，并不是所有的用人单位都有人事档案管理权。

外商投资、民营科技、私人企业以及外企在华常驻代表机构和个人等等都没有档案管理权。

学生档案投递地址无法通过机要部门送达而被退回。

②毕业生个人的原因。

一是毕业生不愿意或暂时未能签订协议，二是毕业生离校手续不全。

档案也就暂时不能出库转递，造成档案遗留。

③毕业生就业政策的规定。

国家特殊政策规定，允许高校毕业生在2年寻找工作期间将档案保留在学校。

我们的应对措施是，妥善保存机要局机要转递单和档案转递回执，在每年集中完成毕业生档案转递工作后，将遗留档案按学院、班级、学号整理造册、归档，一旦档案遗留原因消除马上按规定程序寄档。

对已去外地工作或居住的毕业生，当得知其档案去向不明时，他们常委托别人来查询或打长途电话询问，我们都能迅速快捷地查询。

参考文献[l]蒋玉琼.浅谈高校毕业生档案转递及查询工作[J ].兰台世界，2008（11上）.[2]周美兰.高考造假案频现拷问档案管理机制[J ].兰台世界，2010（1上）.[3]党传玲.高校毕业生遗留档案管理中存在的问题与对策[J]，档案，2005（5）.[4]段超燕.高校毕业生遗留档案管理的思考[J ].兰台世界，2006（9上）.□宁夏大学人事处张瑶本文从高校编制外聘用人员管理的现状入手，分析形成原因及后果，针对高校编制外聘用人员档案管理归口、管理程序、档案要素提出个人意见，增强档案管理的规范性、准确性和连续性。

高校编制外档案摘要关键词近年来，随着事业单位改革不断深入，为进一步降低事业单位人力资源成本，增强事业单位人力资源调配的灵活性，事业单位制外聘用人员数量迅速增加。

凡是为学校教学、科研、管理、服务承担任务，并由学校直接或间接支付报酬，存在事实劳动关系的校外兼职人员、退休返聘人员、领取劳动报酬而非勤工助学费用的学生都应为广义的编制外聘用人员；而在法定退休年龄内，与学校无人事档案关系，但与学校签订书面劳动合同，进行全日制工作，直接享受学校支付工资及相关待遇，并缴纳社会保险的人员为狭义的编制外聘用人员。

本文仅就狭义编制外聘用人员而论。

一、管理现状分析原有编制外聘用人员档案在进行管理时,受时间限制,在对人员基本信息描述、岗位信息定义等方面均进行简化处理,不能保证档案的完整性与信息的准确性,不能适应新《劳动合同法》对编制外聘用人员有关规定的调整。