分析商务英语信函写作的格式特点
英语商务信函齐头式范文
英语商务信函齐头式范文让我们一起来了解了解商务英语书信的格式！一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。
根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。
现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。
它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。
这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。
但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。
一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。
根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。
但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:(1) 信头(the letter - head)(2) 案号和日期(the reference and date)(3) 封内名称和地址(the inside name and address) copyright www yaoqing han com(4) 开头称呼语(the salutation)(5) 信文(the message or the body of the letter)(6) 结尾敬语(the complimentary close)(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)(8) 注意事项(the attention line)(9) 事由、标题(the subject line)(10) 经办人代号(the reference notation)(11) 附件(the enclosure)(12) 抄送(the carbon copy notation)(13) 附言(the postscript)在商务英语书信中，上述每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，它们是不能随意互换的。
商务英语信函特点
商务英语信函特点
商务英语信函是一种在商业环境中使用的正式书面语言，它具有一些显著的特点。
这些特点主要表现在以下几个方面：
1. 准确性：商务英语信函必须准确、具体，避免使用含糊不清的语言。
准确的语言有助于避免误解和混淆，使收信人对信函的内容有清晰的认识。
2. 清晰性：商务英语信函需要条理清晰、逻辑严密。
在撰写信函时，应该尽可能地使信函简洁明了，避免使用复杂的句子结构和冗长的段落。
同时，在表达观点时，应该明确、直接，避免模棱两可或含糊其辞。
3. 正式性：商务英语信函通常是在商业交易或商业关系中使用的，因此需要使用正式、专业的语言。
在撰写信函时，应该避免使用口语化、俚语或缩写等非正式的语言。
同时，信函的格式和布局也应该符合商业礼仪和规范。
4. 具体性：商务英语信函通常需要具体说明交易的细节和条款，例如商品名称、数量、价格、交货时间等。
这些具体的信息有助于避免误解和混淆，同时也有助于保障交易的顺利进行。
5. 礼貌性：在商务英语信函中，礼貌的语言是必不可少的。
礼貌的语言可以使收信人感到受到尊重和关注，有助于建立和维护商业关系。
在表达不同意见或要求时，应该尽可能地使用委婉、客气的措辞，避免伤害对方的感情或引起不必要的冲突。
总之，商务英语信函是一种准确、清晰、正式、具体和礼貌的语言，它有助于保障商业交易的顺利进行和维护商业关系。
商务英语信函的语言特点及翻译研究
商务英语信函的语言特点及翻译研究1. 正式性：商务英语信函的语言要求正式、规范，体现出商务活动的认真和严肃。
信函开头通常会用到一些礼貌用语和称谓，例如“Dear Sir/Madam”或者“To whom it may concern”。
2. 清晰明了：商务英语信函的语言要求简洁明了，表达清晰，避免使用模棱两可或者难以理解的词语和表达方式。
需要用简单明了的词汇和句子结构来传达信息。
3. 专业性：商务英语信函涉及商务活动，因此需要使用与商务相关的专业词汇和术语，确保信息的准确性和专业性。
商务英语信函还需要使用正确的商务礼仪，例如感谢和道歉的表达方式。
4. 一致性：商务英语信函的语言要求一致性，即在同一封信函中使用相同的语气、语调和表达方式。
这有助于提高信息的连贯性和可读性。
翻译研究是商务英语信函的重要组成部分之一。
商务英语信函的翻译需要考虑翻译的准确性和专业性，同时还需要考虑到文化差异和商务礼节的特点。
在进行商务英语信函的翻译时，翻译人员需要遵循以下几个原则：1. 信函的准确性：翻译人员需要确保翻译的准确性，将原文中的信息完整地传达给读者。
在进行翻译时，需要注重语义和语境的理解，避免产生歧义或者误导。
2. 专业性：商务英语信函涉及到专业术语和行业特殊性，因此翻译人员需要熟悉相关的背景知识和专业术语，以确保翻译的专业性和准确性。
3. 文化差异：不同的国家和地区在商务礼节和表达方式上可能存在差异，翻译人员需要了解不同文化背景下的商务礼仪和表达方式，以避免文化冲突和误解。
4. 语言风格：商务英语信函的翻译需要根据读者的语言习惯和文化背景选择合适的词汇、句子结构和表达方式，以确保翻译的流畅和可读性。
商务英语信函特点
商务英语信函特点1.正式性：商务英语信函通常被视为一种正式的商务文件，因此需要遵循一定的格式和规范。
信函通常以正式的语言风格写成，使用适当的敬语和正式的措辞。
2.明确而简洁的结构：商务英语信函通常包括信头、称呼、开头、主体、结尾和签名等部分。
这种结构使得信函的内容清晰明确，读者可以快速理解和回复。
3.标准化的格式：商务英语信函通常采用固定的格式，包括日期、地址、主题行等。
这种标准化的格式有助于提高信函的可读性和专业性，并降低了误解和误会的可能。
4.专业用语和词汇：商务英语信函使用专业的商务词汇和用语，以确保准确和有效地传达信息。
避免使用口语化的表达方式和俚语，以免引起误解。
5.礼貌和尊重：商务英语信函通常以礼貌和尊重的语气写成，表达出发件人的关切和诚挚的意愿。
信函中常使用敬语和客套话，以显示对收件人的尊重和重视。
6.注意语法和拼写：商务英语信函需要注意语法和拼写的准确性。
任何错误都可能导致误解或引发不必要的麻烦。
因此，审阅和校对信函是非常重要的一步。
7.简洁明了：商务英语信函通常力求言简意赅，避免冗长和模糊的陈述。
精确地传达信息，阐明意图，并确保信函内容与主题一致。
8.诚实和直接：商务英语信函通常直截了当地表达发件人的意见和要求。
避免使用含糊不清或含有隐晦意思的措辞，防止引起歧义或误解。
9.文化背景意识：商务英语信函在不同的文化背景下有不同的写作习惯和规范。
发件人应该尊重和理解收件人的文化背景，并在写信时避免使用可能引起不必要误解或冒犯的词语或表达方式。
总之，商务英语信函是商务交流中重要的一种书面形式，具有正式性、明确和简洁的结构、标准化的格式、专业用语和词汇、礼貌和尊重、注意语法和拼写、简洁明了、诚实和直接以及文化背景意识等特点。
熟练掌握商务英语信函的写作技巧和规范，有助于提高商务沟通的效果和效率。
英语商务信函特点分析
英语商务信函特点分析商务英语信函是一种专门用于商务交流的工具，其目的性明确，注重实效性和准确性。
这种目的性在语言上有着明显的体现，形成了其独特的特点。
商务英语信函的语言风格清晰明了，直截了当。
避免使用冗长的句子和复杂的表达方式，强调简洁、准确、直接。
在表达意见或要求时，商务信函多采用礼貌而坚决的语气，既要尊重对方，又要明确自己的立场。
商务英语信函重视专业性和规范性。
在商务信函中，通常会使用大量的专业术语和缩略语，如FOB、CIF等，这些术语在特定的商务环境下具有明确的含义。
商务信函的格式和语言表达也有一定的规范，这体现了商务交流的专业性和规范性。
再者，商务英语信函的语言表达注重礼貌和策略。
在商务交流中，尊重对方和保持礼貌是非常重要的。
即使在表达不满或反对意见时，也应当以礼貌和策略的方式进行。
这不仅可以维护与对方的关系，还可以建立良好的商业形象。
商务英语信函强调准确性和完整性。
商务信函通常涉及商业交易、合同签订等重要内容，必须准确地表达自己的意思，避免出现歧义或误解。
还必须包括所有必要的信息和细节，确保交流的完整性。
商务英语信函的目的性决定了其语言的特点。
这种特点包括清晰明了、专业规范、礼貌策略、准确完整等。
了解并运用这些特点，对于成功地进行商务交流具有重要的意义。
在全球化日益加深的今天，商务信函已经成为国际商务交流的重要工具。
本文将以英语和汉语为研究对象，对英汉商务信函的语言特点进行比较分析。
英语商务信函的用词准确、专业，且大量使用缩写和简写。
其中，用得最多的可能是“Dear Mr./Ms./Mrs./”，“Yoursfaithfully/Sincerely”等。
另外，英语商务信函还常常使用古语词，如“We hereby”等。
相比之下，汉语商务信函的用词更倾向于使用正式和礼貌的语言，且大量使用敬语和谦辞。
比如，“贵司”、“承蒙”等。
同时，汉语商务信函也常常使用一些习语和俚语，以增加亲切感。
英语商务信函的句式更加直接、明了，常常采用简洁的陈述句和疑问句。
浅析商务英语信函的文体特点
浅析商务英语信函的文体特点[摘要] 写好商务英语信函在商务活动(特别是国际贸易)中是极其重要的。
商务英语信函具有其自身独特的文体特点。
本文主要从词汇、句式、行文结构三大层次上阐述商务英语信函有别于普通信函的文体特点。
以期为高职商务英语信函写作教学提供参考。
[关键词] 商务英语信函词汇文体特点1.引言随着我国经济建设的蓬勃发展,各地区各部门对外经济贸易业务往来和国际商务活动日益频繁,这将需要大量的懂外经贸业务和国际商务专业人才,而该专门人才必须掌握很重要的一门课程是商务英语信函写作。
笔者认为在国际贸易过程中撰写商务英语信函,首先要正确地掌握商务英语信函的文体特点。
商务英语信函不同于一般英文信函。
它有自己丰富的内容,有自身的特点和规律。
从文体上讲,商务英语信函属于公文类信函。
因此,语气就不能太随便,组词造句必须加以选择。
另外,国际贸易与其他专业一样,有自己的专门知识和术语。
那么,什么是经商务英语呢?一般地讲,在英文商务信函中使用的语言通常称之为“商务英语”,即由商业活动(Business Terms),以及习惯用语(Business Experession)所组成的。
“商务英语”和“一般英语”在基本句型和基本词汇的使用上无什么区别。
然而,“商务英语”作为一种在特定场合使用的语言,又表现出一些有别于“一般英语”的个性。
在商务英语信函中,“商务英语”的个性主要表现在词汇、句式、行文结构三大层次上,从而形成了商务英语信函有别于普通信函的文体特点。
2.商务英语的词汇常具有独特的涵义和用法2.1.词汇的特殊含义在国际贸易业务信函中,除一些专业术语(如,FOB、L\C、B\L、D\P等)以外,有不少词在不同的场合有不同的用法,表达不同的特殊含义。
以“reference”一词为例。
(1)We’re sending you herewith a set of our sales literature for your reference.随函寄上我方商品宣传资料一套供你参考。
商务英语信函写作的特点
竭诚为您提供优质文档/双击可除商务英语信函写作的特点篇一：分析商务英语信函写作的格式特点摘要：在商务英语信函写作中，首先要掌握的是写作格式。
本文叙述了商务英语信函写作格式的构成及其格式特征，并指出在写作中应注意的格式特点及主要环节。
关键词：商务英语信函写作格式随着经济的迅速发展，国际间的各种商务联系不断增多，作为联系的主要方式之一的商务英语信函的使用也日益频繁。
有人认为，只要多读文学作品，有一定的文学写作基础，掌握一定的英语和信函知识，就能写好商务英语信函。
其实不然，古人云：“学力既到，体制亦不可不知，如记、赞、铭、颂、序、跋，各有其体。
”“文章以体制为先，精工次之。
”这充分说明了辨认、掌握文体格式的重要性。
商务信函大多约定俗成，形成了一定的惯用格式，内容构成要素、前后顺序、书写位置以及习惯用语等，都有一些规范的要求，已为社会公众所认可，我们须遵循其规范的格式写作，方能达到商务写作的目的。
要写好商务英语信函，首先必须掌握其写作格式的特点，并注意在写作的过程中出现的问题。
一、商务英语信函写作格式的构成现代社会讲究速度和效率，对于处理日常业务的一般商务英语信函来说，其特点十分鲜明，即简短明了，形式固定。
但也有的信函，它所处理的是较为特殊的或微妙的事情，写这类信函前就一定要深思熟虑。
除了语言上礼貌得体，更需注意格式、语气、措词等方面的技巧。
但无论怎样的商务信函，其基本框架应是一致的。
它包括信函的开头、正文和结尾三大部分。
也可以理解为商务英语信函的构成大体上可分为两个部分：必需部分和增加部分。
必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分，这些部分可有可无，并不是绝对必要的部分。
1、商务信函的开头部分商务信函的开头部分包括以下四个方面：写信人的地址；日期；收信人地址；称呼。
（1）写信人的地址这部分也被称为信头，是信函的第一部分，也是十分重要的一部分。
因为一打开信，首先映入收信人眼帘的就是这一部分。
商务英语信函的特点及翻译
商务英语信函的特点及翻译
商务英语信函拥有独特的特点，它也是英语商务沟通中重要的一环。
如今，世界各地的商务活动越来越活跃，企业和机构之间的经济往来也越发频繁，商务英语信函的运用越来越广泛，对商务活动的顺利进行具有不可替代的作用。
英语商务信函的特点大体可以分为几个方面。
首先是它具有正式性，既要求写信的人务必使用正式的礼貌用语，又要求语言流畅，句式正确，表达格式严谨，反映出信件作者的文学修养和专业水平。
其次，英语商务信函的格式要求明确，对特定主题的表达应加以突出，并有问句、省略句等运用，以表达信件的简洁和表达清楚，同时要有利于传达信件有关内容的清晰性和完整性。
翻译商务英语信函需要研究词汇、句式、文法等综合应用，追求翻译结果与原文保持一致，以达到完全理解原文含义，并做到可读性、传神性和句法正确性。
在译文中，既要注意表达形式上的严谨性，又要关注语言文字的清晰性，因此，在翻译商务英语信函时，需要把握英汉文字特点，把握表达的逻辑关系，加强词语的准确性，把握文字的准确性，有效地利用相应的表达方式，以便彰显文字的精确性和正式性，也更有利于表达出原文的信息。
最后，在翻译商务英语信函时，应该重视翻译过程中文化知识的掌握，从而准确传达原文中的文化和意思。
只有深入研究英汉双方的社会活动，了解英汉文化传统和文化艺术，才能更好地传递信息，更
快地实现双方的交流目的，更有效地提高商务活动的效率。
总之，商务英语信函的特点不容忽视，翻译商务英语信函时，应重视词汇、句式、文法的准确性，同时秉持职业道德，客观、合理地传达信息，以实现商务活动的顺利进行。
商务英语信函有哪些特点
商务英语信函有哪些特点1.内容的清楚度发送商务信函的目的是为了建立业务关系，讨论某一细节，争取达成共识，从而促进商务活动的发展。
为了实现这些目标，有必要保证读者能够清楚地理解的意图，模棱两可会使读者对对方的语言表达能力产生不信任，甚至怀疑，这对进一步的商务活动非常不利。
2.表达的简洁性用简洁的语言表达意思，简洁的商务信函能提升工作的效率。
一个词可以表达就不必须要短语，可以用一个短语说的话就不必须要用一个句子说。
3.词语的专业性商务信函是在特定的商务活动领域中使用的有用形式，写和读这类信函的人都是从事商务工作的人。
在工作中，通常存在为方便业内人士沟通的语言，包括专门定义一个词汇的概念，常用词汇在特定领域的意义，由词组的字母缩写等，我们称之为专业术语。
商务英语信函翻译好，要求译者具备足够的商务知识，包括经济、金融、国际贸易等领域。
4.风格的正式性在开始翻译之前，译者必须通读文本，了解背景、语气、的态度和写作风格，从而合理自然地组织语言，表达目标信息。
在商务活动的背景下，商务信函的内容自然采纳较为正式的表达风格。
这种形式体现在专业用语和适度的情感色彩上。
在许多状况下，商务信函倾向于用名词来表达某种行为的执行、某种状态的延续，或用名词代替形容词，表达某种感情和态度。
5.措辞的礼貌性在商务信函中，礼貌是应遵守的原则。
如果写给公司的高层，信函开头要把他的职位或级别写在名字的后面，正文的开头称呼比较讲究。
2 商务英语信函怎么翻译1.注意内容的清楚性发送商务信函的目的是建立商务关系，讨论某一具体细节，并试图达成共识，从而促进一项商务活动的开展。
要达到这些目的，首先要保证读者能清楚地理解的意图。
迂回或避重就轻的话语，会让读者对对方的语言表达能力产生不信任甚至怀疑，对进一步开展商业活动不利。
模棱两可的词语可能会妨碍读者对信息的理解，并可能给寄信人造成不必要的损失。
2.注意表达的简洁性简洁是用简洁的语言来表达意思，在商务信函中，简洁是为了方便沟通和工作，一个词能表达的不必须要短语，一个短语能解释清楚的不必须要一句话说。
商务英语信函的主要文体特征及翻译技巧
商务英语信函的主要⽂体特征及翻译技巧 国际贸易竞争⽇益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的⽬的，商务信函必须在风格和语⾔上发⽣变化。
现代商务信函的主要⽂体特征可以概括为以下五点: 内容的清晰性、表达的简洁性、词语的专业性、风格的正式性、措辞的礼貌性。
因此我们要将商务信函本⾝的特点和英语的语⾔特点结合起来，分析和总结其翻译思路和技巧。
⼀、内容的清晰性 发送商务信函的⽬的在于建⽴商务往来关系，就某⼀细节进⾏商讨，努⼒达成共识，以便促进⼀项商务活动的开展。
要达到这些⽬的，⾸先必须保证阅读者能够清楚了解写信⼈的意图，迂回或闪烁其辞的话语会让读信⼈产⽣不信任，甚⾄会怀疑对⽅的语⾔表达能⼒，对进⼀步开展商务活动很不利。
模棱两可的话轻则阻碍读信⼈对信函意思的理解，重则会对发函⽅造成不必要的损失。
例如: As to the steamers sailing fromHongkong to San Francisco，we have bimonthly directservices. 此处bimonthly 有歧义，可以是twicea month 或者once two month. 故读信⼈就迷惑了，可以改写为We have two direct sailings everymonth from Hongkong to San Francisco. 翻译要保留原⽂的清晰度相当重要。
由于在较为正式的场合中，为了将⼀概念定义完整和清楚，英⽂常常⽤关联词将⼏个短句并在⼀起形成⼀个长句，⽽中⽂⽆法照样只⽤⼀句话来翻译，即使这样译了也很难达到通顺和⾃然。
这时，我们就采取将长句按特定的事情发展的顺序拆分成两个或两个以上的⼩句⼦的⽅式来翻译。
必要时还要增加或省略⼀些词语，让整段⽂字结构更合理、内容更清楚。
例如: The prices stated are based oncurrent freight rates，any increase or decrease infreight rates at time of shipment is to be the benefitof the buyer，with the seller assuming the payment ofall transportation charges to the point or place of delivery.例句中以⼀个介词with 来分界，译为“合同价格是以运费计算，装运时运费的增减均属买⽅。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
摘要：在商务英语信函写作中，首先要掌握的是写作格式。
本文叙述了商务英语信函写作格式的构成及其格式特征，并指出在写作中应注意的格式特点及主要环节。
关键词：商务英语信函写作格式随着经济的迅速发展，国际间的各种商务联系不断增多，作为联系的主要方式之一的商务英语信函的使用也日益频繁。
有人认为，只要多读文学作品，有一定的文学写作基础，掌握一定的英语和信函知识，就能写好商务英语信函。
其实不然，古人云：“学力既到，体制亦不可不知，如记、赞、铭、颂、序、跋，各有其体。
”“文章以体制为先，精工次之。
”这充分说明了辨认、掌握文体格式的重要性。
商务信函大多约定俗成，形成了一定的惯用格式，内容构成要素、前后顺序、书写位置以及习惯用语等，都有一些规范的要求，已为社会公众所认可，我们须遵循其规范的格式写作，方能达到商务写作的目的。
要写好商务英语信函，首先必须掌握其写作格式的特点，并注意在写作的过程中出现的问题。
一、商务英语信函写作格式的构成现代社会讲究速度和效率，对于处理日常业务的一般商务英语信函来说，其特点十分鲜明，即简短明了，形式固定。
但也有的信函，它所处理的是较为特殊的或微妙的事情，写这类信函前就一定要深思熟虑。
除了语言上礼貌得体，更需注意格式、语气、措词等方面的技巧。
但无论怎样的商务信函，其基本框架应是一致的。
它包括信函的开头、正文和结尾三大部分。
也可以理解为商务英语信函的构成大体上可分为两个部分：必需部分和增加部分。
必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分，这些部分可有可无，并不是绝对必要的部分。
1、商务信函的开头部分商务信函的开头部分包括以下四个方面：写信人的地址；日期；收信人地址；称呼。
（1 ）写信人的地址这部分也被称为信头，是信函的第一部分，也是十分重要的一部分。
因为一打开信，首先映入收信人眼帘的就是这一部分。
它应写在全信首页的开头，其位置大约在离纸顶端两厘米正中央处，有些信头处于中央稍右偏的位置。
此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码，有的信头中甚至还印有代表公司形象的符号标志、E-mail 号、网址和总裁的名字等。
（2）日期日期是信函中不可缺少的部分，注明日期便于对信件进行整理、存档。
特别在合同双方就具体时间发生争议时，可查寻信件、确定日期，将之作为法律的依据。
日期包括年、月、日的具体时间，如：2005年10月5日，可表示为：October 5,2005或者5 October,2005。
（3 ）收信人地址在写收信人地址时，应写出收信人姓名的全称、职务、公司的全称及所在地。
例如：Mr. Richard Young——姓名Director——头衔Cress well Inc. ——公司名称400 Fortune Street ——街道号码及名称Phoenix Arizona 82044 ——城市名、州名、邮编U.S.A ——国家名（4）称呼它是正文的开头。
就像两个人见面说“Hello”，“称呼”这部分起着同样礼貌的问候作用。
一般来讲，在称呼后用姓氏，如：Dear Mr. Richard，Dear Doctor Smith，Dear Professor Wang，etc.写信给姓名未知者称Dear Sir/Madam；或者Gentlemen/Ladies；写给公司办事员工用Dear Sirs。
2、商务信函的正文这部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。
书写正文时应使用完整的句子且层次分明。
一封商业信函一般包括四个部分：开头；细节；对应；结尾。
（1 ）开头：写这封信的原因是对以前哪封信、合同或文件的应答。
（2）细节：提出问题和具体要求，询问情况或提供相关的细节；这部分可以分成段落，每段有一个主题。
（3）对应：期待对方做出的反应和行动或说明写信人将采取的行动。
（4）结尾：简短、礼貌地过渡到结束。
一般来说，开头与结尾较短，中间最长。
信件的主题思想就在中间段落，所以，它是正文的中心，是核心部分。
“文如其人”，如果商务英语信函的正文组织不当，逻辑混乱，措词欠妥，语法有误，这封信就会让商务交往大打折扣，送出此信的商业机构的形象也会大大受损。
因此正文部分是最重要的部分。
3、商务信函的结尾部分信尾也属于信函的一部分，它传递许多有用的信息，因此这部分是不能被忽视的。
信尾通常包括两个内容：结束敬语和签名。
（1）结束敬语：结束敬语分三类情况。
第一类是最正式信函，第二类为较正式信函，第三类为非正式信函，不同类型信函的开头和结尾都要遥相呼应，也就是说，如果开头语是正式语，结尾语也是正式语，反之亦然。
总之，信函的风格要首尾一致。
例如：开头结尾正式：Dear Sirs Yours faithfullyGentlemen Respectfully yours比较正式：Dear Mr. Smith Sincerely yoursDear Ms. Martin Sincerely非正式：Dear Tom Best regardsDear Mary Best wishes（2 ）签名：每封商业信函都必须签名。
签名意味着对这封信的内容同意并负有责任。
这部分一般位于结尾敬语处下三到四行，包括亲笔签名，打字签名。
如果写信人有头衔，打字签名下还要加上头衔或职位称呼。
二、商务英语信函写作格式的主要特点1 、拟妥标题或简洁明了地说明目的。
对标题的拟写有具体的要求，必须处理好。
信函的标题要概括出其主要内容，让人一看就知道信件内容。
如果没有事由标题，大多商务英语信函应在信的开始简明扼要地说明来意。
一封使阅信者能够清楚了解写信者意图的商业信件才是真正的有效信件。
这个标准虽然简单，但在实际中常被忽视。
请看以下两封样文：（1）Dear Mrs. Rutt,Mr. Liver yesterday called our agent David saying that the mistake was his. As a result, his insurance has been acquiesced. Therefore, we shall be repaid the full amount of our subrogation interest in this matter. If this is sat is factory to you, please sign the attached release and forward it along with the copy of our accident report. Yours faithfully,（2）Dear Mrs. Rutt,Mr. Liver yesterday admitted his blame for your accident on January 12.As a result, his insurance company had agree to repay us the full amount ( $2,000) for your collision damage. We are quitepleased at their willingness to settle out of court. If their offer sounds acceptable to you, please sign the enclosedreleaseandreturnittous, alongwiththecopyofouraccidentreport.Yoursfaithfully,读完样文（1）后，让人很难说出这封信到底讲了什么。
换句话说，这封信就没有简洁明了地说明来意，表达罗嗦、含糊。
而样文（2 ）就能清晰地说明来意。
2 、安排好主体部分的层次。
正文主体部分是全文的核心部分，以表现观点的依据和表达基本内容的部分。
这部分内容、文字多，在行文时，必须紧扣中心，条理井然地展开论述，把事情的来龙去或有关事项阐述清楚，语言须有分寸、得体、明确，不可模棱两可，在商务英语信函中，主体部分的层次安排一般采用纵贯式和并列式两种方式。
纵贯式以时间先后为顺序来行文，以利于讲述清楚事件的来龙去脉或发展过程，从而阐明观点，如样文（2 ）属于纵贯式英语信函。
并列式是根据内容的特点和事物的不同性质，也就是按照事物的逻辑关系进行分类归纳，它们互不重复、混淆、冲突，分别阐述几个问题，但又紧紧围绕一个中心。
主体部分条理井然、中心突出。
3、处理好开头和结尾。
商务英语信函的开头和结尾虽也有所变化，但相对而言，较公式化，有许多习惯用语，内容也比较固定，这些也须一一辨认，把握。
信函的开头为引据部分，一般总是简述去信的事由或转述对方来函要点，措辞用语简单得体。
结尾部分十分简短，常用惯用性词语，有的不另起段落。
如开头常有以下句型：建立关系：We are willing to establish trade relations with your company.自我推荐：Let us introduce ourselves as a leading trading firm in...索取资料：We are interested in your new product ... and shall be pleased to have a catalog and pricelist.回复来函：We thank you for your letter of 18th March and are pleased to learn that you like our products.等等。
结尾常用的句型有：As the matter is urgent we should appreciate an early reply.Your prompt reply is eagerly awaited.An early reply would help us to help you. Please be good enough to send us the amount due within the next few days.等等。
三、结语商务英语信函广泛使用于我国与英语国家，如英国、美国的外贸业务往来，也可用于非英语国家之间的往来，在具体业务中，有着联系、约束、凭证的作用。
国际贸易交易环节复杂，贸易上又存在着不同的做法、惯例和法律规定，双方在交易过程中，主要通过商务英语信函来沟通情况、传递信息、交换意见和解决问题。
商务信函有其严格的业务要求，一经发出，对方表示接受后即不允许作任何更改，具有法律的约束力。
在交易洽谈中商务信函是最终签定合同的依据。