基建档案在高校校园建设中的重要作用

依据 。
（ ） 一 档案 管理工作滞 后 ，跟 项、设计 、施工、竣工等阶段 ，项 目 不上 管理 发展 需要 。档 案管 理工 作是 文件 资料 形成 周期 长 ，涉及 单位 广 ，
建筑物的结构、性质等方面可 以在档 保证档案记录连续性 、真实性和完整 专业技术性强 ，从而造成收集 、整理 案中体现 ，建筑物的产权认定及以后 性的可靠保证。忽视基建项 目档案形 难度增大。资料从产生到归档经历相 维修 、扩建 、改建 、解决土地纠纷和 成 的 某个 环节 ，势 必影 响基 本建 设档 当长的一段时间，并经过许多环节 ，
材料是一个相对独立而又不可分割的 界定产权 关系的法律 依据和法定根 竣工后 ，经手人员将建设资料随便锁
有机整体。 没有及 时把资料移交 据 ，用好基 建档案 可以避免和解决 进 自己的柜子 ，
５ 、专业性 。基本建设过程涉及 产权纠纷 。 到设计、勘探 、施工、安装 、消防等
三 、开 发 基建 档 案 资源 ，服 好基建工程 档案归档 的关键 。一个 循 、无据可依的混乱现象，使基建档 工程项 目的档案资料收集齐全与否 ， 案进入正常化管理。 务高校校园基本建设
（ ）实现基 建档 案 网络 化管 五 随着社 会主义市 场经济体 制和 完善制度是关键。将基建档案工作纳 民主法制的确立和不断完善 ，档案管 入 日常管理工作中，使档案工作做到 理。随着高校对计算机技术及网络技
改扩 建 、维修等方 面发挥更大 的效 定 出一套切实可行的 规章制度 ，并 建设与管理服务。 目前高校基本建设 经 常进行检查 、督促 。在实际运 作 档案的管理工作 ，已经进入从经验管 用，需从以下几方面加强管理 ：
（ ） 一 加强基建档案工作领导
中 ，因基本 建设 档案材 料形成周 期 理向先进科学技术管理阶段 ，传统的
专业技术活动 中产生的历史记录是唯
一
给档案员归档的现象 ，造成竣工资料
的不完整 ，影响了归档的质量。
（ ） 三 缺乏 有效 管理机 制 ，造 二 、高 校 基建 档 案 管理 中存 的，是今后维修 、验收 、审查唯一 在 的 主要 问题 成管理偏差。基建项 目一般要经过立
６ 、实 用 性 。基 本 建 设 完成 后 ，
分析 ，并对解决这些 问题的具体做 法进行探讨 ，提 出加 强基 建档 案科 学化 管理的建议。
【 关键词 】 基建档案
高校 建设
作用
近十几年来 ，我国的高等教育发 要的是极大地促进了高校其他各项工 过主管机关、建设单位 、施工单位、 展较快 ，高校的基本建设进 。
基建档案在高校校 园建设 中的 重要作用
口王艳莉
【 摘
要】 高校基建档案是 高校进行 整体规划和 建设 管理的重要组成部 分 ，面对新形势和新任 务 ，我们 应充分认识基
建档 案在 高校档案体 系中的作 用 ，使档案信 息资源成为 高校 建设共有的知识财 富，真正将 高校档案在知识
的积 累和 传承的基础上发挥 重要 作用。本 文针 对 当前 高校基建档 案建设工作 中存在 的主要 问题及原 因进行
不便 。如何在信息时代使高校基建档 文件材料具有全面化 、精确化 、系统 学 、育人工作 ，而且与学校的办学环 案的管理与时俱进 ，是每个档案工作 化的成套性和现实性 、专业性要 求， 境 、办学规模 、办学定位等工作密切 者的责任。做好高校基建档案一方面 而一个完整的基建工程项 目要经过立 相关。高校工作是一项整体性 、综合 有助于推进高校档案事业发展 ，更重 项、设计 、施工 、竣工等阶段 ，要经 性工作 ，也决定 了高校基建档案具有
４ 、成套性。完整的基本建设项 高工作效率。
目 档案形成 ，需要每一个环节的文字 或图纸记录 ，完整性决定每一个单项
３ 、法律效 用
重建设 ， 基 建档案记 载 了房产 、地产 以 档案管理意识淡薄 ，存在 “
工程与整体工程项 目之间的档案文件 及设备产权 形成 的全 过程 ，是 学校 轻档案”的思想。甚至还出现建筑物
完成是一 个周期长 、投 资大的 工程 和档案人 员素质方面 ，与档案现代化 求及政策水平的差异 ，许多高校所制 建 设 过 程 ，且 涉 及 面 宽 而 广 ，在 实 管理 的要 求还有一定差距。由于有些 定的基建档案规范大相径庭 ，出现所 际操作过程 中又存在 有弹性 因素 ， 高校 归档工作多由部 门兼职档案人员 制 定的规范及 制度只有轮 廓没有细 因而基 建档案 自然滞 后于所反 映的 完成 ，他们的档案专业水平和由于平 则，造成管理人员在实施档案管理过
相关管理工作 ，基 建 档案也起到证 案的成套性和完整性。随着档案管理 其中每一环节 的差错都直接地影响图 明作用，故高校基建档案管理工作具 现代化进程 的加速 ，无论是管理理 纸 的齐全 、完整 、准确 性 。为 加强 和
有实用性的特点。 念、控制手段 ，还是技术设备都发生 规范基建的档案管理工作 ，各高校制 ７ 、滞 后性 。由 于基 本 建 设 项 目 很大变革。但是有些高校在硬件设施 定 出相关管理制度 ，但是 由于管理要
基建档案是指在基建管理和基建 校历史的真实记录 ，与高校各项工作
方面提出了许多新的措施与办法，如 工程项 目活动中形成 的、有保存价值 紧密相连 ，真实 、详尽 、准确地反映 高校的合并 ， 使高校基建档案管理工 的文字 、图表及声像载体材料等 ，既 着高校建设、规模和发展。随着整个 作面临新的挑战与机遇 ，高校中的校 是建设过程的真实反映和记录 ，又是 社会改革开放 的深入 ，原始记录的真 园基本建设发展 已成为高校 中心工作 建设发展 的重要基础和依据 ，也是单 实性是高校基建档案的基本特征 ，它 之一。与之相应 ，也就有了相关的高 位维权的凭证和依据 。基建档案具有 真实记载着高等学校建校初期及各阶 校基建设档案工作 ，随之而来产生了 内容的单一性、载体 的多样性 、形式 段发生、发展的全过程 ，是高等学校
大量的建设工程竣工档案。基建档案 的特殊性等特点，随着社会信息化的 校园发展重要的信息资源库。 在维护学校权益和学校建设方面是非 飞速发展 ，基建档案的内容 、形式、 ２ 、价值性 。高校基建档案工作
常重要 的，如果高校基建档案极 为匮 载体等属性也发生了较大的变化 ，特 是一项综合性工程 。高等学校改革千 乏 ，一定会造成在查找利用时的诸多 别是以基建工程项 目为中心所形成的 头万绪 ，错综复杂 ，不光 牵涉到 教
５ ２
・０１ ２ １ 年第 １ 期 ２
散面广 ，由于动态管理而使人员流动 能 力 。 性高 ， 相关责任较难落实。
（ ） 三 完善基建档案管理制度 ，
总要求 ，又明确如何做 好这项工作 以及竣工验收应提供的档案资料及资
完善基建管理 的各项规章制度 ，是做 料套数 ， 从而克服管理工作的无章可
规 划 ，加强 对档案 工作的领导 和管 工 作的探讨 ，不论建设 工程项 目大 地被管理和利用 ，更好地适应现代化 理 ”。可见 ，档案管理工作是整个学 小 ，必须坚持工程项 目建档工作按照 管理需要。
基建档案是高校的宝贵财富，是 校发展过程中不可忽视的重要组成部 档案管理规范要求与工程建设、竣工 分 ，领导对档案工作的重视与否 ，是 验收同步 ；坚持档案部 门与基建部门 高校基本建设工作的真实记录和历史 搞好基建档案工作的主要因素。这就 相结合 ，齐抓共管做好基建竣工归档 凭证 ，也是今后维护 、管理 、改建 、 工作 ，明确项 目档案工作的分管领导 扩建和 资产评估 的依据 。随着 时间 要求学校领 导高度 重视基建档 案工
基 建项 目。 （ ） 建档 案的作 用 二 基
１ 凭证 作用 、
日工作繁忙往往造成对档案资料简单 程 中出现了偏差 ，使所管理的基建档 装订 、没有系统专业化地按照要求管 案工作跟不上改革与发展的需要 ，影
理等简单化现象 ， 造成档案资料不完 响 了基建档 案的完整 、准 确和 系统 高校基 建 技术档 案是 一 个学校 建 整，直接影响了基建档案质量 ，跟不 性 。对工程中的档案资料进行管理 ， 校过程中形成的所有资料 ，包含各种 上高校改革与发展的需求。 实际上即对工程施工整个过程里涉及 文件 、凭 证 、函件 、图纸 、预算 、记 （ ） 二 档案管理 意识淡 薄。首 到的相关资料进行收集 、整理 、进行 录等技术资料 ，它客观地记载当时的 先 ，归档的文件 内容质量低 ，许多材 合理编制并且归档、保管 。因为工期 历史情况 ，反映高校基本建设的完整 料不符合归档要求 ，如一些具有凭证 较长 ，因此资料的形成也需要较长时 过程 ，这些技术资料具有凭证作用。 作用、法律效力的关键文件都是复印 间。项 目方面有些工程较多 ，并且分
２ １ 年 第１ 期 ・ ０ １ ２ ∥
５ １
系统 、复杂、全面的特点。 ３ 、创造性 。高校改革本 身是一
２ 、参考作用
件 ，或者一些签字、盖章都不全 ，失
基建档案对查考过去情况 ，掌握 去原有作用。其次 ，文件归档材料、
项创造性 的活动 ，其主要 目的就在于 历史材料 、研究有关事物发展规律起 纸张大小不统一 ，个别材料用铅笔 、
符 ，不少材料分散在承办人和技术员
基建档案工作也就必须具备创造性的 研究 和探 究事物发 展的规律 ，在工 手 中，需向知情人询问才得已纠正 ，
特点。
作 中汲 取精华 、去其糟粕 ，充分提 其中设计变更、施工记录等散失最 为 常见。有些档案部 门对基建档案的宣 传力度不够 ，造成一些基建管理人员
设计单位 、监理单位等好多部门，给
收集管理工作带来很多困难。 （ ） 一 高校基建档案的特点 １ 、真实性 。高校基建档案是高
投资 日益增大 ，每年有百万至几亿的
程也逐年增多。同时 ，国家还在教育
高 校 基建 档 案 工作 的特 资金来进行校园的基本建设 ，建设工 点和作 用