中小型企业实施知识管理的挑战与实践

© 1994-2010 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. http://www.cnki.net・68・技术经济与管理研究2000年第5期Technoeconomics&ManagementResearchNO.52000

中小型企业实施知识管理的挑战与实践

华中理工大学刘宁[摘要]随着知识经济的来临,“知识管理”被置于21世纪组织管理的重要位置。至今为止,讨论最多的知识管理模式,均是针对大型企业而设计的,建立这样的系统往往需要花费大量的财力和精力,还要承受失败的风险。本文主要探讨了中小型企业如何正确认识实施知识管理需面对的困难,以及可能给企业带来的好处。并介绍了一种由管理咨询公司参与建立、简便可行的知识管理新模式。[关键词]知识管理;中小型企业;管理咨询

1知识管理的兴起最近的20年中,全球经济发展都保持了一个很高的速度,除了更开放和自由的沟通外,另一个重要原因,就是信息技术的飞速发展,已经给全世界带来了深刻的变革。人们称,现代社会已经步入了“知识经济”的年代。在知识经济中,随着社会经济模式的变化,组织的形式、规模、发展战略、竞争策略、市场环境、社会思想都正在或即将发生变化,

通过对以往观念思想的反思,人们有了更深刻和更直观的认识,“知识管理”被置于21世纪组织管理的重要位置。如何利用知识提高生产力和快速响应能力,提高工作效率和改进服务,增加组织内部的协同工作能力,这是“知识管理”要解决的核心问题。对于企业来说,知识主要来源于两方面,内部和外部的知识。外部知识网络有供应商网络、用户网络、专家网络、信息网络等,这些网络中存在的大量知识,可以被企业利用,转化为效益。内部知识网络主要指企业员工拥有的大量隐性知识。知识管理的目标就是以最有效的方式组织外部网络与内部网络中的知识,为企业员工和企业的客户提供最方便最全面的信息和服务,以提高企业竞争力,最终达到企业的目标。今天看来,无论何时进入知识经济时代,知识管理都将融入组织的管理中,至少首先在思想和观念上走进知识管理。

2中小企业与大企业对知识管理的不同认知由于各自的内部条件和外部环境不同,中小型企业与大型企业对于知识管理的认知程度存在着明显的差异。为什么要实施知识管理,因为企业面对新的社会经济形势必须进行变革,以适应各种挑战,如:

△经济全球化,对企业传统管理方式的挑战。△快速变化的市场需求,要求企业保持灵活的应变力。△面向产品到面向服务的竞争新趋势,使得企业必须提高对于客户需求的反应速度。△工作人员的流动性不断增强,需要对员工实施更有效的培训和组织,以保持企业创新动力和竞争优势。△技术的不断进步,使企业利用外部手段改造自身管理模式的需要成为可能。△知识更新速度不断增长,要求企业树立终身学习的观念,并付诸实践。

从中可以看出,大企业对知识管理的感受和需求更加明显,并且更有能力进行知识管理的实践。但中小企业由于资金、人员及市场范围的限制,对于知识管理,很可能仅限于观望和了解。那么对于中小企业,有没有必要实行知识管理呢?推行知识管理可能对企业发展起到什么作用呢?

应该看到,知识管理并非大型企业的专利,中小型企业如果应用得当,充分进行实施知识管理的成本效益分析,可以使知识管理在中小型企业发挥更大的作用。例如,

有效的知识管理可以充分利用企业有限的人力资源,使个人的智慧更充分地体现为集体智慧;一个高效的知识管理网络可以使企业以相对较低的成本有效地获取丰富的外部信息资源,提高企业决策的水平;

实施知识管理还可以促使中小型企业提前进行业务流程改造,在企业规模变得庞大之前,以较低的代价换取工作效率的提高,进而提升企业竞争力和进一步发展的潜力;在知识经济的浪潮中,传统商业竞争© 1994-2010 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. http://www.cnki.net・69・

将转向知识和服务的竞争,是提供专项服务或产品的中小型企业发展壮大的新机遇,如何利用知识管理提高服务素质和工作效率,是中小型企业抓住机遇实施飞跃必须研究的问题。3中小型企业实施知识管理面临的挑战在现实中,中小型企业实行知识管理往往会遇到以下几方面的困难:1)缺乏专业信息技术人才,组建以计算机应用为平台的知识管理系统单靠企业自身力量无法完成。2)对建立知识管理系统的一次性投入没有明确的界定,可能给中小型企业带来比较严重的财务压力。而中小型企业的财务状况,往往是影响其决策的最关键因素。3)系统维护困难,如果系统不成熟,企业往往要花费比一次投入大得多的代价来修复或进行系统升级,使不少企业望而却步。4)知识管理系统对企业的帮助往往是长期而缓慢地发生的,中小型企业在知识的积累和挖掘方面缺乏足够的动力进行坚持不懈地努力,容易使系统的建设流于形式。5)知识管理系统需要现代信息技术的不断进步来配合,而进步的过程中往往有不少是过渡性不成熟的产品,而中小企业往往难以承受试验的失败。中小型企业实施知识管理最大的挑战在于成本效益分析,如何用有限的资金和人力,实现最大的效益。以下,将介绍一种由管理咨询公司帮助中小型企业实现知识管理的新模式,可以为解决中小型企业面对知识管理进退两难的局面提供一种新思路。4起步中的我国管理咨询业要积极迎接知识管理的到来我国的管理咨询工作始于1982年。伴随着我国经济市场化的不断深入,管理咨询作为未来的朝阳产业在我国已落地生根了。但是,国内的许多咨询公司却因各种各样的问题影响了各自的发展,不少咨询公司现在都身陷窘境,据统计,1997年在管理顾问咨询业务发展较为成熟的北京、广州两个城市,其行业亏损面分别为74%和88%。这其中有外部环境的原因,也有管理咨询公司自身的问题。而今,面对知识经济及知识管理新趋势,国内管理咨询业如果能及时转变思路,增加咨询的技术含量,改革现有业务开展模式,将面临一个前景广阔的发展新机遇。面对知识管理,管理咨询业可以从以下几方面开展工作:Ⅰ:加强自身的知识库建设(行业信息、统计信息、社会经济环境运行数据、企业信息数据等),用科学的方法、客观真实的信息,为客户提供咨询服务。Ⅱ:加强对知识管理的理解,从自身做起,以自身为样板,向客户推广知识管理模式。Ⅲ:对不同行业的中、小型企业,分别建立经济、适用、可塑性强的知识管理模式,在中小型企业中宣传和推广。Ⅳ:帮助中小企业进行知识管理系统的维护,与企业建立良好的协作关系,为进一步开展其他咨询业务打下基础。管理咨询业作为不同与信息产业的另一项智慧产业,其自身也需要进行知识管理,来进一步提高服务水平和业务素质,如果管理咨询公司能在自身成功地实现知识管理,进而向广大企业推广这种成功的模式,实现咨询公司与企业客户的共同进步,必将能打开这一新兴的巨大市场。5一种为中小型企业设计的知识管理改革新模式以下介绍的一种知识管理系统建设框架,可以由企业凭借自身的技术力量实现(对于一般IT行业的中小型公司),也可交由管理咨询公司提供全套模式化服务。第一步:建立企业内部计算机局域网,实现企业内部电子邮件功能,建设公司内部讨论网站,供企业员工交流业务开展情况,提供一个创建企业文化的平台。(主要投入在于计算机硬件设备和标准软件模块)。这一步的目的在于在企业内部普及计算机的现代信息处理技术,

提高全体员工的计算机应用水平,

营造一种高效、协作、充满活力的工作氛围,为企业进行全面的信息化改革创造应用环境基础。第二步:建立企业内部数字化档案存储及检索系统,利用可视化编程工具快速为不同的企业实现不同的管理界面,用来综合管理技术性文档、产品资料文档、工程项目文档、客户资料文档、销售资料文档、会议记录文档、培训资料等。(主要投入是专用的软件模块)。

这一步的目的是改进企业旧的业务处理流程,加强业务处理的信息化程度,从档案管理入手,创建企业的内部知识库,是企业实现知识管理的开端。其他相关工作:进行系统培训,包括对员工的计算机使用培训、对管理员的系统知识培训、对管理层的管理知识培训等。(主要投入是人员培训费用)第三步:随着企业业务的发展、经济能力的提升、计算机应用水平的提高,以及更规范的管理的需要,

企业还需要以对系统进行升级,包括更高层次的数据库管理系统、软件工作系统,建立Internet网站等等。(后续的维护和再开发费用)这一步,将是知识管理系统的集成阶段,随着企业信息化程度的不断提高,档案库和数据库的不断完善,知识管理将水到渠成,直接提高企业的管理水平和服务素质。由于整个系统是分阶段实施的,各阶段相对独立,并有非常明确的阶段目标,中小企业完全可以根据各自的发展状况和经济承受能力选择适合自己的分步实施,以最小的投入和最小的风险,达到知识管理的目标。如果以上功能全部由咨询公司提供标准化的配套服务,大部分软件为标准软件模块,而针对不同行业不同企业,所需改变的可通过快速开发工具(RAD)以较低的成本迅速完成,可以大大缩短中小企业实现知识管理系统的时间,同时降低实现的成本。管理咨询公司如没有技术开发能力,也可找一些软件公司合作,共同推广这项业务。